論污水處理廠的檔案管理

任先博

寧夏太陽山水務(wù)有限責(zé)任公司 寧夏銀川 750004

1 企業(yè)檔案管理介紹

1.1 總則

（1）公司檔案管理工作，有效地保護和使用檔案，特制訂本規(guī)定。

（2）檔案是指過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

（3）重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由行政部統(tǒng)一管理。

1.2 歸檔范圍

（1）行政類：行政法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、會議記錄、規(guī)章規(guī)定、管理流程等；各類公文。本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關(guān)機構(gòu)來往的批復(fù)；各類證照、證書。包括章程、法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、土地證、房產(chǎn)證、商標(biāo)注冊證書、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽牌匾和證書等；各類固定資產(chǎn)資料。包括車輛所有原始證照、辦公設(shè)備、儀器設(shè)備說明書、保修卡等；所有加蓋公章的文件復(fù)印件；在企業(yè)文化建設(shè)和社會活動中直接形成的有保存價值的各種文字、視頻、光盤、錄音等形式的歷史記錄[1]。

（2）工程類：設(shè)計文件、圖紙、招投標(biāo)文件、造價、工程管理（變更、進度控制、質(zhì)量控制）、工程驗收、工程報批資料、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗方法等。

（3）合同類：訂貨合同、銷售合同、工程合同、租賃合同、裝修合同、廣告合同、財產(chǎn)保險合同、貸款（銀行承兌）合同、擔(dān)保（抵押）合同、合作（加盟）協(xié)議、投資協(xié)議和其他合同（協(xié)議）等

（4）財務(wù)類：申請單、報賬單、票據(jù)、文件、原始憑證、計帳憑證、帳簿報表、納稅申報、統(tǒng)計報表、基礎(chǔ)資料等有參考價值的原始資料和電子文檔。

（5）其他類：供應(yīng)商檔案；各種領(lǐng)貨單、入庫單、盤點表等單據(jù)、登記本及上級領(lǐng)導(dǎo)交代需要歸檔的資料等。

1.3 歸檔時間

（1）公司所有原始文件和加蓋公章的文件復(fù)印件須于文件產(chǎn)生的24 小時之內(nèi)辦理歸檔手續(xù)；

（2）未按要求及時歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任。

1.4 歸檔份數(shù)

（1）原件或復(fù)印件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。

（2）使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。

1.5 檔案的收集

（1）由各部門指派專人，每周對其本部門需要歸檔的文件進行收集，并進行分類、排列、編目后移交檔案室。

（2）由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進行系統(tǒng)的、全面的整理。

（3）收集時要保證檔案的質(zhì)量。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。

1.6 檔案的整理

（1）檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。

（2）檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。

（3）電子備份重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。

1.7 檔案使用與歸還

（1）檔案使用：公司員工需要使用檔案時在《檔案使用登記薄》上登記，檔案管理人員根據(jù)該名員工的工作崗位及使用檔案的必要性核準(zhǔn)使用。

（2）檔案歸還：檔案使用者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時，經(jīng)檔案管理人檢查無誤后在《檔案使用登記薄》登記。（使用人歸還的檔案發(fā)生損壞、丟失的，或歸還時內(nèi)容發(fā)生變更的由使用人承擔(dān)全部責(zé)任）。

2 本人參與吳忠市太陽山移民開發(fā)區(qū)污水處理廠新建工程簡介

工程概況：吳忠市太陽山移民開發(fā)區(qū)污水處理廠位于吳忠市太陽山移民開發(fā)區(qū)鹽興公路和西環(huán)路（慧心公路）西南角，占地約38．8 畝。已建建筑于2010 年建成包括生產(chǎn)線建筑物（進水井、粗細格柵、提升泵站、沉砂池、CAST 池、脫水間）及生產(chǎn)管理用房，2017 年新建包括四部分，其一是利用原有池體、設(shè)備更新部分；其二是新建、構(gòu)筑物部分（事故池1座、磁混凝池1座、加藥間1座）；其三是原有CAST 池體改造為MBR 部分；其四是利用原有單體設(shè)施和設(shè)備。提標(biāo)改造后在原污水處理廠1．5 萬m3/d 的規(guī)模基礎(chǔ)上，將污水出水標(biāo)準(zhǔn)升級至一級A 標(biāo)準(zhǔn)。污水廠尾水滿足直接排入下游水體要求[2]。

3 結(jié)合吳忠市太陽山移民開發(fā)區(qū)污水處理廠新建工程論述現(xiàn)場綜合安全管理

建設(shè)和發(fā)展中形成大量有價值檔案資料，在當(dāng)前生產(chǎn)中如何將當(dāng)前資料做好管理，促使其更好地應(yīng)用在生產(chǎn)建設(shè)中。

3.1 健全檔案管理工作的機構(gòu)

在目前的發(fā)展中，清遠市城市建設(shè)以及人民物質(zhì)生活水平得到了較快提升，城市污水處理一方面是城市建設(shè)發(fā)展的基礎(chǔ)設(shè)施，同時也是城市現(xiàn)代化建設(shè)中最為重要構(gòu)成部分，也會影響到城市的整體面貌以及形象，對城市居民的身體健康造成影響。所以，必須對城市污水處理做好檔案管理，其對于城市建設(shè)以及人類環(huán)境保護有著十分重要的意義，也可以最大程度上適應(yīng)當(dāng)前新時代污水處理工作的必須。第一要求領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，做好機構(gòu)建設(shè)，在城里檔案室以后，將綜合檔案室作為中心，通過分管領(lǐng)導(dǎo)以及兼職檔案員構(gòu)成檔案管理體系，綜合檔案館主要承擔(dān)了檔案工作的規(guī)劃、組織、管理以及協(xié)調(diào)等工作，促使檔案管理工作逐漸開始趨向于科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及現(xiàn)代化的方向發(fā)展，為了保證檔案管理工作資金要求將檔案管理工作納入到年度財務(wù)計劃中，并且納入到總體規(guī)劃中，如此就可以確保檔案管理工作進步，也可以給污水處理事業(yè)檔案收集管理奠定基礎(chǔ)[3]。

3.2 污水處理長檔案管理工作優(yōu)化探討

為了確保檔案管理工作得到較好推進，可以不斷給生產(chǎn)經(jīng)營以及設(shè)備管理多項工作來服務(wù)，制定同檔案管理相關(guān)制度，做好檔案材料的收集、整理以及歸檔等諸多環(huán)節(jié)的工作。

3.3 收集檔案管理資料

應(yīng)該參與到對于各部門檔案的培訓(xùn)以及整理工作，對文件材料進全面的收集，都可以將反映本單位工作活動內(nèi)容進行反應(yīng)，有著可以查考利用價值的文件材料都納入到收集的范圍中。可以參考國檔發(fā)1987]27 號文《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》，并且同我單位工作實際結(jié)合，將收集范圍劃分為三種類型：

3.3.1 上級機關(guān)的相關(guān)文件材料

主要包括有上級機關(guān)召開的對于要求執(zhí)行的會議文件，并且印發(fā)一些屬于本單位主管業(yè)務(wù)或者是要求貫徹執(zhí)行各種類型的文件材料。

3.3.2 本單位的文件材料

對于此類文件材料包括的內(nèi)容有；本單位召開的多種綜合性會議材料，包括有工作計劃、大事記、職稱評定、 退休、總結(jié)以及簡介等相關(guān)材料。本單位全部紅頭文件的正（底）稿、一些重要文件的修改稿以及請示同上級的批復(fù)。建筑工程需要簽訂的各種類型的合同、移交清單以及協(xié)議書等內(nèi)容。年度統(tǒng)計報表，一般包括有會計年報表、業(yè)務(wù)統(tǒng)計年報表以及勞資統(tǒng)計年報表等，比如說新城污水廠作為實例進行分析，簡要介紹檔案資料的收集。

新城污水處理廠從開始動工到投產(chǎn)運行中，形成了申請書、設(shè)計任務(wù)書、可行性研究報告、工程圖紙、協(xié)議合同書等諸多文件材料，文件的收集和整理，應(yīng)用了跟蹤上門的形式，但凡上級來文都會進行登記、傳閱、確保檔案人員可以依據(jù)登記序號做好收集整理，一旦發(fā)現(xiàn)有一些缺頁的文件、圖紙，立刻進行查找，保證資料的完整性。與此同時，為了促使圖紙做到成套以及成卷。應(yīng)該通過兩種渠道進行收集。第一是上門的索取，對于還存在圖紙資料的單位或者是個人，將圖紙第一時間收回，并且上交給檔案室，比如說，在進行竣工驗收時，一些工程往往只是報送了施工圖，但是竣工圖同設(shè)計圖卻沒有及時報送，因此要求第一時間進行查找，促使竣工圖同變更圖都必須補齊。

3.3.3 同級單位的文件材料

對于同級單位頒發(fā)的一些非本機關(guān)主管的業(yè)務(wù)，但是必須執(zhí)行的文件材料或者是同級單位同本單位之間進行聯(lián)系、以及協(xié)商工作相關(guān)重要文書。

3.4 檔案資料的整理工作

（1）在文件接收前，對于各個部門的檔案做好檢查工作，對于不符合要求的文件，依照《檔號編制規(guī)則》相關(guān)幫助進行整理。

（2）對于負責(zé)資料的管理工作，依照《中國圖書分類法》來對圖書做好分類整理工作，同時嚴格依照檔案管理的相關(guān)要求，同時建立建全資料接收、整理以及管理體系。

3.5 對檔案資料做好檢查利用

在工作中必須認真進行查閱登記工作，依照相關(guān)要求進行填寫，方便提供具體效益的線索以及來確定能否進行跟蹤調(diào)查。

3.6 保護檔案資料

主要是負責(zé)對檔案資料做好安全管理，可以定期對數(shù)量以及保管現(xiàn)狀做好全面的檢查，填寫相關(guān)登記簿，來對的檔案資料室內(nèi)溫度以及濕度根據(jù)具體要求來進行調(diào)控，及時對檔案資料做好除塵以及消毒工作，定期對庫房衛(wèi)生做好清理，做好安全檢查，沒有出現(xiàn)相關(guān)事故。

4 進行科學(xué)編目，優(yōu)化檔案查找

依照檔案管理規(guī)范化的要求，做好對檔案的整理以及編目，污水處理廠的機械設(shè)備一些是從國外引進，在進行整理時必須翻譯文字說明等相關(guān)資料。