事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對(duì)策分析

孫偉

靖宇縣景山鎮(zhèn)綜合服務(wù)中心 吉林白山 135200

目前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度較快，加上大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，這能夠?yàn)槭聵I(yè)單位發(fā)展提供良好的環(huán)境。目前檔案管理工作中所應(yīng)用的傳統(tǒng)方法會(huì)受到各方面的限制，將阻礙事業(yè)單位發(fā)展，為了事業(yè)單位長久發(fā)展，需要進(jìn)行合理、科學(xué)的檔案管理工作，掌握當(dāng)前檔案管理工作中依舊存在的問題，并制定有效解決這些問題的策略，有效加強(qiáng)信息化管理，保證順利落實(shí)檔案管理工作。

1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)存問題

1.1 管理人員能力尚需提升

事業(yè)單位的檔案管理工作對(duì)于管理人員的耐心有一定要求，由于該工作過程較多，并且內(nèi)容繁瑣，很容易在管理過程中出錯(cuò)，因此應(yīng)保證細(xì)化管理。然而實(shí)際上檔案管理工作沒有較高專業(yè)性要求，并且工作不具備較高技術(shù)含量，使得該工作在事業(yè)單位中經(jīng)常被忽視。在安排管理人員時(shí)，通常是基層員工負(fù)責(zé)，使得管理人員不具備良好的管理知識(shí)儲(chǔ)備，整體素質(zhì)偏低，阻礙著檔案管理效率和質(zhì)量的提升。除此之外，由于事業(yè)單位對(duì)于檔案管理人員沒有良好待遇，工作人員沒有足夠積極性，并且人員流動(dòng)性較大，從而難以提升管理工作效率。

1.2 檔案管理制度不夠完善

事業(yè)單位應(yīng)該基于完善管理制度開展檔案管理工作，以此保障工作的規(guī)范性和有序性，進(jìn)而提升檔案管理效率與質(zhì)量。目前大部分事業(yè)單位中因?yàn)樵跈n案管理工作方面沒有建立完善的制度，只是在口頭上強(qiáng)調(diào)管理的標(biāo)準(zhǔn)性和有序性，難以體現(xiàn)在工作實(shí)踐中，導(dǎo)致檔案管理人員收集、整理和保管檔案時(shí)不具規(guī)范性，并且可能在未來開展工作時(shí)出現(xiàn)隱患，對(duì)事業(yè)單位收益產(chǎn)生嚴(yán)重影響[1]。

1.3 管理硬件設(shè)備不齊全

隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式不符合發(fā)展要求，從而應(yīng)實(shí)現(xiàn)管理工作的信息化轉(zhuǎn)型，運(yùn)用信息技術(shù)完善建立信息化的檔案管理模式。然而很多事業(yè)單位沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，在檔案管理方面沒有投入足夠的經(jīng)費(fèi)及硬件設(shè)備，阻礙檔案管理設(shè)備更換更新。除此之外，開展管理工作時(shí)，由于設(shè)備不齊全，很多工作需要進(jìn)行人工操作，如果在這一過程中出現(xiàn)檔案丟失、錯(cuò)誤和損壞等問題，則會(huì)加大工作人員任務(wù)量。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策

2.1 提升管理人員綜合素質(zhì)

人員是開展檔案管理的重要因素，為提升檔案管理的質(zhì)量，首先要保證管理人員的綜合素質(zhì)良好。為提升管理人員素質(zhì)，應(yīng)從以下幾方面入手：①提升管理人員工作待遇，通過優(yōu)厚工作條件激發(fā)人員工作積極性，并增強(qiáng)其責(zé)任心[2]。②事業(yè)單位需大量引進(jìn)專業(yè)性強(qiáng)、素質(zhì)高、能力強(qiáng)的管理人才，應(yīng)嚴(yán)格對(duì)待評(píng)定人員的工作，在基礎(chǔ)上提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。③對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，定期開展高密度專業(yè)訓(xùn)練，通過工作實(shí)踐來加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)與能力。③制定合理的人員考核機(jī)制，對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行監(jiān)督于審查，確定其崗位工作規(guī)范，完善獎(jiǎng)懲制度，由此提升管理人員工作自覺性。

2.2 完善檔案管理制度

完善的檔案管理規(guī)章制度能夠保障管理工作高效率開展。對(duì)事業(yè)單位而言，為了使檔案管理工作高效、規(guī)范開展，與建設(shè)自身良好制度不可分離，在構(gòu)建制度時(shí)應(yīng)注重以下幾項(xiàng)內(nèi)容。①遵循國家相關(guān)法律法規(guī)，在單位內(nèi)部構(gòu)建控制以及責(zé)任追究制度，提升管理人員責(zé)任意識(shí)與法律意識(shí)。②確保人為操作程序更加規(guī)范，并具有簡單性和保密性，盡可能采取責(zé)任分層制度，將多層防護(hù)做好。完善建立檔案管理制度可提升員工崗位責(zé)任意識(shí)，才能保證事業(yè)單位有效提升檔案管理效率。

2.3 合理配備檔案管理的硬件設(shè)施

單位開展檔案管理需要以硬件設(shè)施為基礎(chǔ)，傳統(tǒng)檔案管理方式會(huì)受到保存檔案?jìng)}庫的限制，主要是防止紙質(zhì)檔案丟失和損壞，而實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化，則不需要寬敞的檔案?jìng)}庫，而是對(duì)電子掃描設(shè)備以及數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備有更高的要求，同時(shí)也應(yīng)配備計(jì)算機(jī)和打印機(jī)等輔助設(shè)備。為確保檔案管理方式的有效落實(shí)，事業(yè)單位需要完善建設(shè)和配備相應(yīng)的硬件設(shè)施，加快檔案管理信息化建設(shè)速度，由此提升管理工作效率以及質(zhì)量[3]。

2.4 加強(qiáng)單位檔案管理信息化建設(shè)

目前科學(xué)技術(shù)發(fā)展速度較快，社會(huì)上很多領(lǐng)域開始廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)，對(duì)于檔案管理來說，信息化管理模式是目前檔案管理基本要求?；谠撔蝿?shì)，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)建設(shè)信息化檔案管理，以達(dá)到檔案管理在現(xiàn)階段的要求。檔案管理人員需要掌握計(jì)算機(jī)以及掃描儀等設(shè)備的操作方法，準(zhǔn)確、快速錄入紙質(zhì)檔案，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化，并快速存儲(chǔ)歸檔。另外，事業(yè)單位需通過互聯(lián)網(wǎng)在單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)高效傳遞檔案信息，將管理時(shí)效性提高。事業(yè)單位應(yīng)該運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)新檔案管理，完善構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，提升檔案管理質(zhì)量和企業(yè)效益。

2.5 保證檔案管理安全性

事業(yè)單位檔案具有法律效率，從而應(yīng)注重檔案管理安全性。針對(duì)這一情況，事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案保密性，統(tǒng)一管理檔案過程中，保證各環(huán)節(jié)的規(guī)范性，并制定相關(guān)規(guī)章制度，提升管理人員安全意識(shí)，并掌握基本的防水、防火、防蟲、防霉變以及防盜等意識(shí)和技能。對(duì)于信息化管理來說采用先進(jìn)信息化手段，避免網(wǎng)絡(luò)中出現(xiàn)不法分子以及黑客入侵的情況，保管好檔案原始資料。

3 結(jié)語

目前事業(yè)單位在檔案管理工作方面還有一些問題存在著，為促進(jìn)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展，應(yīng)改革和創(chuàng)新檔案管理方式。事業(yè)單位應(yīng)該重視檔案管理工作，提升管理人員綜合素質(zhì)，完善構(gòu)建檔案管理制度，配備齊全的檔案管理設(shè)備，并保證管理檔案的安全性，采用科學(xué)有效的對(duì)策完善檔案管理，提升事業(yè)單位的管理效率，以此獲得良好的經(jīng)濟(jì)效益，最終促進(jìn)其健康穩(wěn)定發(fā)展。