事業(yè)單位檔案管理工作的對策和建議

藍蕾蕾

青島市即墨區(qū)自然資源局 山東青島 266200

事業(yè)單位檔案工作是為各級事業(yè)單位工作服務(wù)的基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作是各級事業(yè)單位的重要職責。當前經(jīng)濟社會高速發(fā)展和現(xiàn)代科技手段不斷更新，檔案管理工作也面臨著重大機遇和挑戰(zhàn)，做好當前事業(yè)單位檔案管理工作的重要性日益凸顯。

1 事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的必要性

①提升檔案管理信息化手段。信息技術(shù)的飛速發(fā)展給檔案管理工作帶來了不小的沖擊，從長遠角度來看，檔案管理與信息技術(shù)的深度融合是檔案管理工作的必經(jīng)之路。目前，很多事業(yè)單位已經(jīng)深刻認識到檔案管理信息化的便捷性，逐步將傳統(tǒng)的人工查詢轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑵脚_搜索的方式。因此，事業(yè)單位可以從優(yōu)化檔案管理信息化手段著眼，積極尋求適合本單位工作性質(zhì)的檔案管理軟件，搭建網(wǎng)絡(luò)管理平臺，為檔案信息需求者提供多層次的查詢服務(wù)。②建設(shè)檔案管理現(xiàn)代化途徑?，F(xiàn)代化的檔案管理工作離不開現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，如今的檔案信息采集、整理、歸檔、查閱、分析等工作都由檔案信息平臺完成，這就要求檔案管理部門要配備先進的高清拍攝儀、掃描儀、打印機等辦公設(shè)施，同時，工作人員也必須熟練掌握現(xiàn)代化設(shè)備的使用方法，在信息系統(tǒng)安全技術(shù)方面也要做好功課，避免由于人工誤操作而導致檔案信息資料失真，有效提高檔案利用效率[1]。

2 事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題

①對人事檔案管理工作的重視程度不足。與其他工作相比，很多事業(yè)單位的領(lǐng)導并沒有認識到人事檔案管理工作的重要性，僅僅從主觀的角度將人事檔案管理視為附屬工作。這就使得人事檔案管理工作不夠完善，無法充分發(fā)揮其作用。②人事檔案管理工作的方法落后。當前事業(yè)單位在人事檔案管理工作方面的方法落后、水平偏低，無法達到現(xiàn)代社會對這項工作的要求。③人事檔案管理工作的信息化水平有待提升。盡管信息技術(shù)已經(jīng)在事業(yè)單位的各項工作中得到了普及，也進一步改進了該工作，但是某些方面仍然采用較為傳統(tǒng)的人工管理方式，工作效率低下。

3 事業(yè)單位檔案管理工作的對策和建議

3.1 提高思想認識，加大檔案管理工作投入力度

檔案是各級單位各方面情況的歷史記錄，是促進各項工作發(fā)展的重要依據(jù)和參考，必須高度重視和加強檔案管理工作。各級單位要切實將檔案管理工作納入重要議事日程，全面加強檔案管理法制化、規(guī)范化建設(shè)，建立健全檔案管理相關(guān)制度，保障檔案工作正常有序推進。定期對本單位檔案管理工作開展專項督導檢查，及時發(fā)現(xiàn)、解決存在問題，促進檔案管理工作質(zhì)量不斷提升。加大檔案設(shè)施建設(shè)投入力度，按照標準要求建設(shè)完善檔案室、閱檔室、檔案辦公室，引進先進管理設(shè)備、軟件，提高檔案管理工作信息化水平[2]。

3.2 加強檔案管理人才培訓力度

在進行檔案管理的過程中，檔案管理人員在其中扮演著重要的角色，其綜合素質(zhì)和管理技能直接影響著檔案管理質(zhì)量的高低。為此，企業(yè)需要采取有效措施有效提升管理人員綜合素質(zhì)和管理技能，并在此基礎(chǔ)上加強檔案管理人員的現(xiàn)代化信息技術(shù)。此外，還可以通過不同的獎勵措施來提高檔案管理人員工作積極性，促使各個部門對檔案管理更加重視，為檔案管理質(zhì)量的提高奠定良好的基礎(chǔ)。

3.3 高效應(yīng)用信息技術(shù)，提高檔案管理信息化水平

事業(yè)單位在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下開展檔案管理工作，應(yīng)提高對信息技術(shù)的利用程度，了解信息技術(shù)的價值?？筛鶕?jù)事業(yè)單位的發(fā)展需求、檔案管理工作內(nèi)容等方面借助互聯(lián)網(wǎng)等相關(guān)技術(shù)建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，配備掃描儀、打印機等智能設(shè)備。這樣紙質(zhì)檔案可有效轉(zhuǎn)化為電子檔案，檔案管理人員只需借助計算機將相關(guān)檔案資料錄入管理系統(tǒng)中，系統(tǒng)就可自動對檔案資料進行收集、整合、歸類和儲存。且利用信息設(shè)備和軟件構(gòu)建的檔案管理系統(tǒng)，能夠有效保障檔案內(nèi)容的完整性，不會出現(xiàn)資料缺失的情況[3]。

3.4 強化檔案設(shè)施維護

現(xiàn)代社會是信息和科技社會，計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的地位越來越高。計算機等硬件設(shè)備在檔案檢索系統(tǒng)、檔案室管理、輔助檔案業(yè)務(wù)管理等工作中都發(fā)揮著重要作用，它不僅可以增加檔案管理的深度和廣度，也為檔案管理工作提供諸多便利之處。因此，新型計算機設(shè)備、辦公設(shè)備的配置與維護是檔案管理工作的重要要求。事業(yè)單位需要根據(jù)實際工作情況建立內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，各部門可以迅速安全將檔案傳遞至檔案管理部門，再由檔案管理人員對其進行統(tǒng)一整理、歸類、保存等，這樣一來，檔案的及時性、真實性、準確性也就得到了保障[4]。

4 結(jié)語

事業(yè)單位的發(fā)展受到人事檔案管理水平的影響。從這個角度看，在認識與分析人事檔案中所存在的問題的前提下，應(yīng)該逐步完善人事檔案管理的基本設(shè)施建設(shè)；建立健全的人事檔案管理機制；提高人事檔案信息的準確性；有效運用信息技術(shù)建設(shè)電子化檔案系統(tǒng)；突出人事檔案管理工作規(guī)范化與標準化。本文對事業(yè)單位提升人事檔案管理水平策略展開的一系列分析，希望能為促進事業(yè)單位實現(xiàn)長遠發(fā)展目標提供一些參考。