淺談電力檔案管理工作措施

胡海燕

重慶川東電力集團(tuán)有限責(zé)任公司 重慶 408000

1 電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的必要性

1.1 推動(dòng)電力企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的必然要求

近些年來(lái)，電力企業(yè)的規(guī)模逐漸擴(kuò)大，電力建設(shè)項(xiàng)目的數(shù)量也隨之增加。與此同時(shí)，由此所產(chǎn)生的檔案資源也隨之增加[1]。一方面，做好電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，滿足相關(guān)主體的信息需求，可以進(jìn)一步凸顯檔案價(jià)值。另一方面，做好電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，確保電力建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整性、真實(shí)性以及準(zhǔn)確性，能夠進(jìn)一步發(fā)揮檔案的憑證價(jià)值，為企業(yè)決策者以及管理者提供決策依據(jù)以及管理依據(jù)。

1.2 幫助電力企業(yè)維權(quán)的內(nèi)在要求

電力建設(shè)項(xiàng)目檔案中詳細(xì)記錄了某一電力建設(shè)項(xiàng)目的全過(guò)程，是反映電力建設(shè)項(xiàng)目管理質(zhì)量的依據(jù)和憑證，具有重要的法律價(jià)值。一方面，對(duì)電力建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，可以為后期審計(jì)工作、工程評(píng)價(jià)工作、工程評(píng)優(yōu)工作、稽查工作以及責(zé)任追究工作提供重要的依據(jù)，保障電力企業(yè)的權(quán)益[2]。另一方面，對(duì)電力建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，防止檔案資源出現(xiàn)遺失或者損毀的情況，能夠避免企業(yè)在法律糾紛中處于弱勢(shì)地位。

2 電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理措施

2.1 提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)

國(guó)家要加大對(duì)檔案相關(guān)法律法規(guī)的宣傳力度，使電力企業(yè)要嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定進(jìn)行檔案整理工作。電力企業(yè)上至領(lǐng)導(dǎo)、下至工作人員都要提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，清楚了解檔案現(xiàn)代化管理與電力企業(yè)持續(xù)發(fā)展的聯(lián)系，以及它在其中的重要性。電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員必須深入了解職工工作生活，站在他們立場(chǎng)上為他們考慮，真正關(guān)心他們利益，為他們解決難題。要積極組織檔案管理培訓(xùn)，定期對(duì)管理人員進(jìn)行考核，使他們體會(huì)到企業(yè)對(duì)檔案管理的重視，體會(huì)到檔案管理與自身職業(yè)發(fā)展息息相關(guān)，從而產(chǎn)生共同效應(yīng)，做好對(duì)檔案資料庫(kù)的記錄、整理，使電力企業(yè)形成檔案資料庫(kù)循環(huán)利用的良好習(xí)慣。

2.2 優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)

檔案管理人員是檔案管理工作的開展主體，也是提高檔案管理水平的關(guān)鍵，電力企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身檔案管理的重點(diǎn)、難度與復(fù)雜度，優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)檔案管理人才結(jié)構(gòu)的合理性，以提升電力企業(yè)檔案管理人員整體水平，為檔案管理水平的提升奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。首先，電力企業(yè)可結(jié)合自身檔案管理需求，制定檔案管理人員聘用制度，適當(dāng)引進(jìn)高水準(zhǔn)的檔案管理人員，為檔案管理工作的開展注入新鮮血液。其次，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)、考核及統(tǒng)籌規(guī)劃管理，為檔案管理人員提供提升管理技能與管理理念的機(jī)會(huì)，同時(shí)通過(guò)考核統(tǒng)籌來(lái)為檔案管理人員提供自我提升的內(nèi)在動(dòng)力。再次，企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部檔案管理工作結(jié)構(gòu)的編制，明確劃分各崗位的職責(zé)與權(quán)限，并制定相應(yīng)的責(zé)任追究制度與獎(jiǎng)懲機(jī)制，適當(dāng)將檔案管理質(zhì)量與水平和員工工資、績(jī)效、福利等掛鉤，以更好地管理與鞭策檔案管理人員。

2.3 提高檔案管理工作人員的能力素質(zhì)

提高檔案管理工作信息化建設(shè)，能夠促進(jìn)檔案管理工作效率的提升，但是主要還是需要管理工作人員來(lái)進(jìn)行檔案管理工作。所以提升檔案管理工作水平，還應(yīng)該要加強(qiáng)檔案管理工作人員隊(duì)伍的建設(shè)。在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，可以采用老員工帶新員工的方式，提高檔案管理工作人員的工作能力。特別是電力企業(yè)這種大型企業(yè)中，一般檔案管理人員的工齡比較高，具有幾年或者是十幾年的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，所以通過(guò)這些老員工，能夠有效地提高新員工的檔案管理能力，更好地開展檔案管理工作，同時(shí)老員工帶新員工，還能夠促進(jìn)檔案管理工作團(tuán)隊(duì)和諧氛圍的營(yíng)造，提高檔案管理工作人員之間的團(tuán)結(jié)合作意識(shí)。電力企業(yè)應(yīng)該要定期地對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)培訓(xùn)工作，提高檔案管理工作人員對(duì)于當(dāng)前新知識(shí)的了解程度以及最近的管理方式，從而不斷地提升自身檔案管理能力，提高檔案管理知識(shí)的儲(chǔ)備量，能夠與時(shí)俱進(jìn)，從而更好地開展檔案管理工作[3]。

2.4 檔案工作的評(píng)比及績(jī)效考核需要進(jìn)一步加強(qiáng)

電力企業(yè)的檔案管理工作是各項(xiàng)工作中所必不可少的環(huán)節(jié)，進(jìn)一步推進(jìn)電力檔案工作強(qiáng)有力的一個(gè)途徑就是對(duì)電力企業(yè)的檔案工作的評(píng)比及績(jī)效考核進(jìn)行加強(qiáng)。以電力檔案管理方法的完善為基礎(chǔ)，制定出檔案工作考核評(píng)比的具體細(xì)節(jié)，以此來(lái)當(dāng)做衡量與檢測(cè)各個(gè)單位檔案工作的根據(jù)及標(biāo)準(zhǔn)。每個(gè)月或者每三個(gè)月來(lái)對(duì)各單位的檔案工作進(jìn)行評(píng)比，以促使電力檔案工作的有效的展開。

2.5 加大軟硬件設(shè)備的投入

電力檔案是對(duì)電力產(chǎn)業(yè)歷史發(fā)展的真實(shí)記錄，是電力企業(yè)資產(chǎn)的憑證，是電力企業(yè)珍貴的無(wú)形資產(chǎn)。近年來(lái)，雖然電力檔案信息化程度已經(jīng)在不斷加強(qiáng)，但是為了相較于是科技發(fā)展的節(jié)奏還是比較滯后的，因此還要加快檔案信息化進(jìn)程。在針對(duì)加快檔案管理工作信息化進(jìn)程的問(wèn)題上：①要掙脫傳統(tǒng)管理模式的桎梏，依托信息化平臺(tái)，加強(qiáng)電子檔案的應(yīng)用于管理。在實(shí)際工作中，應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身情況，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬件的建設(shè)，及時(shí)更新設(shè)備，選擇使用具有較強(qiáng)實(shí)力及豐富經(jīng)驗(yàn)的計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)企業(yè)開發(fā)的電力檔案管信息系統(tǒng)軟件，加快檔案信息的開發(fā)利用使電力檔案管理的數(shù)字化得到廣泛應(yīng)用。②根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有檔案庫(kù)房情況進(jìn)行更新改造，構(gòu)建一個(gè)寬敞、明亮的庫(kù)房，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范要求做好庫(kù)房的防火、防潮、防盜工作，選取標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜，確保檔案安全。在現(xiàn)代化發(fā)展背景下，還應(yīng)為檔案管理工作配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，如：電腦、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)/攝像機(jī)、刻錄機(jī)等等，以實(shí)現(xiàn)對(duì)各種形式的電子檔案的管理，構(gòu)建完善的信息庫(kù)，供電力企業(yè)相關(guān)人員檢索、翻閱。

總而言之，電力企業(yè)中檔案管理對(duì)其電力企業(yè)的生存與發(fā)展意義重大，作為電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視企業(yè)檔案管理工作，積極采取措施完善企業(yè)檔案管理的工作，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展提供數(shù)據(jù)上的支持，不斷提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。