知識經(jīng)濟時代高校檔案管理研究

隋鵬飛

山東商務職業(yè)學院 山東煙臺 264000

在新時期下，高校規(guī)模、檔案數(shù)量都有了較為明顯的增長，而原有的檔案管理方式難以達到知識經(jīng)濟時代的新要求，而受到以往檔案管理思想與觀念的影響，知識管理難以有效落實，甚至缺少對知識管理的科學認知，為高校檔案管理工作帶來一定難度。因此，聯(lián)系實際分析知識經(jīng)濟時代下高校檔案管理策略十分必要。

1 高校檔案管理概述

檔案是社會活動產(chǎn)物，活動對象包含多個方面，如國家政府、社會組織、個人組織等等，形式較為多樣，文字、聲音錄制、視頻圖像都能夠達到保存目的，而根據(jù)檔案的種類，又可以被劃分為人事檔案、教學檔案、科學檔案等不同類型。高校作為重要的教育場所，每年檔案都會有所更新，數(shù)量也會增加，具有獨立性特征，其信息資料能夠為高校各項工作的順利展開提供重要參考[1]。在以往，高校檔案管理工作很難引起重視，而隨著知識經(jīng)濟時代的到來，傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端逐漸暴露，一方面會增加管理成本，各項資源浪費較為嚴重，在整個管理將誒段，收集、整理資料桑積極必不可少的，人工管理需要大量人員來完成，增加了檔案管理負擔，且需要高校各個部門相互協(xié)調(diào)、配合才能完成，工作效率難以提升；另一方面，無法有效保存，以往的檔案管理更多是以紙質檔案的形式保管，需要占據(jù)一定的存儲空間，對環(huán)境要求較為苛刻，不僅需要保證溫度、濕度適中，還需要做好防蟲防蛀工作，整體難度較大，一旦發(fā)生火災、偷盜現(xiàn)象等，很容易對檔案資料造成破壞，這些都為高校檔案管理安全帶來較大影響與阻礙，需要結合知識經(jīng)濟時代背景做出更進一步調(diào)整，適應時代的整體性發(fā)展[2]。

2 知識經(jīng)濟時代下高校檔案管理策略研究

基于上述分析，在知識經(jīng)濟時代下傳統(tǒng)的高校檔案管理模式難以適應，必須要結合其特點，融入現(xiàn)代化元素加以變革，使高校檔案管理工作能夠更好的適應學校與社會的長遠發(fā)展。

2.1 加強專業(yè)檔案管理團隊建設

知識經(jīng)濟下，檔案管理工作往往需要面對較大的挑戰(zhàn)，在若是沒有考慮到客觀環(huán)境的影響，則檔案管理無法順利升級與變革。為此，高校必須要重視專業(yè)團隊打造，適應時代帶來的必然改變，以信息化建設最終完成為目標，構建適合現(xiàn)下社會發(fā)展的高校檔案管理體系[3]。首先，培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)水平，更多的是包括檔案管理有關的專業(yè)知識，具有較強的檔案管理意識，同時普及與知識管理相關的知識內(nèi)容，幫助其適應檔案管理信息化改變，可根據(jù)檔案管理人員個人的綜合情況調(diào)整培訓計劃，豐富內(nèi)容，科學設置考評機制，保證培訓的有效性。其次，融入計算機、信息化設備培訓的有關內(nèi)容，知識經(jīng)濟到來為檔案管理模式、方法帶來較大改變，要求能夠合理應用信息設備完成檔案收集與整理的各項工作，也可以適當引入一些具有較強的計算機操作能力、管理基礎知識的優(yōu)秀人才，做好崗前培訓以后再開展后續(xù)工作。最后，綜合素質培養(yǎng)，除了要開展思政工作以外，好要注重文化修養(yǎng)、法律意識的提升，通過法律講座、知識競賽、問答比賽等方式，普及檔案管理法律知識，為后續(xù)各項工作的順利展開奠定基礎。

2.2 合理引入知識管理

知識經(jīng)濟時代對于高校檔案管理工作而言，是機遇也是挑戰(zhàn)，若是想要適應其發(fā)展就必須探索、構建全新的工作模式。高校應充分考慮到檔案管理工作現(xiàn)狀，分析新時代帶來的改變，制定詳細的變革計劃[4]。一方面，發(fā)揮檔案管理人員自身的積極性、主動性與創(chuàng)造性，從單一的對 “檔案” 進行管理，上升到對管理人員 “人性化” 管理，落實柔性化管理模式，激勵管理人員，加快檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。另一方面，利用互聯(lián)網(wǎng)技術強化檔案管理，將紙質檔案逐漸轉變?yōu)閿?shù)字化檔案，便于管理，擴大存儲空間，科學應用 “云空間”，對檔案信息進行加密處理，保證檔案安全。需要注意的是，互聯(lián)網(wǎng)技術的融入，也不能忽視傳統(tǒng)紙質檔案管理，要升級紙質檔案的優(yōu)勢，針對管理不足予以彌補，提高檔案管理質量。

2.3 完善檔案管理系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)除了組織架構方面，還需要考慮互聯(lián)網(wǎng)與信息技術的融入。在組織架構方面，需加強對檔案管理工作的重視，人員分配必須要合理，高層人員還應該采取有效措施，激勵檔案管理人員，比如開放獎勵基金、完善獎罰機制等，同時落實責任追究制度，盡可能保證每一位管理人員的個人權益，避免在實際工作中出現(xiàn)責任推諉的情況影響工作氛圍。根據(jù)工作周期，定期還可以組織豐富的有獎活動，對于優(yōu)秀的管理人員，還可以予以特殊的晉升通道，從精神、物質等多方面采取激勵手段。在互聯(lián)網(wǎng)與信息技術方面，應利用這些先進技術，構建起一個信息化平臺，不僅可以借助平臺完成一系列管理工作，還能夠實現(xiàn)信息共享、溝通，保證檔案信息可以得到有效利用，深度發(fā)掘檔案的潛在價值與信息，將知識經(jīng)濟時代與檔案管理工作現(xiàn)代化、信息化建設相互融合[5]。

3 結語

綜上所述，高校檔案管理對于學校發(fā)展有著深遠意義，知識經(jīng)濟時代在為其帶來挑戰(zhàn)的同時，也帶來了較大機遇，需要在今后予以相應重視。因此，結合時代背景高校應通過機加強專業(yè)檔案管理團隊建設、合理引入知識管理、完善檔案管理系統(tǒng)等方式優(yōu)化、完善檔案管理工作，保證檔案管理工作與時代發(fā)展的契合性，為學校的整體性發(fā)展奠定基礎。