淺談檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案管理

齊玉花 祝太青

喀什地區(qū)產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)所 新疆喀什 844000

對(duì)于檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室來(lái)說(shuō)，設(shè)備是其硬件設(shè)施中的重要組成部分，也是實(shí)驗(yàn)室開展檢測(cè)和技術(shù)研發(fā)的主要物質(zhì)條件。未來(lái)技術(shù)研究的不斷深入，使得檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的規(guī)模也將隨之?dāng)U大，設(shè)備增加與檢測(cè)要求提高的前提之下，對(duì)于這些強(qiáng)制性的檔案信息管理工作也應(yīng)該進(jìn)一步明確質(zhì)量要求[1]。

1 檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀

1.1 對(duì)儀器設(shè)備檔案的管理工作不夠重視

從當(dāng)前檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案管理工作實(shí)際情況來(lái)看，工作人員普遍缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，相關(guān)儀器設(shè)備日常管理人員和使用人員也不能建立正確的檔案管理系統(tǒng)。雖然已經(jīng)制定了相關(guān)的設(shè)備使用制度以及檔案管理方案，但是由于意識(shí)上缺乏對(duì)檔案管理工作的認(rèn)可，未能充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的作用和價(jià)值，導(dǎo)致相關(guān)制度和方案的落實(shí)存在很大問(wèn)題。很多制度并沒(méi)有得到踐行，影響儀器設(shè)備的檔案管理質(zhì)量和檔案管理效果。

1.2 儀器設(shè)備檔案整理工作不全面

我國(guó)的實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案管理工作還沒(méi)有發(fā)展很長(zhǎng)時(shí)間，剛開始起步時(shí)也不重視該項(xiàng)工作，所以一些重要設(shè)備的信息資料沒(méi)有得到很好的保存。完整的儀器設(shè)備檔案需要包含從預(yù)訂開始的信息內(nèi)容，一直到驗(yàn)收使用、維護(hù)保養(yǎng)、報(bào)廢處理等各部分，體現(xiàn)出實(shí)驗(yàn)室的運(yùn)行效率。對(duì)企業(yè)的平時(shí)工作而言，如果沒(méi)有在購(gòu)入設(shè)備后保留所有的材料文件，一旦設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題，不管是升級(jí)維護(hù)還是保養(yǎng)都容易導(dǎo)致資料不全的問(wèn)題。同時(shí)，設(shè)備信息不對(duì)稱因素也很關(guān)鍵，資料不完整對(duì)后期技術(shù)研究工作的影響也很突出，當(dāng)然，這要求有關(guān)企業(yè)把檔案管理工作納入科學(xué)精確化的管理范圍之中[2]。

2 檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案管理優(yōu)化措施

2.1 優(yōu)化歸檔方式

在儀器設(shè)備管理方面，以本單位開發(fā)的一套信息化管理軟件為例，系統(tǒng)管理儀器設(shè)備的全生命周期，其中大部分過(guò)程可實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦理，大大提高了工作效率。儀器設(shè)備使用前后的每個(gè)經(jīng)過(guò)，系統(tǒng)中均有相應(yīng)的辦理環(huán)節(jié)，每臺(tái)（套）儀器設(shè)備在驗(yàn)收合格后生成一個(gè)獨(dú)立的資產(chǎn)編號(hào)，每一個(gè)經(jīng)辦環(huán)節(jié)所涉及的信息內(nèi)容匯集起來(lái)就是這臺(tái)（套）儀器設(shè)備的檔案。由信息管理部門依規(guī)范定期備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)。儀器設(shè)備管理系統(tǒng)中的每個(gè)環(huán)節(jié)或手動(dòng)或自動(dòng)儲(chǔ)存相關(guān)的信息文件，線下同時(shí)也需要建立相應(yīng)文件夾，以年份為單位建立文件夾，以 “儀器設(shè)備資產(chǎn)編號(hào)+ 儀器設(shè)備名稱+ 使用部門”命名子文件夾（如C4836 高內(nèi)涵測(cè)試儀+ 藥理室）。直接在管理系統(tǒng)上進(jìn)行審批的流程也生成電子文檔，將所有電子文檔規(guī)整到相應(yīng)的子文件夾中。這也是一種檔案的管理方式。電子信息文檔，一部分由無(wú)紙化辦公軟件中直接導(dǎo)出來(lái)，在單位區(qū)域網(wǎng)內(nèi)的辦理環(huán)節(jié)，基本都可執(zhí)行無(wú)紙化辦公；而像采購(gòu)合同，涉及與外界的合作，還得憑借 “白紙黑字紅印章” 一式多份來(lái)維持彼此間的契約關(guān)系，還有像計(jì)量院出具的儀器設(shè)備檢定/ 校準(zhǔn)證書，以及儀器廠商給出的維修報(bào)告記錄等，就要先掃描成電子版本，再整合到管理系統(tǒng)?？紤]到一份采購(gòu)合同中通常包含多臺(tái)（套）儀器設(shè)備，所以每臺(tái)（套）儀器設(shè)備的獨(dú)立檔案中存放的都是采購(gòu)合同的復(fù)印件，合同原件統(tǒng)一歸檔；分為“招標(biāo)采購(gòu)合同” 和 “直接采購(gòu)合同”，按年份為單位，按合同簽訂時(shí)間先后順序進(jìn)行歸檔，形成有序一致的、類別清晰的檔案管理習(xí)慣。儀器設(shè)備檔案的管理可以是多層次的，線上線下至少包括三種方式：管理系統(tǒng)的云端管理，固定硬盤的文件夾管理，以及紙質(zhì)文檔的管理。有條件的機(jī)構(gòu)、企業(yè)，可以購(gòu)買或者開發(fā)一套設(shè)備管理軟件。線上管理系統(tǒng)方便查詢，線下電子文檔實(shí)際是管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，而紙質(zhì)文檔實(shí)實(shí)在在，遵循規(guī)范要求，也可認(rèn)為是檔案的根本。三者之間，即是彼此的備份又是保障，相輔相成，促成更有序的檔案管理。

2.2 建立動(dòng)態(tài)儀器設(shè)備臺(tái)賬

在檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案管理工作中，加強(qiáng)檔案管理工作最重要的目的便是更好地利用檔案對(duì)儀器設(shè)備的使用和保養(yǎng)進(jìn)行規(guī)范，延長(zhǎng)設(shè)備的使用壽命，充分發(fā)揮儀器設(shè)備的使用價(jià)值。因此，需要建立動(dòng)態(tài)儀器設(shè)備臺(tái)賬，在實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部建立起隨時(shí)可以調(diào)整和更新的設(shè)備臺(tái)賬，為使用者信息的統(tǒng)計(jì)以及查閱提供便利，更好地保證儀器設(shè)備檔案管理質(zhì)量和管理效率。另外，需要建立系統(tǒng)的檔案借用和歸還制度，避免出現(xiàn)檔案丟失問(wèn)題，更好地保證儀器設(shè)備檔案資料的完整性和系統(tǒng)性[3]。

2.3 積極運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理

目前，計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)都在飛速發(fā)展，對(duì)檔案管理工作就提出了更高的要求。所以，儀器設(shè)備檔案管理工作還應(yīng)科學(xué)使用先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)，具體工作時(shí)充分結(jié)合自身的發(fā)展現(xiàn)狀科學(xué)利用電子技術(shù)，開發(fā)好數(shù)據(jù)庫(kù)，在儀器設(shè)備檔案管理工作中積極運(yùn)用數(shù)字化管理技術(shù)，確保管理工作的質(zhì)量達(dá)標(biāo)，也給檔案查詢帶來(lái)了諸多便利?？偟膩?lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案的電子化也是以后檔案管理的必然發(fā)展方向，卻不表明傳統(tǒng)的人工檔案管理會(huì)被完全替代。紙質(zhì)檔案能夠保留原始痕跡，不會(huì)被輕易篡改，實(shí)際價(jià)值較高，管理工作也離不開足夠的人力資源。因此，物證效力也是紙質(zhì)檔案的主要特點(diǎn)，需通過(guò)合理分配人員進(jìn)行針對(duì)性管控。

3 結(jié)語(yǔ)

對(duì)檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的平時(shí)工作而言，檔案管理工作十分重要，在檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室中需通過(guò)科學(xué)有效的管理制度，提高管理人員對(duì)管理工作的科學(xué)認(rèn)識(shí)，還應(yīng)重視團(tuán)隊(duì)建設(shè)，建設(shè)好數(shù)據(jù)庫(kù)，有效提升儀器設(shè)備檔案管理的質(zhì)量，推動(dòng)科學(xué)使用儀器設(shè)備檔案資料，提高檔案的利用效率。