新媒體環(huán)境下檔案移動(dòng)服務(wù)在高校檔案利用服務(wù)中的研究

馬宏正 廣東開放大學(xué)

當(dāng)今時(shí)代，移動(dòng)技術(shù)的進(jìn)步，使得公眾真正實(shí)現(xiàn)了任何時(shí)間、任何地點(diǎn)接入移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)的愿望。公眾移動(dòng)應(yīng)用的發(fā)展趨勢給檔案工作帶來了深刻影響，國內(nèi)業(yè)界也逐步出現(xiàn)探索移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下的檔案信息服務(wù)如短信、微信、微博、APP 平臺(tái)等，本文以移動(dòng)服務(wù)在高校檔案利用服務(wù)工作中的實(shí)踐為切入點(diǎn)，分析并探討移動(dòng)媒體下高校檔案利用服務(wù)工作中的可行性和必要性。

一、移動(dòng)檔案服務(wù)概念、特點(diǎn)及形式

檔案移動(dòng)服務(wù)是檔案部門以移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)技術(shù)為依托，以智能手機(jī)、平板電腦、手持閱讀器等移動(dòng)終端為設(shè)備，以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案用戶信息需求為導(dǎo)向，開展的各種即時(shí)在線和離線服務(wù)活動(dòng)。具有服務(wù)泛在化、服務(wù)精準(zhǔn)化、設(shè)備便利化、交流社會(huì)化、方式多元化、信息知識(shí)化等特點(diǎn)。

檔案利用服務(wù)工作中采納越來越多種形式出現(xiàn)的多媒體技術(shù)，極大的提高了檔案利用的效率，為檔案利用服務(wù)工作帶來了新機(jī)遇，同時(shí)隨之而來的新問題、新挑戰(zhàn)。

1. 對于新媒體技術(shù)知識(shí)缺乏系統(tǒng)理論學(xué)習(xí)和技術(shù)知識(shí)

檔案工作人員通過各種形式的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)能力得到提高，但知識(shí)結(jié)構(gòu)還不能滿足新媒體技術(shù)下的檔案利用服務(wù)工作。將實(shí)體檔案館管理與數(shù)字化檔案館管理對接，需要掌握的新媒體技術(shù)知識(shí)及配套設(shè)施都有一定的差距和困難。在網(wǎng)絡(luò)上提供檔案利用服務(wù)，對于檔案工作人員來說，都是比較少的，很多人都認(rèn)為微博或網(wǎng)站就是一種宣傳或者介紹業(yè)務(wù)的方式，如果提供利用服務(wù)，還是需要辦理一定手續(xù)，到檔案部門復(fù)印、登記提供相關(guān)材料。面對移動(dòng)數(shù)字時(shí)代的到來，檔案部門對移動(dòng)新媒體反應(yīng)敏銳，表現(xiàn)出較強(qiáng)的應(yīng)用訴求。從早期以手機(jī)短信、手機(jī)報(bào)的形式方便用戶利用，到通 過微博增強(qiáng)與公眾互動(dòng)，再到微信公眾平臺(tái)的建 設(shè) APP的開發(fā)利用，各級(jí)各類檔案局館以及檔案 工作者迅速對先進(jìn)的信息技術(shù)做出反應(yīng)，并努力 借助各種技術(shù)平臺(tái)將便于利用、服務(wù)用戶落到實(shí)處，表現(xiàn)出了我國檔案工作的不斷完善與發(fā)展。

2. 新媒體技術(shù)在檔案利用服務(wù)中應(yīng)用的技術(shù)層次低

雖然廣大的檔案管理部門都在積極建設(shè)網(wǎng)站等，但是總體來說，設(shè)計(jì)比較粗糙，模塊結(jié)構(gòu)不夠合理，信息量不夠全面、新穎，與用戶互動(dòng)性差、形式僅限于圖片、文字，不夠豐富，而且網(wǎng)站在建設(shè)時(shí)，很少有關(guān)聯(lián)到各相關(guān)檔案體系的功能，僅限于各省市的網(wǎng)站鏈接，不能夠展現(xiàn)檔案工作的全面布局。檔案官方微博運(yùn)用上來看，點(diǎn)擊率不高，這也說明檔案用戶的認(rèn)可度不強(qiáng)。碎片化知識(shí)時(shí)代，智能手機(jī)廣為應(yīng)用，檔案利用服務(wù)方面采用微信掃描進(jìn)入平臺(tái)查詢檔案信息，形式還比較單一，不能滿足多元化利用服務(wù)。

3. 檔案部門自身管理難度加大，檔案資源配置不足

新媒體技術(shù)給檔案信息提供一個(gè)很好的展現(xiàn)平臺(tái)，但是也帶來一系列的問題，如檔案網(wǎng)站建立后，長期的維護(hù)和管理需要專業(yè)人士維護(hù)才能保證信息安全，智能手機(jī)使用，對信息的安全和真實(shí)性，也有一定的風(fēng)險(xiǎn)，長期以來檔案部門按照檔案自身形成規(guī)律及內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行配置，但這種單一形式、專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，也成為一種雙刃劍，一方面體現(xiàn)了檔案管理模式，另一方面也使得廣大用戶無法理解和接受。這種分類體系，只是有利于統(tǒng)一保管檔案資源，但是很難滿足廣大用戶習(xí)慣。

二、新媒體技術(shù)條件下檔案利用服務(wù)新對策

面對新技術(shù)條件下檔案利用服務(wù)面臨新問題、新挑戰(zhàn)，以服務(wù)大局、服務(wù)民生為導(dǎo)向，堅(jiān)持便利原則，全方位、多方面結(jié)合新媒體技術(shù)，緊跟時(shí)代發(fā)展，更新自身理念，堅(jiān)持傳統(tǒng)利用和知識(shí)服務(wù)相結(jié)合服務(wù)模式，保證信息安全穩(wěn)定，完善檔案利用服務(wù)體系。

1.建立健全相關(guān)規(guī)章制度，保證檔案信息安全

國家檔案局在《全國信息化建設(shè)實(shí)施綱要》、《關(guān)于加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用意見》等都對信息安全提出嚴(yán)格規(guī)定，新媒體技術(shù)應(yīng)用在檔案利用服務(wù)中，又提出一個(gè)新的課題。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)加大，為了信息公開、安全，應(yīng)盡快制定新媒體環(huán)境下檔案利用服務(wù)、信息公開的規(guī)章制度，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)發(fā)布信息，方便廣大用戶，同時(shí)保證檔案信息完整、不可復(fù)制和更改，也是非常重要。

2.注重檔案利用服務(wù)模式轉(zhuǎn)變，拓寬新媒體技術(shù)應(yīng)用途徑

新媒體技術(shù)檔案利用服務(wù)具有廣泛性、開放性、及時(shí)性、全面性、便利性等特點(diǎn)，網(wǎng)站、微博、智能手機(jī)等的廣泛傳播，為服務(wù)提供了便捷的技術(shù)手段。充分發(fā)揮各種優(yōu)勢，以人為本，將傳統(tǒng)的提供利用模式多樣化，如采用在線檢索服務(wù)、通過電子郵件、微信、微博等進(jìn)行交互服務(wù)、提供各種在線檔案業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)、“一站式”檔案檢索服務(wù)、網(wǎng)上預(yù)約服務(wù)等等，實(shí)現(xiàn)跨館查閱、異地出證一條龍服務(wù)，使檔案信息資源廣泛傳播、便民服務(wù)。綜觀現(xiàn)有移動(dòng)數(shù)字檔案信息服務(wù)，多數(shù)集中 在對于資訊類信息的發(fā)布，對檔案資源類信息傳播和提供則有待拓展深化。然而，在檔案信息服務(wù)中，對公眾更具吸引性的、對社會(huì)發(fā)展更具價(jià)值的，是承載國家和社會(huì)記憶的館藏檔案資源。在社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程中，檔案資源的有用性日益彰顯 而當(dāng)前我國檔案資源的可用性、易用性仍不能滿足社會(huì)的需求，移動(dòng)數(shù)字檔案信息服務(wù)為提升檔案資源的可用性與易用性提供了良好的平臺(tái)，但在現(xiàn)有的服務(wù)中此項(xiàng)服務(wù)仍是薄弱環(huán)節(jié)。

3.加強(qiáng)檔案數(shù)字化與關(guān)聯(lián)性建設(shè)，豐富檔案利用服務(wù)內(nèi)容

移動(dòng)數(shù)字檔案信息服務(wù)中的內(nèi)容為王，表現(xiàn)為通過對數(shù)字檔案資源的原始呈現(xiàn)、整合與深層開發(fā)，充分激活檔案價(jià)值，彰顯檔案資源對公眾、對組織 及對整個(gè)社會(huì)的所發(fā)揮的不可替代的作用。互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的到來，電子信息應(yīng)用與傳播成為未來檔案利用服務(wù)的趨勢。用戶通過網(wǎng)絡(luò)了解檔案部門的基本情況，實(shí)現(xiàn)即時(shí)交互，因此，檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)變成迫切而緊急的任務(wù)。檔案網(wǎng)站建設(shè)逐步要做到“三民”“親民”：檔案網(wǎng)站設(shè)計(jì)要內(nèi)容盡量通俗，界面易于接收；“利民”：檔案網(wǎng)站鏈接相關(guān)政府官網(wǎng)，同時(shí)也要關(guān)注民生檔案：“便民”：檔案網(wǎng)站模塊要明了、清晰，便于普通用戶查詢。并提供多種方式的檔案利用服務(wù)內(nèi)容，如數(shù)字檔案在線展覽服務(wù)、與檔案有關(guān)的講座推介服務(wù)、多樣化的檔案檢索服務(wù)、個(gè)人上傳權(quán)限服務(wù)、檔案科普游戲平臺(tái)服務(wù)等等。

4.發(fā)揮行業(yè)協(xié)同作用，建立多元全方位檔案利用服務(wù)體系

行業(yè)協(xié)會(huì)起著引導(dǎo)、組織、協(xié)調(diào)、服務(wù)的作用，檔案資源產(chǎn)生于社會(huì)，如何更全面服務(wù)社會(huì)，檔案部門需要與行業(yè)協(xié)會(huì)加強(qiáng)合作，充分發(fā)揮行業(yè)協(xié)會(huì)引導(dǎo)作用，才能體現(xiàn)檔案服務(wù)社會(huì)效能。

綜上所述，檔案利用服務(wù)工作在現(xiàn)代新媒體技術(shù)環(huán)境下，檔案資源得到極大豐富，檔案利用服務(wù)途徑更加多元，用戶群體個(gè)性化，這給檔案利用服務(wù)工作提供一個(gè)廣闊的平臺(tái)，同時(shí)也帶來挑戰(zhàn)和問題，檔案部門要直面問題，關(guān)注自身發(fā)展，使自身服務(wù)能力順時(shí)應(yīng)勢得到提升和拓展。