數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)

趙帥

山東商務(wù)職業(yè)學(xué)院 山東煙臺(tái) 264000

在新時(shí)期下，高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)生數(shù)量、教師人員數(shù)量逐年增加，這也就導(dǎo)致高校檔案急劇擴(kuò)張，傳統(tǒng)人工檔案管理模式難以適應(yīng)，需要結(jié)合數(shù)字化時(shí)代背景，構(gòu)建起信息化檔案管理模式，為高校各項(xiàng)工作的順利展開(kāi)奠定基礎(chǔ)。因此，聯(lián)系實(shí)際分析數(shù)字化時(shí)代下高校檔案管理信息化建設(shè)路徑是十分必要的。

1 檔案管理信息化建設(shè)的必要性

檔案通常是歷史進(jìn)行社會(huì)活動(dòng)下的產(chǎn)物，在保存的過(guò)程中有多種形式，記載方法也多種多樣。高校檔案管理作為高校教育中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，其中不僅是涵蓋了較為豐富的校園歷史文化，同時(shí)還包含了較多的學(xué)生、教職人員信息，其合理化管理對(duì)于高校的健康發(fā)展有著重要意義[1]。通常情況下，高校檔案管理包括收集、整理、研究、編輯、保管、服務(wù)等內(nèi)容，工作較為枯燥、復(fù)雜，若是單純依靠人工來(lái)完成，則難以對(duì)高校各項(xiàng)活動(dòng)產(chǎn)生的活動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)行詳細(xì)記錄，信息化管理模式就能夠較好的改善這一狀況，并提高檔案管理質(zhì)量與效率。一方面，隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，以及高校自身職能的日益明確，如何加快教育基地建設(shè)，成為高校必須要考慮的重要問(wèn)題，在一定程度上為檔案管理工作提出了新要求，增加了檔案管理難度，數(shù)字化信息化檔案管理，能夠最大程度上降低檔案管理難度，提高工作效率，同時(shí)延長(zhǎng)檔案保存年限，為高校建設(shè)提供更多參考；另一方面，數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，為檔案管理人員提出了新要求，隨著高校檔案管理難度的增加，人工管理難以維持工作正常進(jìn)行，需要消耗較多的人力、物力、財(cái)力成本，信息化建設(shè)能夠改變傳統(tǒng)檔案形式所帶來(lái)的不便，是適應(yīng)社會(huì)與時(shí)代發(fā)展的重要轉(zhuǎn)變。

2 數(shù)字化時(shí)代下高校檔案管理信息化建設(shè)路徑分析

基于上述分析，不難發(fā)現(xiàn)在時(shí)代快速發(fā)展下，社會(huì)逐漸發(fā)生變化，數(shù)字化在高校檔案管理中的融入，無(wú)疑是為檔案管理的持續(xù)優(yōu)化創(chuàng)造了有力條件，需要高校在今后不斷強(qiáng)化信息化建設(shè)，提高整體管理水平。

2.1 推動(dòng)檔案數(shù)字化

數(shù)字化檔案的實(shí)施，能夠減少紙質(zhì)檔案的存放空間，避免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損壞、丟失、隨意借閱等情況，同時(shí)方便查閱，擴(kuò)大檔案資料的存儲(chǔ)空間，為后續(xù)開(kāi)展的各項(xiàng)管理工作提供保障[2]。首先，將檔案信息錄入到計(jì)算機(jī)中，包括音頻、文字、圖片等，都需要有效錄入，確保后續(xù)能夠有效查詢到相關(guān)信息及其完整性。其次，核對(duì)錄入的信息數(shù)據(jù)，主要目的是防止檔案信息出現(xiàn)錯(cuò)誤，保證信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性、可靠性、完整性。最后，已經(jīng)錄入的信息數(shù)據(jù)，應(yīng)結(jié)合實(shí)際變化進(jìn)行更新，強(qiáng)化管理，使數(shù)字化檔案更加具有真實(shí)性、實(shí)時(shí)性特征。

2.2 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

高校檔案管理信息化建設(shè)，在很大程度上依賴于基礎(chǔ)設(shè)施，只有基礎(chǔ)設(shè)施得到保證，才能構(gòu)建起一個(gè)相對(duì)完善的檔案管理信息系統(tǒng)。為此，高?？梢詮囊韵聨追矫嬷终归_(kāi)工作：

（1）硬件設(shè)施優(yōu)化，更新計(jì)算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、錄像機(jī)等設(shè)備，便于掃描錄入各種信息，并為檔案信息提供一個(gè)較為安全的儲(chǔ)存場(chǎng)所，保證信息錄入能夠順利完成。

（2）在軟件方面，除了要定期更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，所有的軟件應(yīng)用與設(shè)計(jì)，都需要結(jié)合高校檔案管理的需求，下載專門的管理軟件，應(yīng)用防火墻技術(shù)提高計(jì)算機(jī)的安全性，阻隔病毒、惡意軟件，保證檔案管理安全[3]。

2.3 重視人員綜合培養(yǎng)

信息化的實(shí)現(xiàn)，為高校檔案管理人員提出了更高的要求，必須要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高工作效率與質(zhì)量。第一，高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理人員個(gè)人素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，除了專業(yè)的管理知識(shí)，還需要具備較強(qiáng)的信息技術(shù)能力，學(xué)會(huì)如何利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等，保證基礎(chǔ)工作能夠順利完成；第二，引入能夠較好使用電子設(shè)備、計(jì)算機(jī)并具備一些基本檔案管理能力的復(fù)合型人才，為高校檔案管理信息化建設(shè)提供助力[4]。

2.4 強(qiáng)化信息安全意識(shí)

信息化建設(shè)雖然為高校檔案管理工作帶來(lái)了較大改變，提供了諸多便利條件，但由于網(wǎng)絡(luò)本身是一個(gè)較為開(kāi)放的環(huán)境，存在木馬病毒、黑客等，一旦受到攻擊，大量檔案信息會(huì)泄露，為學(xué)校發(fā)展帶來(lái)較大影響。這也就檔案管理人員必須要具備較強(qiáng)的信息安全意識(shí)，在實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的同時(shí)，還應(yīng)該重視信息安全問(wèn)題[5]。一方面，學(xué)校應(yīng)將安全意識(shí)納入到檔案管理人員培訓(xùn)的范圍內(nèi)，在日常工作中不斷提高安全警覺(jué)性，若是發(fā)現(xiàn)可能存在的隱患問(wèn)題應(yīng)及時(shí)上報(bào)，并采取有效措施加以解決，從而有效預(yù)防問(wèn)題；另一方面，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，采用有效的技術(shù)手段抵御病毒、黑客的惡意攻擊，避免出現(xiàn)檔案信息被竊取、篡改的情況，同時(shí)為了防止出現(xiàn)檔案丟失的情況，還需要做好雙重的檔案?jìng)浞?，確保檔案信息安全。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校檔案管理對(duì)于學(xué)校運(yùn)營(yíng)、管理、維護(hù)等都有著重要作用，屬于一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，能夠?yàn)槠渌ぷ魈峁┲匾獏⒖?。隨著檔案數(shù)量的不斷增加，原有的檔案管理方法無(wú)法完全適應(yīng)，影響工作效率，必須要結(jié)合數(shù)字化時(shí)代特點(diǎn)，通過(guò)推動(dòng)檔案數(shù)字化、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、重視人員綜合培養(yǎng)、強(qiáng)化信息安全意識(shí)等方式構(gòu)建起信息化管理模式，保證檔案管理工作質(zhì)量與效率，促進(jìn)高校持續(xù)發(fā)展。