加強事業(yè)單位檔案安全管理的措施

葛利芳

寧武縣測繪管理辦公室 山西忻州 036700

隨著信息化技術的廣泛應用，檔案資料數(shù)據(jù)在各行業(yè)領域的生產(chǎn)發(fā)展中的重要性也日益凸現(xiàn)，其巨大的開發(fā)利用價值也備受關注，因此加強檔案安全管理工作有著重要的現(xiàn)實意義。目前檔案安全管理中還普遍存在著檔案保管不當、檔案安全管理不到位等問題，因此需要提高檔案安全管理意識，對相應的安全管理制度體系進行完善，加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力的培養(yǎng)，使檔案安全工作的保密性以及檔案庫房的安全性有效提高。

1 事業(yè)單位檔案安全管理中存在的問題

1.1 對檔案管理缺乏重視

當前，事業(yè)單位承擔的工作任務不斷增加，對管理工作也提出更為嚴格的要求，一些單位領導更加重視業(yè)務工作，對檔案資源的重要性和價值性缺乏正確認知，也沒有給予安全管理以高度重視。同時，事業(yè)單位內(nèi)部也沒有形成良好的檔案管理氛圍，一些員工不愿意配合檔案人員落實安全管理工作，檔案人員對工作缺乏熱情和信心，為檔案資源的安全埋下隱患。

1.2 管理硬件條件較差

由于領導對檔案管理工作的輕視，對檔案管理投入的資金過少，不僅體現(xiàn)在設備不全面，甚至連檔案管理工作的辦公室都十分可憐，沒有防盜的保險箱、鐵門之類的設備，辦公環(huán)境也十分混亂，辦公室、傳達室、接待室、檔案室混在一起，嚴重影響工作效率，影響檔案的安全性和嚴謹性。

1.3 信息管理不當

相關檔案管理人員在進行檔案安全管理時，常會因工作疏忽等原因，在檔案排列編號、信息分類等工作中出現(xiàn)錯誤，對日常的檔案管理和信息查詢帶來不利，另外在檔案中的不少照片、底片等資料，如未進行定期檢查和處理，極容易出現(xiàn)發(fā)霉、發(fā)黃等現(xiàn)象，嚴重影響資料的使用；另外對于聲音、錄像等檔案未進行及時復制和刻錄，一旦出現(xiàn)損壞的情況，將造成無法補救的損失。

1.4 檔案人員專業(yè)素質(zhì)不高

主要體現(xiàn)在以下幾點：第一，部分檔案人員不具備專業(yè)背景，在開展安全管理時缺乏技術和知識支撐，導致管理工作缺乏實效性和針對性，對檔案安全帶來影響。第二，事業(yè)單位人力資源匱乏，沒有設置專職的檔案管理人員，很多人員都是兼職檔案工作，精力和時間有限，導致檔案管理存在漏洞。第三，部分檔案人員對檔案管理缺乏正確認知，對待工作的態(tài)度不認真、不積極，在管理中經(jīng)常犯錯誤，甚至出現(xiàn)人員離職后，沒有與接任的檔案人員進行工作交接，大量寶貴的檔案資源流失[1]。

2 事業(yè)單位加強檔案安全管理的措施

2.1 提升重視程度

對于事業(yè)單位而言，檔案是其在發(fā)展中形成的寶貴資源，具有重要的實用價值和借鑒意義，因此，事業(yè)單位的相關領導需要提升思想認知，給予檔案安全管理以高度重視，進而提升管理效率和質(zhì)量。首先，主要領導要起到模范帶頭作用。主動學習檔案管理知識，并且給予相關工作以支持和理解，在內(nèi)部形成良好的管理氛圍和環(huán)境。其次，制度作為開展各項管理工作的依據(jù)和準繩。事業(yè)單位要結(jié)合自身特點和要求制定各項管理制度，保證制度的合理性、科學性，并將其落實到檔案安全管理中。制度并不是一成不變的，事業(yè)單位要根據(jù)實際情況對制度進行調(diào)整，保證其操作性。

2.2 管理工作保密性加強

目前信息技術的飛速發(fā)展，也對檔案安全管理提出了更高的要求。各種先進技術手段在檔案安全管理中得到應用的同時，也加大了檔案安全風險，對檔案保管的安全性造成極大的威脅。檔案保管的完整性、有效性、安全性對于檔案資源的有效利用起著決定性的作用，因此在實際管理工作中，需要針對檔案加強安全保密工作，對檔案的保密等級進行明確劃分，做好相應的檔案管理保密工作，在對檔案實體加強安全管理的同時，還需要對管理的保密性予以保證。對于保管的檔案需要相關管理人員定期進行嚴格清點，針對日益網(wǎng)絡化的各類檔案資料，隨著數(shù)學化檔案庫的運用，需要加強相應防火墻等安全防護手段，針對不同的防問權限設置相應的密碼保護，建立備份數(shù)據(jù)以及安裝保護隔離卡等，使電子檔案安全管理措施得以不斷完善[2]。

2.3 加強硬件建設

硬件環(huán)境是保證檔案資源的物質(zhì)基礎，事業(yè)單位要重視加強硬件建設。首先，通過專項資金的形式采購檔案管理所需的硬件設備，包括計算機、打印機、保管柜等。其次，結(jié)合檔案管理的實際需求，設置專門的檔案室、接待室、傳達室、辦公室及保管室。最后，在對紙質(zhì)檔案進行管理時，要做好防盜、防潮及防火工作，確保檔案資源安全[3]。

2.4 檔案資料的使用安全

檔案資料的使用安全是安全管理的關鍵性內(nèi)容，由于檔案的保密等級不同，其重要程度也存在差異，針對這一情況，首先，要合理的設置檔案查閱權限，根據(jù)組織內(nèi)部不同的等級要設置多重檔案查閱權限。只有最高權限才有權查閱所有檔案資料，其余人員只能部分查閱，對于因事授權查閱的人員，在工作結(jié)束之后要立即停止其查閱的權限，這也是避免檔案資料泄露的重要手段之一。其次，要嚴格劃分檔案密級，并隨著時間的推移，按照相關規(guī)定進行升密、將密以及解密的操作，檔案管理人員要及時根據(jù)實際情況做好保密檔案與非密檔案的管理。在調(diào)閱檔案資料時，要根據(jù)檔案密級確定檔案的查閱方式，密級高的檔案資料嚴禁帶出檔案閱覽室，并且在查閱過程中要注意保護好檔案，避免損壞[4]。

3 結(jié)語

綜上所述，作為重要工作基礎，檔案安全管理工作在檔案工作發(fā)展順利開展中發(fā)揮著重要的作用，能夠?qū)ο嚓P的歷史事件、經(jīng)營建設等內(nèi)容進行全面、真實地記錄，同時其中還包括不少重要的信息資料，甚至涉及高度機密的資料和文件，如果出現(xiàn)資料遺失或泄漏的情況，將會造成巨大的損失。因此加強檔案安全管理工作，是其他工作順利開展的重要基礎。