szax新時期企業(yè)退休人員檔案管理策略

杜向輝

平度市社會勞動保險事業(yè)處 山東青島 266700

社會保障機制主要是對企事業(yè)單位退休人員給予退休保障的服務(wù)體系，企業(yè)退休職工檔案是提供退休后服務(wù)的基礎(chǔ)資料，涉及退休職工的切身利益。從企業(yè)人員退休之后檔案管理問題進(jìn)行分析，科學(xué)地認(rèn)知退休人員檔案管理工作內(nèi)容，構(gòu)建完善的檔案管理體系，對加強退休人員檔案管理工作，提升企業(yè)退休人員的檔案管理水平，完善退休人員社會保障機制具有重要意義。

1 新時期企業(yè)退休人員檔案管理中存在的問題

1.1 管理機制尚不健全

從管理機制上看，當(dāng)前我國退休人員檔案多頭管理的問題較為突出，缺乏集中統(tǒng)一管理機制。單位職工退休后，其人事檔案一般都存放在原工作單位，由原單位自主管理，下崗失業(yè)及靈活就業(yè)人員的退休檔案一般由人社部門管理。由于企業(yè)對退休人員檔案管理工作不夠重視，加之人力物力投入嚴(yán)重不足，導(dǎo)致單位存放的退休人員檔案管理存在隨意放置、工作人員兼管、服務(wù)不到位等諸多問題。多頭多管理問題的存在，導(dǎo)致全社會退休人員檔案管理混亂，管理難度大，退休人員社會化服務(wù)程度低，給退休人員帶來諸多不便，不利于經(jīng)濟發(fā)展和社會安定團(tuán)結(jié)。

1.2 檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

目前很多企業(yè)針對于退休員工檔案建設(shè)的重視程度并不高，給予的技術(shù)及資金支持不到位，還沒有達(dá)到現(xiàn)代化管理水平。例如，很多企業(yè)檔案庫房建設(shè)并不完善，辦公室內(nèi)檔案隨意擺放，防火，防蟲，防潮設(shè)備不完善，導(dǎo)致退休人員的檔案不夠完整，殘損性比較明顯[1]。而且，基礎(chǔ)設(shè)施的不健全，致使檔案的存在沒有進(jìn)行科學(xué)地分類，給檔案的查閱增加了很大的難度。

1.3 檔案管理的信息化水平較低

新時期信息化技術(shù)在各行各業(yè)內(nèi)都實現(xiàn)廣泛地應(yīng)用，信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，極大地改善了傳統(tǒng)管理中的不當(dāng)之處，提升了檔案管理的效率和質(zhì)量。但是當(dāng)前檔案管理的信息化水平并不高，企業(yè)退休人員檔案管理仍沿用傳統(tǒng)性的紙質(zhì)臺賬管理方式，存儲，檢索等方式的落后，均導(dǎo)致了檔案管理方式落后于現(xiàn)代社會，這對于檔案管理工作的革新產(chǎn)生了很大的阻礙。

1.4 管理人員的專業(yè)性有待提升

新時期傳統(tǒng)的檔案管理方式逐漸被淘汰，現(xiàn)代化管理方式逐漸取代了傳統(tǒng)管理方式。但現(xiàn)代化管理技術(shù)的應(yīng)用對于工作人員的專業(yè)性要求較高，但是當(dāng)前很多企業(yè)內(nèi)檔案管理人員的專業(yè)程度不夠，尤其是在檔案交接時比較混亂，嚴(yán)重會導(dǎo)致檔案信息泄露，損失等。而為了加速檔案管理的進(jìn)程，有部分企業(yè)會外聘非專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理，這些人員對于國家的相關(guān)法律法規(guī)，社會保險以及檔案管理的注意事項等問題并不是很了解，在對檔案進(jìn)行整理時隨意堆放，不科學(xué)分類，材料殘缺等情況不斷地出現(xiàn)，給檔案移交管理造成了很大的困擾，嚴(yán)重會導(dǎo)致民事訴訟案件的發(fā)生。

2 新時期企業(yè)退休人員檔案管理的具體策略

2.1 檔案管理機制的健全

新時期企業(yè)退休人員檔案管理漏洞問題不斷地出現(xiàn)，所以建立適用新時期的退休人員管理制度已成當(dāng)務(wù)之急。首先，應(yīng)建立企業(yè)退休人員檔案集中管理制度，將企業(yè)退休人員的檔案轉(zhuǎn)移集中到人社部門，由人社部門成立專門的檔案管理機構(gòu)集中管理，這樣既可以為企業(yè)減負(fù)，又能夠提升全社會的檔案管理水平，進(jìn)一步提高檔案的安全性，同時更好地為退休人員提供社會化的優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。其次，對檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化，針對檔案管理中的不良問題進(jìn)行解決，對推動檔案管理質(zhì)量的提升具有非常重要的意義。因此，新時期的企業(yè)要建立完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對檔案的收集，分類，整理，保存，等多個環(huán)節(jié)和流程進(jìn)行規(guī)范化地管理，保證檔案管理活動的順利推進(jìn)；第三，在檔案管理機制健全的基礎(chǔ)上，還要構(gòu)建比較完善的檔案監(jiān)督機制，對管理機制當(dāng)中的內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督與管理，及時地發(fā)現(xiàn)檔案管理中的漏洞，對漏洞進(jìn)行及時地修補與解決，強化退休人員檔案管理的效果；第四，對檔案考核評價機制進(jìn)行完善，對檔案管理人員的管理活動進(jìn)行公平地評價，將檔案管理的結(jié)果與工作人員的薪資以及福利待遇結(jié)合到一起，營造良好的檔案管理氛圍，推動檔案管理機制的高效落實。

2.2 基礎(chǔ)信息設(shè)備的完善

新時期檔案信息化管理實施中，信息化設(shè)施是最基本的，也是保證檔案管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)和前提。因此，加強基礎(chǔ)信息設(shè)備的建設(shè)與完善，對檔案進(jìn)行科學(xué)地分類，整理，儲存，為檔案的信息流轉(zhuǎn)提供更加高效的渠道，以提升檔案管理的效率和水平。此外，加強基礎(chǔ)信息設(shè)備的完善，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的信息化，對檔案管理環(huán)境進(jìn)行及時地監(jiān)管與調(diào)節(jié)，可以優(yōu)化檔案管理流程的優(yōu)化，確保檔案管理的安全性。

2.3 提高檔案管理的信息化水平

新時期企業(yè)退休人員檔案管理工作的開展，要將現(xiàn)代化計算機技術(shù)引入到檔案管理當(dāng)中去，加強檔案管理的信息化建設(shè)，提升檔案管理的信息化水平。信息化檔案管理工作的開展，將檔案管理實現(xiàn)了紙質(zhì)化到電子文檔的過渡，并實現(xiàn)了檔案的統(tǒng)一性管理。而且，現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段的應(yīng)用，檔案管理人員可以利用視頻、音頻、文檔等方式豐富檔案存儲方式，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行保存與優(yōu)化。而且現(xiàn)代化檔案管理方式的應(yīng)用，利用關(guān)鍵詞檢索的方式可以對相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行查詢，以提升檔案管理的效率和質(zhì)量。而且大數(shù)據(jù)時代下，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以對檔案結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，云計算技術(shù)的應(yīng)用可以實現(xiàn)檔案管理資源的優(yōu)化與共享，以此來提升檔案管理的服務(wù)水平，促進(jìn)企業(yè)退休人員檔案管理工作的順利開展[2]。

2.4 強化檔案管理人員專業(yè)化素養(yǎng)的提升

新時期企業(yè)退休人員檔案管理工作的開展與管理人員有非常密切的關(guān)系，檔案管理人員的專業(yè)性對于檔案管理工作的高效開展有著重要意義，所以加強檔案管理人員的專業(yè)技能建設(shè)，提高檔案管理隊伍的綜合服務(wù)水平尤為關(guān)鍵。在檔案管理人員專業(yè)化素養(yǎng)提升方面，企業(yè)可以利用校招的方式，招聘專業(yè)性的檔案管理人員。對于已經(jīng)錄取的人員要定期地組織培訓(xùn)工作，不斷地強化與提升他們的專業(yè)素養(yǎng)。此外，企業(yè)檔案管理內(nèi)部也要選拔出有經(jīng)驗，有責(zé)任心的工作人員，發(fā)揮他們的榜樣作用，帶動檔案管理工作水平的提升。

3 結(jié)語

綜上所述，新時期退休人員檔案管理工作直接關(guān)系著退休人員的根本利益，所以提高對退休人員檔案管理的重視程度，健全管理機制，完善基礎(chǔ)設(shè)備，提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，提高檔案管理的信息化水平，才能夠為企業(yè)退休人員提供更加優(yōu)質(zhì)的保障服務(wù)[3]。