電子商務(wù)檔案管理現(xiàn)狀反思及優(yōu)化方式探尋

溫馨

柳河縣商務(wù)局 吉林柳河 135300

隨著社會科技的發(fā)展，電子科技也隨之發(fā)展，為檔案記錄工作提供了保障。傳統(tǒng)的檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案為主，現(xiàn)代社會隨著電子技術(shù)的發(fā)展，檔案管理逐漸發(fā)展為電子檔案管理。對于電子商務(wù)檔案管理而言，其通過電子檔案管理方式，將電子商務(wù)部設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)信息存儲到同一文件中，以反映真實(shí)的電商活動，同時利用大數(shù)據(jù)對客戶信息進(jìn)行分析，了解客戶需求，形成完善的客戶檔案，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)檔案的優(yōu)化。

1 電子商務(wù)檔案管理現(xiàn)狀反思

1.1 管理工作不夠完善

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作中，其在記錄信息時出現(xiàn)了很多問題，例如信息錄入錯誤、員工過多、工作分配不均等等問題，工作效率和質(zhì)量較低。相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言，電子商務(wù)檔案管理更具有優(yōu)勢，其是在互聯(lián)網(wǎng)為媒介基礎(chǔ)上，利用計(jì)算機(jī)處理信息資源，信息處理更加便利直觀，同時其是新時代數(shù)字信息化發(fā)展的重要表現(xiàn)，傳播速度更快，可以做到及時聯(lián)網(wǎng)下載[1]。但是，當(dāng)前企業(yè)已經(jīng)意識到電子商務(wù)檔案的重要性，對其管理不夠完善，仍然采用傳統(tǒng)檔案管理的方式管理電子商務(wù)檔案，管理人員不夠?qū)I(yè)，對電子檔案的日常維護(hù)、查詢、應(yīng)用等工作不夠重視，過于依賴計(jì)算機(jī)功能，沒有充分結(jié)合電子技術(shù)和人力資源，智能化發(fā)展程度不夠，影響電子商務(wù)檔案管理質(zhì)量。

1.2 信息化發(fā)展較落后

電子商務(wù)網(wǎng)站的傳播媒介是電子信息網(wǎng)絡(luò)媒體，利用互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)存儲信息、分類管理信息，推動電子商務(wù)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展，信息化電子商務(wù)檔案可以有效提高管理效率，利用計(jì)算機(jī)二進(jìn)制存儲信息，并利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)傳播，管理上利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)建立了信息化智能化的電子商務(wù)檔案。但是，當(dāng)前電子商務(wù)檔案管理盡管實(shí)現(xiàn)了信息化和智能化，信息化發(fā)展過程仍然存在不足，電子商務(wù)檔案管理與網(wǎng)絡(luò)結(jié)合度不夠，相對于網(wǎng)絡(luò)發(fā)展比較滯后，信息化發(fā)展程度不夠[2]。

1.3 智能化發(fā)展不完善

隨著信息化的發(fā)展，電子信息科學(xué)技術(shù)已經(jīng)成為當(dāng)今社會發(fā)展的趨勢，對電子商務(wù)檔案管理工作產(chǎn)生了較大的影響。在互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上，智能化電子商務(wù)檔案的建設(shè)發(fā)展標(biāo)志了電子商務(wù)檔案所存儲的信息資源能夠普及導(dǎo)致大眾群體中，而智能化檢索功能也能夠滿足社會高速發(fā)展要求，計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展能夠?qū)崿F(xiàn)電子商務(wù)檔案信息智能檢索發(fā)展，尤其是圖像信息建設(shè)智能化，其為電子商務(wù)信息檢索智能化發(fā)展提供了機(jī)會。但是，當(dāng)前電子商務(wù)檔案檢索智能化發(fā)展中也存在一些不足，智能化水平不高，發(fā)展速度慢，與科技發(fā)展無法緊密結(jié)合。隨著全球化進(jìn)程的加快，電子商務(wù)活動也呈現(xiàn)全球化特征，而各國的語言體系、法律體系、交易方式等方面存在很大的不同，當(dāng)前智能檢索無法滿足全球電子商務(wù)活動開展要求，影響了電子商務(wù)檔案管理智能化發(fā)展。

2 電子商務(wù)檔案管理的優(yōu)化方式

2.1 完善電商檔案管理

相對于傳統(tǒng)電商檔案管理而言，智能化電商檔案管理建設(shè)更為獨(dú)立，其是在高科技技術(shù)基礎(chǔ)上，利用智能電子設(shè)備以及電子技術(shù)，實(shí)現(xiàn)智能化發(fā)展。在信息資源智能化時，大多數(shù)都是利用大量存儲技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)和資源共享、智能等優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)化。按照當(dāng)前的規(guī)章制度，通過計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)高效、便捷收集、整理并處理不同信息，這是電子商務(wù)檔案科技化發(fā)展的主要優(yōu)勢。在信息資源智能化發(fā)展時，海量存儲技術(shù)實(shí)現(xiàn)了信息資源的智能化存儲，信息模數(shù)轉(zhuǎn)換技術(shù)則實(shí)現(xiàn)檔案信息智能化，利用計(jì)算機(jī)二進(jìn)制在大數(shù)據(jù)下存儲信息、整合信息、分析處理信息。信息管理系統(tǒng)通過應(yīng)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)建立了電子商務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，為其智能化發(fā)展奠定了信息存儲和利用基礎(chǔ)[3]。而利用智能存儲技術(shù)能夠使系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)更新、拓展，有利于擴(kuò)充容量，為后續(xù)檔案管理工作提供了技術(shù)保障。

2.2 建立智能管理平臺

電子商務(wù)檔案管理的信息化和智能化發(fā)展可以利用客戶關(guān)系管理、墑情分析預(yù)測和營銷策劃等專業(yè)知識建立智能化管理平臺。電子商務(wù)檔案中，客戶檔案十分重要，其中存儲了大量的客戶信息，要想精準(zhǔn)定位客戶，必須要提高客戶信息處理速度和準(zhǔn)確度，對此，必須要建立智能管理平臺。而智能管理平臺的建設(shè)重點(diǎn)在于用戶獲取信息平臺和智能化信息處理這兩方面。就電子商務(wù)檔案智能化管理而言，為保證其能夠與實(shí)體管理之間協(xié)調(diào)發(fā)展，需要配置能夠處理相似文件信息的智能化設(shè)備，這樣才能夠保證信息處理更加精準(zhǔn)，準(zhǔn)確定位客戶，預(yù)測電子商務(wù)未來發(fā)展方向，降低電商風(fēng)險(xiǎn)[4]。

2.3 保障檔案管理安全

電商檔案管理的重點(diǎn)在于信息的安全、保密，在法律范圍內(nèi)保障隱私信息安全。對此，電子商務(wù)檔案管理必須要建立智能化檔案管理系統(tǒng)，并建立健全價值體系，并建立完善的信息管理系統(tǒng)，加大系統(tǒng)安全技術(shù)投入建設(shè)力度，確保信息安全[5]。同時能夠不斷完善企業(yè)商業(yè)管理程序，并制定科學(xué)的管理方案。

3 結(jié)語

當(dāng)今時代，電子商務(wù)檔案對于企業(yè)的發(fā)展十分重要，檔案中包含了企業(yè)各種商業(yè)活動、發(fā)展規(guī)劃、客戶信息、業(yè)務(wù)信息等重要內(nèi)容，這些信息資源的管理為企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供了保障。因此，企業(yè)必須要重視電子商務(wù)檔案管理工作，完善檔案管理工作，推動電子商務(wù)檔案管理實(shí)現(xiàn)智能化、信息化發(fā)展，并保障檔案管理的安全性，充分利用檔案信息，推動企業(yè)發(fā)展。