淺談高校資產(chǎn)管理系統(tǒng)在資產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用

洪堅(jiān) 王永峰 李偉華 濰坊職業(yè)學(xué)院

《高校資產(chǎn)管理系統(tǒng)》是山東國(guó)子軟件股份有限公司與教育廳財(cái)政廳聯(lián)合開(kāi)發(fā)的一款應(yīng)用軟件。系統(tǒng)自啟用以來(lái)，利用率極高，操作非常頻繁，給學(xué)院資產(chǎn)管理，數(shù)據(jù)報(bào)送做出了巨大貢獻(xiàn)。對(duì)《高校資產(chǎn)管理系統(tǒng)》在資產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用情況進(jìn)行分析，提高系統(tǒng)使用效果，并針對(duì)系統(tǒng)問(wèn)題及時(shí)改進(jìn)，增加系統(tǒng)的靈活性與可用性。

一、系統(tǒng)概況

高校資產(chǎn)管理系統(tǒng)是一個(gè)可以實(shí)現(xiàn)廣域網(wǎng)或局域網(wǎng)辦公的管理系統(tǒng)，由各級(jí)各類(lèi)管理人員，通過(guò)校園網(wǎng)完成各項(xiàng)資產(chǎn)管理活動(dòng)，及時(shí)傳遞處理管理信息。資產(chǎn)涵蓋學(xué)校各類(lèi)性質(zhì)固定資產(chǎn)，包括教學(xué)樓、實(shí)驗(yàn)室、辦公樓等建筑物，以及教學(xué)科研儀器設(shè)備、辦公管理設(shè)備、圖書(shū)文物陳列品以及后勤相關(guān)設(shè)備。依據(jù)固定資產(chǎn)的不同物質(zhì)屬性實(shí)施多樣化管理，功能幾乎覆蓋所有固定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)活動(dòng)。系統(tǒng)功能包括固定資產(chǎn)的驗(yàn)收、增加、處置、變動(dòng)、調(diào)劑、清查、分析報(bào)表、動(dòng)態(tài)監(jiān)管等。研發(fā)的功能基本能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)固定資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)化管理，與信息技術(shù)充分結(jié)合，在廣域網(wǎng)或局域網(wǎng)上，都能夠?qū)崿F(xiàn)固定資產(chǎn)的管理活動(dòng)。并且能夠再造固定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程，適應(yīng)固定資產(chǎn)管理制度，落實(shí)相關(guān)管理責(zé)任與財(cái)務(wù)管理充分結(jié)合，對(duì)固定資產(chǎn)實(shí)行全面多維的實(shí)時(shí)監(jiān)控，對(duì)高校固定資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)化，精細(xì)化管理，具有推動(dòng)作用，能夠合理配置資產(chǎn)，提高資產(chǎn)管理工作效率，改善資產(chǎn)管理部門(mén)的服務(wù)質(zhì)量。

《高等學(xué)校資產(chǎn)管理系統(tǒng)》的應(yīng)用實(shí)踐證明，與目前高校推進(jìn)的固定資產(chǎn)管理體制，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的全面監(jiān)控，完善固定資產(chǎn)管理制度，提高管理效率，精準(zhǔn)服務(wù)教育教學(xué)體現(xiàn)出強(qiáng)大的功能。將固定資產(chǎn)管理搭建了一個(gè)較高水平的管理平臺(tái)，走上科學(xué)化、規(guī)范化的道路，徹底改變了原來(lái)職能部門(mén)的管理流程，從整體上提供了學(xué)校資產(chǎn)管理水平，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，完善固定資產(chǎn)管理體系，使固定資產(chǎn)的管理工作更加規(guī)范、科學(xué)。

二、系統(tǒng)應(yīng)用層面的管理體系建設(shè)情況

系統(tǒng)根據(jù)不同職能部門(mén)設(shè)置相應(yīng)的管理權(quán)限，職業(yè)學(xué)院在資產(chǎn)管理使用人員分別賦予固定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)管理權(quán)限，在每類(lèi)業(yè)務(wù)中根據(jù)分工和角色的不同，系統(tǒng)的用戶分為使用管理、歸口管理、財(cái)務(wù)管理與決策管理四大群體。

對(duì)于使用管理者群體，賦予錄入固定資產(chǎn)的管理基本信息，對(duì)各個(gè)部門(mén)的固定資產(chǎn)使用情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，每一位教職員工都有自己的用戶名與密碼。而資產(chǎn)管理群體，則根據(jù)資產(chǎn)管理的職責(zé)分工，通過(guò)系統(tǒng)的審核，固定資產(chǎn)的增加及變動(dòng)業(yè)務(wù)保證使用部門(mén)的管理員錄入的信息與實(shí)際相符，符合相關(guān)業(yè)務(wù)制度規(guī)定，對(duì)資產(chǎn)管理范圍內(nèi)，使用部門(mén)的管理情況進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督，充分利用系統(tǒng)超大的信息支撐配置固定資產(chǎn)，目前各職能部門(mén)二級(jí)學(xué)院共配備了35 名資產(chǎn)管理員。對(duì)于決策群體，學(xué)院根據(jù)職責(zé)分工有關(guān)管理制度，對(duì)固定資產(chǎn)的使用機(jī)關(guān)的情況，授予相應(yīng)職權(quán)范圍內(nèi)的固定資產(chǎn)決策權(quán)，對(duì)固定資產(chǎn)工作進(jìn)行指導(dǎo)、決策、檢查、監(jiān)督，系統(tǒng)的管理員則負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)的維護(hù)與正常運(yùn)行。根據(jù)不同職責(zé)的分工，在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，并對(duì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理維三、系統(tǒng)功能應(yīng)用情況。

本系統(tǒng)可以體現(xiàn)學(xué)院絕大部分資產(chǎn)的使用情況（除企業(yè)捐贈(zèng)只有使用權(quán)、合作企業(yè)資產(chǎn)）不但可以詳細(xì)體現(xiàn)價(jià)值、使用單位、使用人、存放地點(diǎn)等信息。還可以對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行分類(lèi)，明確使用方向，使用的現(xiàn)狀狀態(tài)等。大大提升了資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)的效率，增加了使用年限，防止丟失與損壞。下面我對(duì)本系統(tǒng)主要的應(yīng)用方面做個(gè)簡(jiǎn)略說(shuō)明：

1.資產(chǎn)查詢

本系統(tǒng)可以對(duì)學(xué)院全部資產(chǎn)進(jìn)行查詢，可以按照使用部門(mén)、使用人和存放地點(diǎn)進(jìn)行分類(lèi)查詢。也可以對(duì)資產(chǎn)的變動(dòng)、處置進(jìn)行查詢。

教育部規(guī)范的十六大類(lèi)。

目前全院固定資產(chǎn)為124742 條368319111.08 元。19 年全年新增為4377 條11922071.45 元（19 年1 月1日到19 年12 月24 日）各項(xiàng)數(shù)據(jù)平臺(tái)的數(shù)據(jù)報(bào)送都是從本系統(tǒng)中提取。如高基平臺(tái)，優(yōu)質(zhì)校等。

2.新增固定資產(chǎn)入賬

新增固定資產(chǎn)由招標(biāo)辦采購(gòu)到貨后，由資產(chǎn)處同招標(biāo)辦協(xié)同使用部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。合格后進(jìn)行固定資產(chǎn)的入賬。入賬工作由各二級(jí)學(xué)院資產(chǎn)管理員進(jìn)行。

驗(yàn)收單包含資產(chǎn)大部分內(nèi)容，紅色為必填項(xiàng)。入賬后開(kāi)具入賬證明單并簽字蓋章。出示發(fā)票、購(gòu)置審批與入賬證明單合并交予資產(chǎn)處換取固定資產(chǎn)入賬單（紅聯(lián)）。簽字蓋章后報(bào)銷(xiāo)。

資產(chǎn)處會(huì)對(duì)新增的資產(chǎn)進(jìn)行審核，核對(duì)價(jià)格，用途，分類(lèi)、使用人等信息。對(duì)所有資產(chǎn)進(jìn)行匯總，年底與財(cái)務(wù)核對(duì)并將紙質(zhì)材料送檔案館。

3.資產(chǎn)的變動(dòng)

由于學(xué)院人員，地點(diǎn)調(diào)動(dòng)頻繁，系統(tǒng)內(nèi)人員地點(diǎn)就會(huì)賬實(shí)不符，需要資產(chǎn)管理員對(duì)賬實(shí)不符的進(jìn)行變動(dòng)調(diào)整。選擇要變動(dòng)資產(chǎn)后生成變動(dòng)單進(jìn)行變動(dòng)。資產(chǎn)處會(huì)對(duì)變動(dòng)資產(chǎn)進(jìn)行審核，跨部門(mén)變動(dòng)需要走審批程序。本系統(tǒng)合計(jì)變動(dòng)158906 條。

4.資產(chǎn)處置與其他

對(duì)于待報(bào)廢，使用年限較長(zhǎng)，沒(méi)有使用價(jià)值的資產(chǎn)進(jìn)行報(bào)廢。報(bào)廢需要走審批程序，操作流程同資產(chǎn)變動(dòng)。

三、 系統(tǒng)應(yīng)用存在的主要問(wèn)題及建議

本系統(tǒng)自啟用以來(lái)，利用率極高，操作非常頻繁，給學(xué)院資產(chǎn)管理，數(shù)據(jù)報(bào)送做出了巨大貢獻(xiàn)。但是在應(yīng)用過(guò)程中出現(xiàn)了不少問(wèn)題，詳細(xì)如下：

1.資產(chǎn)管理工作要求越來(lái)越嚴(yán)格，對(duì)數(shù)據(jù)查詢、報(bào)送、管理、調(diào)配越來(lái)越精細(xì)，大大增加了資產(chǎn)管理員的工作量，有些甚至超過(guò)了本職工作的工作量，造成數(shù)據(jù)變更不及時(shí)，工作越積越多，最后成遺留問(wèn)題。資產(chǎn)處多次督促各資產(chǎn)管理員處理，發(fā)現(xiàn)全部資產(chǎn)管理員為兼職，本職工作繁忙，留給資產(chǎn)管理上的時(shí)間太少，給資產(chǎn)管理工作造成極大困擾。

2.本系統(tǒng)為內(nèi)網(wǎng)使用，不能在家或外地操作，使得下班期間跟假期很難位進(jìn)行系統(tǒng)操作，造成各資產(chǎn)管理員頻繁加班與往來(lái)學(xué)院。建議開(kāi)通手機(jī)版本。

3.數(shù)據(jù)填報(bào)不規(guī)范導(dǎo)致數(shù)據(jù)查詢困難。比如教師用辦公桌資產(chǎn)系統(tǒng)名稱(chēng)為板臺(tái)、辦公桌、老板臺(tái)、三抽桌、微機(jī)桌、寫(xiě)字臺(tái)等五花八門(mén)。電腦為微機(jī)、臺(tái)式機(jī)、圖形工作站、終端機(jī)、蘋(píng)果電腦、聯(lián)想電腦等等。今后加大數(shù)據(jù)填報(bào)規(guī)范。

今后在資產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用情況要及時(shí)進(jìn)行分析改進(jìn)，系統(tǒng)的功能與使用注意提前進(jìn)行以全員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高系統(tǒng)使用效果，建議商家開(kāi)通手機(jī)版本，增加系統(tǒng)的靈活性與可用性。