學校檔案管理信息化建設(shè)探討

孟凡茂

公主嶺衛(wèi)生職工中等專業(yè)學校 吉林公主嶺 136100

隨著時代的發(fā)展，我國教育行業(yè)在實際發(fā)展的過程中也在逐步朝向信息技術(shù)優(yōu)化的方向發(fā)展。學校內(nèi)部的檔案管理工作對學校的整體發(fā)展而言，具有重要的指導性作用，且在實際發(fā)展的過程中，直接關(guān)系到全體教職工作人員的個人信息、教學管理以及教學活動等相關(guān)工作，全面提升對該項工作改革發(fā)展的重視程度能夠在更加強化的層面上促進學校各項活動的開展。在我國社會發(fā)展的新時期背景下，高新技術(shù)的發(fā)展的速度逐步提升，而在學校檔案管理工作中融入信息化技術(shù)，能夠在更大程度上完善學校內(nèi)部的管理系統(tǒng)，為其后續(xù)的發(fā)展與建設(shè)做出更大的貢獻。

1 檔案信息化建設(shè)概念與內(nèi)涵

檔案信息化是在國家檔案建設(shè)管理部門的統(tǒng)一 規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理和提供利用。檔案管理模式從以檔案實體保管和利用為重點轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務(wù)為重心，使檔案工作進一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化。學校檔案管理工作，其最終目的是要發(fā)揮學校檔案的實用價值。計算機的普及創(chuàng)設(shè)了新的檔案管理模式，數(shù)字化管理模式能夠?qū)⒐袒臋n案轉(zhuǎn)換成可以靈活運用的信息資源，這就是檔案信息化建設(shè)的本質(zhì)內(nèi)涵[1]。

2 學校檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1 對檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠

學校在實現(xiàn)檔 案信息化過程時，需要注意其是由硬件以及軟件和相關(guān)人員共 同完成的。在此過程中，部分學校由于所用的資金不足。在進 行檔案管理過程中，使用傳統(tǒng)的方法對其進行管理。同時，缺 乏對檔案管理信息化建設(shè)的重視，導致在對檔案進行管理的過 程中，僅僅局限于人工的方式對檔案信息進行歸納分類，缺乏 先進的信息技術(shù)，使得檔案信息沒有建設(shè)完整的數(shù)據(jù)信息庫，使得在檢索檔案數(shù)據(jù)或者信息過程中，缺乏準確性，對檔案管 理信息化建設(shè)產(chǎn)生了一定的阻礙作用。

2.2 檔案管理人員整體綜合素質(zhì)不高

目前，大部分學 校在對檔案進行管理的過程中，由于專業(yè)的技術(shù)人員相對缺 乏，從而使得檔案在信息化建設(shè)過程中，受到一定的阻礙。同時，還由于部分管理人員專業(yè)綜合素質(zhì)較低，導致缺乏對信息化建設(shè)的了解，一定程度上阻礙了信息化建設(shè)的發(fā)展，同時不 利于檔案管理工作的開展[2]。

2.3 學校缺乏完善的檔案管理制度建設(shè)

現(xiàn)階段，學校在發(fā)展過程中，將主要的精力都放在教書育人、學生管理工作上，忽略檔案管理工作，造成學校檔案管理工作缺少完善的管理制度，具體主要體現(xiàn)在以下兩個方面：一方面，由于學校對檔案管理工作不重視，在日常管理中將主要的管理目標都集中在學生管理工作上，造成學校檔案管理工作質(zhì)量低，無法實現(xiàn)管理目標。另一方面，學校在進行檔案管理過程中缺少統(tǒng)一的管理標準，在管理過程中經(jīng)常缺少管理制度，造成學校檔案管理工作管理標準嚴重下降，檔案管理工作信息化建設(shè)無法實現(xiàn)。

3 學校檔案信息化建設(shè)對策

3.1 統(tǒng)一業(yè)務(wù)規(guī)范，健全管理標準

檔案管理信息化的前提是檔案形式的信息化，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息化是需要一定時間的，由于學校檔案的種類不同，因此電子文檔的種類也是不同的。如今在功能、結(jié)構(gòu)上，文檔管理一體化系統(tǒng)也是有差異的，所以不能共享數(shù)字化檔案資源，加之其通用、開放性的限制，檔案管理就容易出現(xiàn)各種問題，如學校使用一款軟件不久就發(fā)現(xiàn)了問題，這就需要重新編制，或者直接放棄使用，勢必會造成檔案資源的嚴重浪費，也在一定程度上影響了學校檔案信息化建設(shè)的決心，并對檔案管理人員的工作積極性產(chǎn)生不利影響。所以為提高數(shù)字檔案的兼容性以及規(guī)范性，必須要有統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范以及格式標準，認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性與目的，使管理程序更加規(guī)范標準，定期將檔案管理的內(nèi)容進行公示，在學校其他人員的監(jiān)督下進一步完善檔案管理系統(tǒng)[3]。

3.2 注重信息化管理人才培養(yǎng)

檔案管理人員是檔案采集收藏工作的主要人員，網(wǎng)絡(luò)時代下，檔案管理工作在加強硬件設(shè)施建設(shè)的同時，更應(yīng)該注重管理人才的培育。由于檔案管理模式不斷創(chuàng)新，正由傳統(tǒng)模式向信息化模式轉(zhuǎn)變，因此，培養(yǎng)信息化管理人才具有極為重要的意義。館內(nèi)的紙質(zhì)管理員雖具有豐富的管理經(jīng)驗，但面臨新型信息化管理的模式，老資歷的管理員無法適應(yīng)并支撐檔案信息化建設(shè)。在檔案管理業(yè)務(wù)與時俱進的同時，目前高校需要的各個方面又具有一定優(yōu)勢的復合型人才。所以，企業(yè)有必要對現(xiàn)有企業(yè)管理人員進行系統(tǒng)培訓，定期參加信息化和網(wǎng)站建設(shè)培訓，熟悉網(wǎng)站管理和新設(shè)備的使用方法，不斷完善網(wǎng)站管理體系。通過網(wǎng)絡(luò)開放性這一特點，可以對員工進行網(wǎng)絡(luò)培訓，并邀請對信息化管理感興趣的人參與培訓。在培訓中不斷了解管理網(wǎng)站的使用，以及資源共享的意義，吸引相關(guān)優(yōu)秀人才參與網(wǎng)站管理工作，促進網(wǎng)絡(luò)利用最大化，不斷優(yōu)化檔案管理整體構(gòu)架。

3.3 加強檔案管理信息化建設(shè)設(shè)備的支持

為了有效改善學校檔案管理信息化建設(shè)過程中相對應(yīng)的硬件設(shè)施不足的情況，需要學校提高相對應(yīng)的財力投入比例，根據(jù)相應(yīng)工作的需要積極購買相對應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備，并且針對專業(yè)設(shè)備配備相對應(yīng)的專業(yè)技術(shù)人員，使設(shè)備的利用價值可以發(fā)揮到最佳，有效地保證學校檔案管理工作的順利實施。

4 結(jié)語

學校的檔案管理信息化構(gòu)建是一個龐大的系統(tǒng)工程，不是一蹴而就的，而是一個循序漸進的發(fā)展過程。提升檔案管理的科學化水平需要現(xiàn)代化信息技術(shù)的輔助，需要具有信息技術(shù)的人員進行管理，而檔案信息化建設(shè)的過程則需要學校對檔案管理工作予以足夠的重視，將檔案工作納入整體規(guī)劃，與其他業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實施、同步發(fā)展。通過建立智慧檔案管理信息共享平臺，加強檔案信息化的制度建設(shè)和安全建設(shè)、提升檔案管理人員的信息技術(shù)和專業(yè)化水平等手段增強檔案信息化建設(shè)的服務(wù)能力，促進各部門之間的溝通聯(lián)系，在進一步提升檔案管理安全水平和信息化能力的基礎(chǔ)上為學校檔案事業(yè)的科學化發(fā)展助力。