檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代化檔案管理中的作用分析

李娜

（山東省單縣婦女兒童服務(wù)中心，山東 菏澤 274300）

現(xiàn)階段，在社會(huì)科技不斷發(fā)展過程中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及程度越來越高，進(jìn)一步完善了現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，從而更加便利于人們的生活和工作。同時(shí)在現(xiàn)代化檔案管理出現(xiàn)以后，大大凸顯出了檔案基礎(chǔ)工作的主體性地位，這在檔案管理中占據(jù)重要的位置，所以要想確保良好的管理效果，應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行不斷改善，并加強(qiáng)全新的技術(shù)手段的應(yīng)用，發(fā)揮出對(duì)于檔案管理基礎(chǔ)工作的促進(jìn)作用。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性分析

對(duì)于檔案管理基礎(chǔ)工作來說，檔案信息的登記、分類等是重要構(gòu)成內(nèi)容。其中，從檔案管理規(guī)范出發(fā)，合理分類整理檔案信息的內(nèi)容、用途等。在檔案信息登記過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄常規(guī)性的冊、單、表等，不斷提高檔案整理、利用效率，從而避免原始檔案出現(xiàn)不完整現(xiàn)象，而且給予檔案安全性、完整性一定的保證。在檔案管理基礎(chǔ)工作中，檔案健全管理至為關(guān)鍵，在檔案具有高度完整的情況下，有助于檔案信息使用效率的提升，而且還可以滿足人力節(jié)約化需求，不斷提高檔案信息檢索效率[1]。檔案內(nèi)容，企業(yè)和單位活動(dòng)的重要信息必須要詳細(xì)記錄到位，滿足其時(shí)效性等需求。加強(qiáng)檔案管理工作項(xiàng)目的管理，可以更好地服務(wù)于使用者，并且還可以使檔案基礎(chǔ)工作變得越來越完善，同時(shí)還可以給予現(xiàn)代化檔案管理水平強(qiáng)有力的保障。此外，現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)，可以使檔案基礎(chǔ)工作管理得到有效強(qiáng)化，從而進(jìn)一步完善檔案基礎(chǔ)管理。

二、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代化檔案管理中的作用

（一）提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

基于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展角度，社會(huì)大眾對(duì)于檔案管理的要求越來越高。在科學(xué)技術(shù)不斷更新的推動(dòng)下，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化在現(xiàn)代化檔案管理中得到了充分體現(xiàn)。通常來說，檔案管理發(fā)展速度較快，在管理方面，一些工作人員的能力與現(xiàn)代化檔案管理需求并不相符，從而很難有效推動(dòng)檔案管理工作，所以加強(qiáng)檔案管理工作人員管理意識(shí)的培養(yǎng)是至關(guān)重要的，確保工作人員對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性高度明確化，并加強(qiáng)基礎(chǔ)能力的培養(yǎng)[2]，以便于更好地監(jiān)督和管理檔案保管工作，避免檔案信息出現(xiàn)安全隱患。與此同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)管理責(zé)任制度的構(gòu)建，引導(dǎo)工作人員正確認(rèn)識(shí)和對(duì)待自身的工作職責(zé)，同時(shí)促進(jìn)檔案管理工作，在獎(jiǎng)罰制度的激勵(lì)作用下，可以對(duì)員工的工作積極性予以充分調(diào)動(dòng)，從而為檔案管理工作的開展提供支撐。

（二）篩選雜劣信息

檔案信息未編碼等問題經(jīng)常出現(xiàn)，一定程度上加劇了檔案數(shù)據(jù)信息檢索的難度性，所以應(yīng)注重重新整理這一環(huán)節(jié)，剔除卷宗內(nèi)的雜亂內(nèi)容。在重新整理時(shí)，面對(duì)信息缺失的現(xiàn)象，尤其在目錄、項(xiàng)目號(hào)、頁碼等方面，應(yīng)做好相應(yīng)的標(biāo)注，避免檔案信息的使用效率受到不必要的影響，并將檔案數(shù)據(jù)信息的拓展性發(fā)揮出來，從而為實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化目標(biāo)奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）促進(jìn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展

該項(xiàng)工作明確提出了對(duì)于管理工作人員的要求，尤其在工作技能和職業(yè)素養(yǎng)方面，而在管理能力提升方面，應(yīng)完善案卷要求、歸檔要求等，從而促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。如果檔案信息出現(xiàn)失誤或檔案內(nèi)容缺失現(xiàn)象，即使應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，也于事無補(bǔ)，很難推動(dòng)檔案管理工作水平的提升。對(duì)此對(duì)于檔案管理部門來說，應(yīng)加強(qiáng)規(guī)章制度的構(gòu)建，并從自身實(shí)際情況出發(fā)，給予管理工作人員的日常行為一定的規(guī)范作用[3]，而且也要進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，從而為檔案管理基礎(chǔ)工作水平的提升助益。此外在檔案信息歸檔后，針對(duì)檔案信息的保存，應(yīng)加大管理力度，檔案信息的歸檔入庫，必須要滿足時(shí)效性要求，更好地保存數(shù)據(jù)信息，以便于應(yīng)用于未來的檔案信息檢索和應(yīng)用等方面。

（四）信息檢索工作順利應(yīng)用

在檔案信息管理方面，基礎(chǔ)工作內(nèi)容主要包括檔案信息的歸檔和錄入，基礎(chǔ)的檔案管理工作的開展，與檔案信息的現(xiàn)代化管理水平不謀而合，確保檔案信息的準(zhǔn)確無誤。加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理工作，可以發(fā)揮出檢索功能對(duì)于使用者的服務(wù)職能，并且這對(duì)于使用者查找檔案信息也具有極大的幫助[4]。在社會(huì)科技的強(qiáng)大推動(dòng)下，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，通過在檔案管理中的應(yīng)用，可以滿足公開性需求，同時(shí)符合現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展需求，共同致力于管理水平的提升。在人們數(shù)據(jù)信息檢索時(shí)，在數(shù)據(jù)信息高度準(zhǔn)確時(shí)，可以充分彰顯出完善的數(shù)據(jù)信息檢索服務(wù)的應(yīng)用價(jià)值。

除此之外，應(yīng)加強(qiáng)檔案信息收集小組的設(shè)置，合理收集和整理檔案信息，為規(guī)范化目錄的編制提供可行依據(jù)，然后進(jìn)行保存，可以促進(jìn)檔案管理工作人員數(shù)據(jù)收集、整理工作的順利進(jìn)行。

（五）提升檔案利用率

檔案管理工作的開展，已經(jīng)成為提高檔案利用效率的重要方式方法之一。眾所周知，基于檔案管理部門視角，每年收集的檔案信息具有海量化特點(diǎn)，對(duì)于管理工作人員來說，應(yīng)從檔案信息的重要性出發(fā)，為具體分類提供可行依據(jù)，合理管理重要的檔案信息，然后對(duì)其他檔案進(jìn)行整理[5]，將檔案管理效率提升上來，并高效化利用檔案信息。在檔案信息檢索方法中，全新的電子技術(shù)的應(yīng)用，使用者只要輸入關(guān)鍵詞，便可以獲取相關(guān)檔案信息，從而保證檔案的高效化利用，從而為檔案管理工作的實(shí)施助益。

三、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代化檔案管理的實(shí)施要點(diǎn)

（一）對(duì)案卷的重新組合

對(duì)于工作人員來說，應(yīng)重新組合內(nèi)部較厚的案卷，節(jié)約在檔案調(diào)取和查看中所需的時(shí)間。但是在這一過程中，對(duì)于相關(guān)聯(lián)系的文件，應(yīng)在同一卷檔案內(nèi)進(jìn)行組合。而且在重新組合完成后，應(yīng)借助計(jì)算機(jī)，及時(shí)輸入重點(diǎn)內(nèi)容，避免出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部的完整儲(chǔ)存。

（二）對(duì)檔案的科學(xué)化編號(hào)

在檔案編號(hào)方面，計(jì)算機(jī)有助于提高統(tǒng)一可學(xué)化編號(hào)水平。對(duì)此對(duì)于相關(guān)工作人員來說，在內(nèi)部檔案編號(hào)工作中，應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的合理應(yīng)用，加強(qiáng)檔案的統(tǒng)一分類號(hào)的應(yīng)用，給予案卷分類的合理性一定的保證。同時(shí)應(yīng)不斷更新自身的管理理念[6]，管理者也要予以較高的關(guān)注度，形成對(duì)檔案基礎(chǔ)管理工作的有效推動(dòng)作用。

（三）開展數(shù)據(jù)分析工作

在提高檔案利用效率方面，必須要借助于現(xiàn)代化的檔案管理工作，將針對(duì)性發(fā)揮出來，從行業(yè)工作現(xiàn)狀出發(fā)，加強(qiáng)社會(huì)發(fā)展需求的融合，合理區(qū)分重點(diǎn)文件工作。在基礎(chǔ)工作中，出自對(duì)管理人員需求情況的分析，重點(diǎn)、次重點(diǎn)工作的分類是至關(guān)重要的，加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的有效處理，不斷提高重點(diǎn)文件集中化管理水平。

四、結(jié)束語

綜上所述，分析當(dāng)前我國的檔案管理工作，仍然存在著一些不足之處，在社會(huì)科學(xué)技術(shù)不斷普及過程中，檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展水平越來越高，促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行，避免檔案信息出現(xiàn)缺失現(xiàn)象，從而確保檔案信息的高效化利用，從而為檔案管理事業(yè)的發(fā)展保駕護(hù)航。