論如何提高事業(yè)單位的檔案管理工作

近年來(lái)，我國(guó)在企業(yè)管理方面的進(jìn)步很大，一直在不斷地創(chuàng)新和完善，符合我國(guó)國(guó)情的企業(yè)管理體系正在逐步形成。一個(gè)企業(yè)發(fā)展的核心就是企業(yè)的員工，員工具有良好的道德素質(zhì)和技術(shù)水平對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的。所以事業(yè)單位開(kāi)始更加注重對(duì)公司員工的管理，國(guó)家也在逐步健全事業(yè)單位的用人管理制度，開(kāi)始加強(qiáng)對(duì)于檔案的管理工作。

1 目前事業(yè)單位在檔案管理工作中所存在的問(wèn)題

1.1 對(duì)檔案的使用率低，忽視檔案的作用

現(xiàn)在我國(guó)大多數(shù)的事業(yè)單位對(duì)于檔案的認(rèn)識(shí)還存在很大不足，員工更是對(duì)檔案知之甚少，不了解檔案的使用對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要意義。所以長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)的事業(yè)單位對(duì)檔案的使用并不重視，只將它作為一個(gè)員工的信息記錄，在日常工作中對(duì)于檔案的開(kāi)發(fā)和使用非常有限的。檔案收藏著大量的重要信息，只要加以合理的應(yīng)用，就會(huì)幫助各個(gè)環(huán)節(jié)工作的有效進(jìn)行，也為企業(yè)的發(fā)展做出重大貢獻(xiàn)。

1.2 事業(yè)單位里的檔案管理制度不完善

很多的事業(yè)單位沒(méi)有建立一個(gè)完善的檔案管理制度，無(wú)法正規(guī)有序的做到對(duì)檔案的收集、保管、整理、借閱等事情。首先是對(duì)檔案的內(nèi)容的管理，事業(yè)單位在對(duì)檔案進(jìn)行收集時(shí)，沒(méi)有獲取完整的人員信息。其次因?yàn)橹贫鹊牟煌晟疲詸n案的管理完全依靠于檔案管理人員，如果檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)不高，沒(méi)有認(rèn)真對(duì)待工作，檔案就會(huì)因?yàn)槿狈φ矶s亂無(wú)章。還有在其他部門(mén)借用檔案時(shí)，沒(méi)有進(jìn)行正規(guī)的登記，容易造成檔案丟失的情況，或者別有用心的人對(duì)檔案進(jìn)行涂改，使檔案失去了原本的真實(shí)性。

1.3 檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高

由于我國(guó)對(duì)于檔案的管理還沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，事業(yè)單位往往缺乏對(duì)這一工作的重視，所以在選擇檔案管理人員的時(shí)候沒(méi)有嚴(yán)格的要求。所以現(xiàn)在各個(gè)事業(yè)單位里的檔案管理人員屬于專(zhuān)業(yè)人士的占很小的比例，大部分員工非本質(zhì)專(zhuān)業(yè)，所以他們的文化和素質(zhì)都各不相同，在專(zhuān)業(yè)知識(shí)和工作技能方面也有很大差別。缺少對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，使他們?nèi)狈?duì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的認(rèn)識(shí)，造成了他們很多不合理的檔案管理方法，同時(shí)缺乏創(chuàng)新的意識(shí)。我國(guó)的高級(jí)檔案管理人員少之又少，這對(duì)于新時(shí)代的發(fā)展中，需要有更多的高級(jí)檔案管理人才。

1.4 檔案管理工作的配套設(shè)施不健全，經(jīng)費(fèi)不足

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)以及計(jì)算機(jī)等技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，事業(yè)單位的辦公設(shè)施也都在更換最新的技術(shù)，大大提高了工作效率。但是對(duì)檔案管理工作所用到的配套設(shè)施卻沒(méi)有應(yīng)用新的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，仍然是通過(guò)人工對(duì)工作進(jìn)行操作，人工操作的準(zhǔn)確性和全面性都存在一定的偏差，在檔案管理中更容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。傳統(tǒng)的由人工完成所有檔案管理工作，已經(jīng)無(wú)法滿足事業(yè)單位的需求，更不利于檔案的管理和應(yīng)用。

2 提高檔案管理工作的措施和建議

2.1 使用現(xiàn)代化的管理手段

2.1.1利用科學(xué)手段完善檔案管理

檔案包含著大量的信息，其中的內(nèi)容瑣碎、復(fù)雜、繁多，只靠人工進(jìn)行整理會(huì)使檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度過(guò)大，使員工出現(xiàn)厭煩心理，開(kāi)始不重視工作的質(zhì)量。人都存在著個(gè)性差異化，由人工整理出來(lái)的檔案信息，包含了很多個(gè)人的理解，每個(gè)人對(duì)事物都有不同的理解，所以在整理的過(guò)程中容易產(chǎn)生分歧，也不利于其他人對(duì)于檔案的尋找。同時(shí)，由人工整理大量信息，增加了檔案的錯(cuò)誤率，使整理好的檔案信息質(zhì)量差。所以事業(yè)單位的管理者應(yīng)該利用好信息時(shí)代的發(fā)展，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理之中，增加更加先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備來(lái)完成日常的檔案管理工作?？梢詫⑺袡n案按照內(nèi)容的不同進(jìn)行分類(lèi)，然后把檔案信息錄取到計(jì)算機(jī)設(shè)備之中，利用計(jì)算機(jī)的自動(dòng)檢索功能對(duì)檔案進(jìn)行查找，不但節(jié)省了時(shí)間，還避免了人的思維對(duì)分類(lèi)的影響。

2.1.2改善檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)

檔案管理工作具有一定的技術(shù)性，非專(zhuān)業(yè)人員很難將工作完美的完成，所以在檔案管理人員的選擇上，還是需要有專(zhuān)業(yè)的技能和知識(shí)。除此之外，檔案的內(nèi)容繁雜，需要有很好的耐心進(jìn)行管理，所以良好的職業(yè)素養(yǎng)和工作責(zé)任感也是檔案管理人員必須具備的條件。

2.2 加強(qiáng)檔案管理意識(shí)

首先事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案的管理工作，完善各項(xiàng)管理制度，只有領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，才能帶動(dòng)員工的積極性。要讓每一位檔案管理人員都對(duì)檔案管理的重要性有詳細(xì)的了解和認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)管理人員對(duì)于工作的責(zé)任感。要在管理過(guò)程中學(xué)會(huì)創(chuàng)新，利用科學(xué)的手段改進(jìn)管理方法，將檔案的管理與現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)全方位的現(xiàn)代化管理。

2.3 檔案管理系統(tǒng)化，增加工作責(zé)任感

想要改善現(xiàn)在事業(yè)單位的檔案管理工作，最重要的就是擁有一個(gè)科學(xué)化的、完善健全的管理體系，并且需要跟隨時(shí)代的發(fā)展而不斷改進(jìn)管理方法。首先要制定相關(guān)的規(guī)章制度，要求工作嚴(yán)格按照制度來(lái)完成，根據(jù)制度施行評(píng)估和獎(jiǎng)懲制度，增加管理人員的危機(jī)意識(shí)，有利于管理人員自制力和專(zhuān)業(yè)知識(shí)的提高。

2.4 開(kāi)拓專(zhuān)職人員的檔案創(chuàng)新意識(shí)

在發(fā)展如此快速的時(shí)代，各個(gè)行業(yè)的發(fā)展都離不開(kāi)創(chuàng)新，對(duì)于檔案的管理也需要不斷地創(chuàng)新和探索新的、更符合時(shí)代的方法?，F(xiàn)在的企業(yè)規(guī)模都在不斷擴(kuò)大，所收集的檔案信息也越來(lái)越多，傳統(tǒng)的管理方法對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)工作量過(guò)大。為減少本身的工作量，專(zhuān)職人員需要更多的創(chuàng)新意識(shí)，改良對(duì)檔案的管理制度和方法，主動(dòng)用科學(xué)的方法尋找捷徑。

3 結(jié)束語(yǔ)

目前我國(guó)各事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作存在很多不足，主要是源于對(duì)檔案管理的重要性沒(méi)有清楚的認(rèn)識(shí)，也沒(méi)有將檔案信息合理的應(yīng)用，檔案管理人員的不專(zhuān)業(yè)也是現(xiàn)存的重要問(wèn)題。所以想要提高事業(yè)單位的檔案管理工作，首先要提高員工對(duì)檔案重要性的了解，從提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)技能入手，不斷創(chuàng)新管理方法，使檔案得到更大的利用空間。