行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略探析

薛娟

呂梁市離石區(qū)人大常委會(huì)辦公室 山西呂梁 033000

檔案是在各種社會(huì)活動(dòng)中形成的，檔案管理作為一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，一定要做到?jǐn)慎和準(zhǔn)確，因?yàn)槠渲械哪承n案甚至涉及到了機(jī)密性的文件，因此，為保證工作的順利進(jìn)行，要對(duì)工作大力投入，以下將對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行詳細(xì)分析。

1 行政事業(yè)單位人事檔案管理的特點(diǎn)

1.1 行政事業(yè)單位人事檔案的現(xiàn)實(shí)性特點(diǎn)

記錄員工基本信息的人事檔案這一性質(zhì)決定了人事檔案的現(xiàn)實(shí)性。在行政事業(yè)單位中，職工眾多，崗位眾多，管理層只有在充分了解職員的基本信息、崗位專長(zhǎng)、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、何時(shí)經(jīng)歷過獎(jiǎng)懲等情況下，才能對(duì)該職員有更好的判斷：能否勝任這份工作以及為單位的發(fā)展帶來怎樣的前景等。有了一定的參考，對(duì)于單位用人的選擇才會(huì)有判斷的方向。單位在崗位人才的選擇過程中，都希望選擇有更加優(yōu)異成績(jī)的人，以期待對(duì)單位的長(zhǎng)久發(fā)展作出貢獻(xiàn)，因此，人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)性特點(diǎn)成為最重要的一點(diǎn)[1]。

1.2 行政事業(yè)單位人事檔案的真實(shí)性特點(diǎn)

行政事業(yè)單位在用人選擇方面更加嚴(yán)謹(jǐn)，這就要求在人事檔案管理方面要非常謹(jǐn)慎。人事檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置本身就是為單位提供更加精準(zhǔn)的人事信息，以便單位在用人方面的科學(xué)合理安排。因此，人事部記錄在冊(cè)的檔案都應(yīng)該是最準(zhǔn)確的，經(jīng)過職員本身核對(duì)的信息。而在工作中該職員獲得了何種獎(jiǎng)懲，對(duì)企業(yè)作出了何種貢獻(xiàn)，但凡可以提高職員自身價(jià)值的經(jīng)歷，在后續(xù)的工作中都可以補(bǔ)充進(jìn)人事檔案信息里，使履歷更有說服力。人事檔案中記錄的都是職員的具體信息，以供管理層更加直觀地看到該職員的自身價(jià)值，對(duì)職員選擇有所考量。而且人事檔案是對(duì)職員工作經(jīng)歷、工作能力、性格特點(diǎn)進(jìn)行客觀的表述。

2 提升行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平的若干策略

2.1 秉承法制精神，優(yōu)化管理機(jī)制

隨著社會(huì)發(fā)展，檔案法制建設(shè)將更加規(guī)范，行政事業(yè)部門也應(yīng)建立具備法制工作的部門或崗位規(guī)章和制度，這樣檔案規(guī)范管理也應(yīng)納入擁有的位置。如此檔案管理機(jī)制的優(yōu)化和完善是規(guī)范管理實(shí)現(xiàn)的重要保障，行政事業(yè)單位必須通過強(qiáng)化部門協(xié)作、職能劃分、權(quán)責(zé)定位以及組織保障等措施途徑實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范管理機(jī)制的優(yōu)化，具體包括以下四點(diǎn)：

（1）制定檔案管理制度，保證相關(guān)制度的切實(shí)落實(shí)，確保組織到位、領(lǐng)導(dǎo)到位、工作人員到位，以達(dá)到組織落實(shí)、領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)、責(zé)任落實(shí)。

（2）加強(qiáng)檔案管理宣傳，強(qiáng)化檔案管理的法制化宣傳，提高領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)，各部門清楚知曉人事檔案管理的重要作用和職責(zé)，提升各部門配合程度和責(zé)任意識(shí)，確保資料收集的及時(shí)、準(zhǔn)確無誤以及檔案使用的便捷、安全。

（3）檔案管理職責(zé)落實(shí)到單位、領(lǐng)導(dǎo)、部門和人，落實(shí)獎(jiǎng)勵(lì)和追責(zé)制度，確保人事檔案管理工作的規(guī)范、安全、科學(xué)和高效。

（4）定期召開規(guī)范化檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流，通過提升管理人員的等級(jí)，修定管理制度、提高管理人員的專業(yè)化水平等途徑建立起高效檔案規(guī)范管理機(jī)制[2]。

2.2 強(qiáng)化行政事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作的職能發(fā)揮

行政事業(yè)單位在人事檔案信息化管理工作的開展過程中，應(yīng)明確人事檔案信息化管理工作對(duì)行政事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)地位和重要作用，將人事檔案信息化管理工作與人力資源工作等形成緊密連接，應(yīng)用人事檔案信息化管理技術(shù)完成人才招聘、人力配置、資源優(yōu)化等一系列工作內(nèi)容，同時(shí)依照人事檔案信息化管理工作的職能發(fā)揮了解員工的成長(zhǎng)需求，促使人事檔案信息化管理工作能夠更加全面發(fā)揮其各項(xiàng)功能，確保行政事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)發(fā)展能夠在人事檔案信息化管理工作的保障下再創(chuàng)新高。同時(shí)行政事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化人事檔案信息化管理工作的法規(guī)建設(shè)，確保各項(xiàng)法規(guī)制度落實(shí)到位，避免人事檔案信息化管理工作出現(xiàn)失誤。

2.3 創(chuàng)新人事檔案管理方法

傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，因此有必要結(jié)合行政事業(yè)單位人事檔案管理實(shí)際，對(duì)人事檔案管理辦法加以創(chuàng)新，打造出符合行政事業(yè)單位當(dāng)前情況的人事檔案管理新方法。在行政事業(yè)單位人事檔案管理辦法完善過程中，既要注重管理辦法的靈活性和便利性，又要注重管理辦法的保密性和安全性，充分發(fā)揮人事檔案管理方法的優(yōu)勢(shì)，更好地服務(wù)人事檔案管理各項(xiàng)工作的開展。特別是行政事業(yè)單位人事檔案管理工作人員應(yīng)該結(jié)合行政事業(yè)單位人事檔案管理的實(shí)際需要，主動(dòng)引入信息技術(shù)，完善行政事業(yè)單位人事檔案管理信息系統(tǒng)，設(shè)計(jì)人事檔案信息建設(shè)方案，明確行政事業(yè)單位人事檔案管理的階段性目標(biāo)和遠(yuǎn)期目標(biāo)，確保行政事業(yè)單位人事檔案管理各項(xiàng)工作有目標(biāo)、有步驟地加以推進(jìn)。

2.4 加速構(gòu)建全國(guó)性的檔案信息共享系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)

科技的發(fā)展使地球越來越小，人們之間的距離越來越近，人事變動(dòng)越來越頻繁。所以人事檔案的信息共享給人員流動(dòng)提供了便捷。當(dāng)所有人事檔案信息都收錄在國(guó)家信息資源網(wǎng)中時(shí)，單位之間的人事信息共享，各個(gè)地區(qū)、各個(gè)部門調(diào)取需要的人事信息時(shí)更加快捷和方便，就算是距離很遠(yuǎn)也可以輕易實(shí)現(xiàn)人事調(diào)動(dòng)。人事資源的合理利用，更好地促進(jìn)行政事業(yè)單位的發(fā)展，給職工提供更加適合自己能力的崗位和工作環(huán)境，以便職工更好地發(fā)展，更好地為人民服務(wù)[3]。

3 結(jié)語

綜上所述，在行政事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案規(guī)范管理的過程中，不僅要加強(qiáng)檔案管理人員自身的素質(zhì)，企業(yè)單位也要加強(qiáng)對(duì)于檔案數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)，使得人事檔案能夠真正為單位的工作推進(jìn)提供參考，保障單位事業(yè)不斷發(fā)展。