物資采購審計的實踐與創(chuàng)新

魏愛霞

（河南省中原大化集團有限責(zé)任公司，河南 濮陽 457300）

一、物資采購審計實踐的環(huán)節(jié)

審計部門對采購供應(yīng)中心采購的設(shè)備、材料、化工及原輔材料、安全消防材料、勞動保護用品、辦公用品等實施事前、事中、事后全過程審計監(jiān)督。

（一）采購計劃的審計

制定科學(xué)合理的采購計劃能最大化企業(yè)的資金使用效率。因此，為保證采購計劃的合理性和科學(xué)性，對其進行審計顯得尤為重要。對物資采購計劃的審計重點從以下幾個方面入手：審查采購供應(yīng)中心是否根據(jù)物資實際庫存和儲備需要填報物資儲備定額補庫計劃表；采購計劃是否真實、合理、有效；采購計劃是否經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批；生產(chǎn)急需、突發(fā)物資是否在規(guī)定時間補齊手續(xù)等。

（二）供應(yīng)商相關(guān)要素的選擇性審計

供應(yīng)商是物資采購的來源，選擇供應(yīng)商就像在選擇人生伴侶一樣，好的供應(yīng)商對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展起著不可替代的作用。在這一方面所開展的審計主要包含有以下幾方面的內(nèi)容：一是評價供應(yīng)商資質(zhì)的規(guī)范性。供應(yīng)商的規(guī)范性是指產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)經(jīng)營現(xiàn)狀、財務(wù)狀況、信用狀況以及與其有關(guān)聯(lián)關(guān)系企業(yè)的相關(guān)情況信息等，符合相關(guān)部門以及法律法規(guī)的要求。對供應(yīng)商資質(zhì)的規(guī)范性進行評價能評判其是否符合本企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)的要求或采購要求。二是評價供貨商申報材料的真實性和完整性。三是針對供應(yīng)商資料的篩選和審批是否流于形式進行審查。為保證與供應(yīng)商的合作能夠持續(xù)、順利地進行，對供應(yīng)商在供貨質(zhì)量、供貨時間、合同履行程度、合同履行的合法性、信用狀況、合作態(tài)度、產(chǎn)品價格以及售后服務(wù)等方面進行評審。在評審頻率方面，對于長期合作的供應(yīng)商的評審應(yīng)至少每年一次，以確保企業(yè)的核心利益不受到損害。

（三）采購方式的選擇審計

針對采購方式的審查主要包含有以下幾方面內(nèi)容：一是信息的可靠性，即查找的采購信息是否全面、準(zhǔn)確。二是采購方式的選擇，即采購方式是否與采購項目規(guī)定的方式一致，考察是否有為故意逃避招標(biāo)而變換采購方式進行直接采購，或以各種理由對采購項目化整為零進行分包采購以逃避招標(biāo)監(jiān)督。三是采購部門的規(guī)范性。采購部門是否按規(guī)定對已獲得招標(biāo)資料的投標(biāo)人名稱、數(shù)量及投標(biāo)信息進行保密；對投標(biāo)人的投標(biāo)資料是否按規(guī)定由專人負(fù)責(zé)保管，收件人和保管人是否分離；有無脅迫或串通供應(yīng)商提前透露投標(biāo)信息以操控招標(biāo)價格。

（四）采購合同審計

采購合同審計的對象是采購合同，審計的主要內(nèi)容有合同的完整性、合法性以及執(zhí)行情況等。第一，合法性審查方面。審查內(nèi)容主要有：供貨商簽約資格的合法性審查；合同簽訂程序的合規(guī)性審查；分批授權(quán)審批手續(xù)的履行情況審查；合同文件內(nèi)容的規(guī)范性審查；合同變更、解除或終止的理由的充分性審查；書面變更協(xié)議以及審批手續(xù)、流程的合規(guī)性審查。此外，還應(yīng)注意草簽合同是否有專門的財務(wù)部門進行評審。第二，完備性審查方面。完備性審查不僅包括合同標(biāo)的、價格和結(jié)算方式、運輸方式、數(shù)量和質(zhì)量、履約時間、履約地點和方式等標(biāo)的物相關(guān)層面，還包括合同層面的要素，如雙方權(quán)責(zé)是否明確，權(quán)利和義務(wù)是否有明確、具體的規(guī)定。三是執(zhí)行情況的審查。對合同當(dāng)中提到的重要條款及條件經(jīng)過具體的商議和審核之后，企業(yè)是否按合同約定的比例及條件支付貨款，供貨單位、合同單位、發(fā)票出具單位、收款單位名稱是否實現(xiàn)了“四統(tǒng)一”。

（五）采購價格審計

采購價格的審計是采購審計過程中不可忽視的一環(huán)，其主要審查內(nèi)容包括：第一，審查預(yù)算價格來源渠道的合規(guī)性，預(yù)算價格與當(dāng)前市場狀況是否一致，是否實時更改價格信息，建立容量豐富的價格信息資料庫，價格的核定是否全面、準(zhǔn)確。其中，對于限額以下的物資來說，采購價格審計主要確定采購部門的價格制定是否對比了市場上三家以上供應(yīng)商的不同價格，只有貨比三家，才能確保價格制定與市場當(dāng)前最新的價格信息一致，所制定的價格才是全面、準(zhǔn)確和合理的。第二，招標(biāo)標(biāo)底價格是否合理。標(biāo)底價格的復(fù)驗和核算是審計工作中不可缺少的一環(huán)，其主要內(nèi)容是對編制標(biāo)底的工作底稿中的內(nèi)容包括物資價格、數(shù)量、人工耗費、各項其他費用以及稅金進行驗算和復(fù)查，考察其最高限價是否具有公允性和合理性。第三，合同價格審計。合同審計的主要審計內(nèi)容是申報價格，即申報價格與市場公允價格是否一致，只有確保其無高估虛報等問題，才能保證其具有有效性和合理性。

（六）物資驗收審計

物資到廠驗收主要由采購部門組織、相關(guān)部門及使用部門參加，驗收的主要內(nèi)容是所購物資的數(shù)量和質(zhì)量。物資資驗收入庫的審計主要包括以下環(huán)節(jié)：一是對物資進貨、入庫、發(fā)放過程是否有嚴(yán)格的驗收控制；是否簽署驗收報告。對于驗收不合格的物資，應(yīng)按相關(guān)要求對其進行調(diào)節(jié)，并對執(zhí)行過程和狀況進行審計，主要審查相關(guān)部門是否對不合格產(chǎn)品進行了及時的記錄并將有關(guān)情況反饋給了供應(yīng)商，此外，還應(yīng)審計供應(yīng)商的處理方式。二是審查入庫物資的各種票據(jù)載明的采購數(shù)量、單價、金額、品種、規(guī)格、產(chǎn)地、型號等是否與合同一致，數(shù)量、單價、金額等計算是否正確。三是供貨商供貨是否按照合同要求的技術(shù)指標(biāo)，主要包括采購標(biāo)的物的參數(shù)、性能以及質(zhì)量特性等。此外，還應(yīng)審計標(biāo)的物的合格證、發(fā)票以及運單號等的真實性和完整性。

（七）采購的結(jié)算審計

物資采購的結(jié)算審計采用復(fù)核審計法重點對報賬環(huán)節(jié)進行審計，報賬環(huán)節(jié)的審計是物資采購審計過程審計的重中之重。一是審查物資采購票據(jù)是否齊全。付款憑證、物資入庫單、物資采購檢驗單（特別是大型設(shè)備、大宗物資收貨驗收的原始記錄）、采購合同，“四票齊全”缺一不可。二是審查物資入庫單、物資采購檢驗單上相關(guān)人員簽字手續(xù)是否完備；三是審核銷貨清單、物資入庫單和物資檢驗單上物資數(shù)量是否一致；四是審核付款憑證、銷貨清單和合同采購價格及金額是否一致。真正做到結(jié)算真實、審核無誤。

二、物資采購審計的創(chuàng)新

（一）完善對內(nèi)部控制制度的審計

內(nèi)部控制制度是單位開展有效管理的有力措施。一個完善的內(nèi)部控制制度能有效防止腐敗和浪費。物資采購的內(nèi)部控制制度審計重點包括以下兩個方面：一是審查采購管理體系是否健全、有效。一個完整的采購管理系統(tǒng)應(yīng)包括：采購決策系統(tǒng)，招投標(biāo)系統(tǒng)，采購系統(tǒng)，審批系統(tǒng)，支付系統(tǒng)，監(jiān)督系統(tǒng)。二是審查建立的內(nèi)部控制制度最終是否能得到有效的執(zhí)行：是否可以定期自我評價、自我完善和相關(guān)人員的培訓(xùn)。

（二）加強對物資采購計劃的執(zhí)行情況審計

物資采購審計不但強化對物資采購計劃的源頭控制，對采購計劃、庫存計劃的編制審批進行監(jiān)督，而且進一步加強對物資采購計劃執(zhí)行情況審計。第一，審查對按照每月下達(dá)的生產(chǎn)經(jīng)營計劃，嚴(yán)格執(zhí)行沒有計劃不能采購的規(guī)定。第二，對簽訂的框架協(xié)議合同報賬時，必須附有框架合同物資采購明細(xì)表，采購計劃來源必須清晰明了，必須有經(jīng)辦人、審核人、審批人簽字后方可有效。第三，核對采購計劃來源是否與每月下達(dá)的生產(chǎn)經(jīng)營預(yù)算各項是否相符，情況核實準(zhǔn)確無誤后方可進行報賬。

（三）報賬手續(xù)更加完備，驗收單據(jù)內(nèi)容的審核更加嚴(yán)謹(jǐn)

第一，采購員報賬時，從過去單純的只檢查物資采購驗收單據(jù)是手續(xù)是否齊全，到現(xiàn)在檢查驗收單據(jù)是否內(nèi)容完整（包括合同編號的注明），同時每月定期對驗收單據(jù)分類、整理、裝訂，報賬手續(xù)更加完備。第二，審查物資采購驗收單據(jù)上計劃員、保管員、檢驗員及使用人員簽字是否完備，重要的是對采購員、檢驗員及使用單位人員簽名字跡模板核對，審核是否有代簽現(xiàn)象。

（四）實行對采購部門的資金預(yù)算及支付情況進行審計

對物資采購的資金預(yù)算及結(jié)算付款審計也是相當(dāng)重要的。審查是否嚴(yán)格執(zhí)行合同規(guī)定，付款資金的預(yù)算及支付是否經(jīng)過了申請以及審批相關(guān)的一系列程序。付款的時候是否發(fā)生了提前或者是滯后、付款不實以及違規(guī)結(jié)算現(xiàn)象的存在；針對那些逾期未交貨者進行審查，有無按合同規(guī)定給予罰款或沒收違約金。結(jié)合上述，對采購部門的資金預(yù)算及支付情況進行審計也是物資采購審計的不可缺少的一部分。

總之，本文主要對物資采購審計實踐的各個環(huán)節(jié)和管理創(chuàng)新方面進行了論述，在以后的工作中，物資采購審計將不斷完善，同時也將多角度地保證企業(yè)物資采購活動的健康穩(wěn)定開展。