淺析新時(shí)代事業(yè)單位人事檔案管理策略

馬 麗

（阿壩州教育考試中心，馬爾康 624000）

引 言

人事檔案管理工作是事業(yè)單位日常業(yè)務(wù)流程中的關(guān)鍵工作之一，其為事業(yè)單位人事部門(mén)管理工作出示全方位、詳盡、精確的參考文獻(xiàn)。因而在事業(yè)單位內(nèi)部提升人事檔案管理方法、提高檔案資料利用率，充分發(fā)揮其較大使用價(jià)值，推動(dòng)單位人事部門(mén)的發(fā)展趨勢(shì)，明確提出了檔案工作務(wù)必規(guī)范性、規(guī)范化、數(shù)字化。

一、目前我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）對(duì)人事檔案管理工作不重視

在具體業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全過(guò)程中，受多種多樣主觀因素的危害牽制，一部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)階層工作人員，并未全方位、深層次地了解到人事檔案管理工作的必要性，無(wú)法了解人事檔案數(shù)據(jù)信息材料在事業(yè)單位人事部門(mén)管理工作進(jìn)行全過(guò)程中充分發(fā)揮的關(guān)鍵作用。因人事檔案管理工作無(wú)法直接為本單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，將該項(xiàng)工作置于事業(yè)單位日常業(yè)務(wù)運(yùn)作體系中的邊緣地位，造成人事檔案管理效率低下。

（二）信息化管理水平低

事業(yè)單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)信息化管理所需配置的資產(chǎn)、人力資源等存有顧忌，管理人員欠缺信息化管理專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能，當(dāng)代信息化管理資源在檔案管理主題活動(dòng)中無(wú)法得以普遍、合理的運(yùn)用，在管理方面方式依然是簡(jiǎn)易粗放型。電子計(jì)算機(jī)新聞媒體和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用只滯留于一些適度性的、本人信息錄入和存檔工作中。各地區(qū)各企業(yè)被“信息不對(duì)稱”阻隔，不能完成信息內(nèi)容相通兼容，導(dǎo)致信息科技不能得以深層合理的運(yùn)用。

（三）檔案管理工作員專業(yè)能力低

在對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理方法的信息化規(guī)劃全過(guò)程中，檔案管理工作人員本身飾演十分關(guān)鍵的人物角色，有一部分事業(yè)單位人事檔案管理人員專業(yè)能力并不切合實(shí)際必須的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，專業(yè)能力水準(zhǔn)尚需進(jìn)一步提高。也有一部分事業(yè)單位人事檔案管理人員對(duì)人事檔案管理方法的必要性了解不足，責(zé)任感不強(qiáng)。另外欠缺有關(guān)電子信息技術(shù)實(shí)際操作專業(yè)知識(shí)，造成管理人員的工作能力急劇下降，因?yàn)槭聵I(yè)單位人事檔案信息管理需要量的持續(xù)擴(kuò)大，許多人事檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合能力有待進(jìn)一步提高。

二、事業(yè)單位人事檔案管理方法的合理防范措施

（一）健全單位檔案管理管理體系

在事業(yè)單位中進(jìn)行檔案管理必須統(tǒng)一軟件標(biāo)準(zhǔn)和總體具體指導(dǎo)，才可以確保各項(xiàng)任務(wù)順利進(jìn)行。因而，必須持續(xù)對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理有關(guān)體制進(jìn)行多方面提升，為管理工作的創(chuàng)新打下基礎(chǔ)。企業(yè)中的管理工作涉及服務(wù)項(xiàng)目創(chuàng)新、設(shè)備升級(jí)等。應(yīng)對(duì)當(dāng)今事業(yè)單位檔案管理層面的規(guī)章制度挑戰(zhàn)，必須不斷完善單位規(guī)章制度，健全管理體制，保證管理工作實(shí)際貫徹落實(shí)。

人事檔案管理應(yīng)堅(jiān)持以人為本的標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)人事檔案管理方式和管理方法。按時(shí)查驗(yàn)人事檔案管理管理制度的落實(shí)情況。第一，從事業(yè)單位現(xiàn)階段的檔案管理現(xiàn)狀考慮，找到原來(lái)管理管理體系中存在的問(wèn)題，有目的性地對(duì)缺點(diǎn)進(jìn)行改革創(chuàng)新與升級(jí)，深層次分析、再次創(chuàng)設(shè)，依照檔案管理有關(guān)業(yè)務(wù)流程特點(diǎn)及其工作要求，對(duì)管理管理體系加以改進(jìn)，適當(dāng)創(chuàng)新。第二，遵照市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制發(fā)展趨勢(shì)的規(guī)律性，搭建人事檔案管理新體系，管理好相關(guān)工作人員的流動(dòng)性，提高其法制觀念，嚴(yán)格執(zhí)行我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)，確保企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理規(guī)章制度的貫徹落實(shí)和實(shí)行。依據(jù)當(dāng)前形勢(shì)，剖析事業(yè)單位中檔案管理職位工作的特性，精確找到當(dāng)今管理規(guī)章制度的創(chuàng)新途徑。

（二）建立完善且符合實(shí)際的檔案管理制度

檔案有很多類型，包括日常檔案、業(yè)務(wù)流程檔案、紙質(zhì)檔案等。要實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)管理方法，有必要?jiǎng)?chuàng)建實(shí)際的檔案存儲(chǔ)規(guī)則和規(guī)定。文件存儲(chǔ)必須首先改善硬件配置的基本結(jié)構(gòu)。必須有一個(gè)專業(yè)的倉(cāng)庫(kù)來(lái)存儲(chǔ)文件，倉(cāng)庫(kù)必須自然通風(fēng)，以確保環(huán)境整潔。倉(cāng)庫(kù)中禁止吸煙，以防止發(fā)生火災(zāi)，并確保防火、防盜、防水、防蠅、防蛀、防污染和防輻射，以確保安全并延長(zhǎng)文件數(shù)據(jù)的使用壽命。其次，制定業(yè)務(wù)流程檔案的各種管理計(jì)劃。歸檔的文件和原材料應(yīng)保持它們之間的歷史時(shí)間聯(lián)系，分別存儲(chǔ)使用價(jià)值，收集和分類，歸檔文件，案件材料的主題簡(jiǎn)潔準(zhǔn)確，易于保存和使用。最后，必須嚴(yán)格處理相關(guān)的文件數(shù)據(jù)讀取過(guò)程，以避免隨機(jī)借用文件數(shù)據(jù)并避免分散的流出。

（三）建立高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍

檔案和數(shù)據(jù)部門(mén)應(yīng)高度重視并提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。一方面，有必要通過(guò)多種途徑引進(jìn)技術(shù)專長(zhǎng)和管理人員，并聘請(qǐng)具有較高文化素養(yǎng)和較強(qiáng)責(zé)任心的人員盡可能地編制正式文件和檔案。另一方面，有必要對(duì)現(xiàn)有的檔案資料人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，尤其是要增加現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和電子設(shè)備的專業(yè)知識(shí)。

三、提升人事檔案電子化管理水平

（一）統(tǒng)一檔案管理方法的標(biāo)準(zhǔn)化

首先，應(yīng)建立統(tǒng)一的電子設(shè)備文件存儲(chǔ)管理系統(tǒng)，并建立每位管理員的管理員權(quán)限和工作職責(zé)。其次，應(yīng)確保從電子設(shè)備文件的生成、歸檔、查看和使用中歸檔文件存儲(chǔ)單元，處在檔案統(tǒng)一監(jiān)督的具體指導(dǎo)下。再次，有必要制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)研究，具備有效性和統(tǒng)一性。最后，檔案存儲(chǔ)單元必須評(píng)估并驗(yàn)證已歸檔電子文件信息的真實(shí)性和有效性，以確保歸檔的準(zhǔn)確性。

（二）提高電子檔案的安全性

首先，電子設(shè)備文檔文件的字體、內(nèi)容、簽名、圖章等可以通過(guò)計(jì)算機(jī)復(fù)制和修改。為了確保文件信息的真實(shí)性、有效性和唯一性，必須授予不同的管理者不同的管理權(quán)限，以確保對(duì)文件內(nèi)容的轉(zhuǎn)換在監(jiān)督下進(jìn)行。其次，還可以使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的數(shù)據(jù)加密功能來(lái)維護(hù)電子文件和電子設(shè)備資料。例如，使用保護(hù)方法打開(kāi)文本文件，并且只能進(jìn)行查詢而無(wú)需進(jìn)行修改。再次提高文件數(shù)據(jù)整個(gè)應(yīng)用過(guò)程的安全性，對(duì)文件數(shù)據(jù)整個(gè)應(yīng)用過(guò)程進(jìn)行全覆蓋監(jiān)督，并自動(dòng)生成整個(gè)過(guò)程的相關(guān)記錄，作為以后驗(yàn)證的基礎(chǔ)。

（三）要加強(qiáng)電子檔案的使用管理

首先，需要根據(jù)不同的人員設(shè)置應(yīng)用程序級(jí)別，進(jìn)行應(yīng)用程序管理權(quán)限的批準(zhǔn)和評(píng)估，并做好系統(tǒng)軟件的登錄和注冊(cè)。其次，檔案文件原則上不拷貝電子檔，對(duì)使用者利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后，打印給使用者，確保電子檔案文件不外流。對(duì)有特殊情況必須要進(jìn)行拷貝的，應(yīng)盡量避免全部拷貝載體上存儲(chǔ)的信息，并使用技術(shù)手段防止所拷貝的資料再?gòu)?fù)制。

四、加強(qiáng)對(duì)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)防范措施

（一）強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控理念

行動(dòng)以概念為指導(dǎo)。為了確保檔案中信息內(nèi)容的安全性，應(yīng)從源頭上促進(jìn)概念上的防御。檔案館要提高對(duì)行為者責(zé)任的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)組織協(xié)調(diào)，組織安全工作領(lǐng)導(dǎo)小組，包括關(guān)鍵指標(biāo)值。例如，文件數(shù)據(jù)安全工作中主要領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及其文件存儲(chǔ)人員的工作職責(zé)和績(jī)效評(píng)估，簽署科學(xué)和標(biāo)準(zhǔn)化的安全責(zé)任證書(shū)，以及分配安全責(zé)任，以改善規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的概念。

（二）完善構(gòu)建制度

構(gòu)建并完善合理科學(xué)的安全管理制度，充分考慮工作實(shí)際，以及單位檔案管理人員的專業(yè)水平，建立和完善有效的科學(xué)研究安全管理計(jì)劃，統(tǒng)一制定切實(shí)可行的安全工作檔案數(shù)據(jù)法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程。確保將規(guī)則和法規(guī)應(yīng)用于管理人員，并不斷改進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化，以確保網(wǎng)絡(luò)信息安全。

（三）加強(qiáng)技術(shù)監(jiān)管

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案資料的出現(xiàn)及信息技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)電子設(shè)備檔案保存的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，以確保檔案資料管理的安全性?？梢栽谖募鎯?chǔ)系統(tǒng)軟件中設(shè)置管理方法監(jiān)視子系統(tǒng)，以監(jiān)視文件數(shù)據(jù)的整個(gè)存儲(chǔ)過(guò)程。在計(jì)算機(jī)軟件級(jí)別，可以應(yīng)用安全檢測(cè)，入侵檢測(cè)技術(shù)，監(jiān)視系統(tǒng)及其密鑰管理技術(shù)。

結(jié) 語(yǔ)

隨著社會(huì)的進(jìn)步，將來(lái)的人事檔案管理工作會(huì)逐漸向著信息化的方向發(fā)展，因此作為檔案管理人員必須不斷學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)，提高自己的業(yè)務(wù)能力，才能科學(xué)、規(guī)范、高效地做好人事檔案管理工作，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，為人力資源可持續(xù)發(fā)展添磚加瓦。