淺談集團(tuán)公司對(duì)其控股貿(mào)易子公司的管控

胡漫彥

金川集團(tuán)股份有限公司審計(jì)風(fēng)控法務(wù)部 甘肅金昌 737100

為滿足企業(yè)的發(fā)展需要及其業(yè)務(wù)擴(kuò)張的需求，集團(tuán)公司一般會(huì)根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，在全國(guó)各主要地區(qū)地設(shè)立全資或控股子公司，來(lái)實(shí)現(xiàn)其戰(zhàn)略布局和擴(kuò)大市場(chǎng)占有率的目的，但如何管控這些子公司，使其健康發(fā)展并實(shí)現(xiàn)其戰(zhàn)略目標(biāo)，以防止其變成集團(tuán)公司效益損失的暗洞或地雷。筆者認(rèn)為，應(yīng)做好以下幾個(gè)方面的管控：

1 設(shè)置合理的組織架構(gòu)和內(nèi)控機(jī)制

1.1 建立健全法人治理結(jié)構(gòu)

按照現(xiàn)代企業(yè)治理的要求，結(jié)合子公司的規(guī)模及內(nèi)部控制需求，設(shè)置既滿足內(nèi)控需要又防止機(jī)構(gòu)臃腫的法人治理結(jié)構(gòu)。明確董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、管理層等機(jī)構(gòu)在企業(yè)中的角色、職能及責(zé)任；同時(shí)，建立健全監(jiān)督制衡的內(nèi)控機(jī)制，使各管理單元不相容崗位職責(zé)分離，分工明確、權(quán)責(zé)清晰、各司其職。

1.2 建立健全內(nèi)部控制制度

建立健全各方面的內(nèi)控管理制度，通過(guò)各項(xiàng)內(nèi)控制度的建立，使管理者有章可循，有序可遵，并根據(jù)業(yè)務(wù)的發(fā)展變化不斷修改完善，使內(nèi)控制度發(fā)揮重要作用。

2 建立科學(xué)完善的管控體系和考核體系

2.1 建立科學(xué)的管控體系

考慮到集團(tuán)公司一旦放開子公司的所有職權(quán)，可能會(huì)造成集團(tuán)失控或給集團(tuán)公司造成重大損失。所有，應(yīng)建立集權(quán)與分權(quán)管理相結(jié)合的管控體系，應(yīng)當(dāng)集權(quán)管理的堅(jiān)決實(shí)行集權(quán)管控，應(yīng)當(dāng)授權(quán)管理的堅(jiān)決實(shí)行授權(quán)管理，以防范子公司違規(guī)及風(fēng)險(xiǎn)事件的發(fā)生。在集權(quán)方面，如股權(quán)與項(xiàng)目投資、對(duì)外擔(dān)保、對(duì)外貸款、金融工具及衍生品工具使用、委托理財(cái)?shù)雀唢L(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)，必須實(shí)行集團(tuán)集權(quán)管控，絕不允許子公司越權(quán)行使；在分權(quán)方面，由集權(quán)管控以外的經(jīng)營(yíng)管理權(quán)，由子公司掌控，自主決策，自我約束，自主經(jīng)營(yíng)[1]。

2.2 建立業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)機(jī)制

集團(tuán)公司應(yīng)建立針對(duì)子公司的評(píng)價(jià)原則與指標(biāo)體系，引導(dǎo)和評(píng)價(jià)子公司的經(jīng)營(yíng)。第二，評(píng)價(jià)的原則、標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)桿，以及指標(biāo)計(jì)算方法等應(yīng)科學(xué)合理，全面兼顧。第三，集團(tuán)對(duì)相同性質(zhì)的各子公司應(yīng)使用同一指標(biāo)體系，使其經(jīng)營(yíng)績(jī)效評(píng)價(jià)具有可比性和公信力。

2.3 建立考核指標(biāo)體系

首先，考核指標(biāo)和評(píng)價(jià)指標(biāo)對(duì)經(jīng)營(yíng)者具有明顯的導(dǎo)向和約束作用，只有建立科學(xué)合理的考核和評(píng)價(jià)指標(biāo)，才能正確引導(dǎo)企業(yè)建立良好的經(jīng)營(yíng)理念，避免急功近利，只顧眼前的短視行為。其次，考核指標(biāo)要公開透明，指標(biāo)計(jì)算方法要明確清晰。第三，采用時(shí)點(diǎn)指標(biāo)與長(zhǎng)期指標(biāo)相結(jié)合的考核方法，避免被考核單位突擊使用某些手法，修飾指標(biāo)，逃避考核等。

3 加強(qiáng)子公司人事管理與業(yè)務(wù)規(guī)范

管理體系建立后，如何貫徹執(zhí)行，并使之有效的發(fā)揮作用，就成了管控的關(guān)鍵，如何實(shí)現(xiàn)管控目標(biāo)，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面入手：

3.1 加強(qiáng)人事管理

首先，建立管理人員定期輪崗或輪換機(jī)制。為控制風(fēng)險(xiǎn)、抑制腐敗，以及加強(qiáng)對(duì)員工的管理和培養(yǎng)，應(yīng)建立管理人員定期輪崗或輪換機(jī)制，建立定期考核制度，激勵(lì)和鞭策員工，促進(jìn)員工隊(duì)伍建設(shè)。其次，人員流轉(zhuǎn)調(diào)動(dòng)，應(yīng)建立書面移交交接制度。人員流轉(zhuǎn)調(diào)動(dòng)，無(wú)論職務(wù)高低均應(yīng)遵守交接制度，應(yīng)書面交接，防止因交接不清，造成責(zé)任不清，事項(xiàng)不明，處理不及時(shí)，或故意隱瞞等給公司造成重大損失。第三，就是建立子公司人員定期考核制度，并根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行人事調(diào)整、晉升和績(jī)效兌現(xiàn)等[2]。

3.2 統(tǒng)一并規(guī)范會(huì)計(jì)核算

第一，集團(tuán)所有子公司相同業(yè)務(wù)應(yīng)采用相同的會(huì)計(jì)處理方法。如期貨套期保值核算，采購(gòu)、銷售、轉(zhuǎn)口貿(mào)易等核算業(yè)務(wù)處理方式均應(yīng)統(tǒng)一，相應(yīng)的財(cái)務(wù)核算處理的方式也應(yīng)相同，隨業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)及財(cái)務(wù)核算的資料也統(tǒng)一規(guī)范。第二，統(tǒng)一存貨跌價(jià)準(zhǔn)備計(jì)提中的市場(chǎng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。原則上國(guó)內(nèi)貿(mào)易按國(guó)內(nèi)市場(chǎng)價(jià)考慮，轉(zhuǎn)口貿(mào)易按LME 現(xiàn)貨價(jià)，并考慮品牌、等級(jí)等因素，使用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和口徑，使存貨跌價(jià)準(zhǔn)備計(jì)提依據(jù)可靠、計(jì)量公平、計(jì)提準(zhǔn)確。

3.3 規(guī)范基礎(chǔ)資料和定期報(bào)告

首先，建立完善的報(bào)表體系。集團(tuán)公司應(yīng)針對(duì)子公司建立系統(tǒng)完整的報(bào)表體系，并對(duì)各報(bào)表的主要內(nèi)容進(jìn)行格式固定，設(shè)置必填必報(bào)項(xiàng)。其次，報(bào)表主要內(nèi)容固定化。由集團(tuán)公司統(tǒng)一制定主要管理報(bào)表，要求子公司定期向集團(tuán)公司真實(shí)、完整報(bào)送，所有業(yè)務(wù)事項(xiàng)應(yīng)對(duì)集團(tuán)公司公開、透明，不隱瞞、不虛報(bào)。第三，臺(tái)賬、報(bào)表力求一表多用。臺(tái)賬、報(bào)表提倡一表多用，避免重復(fù)填報(bào)而增加子公司工作量。

3.3.1 建立采購(gòu)與銷售臺(tái)賬

采購(gòu)與銷售臺(tái)賬的主要報(bào)告要素應(yīng)包括但不限于交易日期、品種、客商、合同號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)款、已收付款、原幣、本幣、匯率、品牌、出入倉(cāng)庫(kù)等，采購(gòu)與銷售應(yīng)一一對(duì)應(yīng)。

3.3.2 建立轉(zhuǎn)口貿(mào)易臺(tái)賬

子公司應(yīng)建立專門登記外貿(mào)轉(zhuǎn)口的業(yè)務(wù)臺(tái)賬，表項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)包括但不限于交易日期、供應(yīng)方、買方、合同號(hào)、提單號(hào)、品牌、數(shù)量、最終價(jià)、臨時(shí)價(jià)、總價(jià)款、已收款、欠款、原幣、本幣、匯率、貨物現(xiàn)況等要素，轉(zhuǎn)入與轉(zhuǎn)出應(yīng)一一對(duì)應(yīng)。

3.3.3 建立期現(xiàn)保值臺(tái)賬

為防范風(fēng)險(xiǎn)，監(jiān)督子公司依法依規(guī)從事期貨保值操作，堅(jiān)決禁止投機(jī)操作，子公司應(yīng)建立期現(xiàn)對(duì)應(yīng)臺(tái)賬，以現(xiàn)貨為基礎(chǔ)，開展期貨保值。記錄為現(xiàn)貨保值的期貨開、平倉(cāng)情況，以評(píng)價(jià)其期貨操作的合理、合規(guī)性及保值效果，做到現(xiàn)貨與期貨的操作一一對(duì)應(yīng)。

3.3.4 建立商品收發(fā)存臺(tái)賬

建立存貨出入庫(kù)及結(jié)存臺(tái)賬，登記商品收發(fā)存情況。臺(tái)賬應(yīng)按日期、大類、品種、品名、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、存儲(chǔ)倉(cāng)庫(kù)、實(shí)存地點(diǎn)等要素建立，報(bào)表的設(shè)計(jì)既要符合集團(tuán)報(bào)表的匯總，又要考慮本單位的登記、盤點(diǎn)等管理，并做到每日與業(yè)務(wù)核對(duì)、與倉(cāng)庫(kù)核對(duì)，定期盤點(diǎn)，保證商品收發(fā)存數(shù)量的真實(shí)、準(zhǔn)確。

3.3.5 使用規(guī)范合同文本

為防范合同風(fēng)險(xiǎn)，要求子公司盡量使用集團(tuán)公司審定并下發(fā)的統(tǒng)一合同模板，簽署合同時(shí)，經(jīng)過(guò)相應(yīng)審批程序，以規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)及糾紛。同時(shí)，對(duì)合同應(yīng)分類、順序裝訂并與電子版存檔，并同步收存貨物入庫(kù)、出庫(kù)、款項(xiàng)收付、點(diǎn)價(jià)確認(rèn)單等合同執(zhí)行資料。

3.3.6 建立客戶信用等級(jí)評(píng)定機(jī)制

嚴(yán)格謹(jǐn)慎選擇貿(mào)易伙伴，控制客戶風(fēng)險(xiǎn)。首先，建立客戶信用評(píng)定機(jī)制。新入客戶應(yīng)進(jìn)行準(zhǔn)入信用評(píng)定，以應(yīng)對(duì)客戶風(fēng)險(xiǎn)，經(jīng)評(píng)定符合要求的客戶才予準(zhǔn)入，開展業(yè)務(wù)，對(duì)于不符合要求的不予準(zhǔn)入。其次，建立客戶信用定期評(píng)價(jià)機(jī)制。定期對(duì)在冊(cè)客戶實(shí)施評(píng)定，及時(shí)掌握客戶動(dòng)態(tài)，更新客戶信用等級(jí)，防范客戶風(fēng)險(xiǎn)。

4 強(qiáng)化高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的監(jiān)督管理

4.1 加強(qiáng)資金管理

首先，銷售貿(mào)易要嚴(yán)格遵守錢貨兩清。禁止子公司通過(guò)貿(mào)易業(yè)務(wù)變相融資，嚴(yán)控資金風(fēng)險(xiǎn)。其次，建立業(yè)務(wù)臺(tái)賬。隨時(shí)登記收付款、貨物流轉(zhuǎn)等情況，嚴(yán)格按照合同執(zhí)行，堅(jiān)持錢貨兩清的交易原則（信用政策的按其執(zhí)行）。第三，執(zhí)行資金逐級(jí)審批機(jī)制?？铐?xiàng)支付必須按合同執(zhí)行，并按業(yè)務(wù)級(jí)別和順序進(jìn)行審批，只有完全履行審批的資金財(cái)務(wù)才能予以支付，以控制資金風(fēng)險(xiǎn)。

4.2 加強(qiáng)存貨監(jiān)管

因子公司的存貨安全性非常重要，故需加強(qiáng)存貨的日常管理和定期盤點(diǎn)工作，應(yīng)規(guī)定子公司定期對(duì)其商品進(jìn)行全面、詳細(xì)盤點(diǎn)。首先，重視商品存儲(chǔ)安全。子公司應(yīng)選擇與管理規(guī)范、內(nèi)控健全、規(guī)模較大的倉(cāng)儲(chǔ)機(jī)構(gòu)合作，簽訂規(guī)范的倉(cāng)儲(chǔ)合同或協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并敦促對(duì)方嚴(yán)格執(zhí)行。其次，建立嚴(yán)密謹(jǐn)慎的存貨出入庫(kù)流程，把好存貨出入庫(kù)的質(zhì)量關(guān)和數(shù)量關(guān)，做好存貨的發(fā)出和入庫(kù)管理。第三，加強(qiáng)存貨定期盤點(diǎn)管理。盤點(diǎn)應(yīng)至少每半年一次，監(jiān)督存貨存儲(chǔ)和收發(fā)的安全性，保證存貨安全、真實(shí)、完整。第四，盤點(diǎn)由聯(lián)合人員進(jìn)行。存貨盤點(diǎn)應(yīng)由實(shí)物、財(cái)務(wù)、質(zhì)量等管理部門人員聯(lián)合進(jìn)行，確保盤點(diǎn)全面、完整、公正。第五，盤點(diǎn)結(jié)果處理。對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)與財(cái)務(wù)賬面數(shù)、實(shí)物賬面數(shù)、業(yè)務(wù)賬面數(shù)等進(jìn)行核對(duì)，做到賬實(shí)相符、賬賬相符；對(duì)于不符的，要查明原因，追究處理。第六，盤點(diǎn)資料存查。做好盤點(diǎn)記錄和資料的參盤人員及倉(cāng)儲(chǔ)部門的簽字、蓋章及盤點(diǎn)資料的編號(hào)存檔管理，避免盤點(diǎn)流于形式，走過(guò)場(chǎng)，起不到監(jiān)管要求[3]。

4.3 加強(qiáng)期貨監(jiān)督

加強(qiáng)子公司的期貨保值的監(jiān)督管理，只做保值，不準(zhǔn)投機(jī)。堅(jiān)決執(zhí)行“現(xiàn)貨對(duì)沖，余量保值”，“時(shí)點(diǎn)凈持倉(cāng)規(guī)模不得超過(guò)對(duì)應(yīng)實(shí)貨風(fēng)險(xiǎn)敞口”的保值原則。要求子公司每日向集團(tuán)公司如實(shí)報(bào)告期現(xiàn)貨頭寸、期貨持倉(cāng)頭寸、持倉(cāng)浮盈虧及平倉(cāng)盈虧等情況，禁止一切期貨投機(jī)行為，避免因期貨投機(jī)給集團(tuán)公司造成重大損失。

4.4 加強(qiáng)審計(jì)監(jiān)督

首先，加強(qiáng)對(duì)子公司的審計(jì)監(jiān)督工作。執(zhí)行定期審計(jì)，原則上一年一審，并對(duì)其管理水平和效益情況等進(jìn)行評(píng)價(jià)，審計(jì)結(jié)果作為對(duì)子公司管理人員績(jī)效兌現(xiàn)和晉升的重要參考，子公司負(fù)責(zé)人離任應(yīng)進(jìn)行離任審計(jì)。其次，加強(qiáng)重要權(quán)力監(jiān)督。堅(jiān)決杜絕子公司的擔(dān)保權(quán)、賒銷權(quán)、融資權(quán)、期權(quán)及其他衍生品等權(quán)利，一切經(jīng)營(yíng)必須保證資金的安全，擔(dān)保、融資權(quán)利等全部收歸集團(tuán)公司管控，其他權(quán)利執(zhí)行集團(tuán)審批授權(quán)。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，只有建立科學(xué)的內(nèi)控制度及業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)及考核體系，規(guī)范子公司各方面的基礎(chǔ)管理工作，加強(qiáng)對(duì)其資金、存貨、期貨及審計(jì)等方面的監(jiān)督管理工作，就能防禍于未然，引導(dǎo)和促進(jìn)子公司良性健康發(fā)展。