衛(wèi)生學(xué)校檔案管理優(yōu)化創(chuàng)新

王威

公主嶺衛(wèi)生職工中等專業(yè)學(xué)校 吉林公主嶺 136100

1 教學(xué)檔案管理特點(diǎn)

1.1 教學(xué)檔案管理具有很強(qiáng)的特色和多樣性的特點(diǎn)

這是由于教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)是一種非常復(fù)雜的實(shí)踐活動(dòng)，教學(xué)文件的內(nèi)容和載體記錄這種做法也很復(fù)雜和多樣。它不僅有紙質(zhì)的教案、教學(xué)大綱、教材，還有錄音、幻燈片、課件等錄音材料。各學(xué)校在專業(yè)設(shè)置、課程設(shè)置、教學(xué)內(nèi)容和教學(xué)方法等方面存在差異，其教學(xué)和教學(xué)管理活動(dòng)是高度專業(yè)化的活動(dòng)，其書面形式和其他形式也體現(xiàn)了不同學(xué)科教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理的專業(yè)性。

1.2 教學(xué)檔案管理的系統(tǒng)性和周期性的特點(diǎn)

其管理內(nèi)容的結(jié)構(gòu)本身是系統(tǒng)性的，在生產(chǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)教學(xué)檔案和教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)管理活動(dòng)，它是一個(gè)完整的有機(jī)體，包括每個(gè)教學(xué)實(shí)踐水平和管理水平。每一個(gè)新生從學(xué)校畢業(yè)的整個(gè)過程，都必須系統(tǒng)化一系列完整的檔案材料。教學(xué)檔案管理的周期表現(xiàn)為學(xué)期、學(xué)年和學(xué)制周期。在年度的劃分中主要由教學(xué)年度和學(xué)年管理，各個(gè)階段一起形成一個(gè)完整的循環(huán)，每個(gè)學(xué)生的培養(yǎng)過程都是一個(gè)教學(xué)周期[1]。

1.3 教學(xué)檔案管理也具有分散和集中的特點(diǎn)

由于操作之間的分工和管理活動(dòng)的教學(xué)，教材由學(xué)校往往分散在各教學(xué)部門，這使得部門產(chǎn)生教學(xué)文件必須保持一定數(shù)量的文件，但它必須遵循統(tǒng)一的原則和集中管理，導(dǎo)致二級(jí)管理的情況在學(xué)校和辦公室，這也決定了學(xué)校教學(xué)檔案管理分散與集中并存的特點(diǎn)。

2 衛(wèi)生學(xué)校檔案建設(shè)與管理中存在的問題

2.1 忽視檔案建設(shè)與管理

目前，我國大多數(shù)衛(wèi)生職業(yè)學(xué)校對檔案建設(shè)和管理存在嚴(yán)重誤解，沒有認(rèn)識(shí)到檔案工作在學(xué)校各項(xiàng)工作發(fā)展中的重要作用，學(xué)校的檔案建設(shè)和管理工作被邊緣化。由于缺乏應(yīng)有的重視，全國大多數(shù)衛(wèi)生職業(yè)學(xué)校都有檔案，管理者難以放松工作紀(jì)律和工作意識(shí)，造成了檔案丟失、資料不完整、數(shù)據(jù)不足等嚴(yán)重問題。甚至在一些學(xué)校，學(xué)校的檔案沒有得到妥善的保存，導(dǎo)致一些檔案丟失、不完善、被玷污等問題。由于忽視檔案的建設(shè)和管理，導(dǎo)致了學(xué)校檔案的一系列問題，建設(shè)和管理的混亂給學(xué)校未來的改革和發(fā)展帶來了巨大的困難[2]。

2.2 檔案建設(shè)和管理工作者意識(shí)和素質(zhì)偏低

目前大多數(shù)衛(wèi)生職業(yè)學(xué)校的檔案建設(shè)和管理的工作者的素質(zhì)參差不齊，在檔案建設(shè)和管理工作隊(duì)伍，少量的員工收到嚴(yán)格的檔案管理培訓(xùn)，絕大部分都不具備完善的 檔案管理專業(yè)的知識(shí)。而部分專職檔案、檔案建設(shè)和管理的知識(shí)老化現(xiàn)象，其理論和業(yè)務(wù)都停留在過去、時(shí)代，未能隨著時(shí)代的發(fā)展而完善。計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)在檔案建設(shè)和管理中已經(jīng)逐漸普及，但多年來，檔案工作人員的年齡較大，不能熟練操作計(jì)算機(jī)，給檔案建設(shè)和管理帶來了很大的困難。職稱結(jié)構(gòu)不合理，年齡結(jié)構(gòu)不合理，同樣給醫(yī)院、學(xué)校檔案建設(shè)和管理造成很大困難。

2.3 硬件設(shè)施的落后

現(xiàn)代化的信息和檔案建設(shè)和管理的要求越來越迫切的社會(huì)，科技高速發(fā)展的經(jīng)營理念，控制方法，技術(shù)方法，操作設(shè)備等都面臨更新的需求。然而，硬件設(shè)施的升級(jí)需要大量的資金支持，作為檔案部一般不重視，單位的領(lǐng)導(dǎo)，導(dǎo)致檔案建設(shè)和管理的邊緣化，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后，如大小和倉庫的安全、標(biāo)準(zhǔn)不符合標(biāo)準(zhǔn)，多媒體設(shè)備，掃描儀，錄音機(jī)和其他現(xiàn)代化設(shè)備短缺，導(dǎo)致健康，職業(yè)學(xué)校的檔案建設(shè)和管理工作，仍停留在傳統(tǒng)的方法上。

2.4 舊檔案建設(shè)和管理體系

目前國內(nèi)衛(wèi)生職業(yè)學(xué)校的檔案工作的管理體制普遍較為陳舊，體制改革未能跟上時(shí)代的步伐，并沒有系統(tǒng)的激勵(lì)機(jī)制，缺乏鼓勵(lì)創(chuàng)新和探索。這導(dǎo)致了缺乏創(chuàng)新和新的動(dòng)力文件管理工人，同時(shí)，環(huán)境衛(wèi)生職業(yè)學(xué)校的文件管理過于松散，和系統(tǒng)的責(zé)任和問責(zé)制不能建立，導(dǎo)致文件的落后和管理系統(tǒng)內(nèi)的學(xué)校，并不適合社會(huì)的緊急狀態(tài)。

3 學(xué)校檔案管理優(yōu)化措施

3.1 檔案服務(wù)理念創(chuàng)新

隨著社會(huì)的發(fā)展和教育信息化的發(fā)展，學(xué)校檔案工作必須跟上社會(huì)的步伐，跟上時(shí)代的步伐，信息等創(chuàng)新思維植入檔案工作者的思維中?，F(xiàn)代學(xué)校檔案館的發(fā)展的主要目的就是以理念創(chuàng)新為主要條件，以制度創(chuàng)新為保障，以機(jī)制創(chuàng)新為動(dòng)力，推動(dòng)檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)方式，方法，檔案工作的服務(wù)發(fā)展機(jī)制、創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)應(yīng)該建立全面，以完整的檔案類型服務(wù)，多樣化的內(nèi)容服務(wù)，規(guī)范服務(wù)方式，使服務(wù)體系信息化[3]。

3.2 提高和鞏固學(xué)校檔案工作人員的素質(zhì)

（1）提高進(jìn)入門檻，吸納復(fù)合型人才。從長遠(yuǎn)發(fā)展的角度來看學(xué)校的檔案管理，以滿足學(xué)校的需求檔案服務(wù)，學(xué)校檔案工作人員需要專業(yè)技能，如檔案管理、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等，學(xué)校需要吸收這種復(fù)合人才，以滿足學(xué)校發(fā)展的需求。在招聘新員工時(shí)，要適當(dāng)提高準(zhǔn)入門檻，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)水平，通過建立科學(xué)的考核機(jī)制，促進(jìn)學(xué)校檔案服務(wù)人員的良性循環(huán)。

（2）進(jìn)行操作培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。為了檔案部門更好的發(fā)展，學(xué)校應(yīng)該讓檔案人員在做好本職工作的情況下進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)。學(xué)校檔案人員通過參加有針對性的培訓(xùn)，可以在短時(shí)間內(nèi)取得較好的學(xué)習(xí)效果，通過參加上級(jí)組織的培訓(xùn)交流，可以相互學(xué)習(xí)，加強(qiáng)員工的交流與溝通，增強(qiáng)員工的合作意識(shí)和合作能力。通過對檔案人員的培訓(xùn)，可以很好地促進(jìn)學(xué)校檔案人員隊(duì)伍建設(shè)進(jìn)程。

（3）學(xué)校檔案管理服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新。為了更好地開展學(xué)校檔案信息服務(wù)，應(yīng)建立適合學(xué)校自身的相關(guān)檔案服務(wù)管理制度。學(xué)校的相關(guān)系統(tǒng)檔案服務(wù)應(yīng)該指的是國家檔案法律法規(guī)，符合學(xué)校管理系統(tǒng)，相關(guān)的數(shù)據(jù)和信息，社會(huì)和學(xué)校本身記錄在檔案提供大量的數(shù)據(jù)支持學(xué)校轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略的制定和實(shí)施，學(xué)校檔案的數(shù)據(jù)和信息已成為領(lǐng)導(dǎo)決策最可靠的咨詢資源。

4 結(jié)語

學(xué)生檔案是學(xué)校未來就業(yè)的重要數(shù)據(jù)，需要對學(xué)生檔案進(jìn)行規(guī)范管理。因此，中等職業(yè)衛(wèi)生學(xué)校學(xué)生文件管理者需要充分注意學(xué)生檔案管理，并且通過不斷探索和學(xué)習(xí)的知識(shí)文件管理，確保學(xué)生的質(zhì)量文件收集、整理和歸檔工作，充分發(fā)揮中學(xué)學(xué)生檔案的功能服務(wù)于社會(huì)。