推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的淺述

龐淑麗

吉林省公主嶺市中心血站 吉林公主嶺 136100

檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，其主要任務(wù)：將以往的重點(diǎn)工作以各種資料形式進(jìn)行記錄；要將大量的記錄分門(mén)別類(lèi)的妥善儲(chǔ)存；在工作需要時(shí)，快速準(zhǔn)確的調(diào)取相關(guān)歷史信息。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該重視對(duì)檔案管理工作的重視，更新單位管理理念，創(chuàng)新事業(yè)單位的管理手段，加強(qiáng)對(duì)管理隊(duì)伍的構(gòu)建，推動(dòng)檔案管理向規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，進(jìn)而為社會(huì)的發(fā)展提供自身的力量。

1 構(gòu)建完善的檔案管理體系，明確管理職責(zé)

首先，需要構(gòu)建完善的現(xiàn)代化檔案管理體系，明確負(fù)責(zé)檔案管理工作人員的職責(zé)。在具體工作中，要保證各項(xiàng)檔案管理工作都是嚴(yán)格地按照單位所建立的制度體系實(shí)施的，降低違法違規(guī)管理檔案現(xiàn)象發(fā)生的概率。其次，針對(duì)不同類(lèi)型的檔案需做好分級(jí)、分類(lèi)管理，這樣在后期的檔案調(diào)用過(guò)程中，也能夠快速的對(duì)應(yīng)查找到所需要的檔案。在日常管理工作中，還應(yīng)當(dāng)將檔案管理劃分為一項(xiàng)重要的管理工作內(nèi)容，結(jié)合單位發(fā)展的實(shí)際情況，制定詳細(xì)的管理工作計(jì)劃，成為專(zhuān)業(yè)化的小組管理團(tuán)隊(duì)，依照檔案類(lèi)型、重要程度等，有針對(duì)性地推進(jìn)各項(xiàng)檔案管理事宜，逐步推動(dòng)檔案管理的不斷發(fā)展[1]。

2 落實(shí)檔案管理方式的改革升級(jí)

在新形勢(shì)下，為了更好地解決檔案管理工作中存在的缺點(diǎn)和不足，我國(guó)政府部門(mén)經(jīng)常會(huì)對(duì)各地機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理數(shù)據(jù)及其他各項(xiàng)信息不定期地進(jìn)行治理和調(diào)查，在這樣的背景下，如果依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，可能會(huì)增加管理人員的工作量和壓力。因此，做好檔案管理方式的改革升級(jí)就顯得極為重要了，在改革升級(jí)檔案管理方式，重點(diǎn)在于借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)，構(gòu)建檔案管理信息共享平臺(tái)，借助該平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案分門(mén)別類(lèi)的管理，這樣即便是上級(jí)政府部門(mén)要臨時(shí)檢查機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理情況和效果，也能夠快速地從電腦上調(diào)用這些檔案，減輕工作人員的壓力和工作量，提高管理效率。同時(shí)，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案管理還可以實(shí)現(xiàn)管理的多樣化，如其可以將文字、圖片、影像等集中到一起實(shí)施檔案管理，豐富了檔案的內(nèi)容，使得檔案信息內(nèi)容更加的豐富翔實(shí)。當(dāng)然，要落實(shí)檔案管理方式的改革升級(jí)，還需要有充足的設(shè)備作為保障，做好檔案管理設(shè)備維護(hù)工作，如使用各類(lèi)信息設(shè)備時(shí)要避免計(jì)算機(jī)被病毒入侵，及時(shí)地查殺病毒，做好重要檔案文件的備份工作，妥善保管重要檔案，保證檔案管理的安全性[2]。

3 做好檔案案卷的精細(xì)化管理

對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，部分單位的成立時(shí)間比較久，因此，經(jīng)常會(huì)有一些陳舊、沒(méi)有使用價(jià)值的檔案，如部分早期紙質(zhì)檔案的制作比較粗糙、簡(jiǎn)陋，在當(dāng)前要做好這些檔案的管理與整理工作，難度之大可想而知。因此，還需做好檔案管理的精細(xì)化管理，針對(duì)一些制作簡(jiǎn)單、缺乏價(jià)值的檔案可以及時(shí)地將其剔除，避免大量資源被占用。而針對(duì)一些有價(jià)值的紙質(zhì)檔案，則需要及時(shí)的實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，保證單位檔案的全面性，不斷對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行完善和補(bǔ)充。

4 優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員其綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理質(zhì)量的高低。因此，筆者認(rèn)為要真正地做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)其規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，還需不斷地優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍人員的綜合素質(zhì)，保證單位內(nèi)所有從事檔案管理工作的員工，對(duì)于信息化檔案管理信息熟悉且能夠靈活的應(yīng)用，更新他們的檔案管理意識(shí)和觀念，使他們切實(shí)認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于單位發(fā)展建設(shè)的重要性。同時(shí)，還需做好檔案管理人員的技能考核，保證他們熟練掌握了檔案管理操作技能與方法，對(duì)于在工作中積極認(rèn)真、負(fù)責(zé)的工作人員，可以及時(shí)地給予其物質(zhì)和精神上的獎(jiǎng)勵(lì)，調(diào)動(dòng)工作人員積極性。

5 更新單位管理理念

在檔案管理的進(jìn)行中，管理理念尤為重要。事業(yè)單位可以在管理的過(guò)程中，更新自身的管理理念，使檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。首先在工作的過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)者起到領(lǐng)頭羊的作用，在平時(shí)的生活中加強(qiáng)對(duì)檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)與深入探究，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視。其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還應(yīng)該不定期的開(kāi)展宣傳教育工作，加強(qiáng)對(duì)工作人員檔案管理專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)，樹(shù)立全新的檔案管理理念，完善工作流程。最后，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，各個(gè)工作人員在檔案管理工作的過(guò)程都應(yīng)該不斷的更新自我理念，完善自身的專(zhuān)業(yè)能力，提升自身的綜合素質(zhì)，規(guī)范自身的工作行為[3]。

6 機(jī)關(guān)事業(yè)單位加大資金投入

要想實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的管理，就需要單位投入充足的資金作為發(fā)展過(guò)程中的支撐點(diǎn)，因?yàn)樵跈n案管理的過(guò)程中，需要引進(jìn)大量的先進(jìn)設(shè)備以及軟件、硬件設(shè)施。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該正視現(xiàn)階段的經(jīng)濟(jì)條件，購(gòu)買(mǎi)所需要的先進(jìn)設(shè)備，如掃描儀、打印機(jī)等。不僅如此，在檔案管理的過(guò)程中，信息化平臺(tái)的建設(shè)必不可少，并且事業(yè)單位在建設(shè)信息化平臺(tái)的過(guò)程中需要投入一定量的資金，在日后的發(fā)展過(guò)程中運(yùn)營(yíng)與維護(hù)系統(tǒng)的資金也不可或缺。因此，單位應(yīng)該加大資金的投入，進(jìn)而促進(jìn)單位的不斷發(fā)展。

7 結(jié)語(yǔ)

檔案管理是人事合理調(diào)動(dòng)的基礎(chǔ)所在，其是機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要組成部分，要實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，必須要結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實(shí)際情況，構(gòu)建現(xiàn)代化的管理模式，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍，及時(shí)解決檔案管理中存在的問(wèn)題和不足，提高檔案管理質(zhì)量和效率。