事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施

于碩

單縣人力資源和社會保障局基層公共服務(wù)平臺管理中心 山東單縣 274300

1 檔案管理信息化建設(shè)的定義

檔案管理信息化建設(shè)是指改變之前傳統(tǒng)紙質(zhì)錄入校隊模式，采用信息技術(shù)方法將數(shù)據(jù)存儲到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中。這一方法運用到事業(yè)單位中去，體現(xiàn)出國家努力適應(yīng)時代發(fā)展，貼合時代發(fā)展需要的理念，對檔案管理建設(shè)意義重大。其中具體包括以下幾個方面：第一事業(yè)單位數(shù)據(jù)的歸檔。主要指將檔案信息的類別、范圍和明細(xì)劃定清楚，并明確其保管期限以及負(fù)責(zé)人員，依照以上幾點分別歸類建檔，存儲于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的過程；第二事業(yè)單位檔案的交接。文檔歸類整理過程涉及到工作人員的交接，檔案信息化內(nèi)容和技術(shù)都需要交接人員耐心學(xué)習(xí)和鉆研，同時在交接過程中，還要嚴(yán)格注意安全問題；第三檔案的數(shù)字化工作。指對數(shù)字資源的整理和優(yōu)化，需要采用國家要求的標(biāo)準(zhǔn)格式錄入，過程嚴(yán)謹(jǐn)無誤，對工作人員要求也很高[1]。

2 檔案管理工作中存在的問題

2.1 對檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)注度不夠

在部分事業(yè)單位中，工作人員對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識深度較淺。通俗的講，檔案的信息化建設(shè)主要是進(jìn)行計算機的操作，這是檔案信息化建設(shè)的首要工作。對于檔案工作的管理，領(lǐng)導(dǎo)者也缺乏信息化建設(shè)的了解，他們認(rèn)為只要相關(guān)人員能夠完成工作即可，沒有站在工作人員的角度去考慮問題。

2.2 檔案管理人員的信息化水平不佳

由于事業(yè)單位的檔案管理人員將大部分時間都花費在檔案管理工作上，對于信息化技術(shù)沒有過多的了解、接觸，這使他們掌握信息技術(shù)知識過于欠缺。就目前而言，大部分檔案管理工作者對信息化技術(shù)的認(rèn)識還只停留在表面，更達(dá)不到熟練的程度，這使檔案管理人員的操作水平更加達(dá)不到工作要求。

2.3 網(wǎng)絡(luò)安全面臨挑戰(zhàn)

各事業(yè)單位檔案資料通常具有一定的機密性，在開展信息化建設(shè)期間，如果將互聯(lián)網(wǎng)接通，很可能出現(xiàn)泄密行為，而且還會存在病毒和黑客的攻擊，這些都是檔案管理信息化建設(shè)的主要影響因素。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在問題的解決措施

3.1 優(yōu)化設(shè)備配置

為了緩解設(shè)備配置問題，奠定扎實的事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)，政府部門需要加大在硬件上的投入，并完善配套的檢修維護(hù)措施，確保各項先進(jìn)信息技術(shù)能夠順利應(yīng)用到檔案管理中。在設(shè)備配置上，政府部門要規(guī)劃好信息技術(shù)引進(jìn)計劃，并根據(jù)信息技術(shù)的作用規(guī)律，來為各個事業(yè)單位合理配置硬件設(shè)備，同時，在安排采購工作時，選擇口碑好、規(guī)模大、資質(zhì)齊全的設(shè)備供應(yīng)商，從源頭保障設(shè)備的質(zhì)量。此外，領(lǐng)導(dǎo)者還要結(jié)合硬件設(shè)備的運行規(guī)律以及檔案管理工作安排，科學(xué)規(guī)劃檢修維護(hù)方案，而且要針對設(shè)備運行中容易發(fā)生的故障，提前做出應(yīng)對策略，縮短故障維修的時間，保障信息化管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性，提升事業(yè)單位檔案管理信息化水平。對于老舊設(shè)備，事業(yè)單位要及時進(jìn)行淘汰和更新，并及時提取老舊設(shè)備的剩余價值，避免出現(xiàn)浪費，進(jìn)而深入優(yōu)化信息化建設(shè)工作的效果。

3.2 完善配套制度

配套制度作為各級職工干部共同落實事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要支持，單位應(yīng)當(dāng)構(gòu)建出一套完善的配套制度，使各級職工干部在履行自身責(zé)任和義務(wù)過程中能夠?qū)崿F(xiàn)有章可循、有據(jù)可依，加速推動檔案管理的信息化進(jìn)程。在配套制度建設(shè)上，領(lǐng)導(dǎo)者需要先結(jié)合當(dāng)前的實際情況，制定出合理的信息化建設(shè)目標(biāo)，并圍繞該目標(biāo)規(guī)劃出科學(xué)、詳細(xì)的建設(shè)方案，然后針對各項工作的具體落實，制定詳盡的操作規(guī)范和細(xì)則，再在此基礎(chǔ)上構(gòu)建一系列的配套操作管理，提高各級職工干部對建設(shè)任務(wù)的自覺性。此外，針對建設(shè)過程中的重要環(huán)節(jié)，領(lǐng)導(dǎo)者還要建立合理的獎懲機制，并將其細(xì)化到具體的操作上，增強各級職工干部對建設(shè)工作的積極性[2]。

3.3 提升工作者專業(yè)水平

為了保障工作者的專業(yè)水平得以滿足信息化建設(shè)的要求，事業(yè)單位要認(rèn)識到當(dāng)前人力資源市場內(nèi)優(yōu)質(zhì)人才緊缺的現(xiàn)狀，并適當(dāng)提高招聘標(biāo)準(zhǔn)和待遇水平，吸引更多的高素質(zhì)、高技術(shù)的信息化人才參與到檔案管理工作中，同時，根據(jù)當(dāng)前信息化建設(shè)的需求，將信息技術(shù)內(nèi)容融入到考核中，確保被錄用人才具有扎實的信息技術(shù)基礎(chǔ)，實現(xiàn)從源頭優(yōu)化檔案管理人員的專業(yè)水平，弱化信息建設(shè)中的阻礙。此外，領(lǐng)導(dǎo)者還應(yīng)積極組織培訓(xùn)活動，定期組織相應(yīng)的考核，加深其對信息化建設(shè)、檔案管理的認(rèn)識，使檔案管理工作人員逐步意識到兩者的重要性，調(diào)動他們的自我提升意識，使其能夠不斷提高計算機操作能力，掌握良好的網(wǎng)絡(luò)信息化基礎(chǔ)知識，豐富計算機管理經(jīng)驗，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用及其操作能力，樹立起終身學(xué)習(xí)的意識，使其能夠不斷滿足檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展對管理人員素質(zhì)的客觀要求，更好的服務(wù)于事業(yè)單位檔案管理事業(yè)。事業(yè)單位檔案管理部分為非盈利單位，調(diào)動不起積極性可以建立激勵性競爭機制。

3.4 積極引進(jìn)高新信息安全技術(shù)

為了保護(hù)事業(yè)單位的信息安全，優(yōu)化信息化建設(shè)工作的效果，首先，預(yù)警工作是極其重要的因素。事業(yè)單位對于可能預(yù)見的危險性隱患防患于未然，起到預(yù)見的作用。在事業(yè)單位計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)中，保證每個成員能夠相互協(xié)作、相互配合，降低網(wǎng)絡(luò)信息風(fēng)險發(fā)生的幾率，通過防御不法分子通過惡意手段入侵，提高事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)安全性。其次，事業(yè)單位應(yīng)積極引進(jìn)高新信息安全技術(shù)，并加以有效的推廣和落實，強化各級干部職工的信息安全意識，排除威脅檔案管理技術(shù)應(yīng)用安全的因子，使檔案管理的信息化建設(shè)任務(wù)得以順利落實[3]。

4 結(jié)語

信息技術(shù)的快速發(fā)展有利于檔案管理工作的信息化建設(shè)，但是在進(jìn)行信息化建設(shè)時也會存在一定的問題，工作人員要去找出問題，研究解決方案，使檔案管理工作更加順暢。