高職院校人事檔案管理面臨的問題和策略研究

【摘要】受職業(yè)教育改革的影響，近年來國內(nèi)高職院校為強化教職員工隊伍建設(shè)，都在人事管理方面投入了大量的精力，而人事檔案管理作為高職院校開展人事管理活動的重要基礎(chǔ)，也隨之得到了很多的重視，但從整體上來看，由于很多高職院校在人事檔案管理方面缺乏深入了解與實踐經(jīng)驗，因此實際工作中仍然會出現(xiàn)不少的問題。為此，本文對當前高職院校人事檔案管理所面臨的主要問題進行了總結(jié)分析，同時針對實際問題提出了一些較為可行的應(yīng)對策略，希望能夠為高職院校人事工作與教職工隊伍建設(shè)起到一定幫助。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理 高職院校 信息化

引言：人事檔案管理作為人事工作的組成部分淇不僅是高職院校充分發(fā)揮人力資源作用的前提保障，同時也是高職院校開展人力資源管理工作的重要依據(jù)，無論是對教職員工的聘用與崗位安排，還是職稱評定、干部提拔任用，都需要以相關(guān)人事檔案為基礎(chǔ)，一旦人事檔案管理出現(xiàn)了問題，那么高職院校的教職員工隊伍也可能會出現(xiàn)工作積極性不足、高職稱人才流失等情況。由此可見，當前高職院校人事檔案管理問題已經(jīng)造成了較為嚴重的影響，而對于人事檔案管理問題應(yīng)對策略的研究，則是十分必要且具有現(xiàn)實意義的。

一、當前高職院校人事檔案管理面臨的問題

（一）檔案管理意識薄弱

職業(yè)教育改革背景下的高職院校通常都會將工作重心放在教學(xué)水平提升以及人才培養(yǎng)上，人事檔案管理工作雖然在高職院校教職工隊伍建設(shè)及人才培養(yǎng)方面發(fā)揮著較為重要的作用，但由于人事檔案管理方面的投入并不能夠在教學(xué)方面迅速得到回報，因此很多高職院校領(lǐng)導(dǎo)管理人員對這項工作都并不重視，也不遠投人太多的資金與人力、物力，而在缺乏基礎(chǔ)支持的情況下，高職院校人事檔案管理的工作質(zhì)量自然也就會大大下降。另外，領(lǐng)導(dǎo)管理人員的不重視也直接影響了其他崗位工作人員的工作態(tài)度，例如檔案管理人員會認為人事檔案管理無關(guān)緊要，只要完成簡單的檔案資料收集、歸檔與保管即可，工作中隨意性較強，工作積極性也比較差，而其他部門工作人員則會認為人事檔案管理與自己毫無關(guān)系，并不愿意配合檔案管理人員工作，這同樣會給人事檔案管理帶來很多的麻煩。

（二）人員素質(zhì)參差不齊

近幾年高職院校雖然在人才引進方面做出了很大的努力，也引進了不少的專業(yè)教師人才，但對于人事檔案管理人才的引進卻非常之少，即便設(shè)置了專門的人事檔案管理部門及崗位，人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)仍然是比較低的，有些高職院校甚至會安排其他崗位工作人員兼職人事檔案管理崗位，這不僅直接影響到了人事檔案管理隊伍的整體工作素養(yǎng)，同時也會對高職院校其他崗位的人才引進造成極大的阻礙。例如有些高職院校在積極引入專業(yè)教師人才后，教師隊伍規(guī)模迅速壯大，針對教職員工的認識檔案管理工作也變得更加繁重，如果檔案管理人員未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)能力不足，那么人事檔案資料的真實性、完整性就必然會受到影響，而依據(jù)人事檔案資料展開的人事管理活動自然也可能會出現(xiàn)問題。

（三）管理手段過于落后

在信息技術(shù)飛速發(fā)展得勁今天，檔案管理信息化早已成為了檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢，而很多企業(yè)單位也都積極開展了針對檔案管理的信息化建設(shè)，但在高職院校，由于人事檔案管理工作本身并不受重視，因此大多數(shù)學(xué)校的人事檔案管理仍然只能以紙質(zhì)檔案的手工操作管理為主。例如在需要對教職工干部進行人事信息篩選時，有些學(xué)校的人事檔案室雖然配備了一定的現(xiàn)代化辦公設(shè)備，但由于辦公軟件功能比較單一，只能完成目錄生成、打印等操作，因此人事信息的篩選仍然需要由人事部門根據(jù)統(tǒng)計報表等檔案資料來進行人工統(tǒng)計，不僅浪費了大量的人力，同時也導(dǎo)致了工作效率的嚴重低下。

（四）檔案資料大量失真

檔案信息的真實性是檔案管理工作最為重要的工作要求之一，然而在工作制度不夠完善、工作要求難以落實的情況下，有些高職院校的人事檔案管理實際上是并不能夠滿足這一要求的。例如在關(guān)系教職工晉升、轉(zhuǎn)干、調(diào)離等人事活動的檔案資料中，由于人事活動直接關(guān)系到教職工個人利益，而人事檔案的監(jiān)管審核又并不嚴格，因此經(jīng)常會出現(xiàn)故意填寫不真實信息或是事前涂改個人檔案信息的情況，有些人甚至會為了“晚退休”而將參加工作時間修改為真實時間的十余年之后。這極大地影響了人事檔案資料的原始性、唯一性與真實性，而一旦人事檔案資料失真，那么高職院校的人事管理也會隨之出現(xiàn)工作安排不合理、職稱評選不公正等問題。

二、高職院校人事檔案管理問題的有效應(yīng)對策略

（一）強化檔案管理意識

針對當前高職院校對人事檔案管理普遍缺乏重視的情況，高職院校首先要做的以領(lǐng)導(dǎo)層為主體，對人事檔案管理工作的績效性與價值性展開重新認識，明確人事檔案管理對學(xué)校人才引進、人力資源管理及乃至教學(xué)工作的重要意義，并在日常工作中向人事檔案管理部門提供應(yīng)有的支持，使人事檔案管理工作的開展能夠具備良好基礎(chǔ)條件。與此同時，由于檔案管理人員、教職員工對于人事檔案管理工作同樣存在著認識上的誤區(qū)，因此高職院校同樣需要由人事檔案管理部門主動展開基層宣傳工作，從思想上引導(dǎo)檔案管理人員及其他教職員工提高對人事檔案管理的重視，主動承擔起自身在人事檔案管理方面的責任，檔案管理人員應(yīng)樹立認真、負責的工作態(tài)度，嚴格按照規(guī)定完成人事檔案管理工作，其他教職員工也要積極配合人事檔案管理部門工作，使高職院校人事檔案管理能夠更好的持續(xù)開展下去。

（二）重視人力資源管理

對于高職院校來說，新時期高素質(zhì)教師人才的引進雖然能夠推動學(xué)校教學(xué)水平的快速提升，但對于人事檔案管理等其他專業(yè)性較強的工作來說，專業(yè)人才也同樣是十分重要的。因此，未來高職院校必須要轉(zhuǎn)變?nèi)肆Y源管理的工作策略與觀念，在高度重視優(yōu)秀教師人才引進的同時，也要充分結(jié)合新時期學(xué)校人事檔案管理的實際工作要求，將人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求確定下來，并據(jù)此展開人事檔案管理崗位的職工審核，逐步淘汰專業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力不足的職工，并通過提高工作待遇、優(yōu)化工作環(huán)境等手段，吸引掌握現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)、檔案管理專業(yè)知識與技能的優(yōu)秀人才，從而為人事檔案管理工作的優(yōu)化提供更好的人力支持。另外，鑒于人事檔案管理本身的特殊性，高職院校還需在評估檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的同時，對其職業(yè)道德素養(yǎng)、政治素養(yǎng)、服務(wù)意識作出嚴格要求，并鼓勵其利用業(yè)余時間進行自主學(xué)習或參加專業(yè)培訓(xùn)活動，使檔案管理人員的多方面素養(yǎng)能夠在工作中實現(xiàn)全面提升，從而實現(xiàn)對人事檔案管理工作質(zhì)量的優(yōu)化。

（三）加快檔案信息化建設(shè)

隨著高職院校教職工隊伍建設(shè)的持續(xù)推進，未來其對于人事檔案管理工作的要求必然會越來越高，因此為滿足人事管理要求，高職院校還需順應(yīng)檔案管理的信息化發(fā)展趨勢，以實際工作需要為基礎(chǔ)大力展開基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為人事檔案管理部門配備電腦、打印機、檔案管理軟件等軟硬件設(shè)施，以幫助其提高工作效率、降低工作難度，并減少檔案管理人員的工作量，使其能夠從重復(fù)性、機械性的工作中解放出來，將更多的工作時間與精力投入到工作創(chuàng)新研究、工作質(zhì)量提升等方面。另外，由于紙質(zhì)文件很容易出現(xiàn)丟失、損壞等問題，因此高職院校同樣重視現(xiàn)有紙質(zhì)人事檔案的電子化工作，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件，同時建立專門的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，將人事檔案資料存儲到數(shù)據(jù)庫中，制成電子卡片式的檔案文件，這樣在需要對教職工人事信息進行查詢、匯總、篩選時，只需通過登錄數(shù)據(jù)庫管理平臺，即可高校完成一系列的應(yīng)用操作，在大大提高工作效率的同時，工作質(zhì)量也能夠得到充分保證。

（四）完善檔案管理制度體系

為保證人事檔案信息的唯一性、真實性、完整性，高職院校還需以現(xiàn)有檔案管理制度為基礎(chǔ)，對檔案收集、歸檔等各項工作的相關(guān)制度展開全面完善，將健全的人事檔案管理制度體系建立起來，從而使人事檔案管理工作能夠規(guī)范、有序的進行下去。例如針對提交人事檔案資料內(nèi)容不實的問題，就可以建立移交責任追究制度，由各部門配合人事檔案管理人員對上交的檔案資料進行內(nèi)容核實，一旦發(fā)現(xiàn)信息不準確、內(nèi)容不完整、資料不符合歸檔要求的情況，應(yīng)立即追究移交人員的責任，如在檔案資料歸檔后發(fā)現(xiàn)檔案信息不實問題，則要對歸檔審核人員與移交人員分別進行責任追究。

結(jié)束語：總而言之，在專業(yè)人才競爭愈發(fā)激烈的今天，高職院校在人事檔案管理方面一直都存在著的不足，如專業(yè)人才缺失、檔案信息失真等問題，都可能會對學(xué)校專業(yè)人才引進造成很大的負面影響，而要想做好人事檔案管理工作，自然也同樣需要從這些問題入手，采取針對性的工作創(chuàng)新策略。

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作者簡介：張艷梅，（1981.12），女，漢族，河北文安人，本科，就職于廊坊衛(wèi)生職業(yè)學(xué)院，從事人事檔案管理工作。