淺談水利工程建設(shè)中檔案的管理及整編

馬曉菲

山東省調(diào)水工程運行維護中心濰坊分中心 山東濰坊 261061

水利工程檔案是建設(shè)管理的重要組成部分，是工程建設(shè)全過程的真實記錄。工程檔案是指整個建設(shè)項目從醞釀、決策到建成使用全過程中形成的，包括從項目提出、可行性研究、評估、立項、決策、計劃、勘測、設(shè)計、招（投）標(biāo)、施工、監(jiān)理、質(zhì)量檢測與監(jiān)督、建設(shè)管理到竣工驗收、運行（試）、維護等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各參建單位分別均需生成檔案歸檔。

水利工程檔案工作與工程建設(shè)實行“四同步，一超前”管理。即從工程建設(shè)項目論證同步進行文件材料的收集、整理工作；建管單位組織招投標(biāo)，簽訂勘測、設(shè)計、施工、監(jiān)理等合同（協(xié)議）時，設(shè)置專門條款，對檔案的載體形式、質(zhì)量、份數(shù)、移交工作提出明確要求；支付工程預(yù)付款及結(jié)算、檢查工程進度與質(zhì)量時，要同時檢查檔案的收集、整理情況；成果評審、鑒定和工程質(zhì)量評定時，要同時審查檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)及檔案質(zhì)量是否符合驗收要求；單位工程完竣工驗收前，首先對檔案進行驗收,并形成對應(yīng)的驗收意見。組卷及整編過程繁瑣而細致，要遵循科技文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件材料的有機聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用[1]。做到組卷整編規(guī)范、合理，符合國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。整編方法具體可分為以下幾個方面：

一是根據(jù)山東省引黃濟青改擴建工程文件材料歸檔范圍，劃分文件材料的類別，按文件種類組卷。同一類型的文件材料以分部或單位工程組卷，如工程質(zhì)量評定資料以分部工程組卷，竣工圖以單位工程或不同專業(yè)組卷；管理性文件材料以標(biāo)段或項目組卷。產(chǎn)品局部或零部件變更、建設(shè)項目和設(shè)備儀器在維修和維護中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可單獨組卷排列在原案卷之后，并在原案卷的備考表中予以說明和標(biāo)注。

二是歸檔內(nèi)容及分卷劃分整理好后進行檔案整編工作。以山東調(diào)水改擴建件檔案整編要求為例分為以下幾個部分：

（1）檔案盒。由山東省檔案局監(jiān)制，右側(cè)粘貼式黃色整體配紅色邊緣或者綠色邊緣紙質(zhì)檔案盒。檔案盒厚度要求為3、4、5厘米，不建議過厚。照片檔案盒及光盤檔案盒為國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T11821-2002，為2 厘米。

（2）封面、脊背條。檔號由省中心統(tǒng)一編制。保管期限根據(jù)檔案管理辦法分為永久、長期、短期。封面及脊背條由與檔案盒外觀無差異的黃色牛皮紙打印后裁剪相同大小貼上，編制單位蓋章。

（3）目錄及裝訂。卷內(nèi)目錄為本卷內(nèi)容的總體呈現(xiàn)，不裝訂，不編寫頁碼，為獨立單頁。裝訂時去掉金屬物，先修復(fù)破損的文件材料。不易修復(fù)的應(yīng)復(fù)制，與原件一并立卷，將空白紙和重份材料剔除。大膠裝，由一本或者多本膠裝后的資料組成，則卷內(nèi)目錄則就為幾條，計幾件，目錄序號相對應(yīng)。大膠裝內(nèi)附卷內(nèi)目錄，該頁目錄編入頁碼，頁數(shù)欄改為頁號。若本卷沒有膠裝，裝訂方式為三孔一線線裝，則形成幾件資料，目錄為幾條。卷內(nèi)目錄的頁數(shù)項即為本件的頁數(shù)，每件獨立編寫頁碼，備注填寫PDF 頁碼及最后一條要寫該件案卷的起止頁。日期填寫該件資料中的最晚日期。立卷單位填寫負責(zé)文件材料組卷的部門。

（4）頁碼。案卷內(nèi)文件材料每件的頁碼獨立編寫，有內(nèi)容即為一頁，不論內(nèi)容多少，驗收時要求頁碼逐頁用打碼機打碼，注意不要遺漏或重復(fù)。單面書寫的材料在右下角編寫頁號；雙面書寫的材料，正面在其右下角，反面在其左下角編寫。已經(jīng)印刷成冊的材料，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號；與其它文件材料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄[2]。

（5）施工圖紙?？⒐D紙需要加蓋竣工圖章，并且填寫完整，圖樣幅面按照統(tǒng)一國際標(biāo)準(zhǔn)A4 型以手風(fēng)琴式折疊，標(biāo)題欄露在右下角，圖紙均需蓋檔號章，逐漸編號，填寫卷內(nèi)目錄。如果有設(shè)計變更，則需要在圖紙上標(biāo)注，在說明欄內(nèi)標(biāo)注變更依據(jù)。監(jiān)理加蓋竣工圖確認章。

（6）備考表：注明案卷內(nèi)形成文件材料的件數(shù)、頁數(shù)及在整編過程中需要說明的問題，立卷人和審核人簽字為手簽，填寫完成立卷和審核的日期。互見號填寫反應(yīng)同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號。即照片檔案的檔號。

（7）檔號章及正副本章：在確定案卷內(nèi)容無誤后，在案卷的每件右上角空白處加蓋正本章、檔號章，上面為紅色正本章，下面為藍色檔號章，并且用黑色中性筆認真填寫檔號和序號，與目錄對應(yīng)。副本則在復(fù)印件上加蓋副本章及檔號章。

（8）照片檔案：依據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）照片總說明包括照片內(nèi)容，工程概況，參建單位等。分說明一般應(yīng)以照片的自然張為單元編寫說明。包括事由、時間、地點、人物（姓名、身份、職務(wù)職稱、位置）、背景、攝影者等六要素，時間用阿拉拍數(shù)字表示。根據(jù)分類情況組卷，將照片與說明一起固定在A4 芯頁正面，案卷芯頁以十五頁左右適宜。并附卷內(nèi)目錄與卷內(nèi)備考表。以照片的自然張內(nèi)容編寫目錄，照片號即案卷內(nèi)照片的順序號；照片題名在盡量保證基本要素內(nèi)容完整的前提下填寫照片名稱，一般不應(yīng)超過50 字。參見號即與本張（組）照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號。照片檔案的總說明、目錄及備考表應(yīng)重新打印在照片專用紙上放入照片檔案盒，不可打印在A4 紙上粘貼[3]。

（9）光盤檔案：水利工程改擴建檔案要求一套光盤檔案內(nèi)容包括合同、照片（PPT、JPG）、PDF、影像資料（50 萬以上），共四類光盤且一正兩副，共計12 張。

（10）所有的電子版材料存入優(yōu)盤，包括光盤刻錄的內(nèi)容及自檢報告、案卷目錄、卷內(nèi)目錄等。

水利工程檔案的整編質(zhì)量是衡量工程勘測、設(shè)計、咨詢、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理等各項工作質(zhì)量的重要依據(jù)。必須將其納入工程管理內(nèi)容。檔案驗收達不到規(guī)定要求的，工程不得進行鑒定或通過驗收。未按規(guī)定在期限內(nèi)完成歸檔任務(wù)的，不得評為優(yōu)質(zhì)工程。相關(guān)單位對最終檔案資料驗收不合格的單位，不返還質(zhì)量保證金。因此，為更好的為工程建設(shè)和管理服務(wù)，必須加強檔案信息資源的有效利用和保護，切實做好水利工程的檔案管理及整編工作。