做好企業(yè)文書工作的思考建議

李婧一

河北省任丘市華北石油通信有限公司 河北任丘 062550

文書工作是繁瑣的、具體的、失誤多、接觸面廣、隨機(jī)性大，因此有著較多不可預(yù)料性，在這種既要有原則性、又要有靈活性的文書工作中，工作好壞會(huì)直接對(duì)辦公室工作開展情況造成影響。那么應(yīng)當(dāng)如何更好完成文書工作呢？筆者對(duì)近些年來的工作實(shí)踐做出總結(jié)，認(rèn)為想要完成文書工作，那么就需要更好地完成下述四點(diǎn)：一是具備極強(qiáng)時(shí)效性，二是具備極強(qiáng)保密性，三是具備極強(qiáng)原則性，四是具備極強(qiáng)責(zé)任心[1]。

1 具備極強(qiáng)責(zé)任心

文書工作是一項(xiàng)嚴(yán)格、嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的工作，它涉及到企業(yè)各個(gè)方面，因此不允許出現(xiàn)任何錯(cuò)誤，很多人認(rèn)為文書工作只不過是傳閱文件、收發(fā)文件、日常性辦事而已，但是這種想法是錯(cuò)誤的。文書工作雖然離不開傳閱文件與收發(fā)文件，但是想要成為一名優(yōu)秀的文書，并不是一件十分簡(jiǎn)單的事情，需要保證每天發(fā)文、收文、督辦等各項(xiàng)工作，不會(huì)出現(xiàn)任何差錯(cuò)因此就需要將認(rèn)真的態(tài)度加入到每項(xiàng)工作來，認(rèn)真對(duì)待每一份信函、文件，并且做好編號(hào)登記。隨后送給領(lǐng)導(dǎo)批示，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)的要求轉(zhuǎn)達(dá)給不同的部門，使文件在整個(gè)過程中既準(zhǔn)確又及時(shí)。除此之外，文書也做好督辦工作，因?yàn)槲臅ぷ餍再|(zhì)十分繁雜，且具備較大的隨機(jī)性，因此有著較多的臨時(shí)性事務(wù)。通常這些事務(wù)十分緊急，比如一些工作沒干完，又要處理其他緊急事件。這些情況會(huì)占用文書人員一天中較多工作時(shí)間，所以每天都是忙碌的，要求文書工作人員不能離崗、堅(jiān)守崗位，因?yàn)殡S時(shí)隨地都可能有他人來辦事，就要求文書人員具備良好的責(zé)任心與服務(wù)意識(shí)，用熱情、真誠的態(tài)度去對(duì)待他人，用耐心去解釋各項(xiàng)工作，這些看起來雜碎不堪、簡(jiǎn)單的工作，實(shí)質(zhì)上有著極強(qiáng)的重要性。如果在工作中缺乏責(zé)任心，那么就難以完成這項(xiàng)工作。

2 具備極強(qiáng)原則性

原則性是每一名文書人員必須履行的基本素質(zhì)與起碼工作底線，在工作中又要具備眼色，同時(shí)也要靈活處理各項(xiàng)任務(wù)，這在其他行業(yè)中十分難得，但是在文書工作中卻是堅(jiān)決不可取的。原則性與靈活性在把握過程中，其中間的度就是制度規(guī)定，靈活性必須保證在原則范圍內(nèi)的靈活，講究的是通融下靈活，而不是犧牲原則的靈活。如果出現(xiàn)這種情況，那么就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)制度約束性、權(quán)威性逐漸喪失，在工作中，文書人員也保管著企業(yè)公章，這時(shí)就要求文書必須了解到，手中的印章代表的是一個(gè)公司、一個(gè)企業(yè)，而不是個(gè)人，因此有一定的嚴(yán)肅性和法律性。在使用每個(gè)印章時(shí)，都需要按照相應(yīng)的制度去做事，并且在辦理相關(guān)手續(xù)后才可以使用。如果某個(gè)人在工作中缺乏較強(qiáng)的原則性，對(duì)于認(rèn)識(shí)的人不講原則，不該做的事、不該印的章，都會(huì)因?yàn)殛P(guān)系而喪失原則，那么就難以保證企業(yè)日后更好發(fā)展。與此同時(shí)，如果在工作中有著嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度，在辦事中對(duì)事不對(duì)人，根據(jù)規(guī)章制度辦事，那么就會(huì)得到他人的支持與理解，同時(shí)也能提高文書人員工作主動(dòng)性[2]。

3 具備極強(qiáng)保密性

隨著時(shí)代發(fā)展、技術(shù)水平提高，這就使得各種信息發(fā)生泄密風(fēng)險(xiǎn)逐漸加劇，企業(yè)保密工作顯得更加重要，它不僅直接關(guān)系到企業(yè)切身利益，同時(shí)也關(guān)系到每個(gè)員工利益。所以需要重視保密工作，將保密工作貫穿到工作始終，并且明確了解保密的底線，對(duì)于一些明確涉及文件傳遞、收發(fā)、歸檔的職能，需要建立完善的保密制度，由此可以對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行檢查，使得保密工作在落實(shí)過程中有章可循、有法可依。與此同時(shí)，保密工作也涉及到企業(yè)中每個(gè)員工、各個(gè)部門，這是一項(xiàng)群眾性與基礎(chǔ)性工作，而非獨(dú)立工作，與其他工作都有著密切的聯(lián)系。如果沒有開展其他工作，那么就不涉及保密工作。而保密工作是為其他各項(xiàng)工作提供服務(wù)的前提。所以在這時(shí)我們應(yīng)當(dāng)常抓不懈、警鐘長(zhǎng)鳴，樹立保密意識(shí)，保護(hù)公司機(jī)密，成為每個(gè)文書人員應(yīng)當(dāng)負(fù)起的責(zé)任以及樹立的意識(shí)。文書每天所接觸的工作內(nèi)容都與各項(xiàng)信息有關(guān)，同時(shí)又在領(lǐng)導(dǎo)身邊開展各項(xiàng)工作，因此經(jīng)常性會(huì)涉及到保密的資料與信息。在工作中需要按照保密工作要求與職能去開展，按照函件、文件實(shí)際情況做好管理與傳閱的工作，在工作中，不該說的不說，不該看的不看，時(shí)刻保持警惕，因?yàn)橥姑軉栴}的發(fā)生，就在我們的身邊，并且也是不經(jīng)意的。辦公室工作主要是對(duì)于公司內(nèi)外工作進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)，因此這就決定辦公室有著繁雜的辦公環(huán)境與特點(diǎn)，所以開展保密工作顯得更加重要。

4 具備極強(qiáng)時(shí)效性

工作中的時(shí)效性主要指的是從傳閱、收文準(zhǔn)確性與及時(shí)性兩個(gè)方面入手，文件及時(shí)性主要是對(duì)于文書工作實(shí)踐上所提出的要求。在文書往來過程中，應(yīng)當(dāng)保證將文件傳遞及時(shí)以及按時(shí)送達(dá)，否則會(huì)失去文件作用，并且耽誤事情。要保證對(duì)于文件中提到的各項(xiàng)事務(wù)辦理及時(shí)，并且按照領(lǐng)導(dǎo)的要求做好辦理，不可出現(xiàn)拖延不辦等嚴(yán)格的，按照文件內(nèi)容去執(zhí)行與貫徹文件準(zhǔn)確性，能夠?qū)ξ臅ぷ髻|(zhì)量提出嚴(yán)格的要求。在文件處理、傳閱、接收等各個(gè)環(huán)節(jié)，不允許出現(xiàn)差錯(cuò)，由此才能保證文件具備準(zhǔn)確性。如果難以做到上述這點(diǎn)，就會(huì)導(dǎo)致文書與文件處理質(zhì)量被不斷降低，給工作帶來更多損壞[3]。

5 結(jié)語

綜上所述，作為一名合格的文書人員，在工作中需要貫徹的要求為：時(shí)效性強(qiáng)、保密性強(qiáng)、原則性強(qiáng)、責(zé)任性強(qiáng)，只有這樣才能成為一名稱職的文書人員。在工作中應(yīng)當(dāng)將求真務(wù)實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)加入其中，并且從思想角度入手，培養(yǎng)自身的觀念素質(zhì)，堅(jiān)持從管理方面著手，加強(qiáng)制度建設(shè)，堅(jiān)持不斷學(xué)習(xí)，提高個(gè)人業(yè)務(wù)技能，并且將精益求精與時(shí)俱進(jìn)的態(tài)度，加入到文書文件收發(fā)與傳達(dá)工作當(dāng)中來，認(rèn)真做好后勤工作，并且用求真務(wù)實(shí)態(tài)度，真誠熱情的服務(wù)去對(duì)待每天工作。