新時代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

張小妮

海陽市老年大學(xué) 山東海陽 265100

事業(yè)單位的檔案資源對本單位的發(fā)展歷程進行了詳細(xì)的記錄，涵蓋了文字、音像等諸多載體形式。而檔案管理則是收集、整理、保管這些多樣化載體形式的資料，以便將這些檔案資源的價值充分發(fā)揮出來。在新時期下，傳統(tǒng)檔案管理模式暴露出諸多問題，亟需進行創(chuàng)新和改革。事業(yè)單位要充分重視檔案管理工作，從制度、管理機制、人才建設(shè)等多角度著手，不斷優(yōu)化檔案管理工作質(zhì)量，服務(wù)于事業(yè)單位的整體發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理的重要性

事業(yè)單位對檔案管理的保存方式多以紙質(zhì)形式為主，其在日常工作中檔案信息的形成速度較快且數(shù)量較多，如果僅以紙質(zhì)形式對其進行保留與存放，則要擴大儲存規(guī)模，并設(shè)立專門存放檔案的地點，但新檔案收集與整理數(shù)量的不斷增加，也使得存放空間逐漸減少，而一旦發(fā)生意外事故，其損毀或丟失的概率極大，因此，檔案紙質(zhì)保存方式仍存在較大問題。隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)的進步與發(fā)展，事業(yè)單位電子文檔的數(shù)量大大增加，而通過信息化技術(shù)對檔案信息進行處理與存儲不僅使其容量提升，還優(yōu)化傳統(tǒng)檔案存儲的方式，提高檔案管理工作的安全性。事業(yè)單位檔案管理工作的重要性體現(xiàn)在工作流程等重要信息的保管中，大量文件不僅需要在每年年末進行歸檔，還需要錄入與整理，對記錄重大事件的文檔進行歸檔時要采取特殊標(biāo)注，方便其日后保存。在以往檔案管理工作中采用傳統(tǒng)方式進行處理，通過整理、篩選、歸檔、保存等工作流程實現(xiàn)其管理目的。創(chuàng)新途徑以信息化管理工作為基礎(chǔ)，不僅能夠保證相關(guān)工作的準(zhǔn)確率，還降低人力、資源等方面的消耗，從而最大程度地提高工作質(zhì)量與效率。信息化管理工作的實現(xiàn)提升檔案查找的速度，改變紙質(zhì)檔案保存不易的模式，延長保存壽命。電子檔案作為新時期事業(yè)單位檔案管理形式，使檔案保存時間得到延長，滿足檔案管理的基本需求，促進事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展[1]。

2 新時代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新原則

2.1 制度執(zhí)行原則

通過制度的構(gòu)建，能夠規(guī)范事業(yè)單位檔案管理工作的實施。在制度構(gòu)建過程中，需與事業(yè)單位檔案管理發(fā)展要求所適應(yīng)，進行必要的細(xì)化處理，增強檔案管理制度的可操作性。而明確制度內(nèi)容后，檔案管理人員需對制度要求準(zhǔn)確理解，且在實際管理工作中靈活運行，將各項標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定等嚴(yán)格貫徹下去。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)、管理人員都需要嚴(yán)格遵守，這樣檔案管理制度的嚴(yán)肅性能夠得到維護，檔案管理制度的作用方可以得到徹底發(fā)揮。

2.2 靈活又規(guī)范原則

事業(yè)單位需嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)法律制度體系，完善、創(chuàng)新檔案管理制度，維護制度的嚴(yán)肅性，避免有隨意修改等問題出現(xiàn)。同時，由于事業(yè)單位的性質(zhì)不同，那么就會有差異化的檔案管理內(nèi)容與特性，因此，要結(jié)合單位實際情況，靈活構(gòu)建特色化的制度體系，以便促使檔案管理工作得到高效開展[2]。

3 新時代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

3.1 提升業(yè)務(wù)能力實現(xiàn)服務(wù)共享

檔案管理工作的特點決定其業(yè)務(wù)性，在相關(guān)工作中對管理人員的專業(yè)能力與業(yè)務(wù)水平有著較為嚴(yán)格的要求，首先，在檔案收集、整理、篩選、編制、保存等工作環(huán)節(jié)中應(yīng)當(dāng)以熟練的操作方式對其進行處理與掌握，通過科學(xué)、合理的管理方式創(chuàng)建檔案工作，并通過定期檢查推動事業(yè)單位檔案管理工作水平及能力的提高。管理人員在新時期內(nèi)運用創(chuàng)新方式、加強相關(guān)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，通過對法律規(guī)章、國家政策、文獻編撰等工作的掌握與應(yīng)用，熟練操作信息化辦公技術(shù)，進而發(fā)揮創(chuàng)新途徑在事業(yè)單位辦公管理中的有效性。事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)站的建立隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用提上日程，針對人民群眾的實際需求，通過服務(wù)體系的建立與完善，設(shè)置檔案自主查詢、檔案實時動態(tài)等板塊，為人民群眾提供信息共享的服務(wù)，以準(zhǔn)確、實時的信息為主，保證人民群眾能夠獲得第一手消息。事業(yè)單位檔案管理人員為及時提取、加工對人民群眾有效的信息，以先進信息技術(shù)為基礎(chǔ)，構(gòu)建檔案管理信息共享平臺，進一步推動相關(guān)管理工作的順利開展。

3.2 運用大數(shù)據(jù)技術(shù)開發(fā)利用檔案信息資源

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，可以將其應(yīng)用到檔案資源開發(fā)工作中。由于網(wǎng)絡(luò)開放性的特點，在各個網(wǎng)絡(luò)平臺中都有著大量的信息資源，這樣就增加了事業(yè)單位檔案信息獲取的渠道。所以事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合大數(shù)據(jù)時代網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)點與特征，積極汲取其內(nèi)部有效的信息資源，然后對這些資源進行篩選和整理，進而豐富自身的檔案信息內(nèi)容，為事業(yè)單位未來發(fā)展奠定豐富的資源基礎(chǔ)。

在信息化技術(shù)的支持下，事業(yè)單位需要建立室藏檔案數(shù)據(jù)庫，將內(nèi)部的檔案信息數(shù)據(jù)傳輸?shù)綌?shù)據(jù)庫中，并建立相關(guān)的防盜系統(tǒng)，結(jié)合計算機技術(shù)保障數(shù)據(jù)的安全。另外需要將檔案進行適當(dāng)分類，將機密數(shù)據(jù)信息存儲到介質(zhì)儲存，將不重要的信息存儲到網(wǎng)絡(luò)儲存，這樣可以有效地保證資源的安全。同時建立管理員登錄保密系統(tǒng)，只有持有密碼的人員才可以調(diào)取數(shù)據(jù)庫中的檔案信息資源，這樣就能進而加強其檔案信息的安全性[3]。

3.3 創(chuàng)新管理要求，嚴(yán)格檔案安全保密工作

新時代，信息科技、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，使得事業(yè)單位檔案安全管理面臨著諸多的非傳統(tǒng)安全因素威脅。檔案安全保護方面，要圍繞檔案管理應(yīng)急體系的建立與實踐，檔案館災(zāi)害預(yù)防和安全風(fēng)險防范體系建設(shè)，政務(wù)信息公開與檔案信息安全解決方案，檔案保護環(huán)境監(jiān)測與綜合治理，紙質(zhì)檔案脫酸與字跡加固、新型記錄材料耐久性，特藏檔案庫建立管理與避光，數(shù)字檔案資源長久保存、有效利用和備份策略。

4 結(jié)語

綜上所述，為更好的發(fā)揮檔案管理工作職能，需要結(jié)合時代發(fā)展的要求，逐步創(chuàng)新與完善事業(yè)單位檔案管理理念與方法。事業(yè)單位要結(jié)合自身情況，制定出針對性、特色化的檔案管理制度體系，逐步拓展與延伸檔案管理的內(nèi)容與職能，加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，全面創(chuàng)新檔案管理工作，促使檔案資源的價值得到充分利用與發(fā)揮。