自然資源檔案數(shù)字化建設策略探究

邵珊珊

鄒城市自然資源和規(guī)劃局 山東濟寧 273500

1 自然資源和規(guī)劃檔案數(shù)字化建設的內(nèi)涵和主要意義

現(xiàn)階段，各自然資源和規(guī)劃單位正在進行數(shù)字化處理文件管理。數(shù)字化管理是數(shù)字信息技術的使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息輸入相應的存儲模塊，并促進自然資源的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理和規(guī)劃單元的新型數(shù)字檔案管理，大大提高了相關部門的工作效率，實現(xiàn)了檔案管理的高效率和有序性。同時，在將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的過程中，需要一些先進的設備和技術來支持。只有正確操作和合理使用相關人員，才能推進現(xiàn)階段自然資源和規(guī)劃單位的數(shù)字檔案管理進程。

從目前情況看，目前我國大部分自然資源和規(guī)劃單位仍采用紙質(zhì)檔案進行信息管理。這種傳統(tǒng)的文件管理形式不僅在存儲文件時面臨著一定的空間問題，而且不斷的增加也會給紙質(zhì)檔案信息的共享帶來一定的困難。相反，隨著現(xiàn)階段數(shù)字信息領域的發(fā)展，自然資源和規(guī)劃部門的檔案數(shù)字化管理可以有效地改善檔案存儲和信息共享的問題。隨著計算機和局域網(wǎng)的不斷普及和發(fā)展，單位內(nèi)聯(lián)網(wǎng)的現(xiàn)象越來越普遍。隨著網(wǎng)絡化工作的不斷發(fā)展，越來越多的單位認識到了信息技術的重要性，這使得我國相當一部分自然資源和規(guī)劃單位在現(xiàn)階段的文件管理中采用了數(shù)字文件管理[1]。

2 自然資源檔案數(shù)字化建設存在的問題

2.1 自然資源檔案數(shù)字化管理人員素質(zhì)有待提升

在當前自然資源檔案數(shù)字化建設過程中，由于部分檔案管理人員整體素質(zhì)不高，在一定程度上影響了自然資源檔案數(shù)字化建設的水平。同時，自然資源檔案管理部門還沒有制定一個完整的檔案管理人員的評價機制，很難完全激發(fā)檔案管理人員積極參與自然資源的數(shù)字化建設檔案，這是不利于建立高層自然資源檔案管理團隊。一些管理者在思想意識方面對自然資源檔案數(shù)字化建設缺乏全面的認識。他們認為，自然資源檔案數(shù)字化管理是對基層自然資源檔案管理辦公室的管理和維護，不利于提高自然資源檔案數(shù)字化建設的水平[2]。

2.2 自然資源檔案數(shù)字化建設水平不高

在自然資源檔案數(shù)字化建設過程中，由于信息和數(shù)據(jù)共享水平較低，還沒有形成一個完整的智能管理系統(tǒng)，這在一定程度上影響了自然資源檔案的數(shù)字化建設。同時，由于自然資源數(shù)字化建設機制的影響，自然資源檔案的數(shù)字化管理一直停留在傳統(tǒng)模式，嚴重影響了自然資源檔案數(shù)字化建設的效率。

2.3 自然資源檔案管理信息化起步晚，檔案信息查閱利用模式落后

在很多情況下，自然資源部門在自然資源信息化建設中的工作重點是日常窗口業(yè)務管理和信息技術運營。雖然部門有自己的計算機網(wǎng)絡技術人員，然而，早期員工花大部分的時間在窗口處理和歸檔業(yè)務服務，并低估了準確和及時提交大量的檔案材料形成后，工作質(zhì)量標準降低。檔案管理人員少，現(xiàn)有管理人員不夠成熟，敬業(yè)精神和奉獻精神有待加強。大部分的時間和精力都花在手動查看和讀取文件上。該單位每年必須形成大量的檔案材料。在當前的工作量壓力下，新的檔案不斷形成，增長速度非?？欤瑢е伦匀毁Y源檔案材料大量積壓。及時完成，紙質(zhì)檔案和檔案在歸檔后不能迅速轉(zhuǎn)化為電子檔案，傳統(tǒng)的檔案業(yè)務管理水平難以適應現(xiàn)代技術網(wǎng)絡化電子檔案。

3 自然資源檔案數(shù)字化建設策略

3.1 強化檔案管理隊伍培訓教育

檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)直接決定著自然資源檔案管理的質(zhì)量。然而，從自然資源管理部檔案管理團隊的現(xiàn)狀來看，檔案管理團隊的整體信息素養(yǎng)不容樂觀，提升檔案管理團隊的整體素質(zhì)勢在必行。這就需要采取多樣化的培訓和教育措施，全面提升檔案管理團隊的專業(yè)能力。結(jié)合檔案管理團隊的需求，綜合運用線上線下模式的結(jié)合，組織形式多樣、內(nèi)容豐富的培訓教育。

3.2 創(chuàng)新自然資源檔案數(shù)字化技術

自然資源檔案數(shù)字化建設過程中，根據(jù)自然資源檔案管理的要求，我們應該關注自然資源檔案數(shù)字化建設的總體設計，軟件開發(fā)，掃描輸入和光盤備份，設備選擇和歸檔數(shù)據(jù)查詢，創(chuàng)建先進的自然資源檔案管理平臺等。與此同時，我們應該建立一個完美的自然資源檔案數(shù)字化建設系統(tǒng)，充分利用光纖磁盤陣列，以強調(diào)自然資源檔案數(shù)字化建設系統(tǒng)的可伸縮性，從而更好地滿足自然資源檔案存儲容量的需求[3]。

3.3 探索提升檔案管理信息化的多種有效利用途徑

積極開展館藏地質(zhì)材料和土地檔案管理檔案的信息開發(fā)利用工作，提升檔案管理部門的信息化水平，充分挖掘館藏檔案資料信息資源作用，發(fā)揮使用館藏檔案材料的寶貴價值，打造和維護一流的檔案信息共享和服務平臺。開展自然資源檔案的信息網(wǎng)絡平臺技術工作，可以利用手機查詢，微信公眾號和部門辦公區(qū)域內(nèi)配置的檔案機自助查詢等，采用多種渠道為用戶開通在線查詢所需檔案信息。對過去的紙質(zhì)檔案進行信息化、數(shù)字化管理，對現(xiàn)在和未來的檔案進行電子檔案管理，適應新時代的發(fā)展，以人為本，使自然資源信息的查詢、利用、服務逐漸向窗口延伸，引進新媒體技術、5G網(wǎng)絡技術，最大限度地滿足社會各方面對自然資源檔案信息的需求，創(chuàng)建自然資源信息智慧檔案，用戶在線可使用手機APP、微信等各種現(xiàn)代網(wǎng)絡，實現(xiàn)讓用戶足不出戶，能在網(wǎng)絡軟件上辦成的事，不跑路或少跑路就能辦成事。

綜上所述，由于自然資源和規(guī)劃部門的工作涉及面廣，從而導致其在進行數(shù)字化檔案建設和管理的過程中會遇到一定的困難，但隨著各級自然資源和規(guī)劃單位對數(shù)字化檔案管理工作認識的不斷加深，以及數(shù)字化檔案管理優(yōu)勢的不斷顯現(xiàn)，自然資源和規(guī)劃部門的數(shù)字化檔案工作將會隨著我國經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展得到長足發(fā)展。