基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的思考

徐兢 南昌通源電氣有限公司

引言

近年來，國家紀(jì)檢監(jiān)察工作的任務(wù)逐步繁重，要想改善當(dāng)前紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理的工作效率，盡快適應(yīng)現(xiàn)階段紀(jì)檢監(jiān)察工作的需求，就必須要加速對于紀(jì)檢監(jiān)察系統(tǒng)檔案的信息化建設(shè)。而要想實(shí)現(xiàn)紀(jì)檢監(jiān)察，檔案管理的信息化就必須要注重提升檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)，加大對系統(tǒng)內(nèi)部軟硬件設(shè)施的投資力度，構(gòu)建完善的相關(guān)管理機(jī)制，并組建綜合素質(zhì)過硬的管理隊(duì)伍，以期保質(zhì)保量完成紀(jì)檢監(jiān)察工作。

1 基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理信息化的內(nèi)容闡述與意義

近年來，管理信息系統(tǒng)的完善以及自動(dòng)化軟件的更新使得基層紀(jì)檢監(jiān)察系統(tǒng)中的數(shù)字信息變得越來越多，且所涉及的電子信息文件數(shù)量也與日俱增。因此，全面推進(jìn)基層紀(jì)檢監(jiān)察系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)是大勢所趨，要想完成基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理信息化建設(shè)，就必須要對檔案的信息分析與管理、數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與維護(hù)、資源的利用與分配以及人才的引進(jìn)與培養(yǎng)格外重視，還應(yīng)當(dāng)在日常工作中對于各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范進(jìn)行有效制定?？偠灾?，紀(jì)檢監(jiān)察系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)能夠盡快實(shí)現(xiàn)該系統(tǒng)工作的現(xiàn)代化與數(shù)字化，將信息與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，從而提升資源的共享程度，確保檔案管理變得更加規(guī)范有效，為國家開展反腐倡廉工作貢獻(xiàn)一定的力量。

2 紀(jì)檢監(jiān)察檔案信息化的優(yōu)勢

2.1 改善工作效率

在沒有信息化技術(shù)之前，基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作主要是采用人工的方法。相關(guān)部門會(huì)投入大量的人力物力來對已有的檔案信息進(jìn)行分類采集及核對。用人力進(jìn)行檔案信息的維護(hù)與管理，不僅會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤，而且整個(gè)工作流程相對比較繁雜。與此同時(shí)，檔案信息在保存與檢索方面也顯得不夠便捷。換句話說，借助人工力量來對檔案進(jìn)行管理，不僅會(huì)耗費(fèi)大量的人力財(cái)力，而且不一定會(huì)得到好的效果，特別是在對冗長的文件進(jìn)行收集整理時(shí)會(huì)在很大程度上降低工作效率。隨著信息化技術(shù)的不斷普及，檔案管理工作可以將信息技術(shù)有機(jī)融入，確保檔案收集整理工作的有條不紊。具體來說，信息化檔案管理可以對信息進(jìn)行快速分類與分析，在一定程度上會(huì)減少對于紙質(zhì)的使用頻率，同時(shí)也會(huì)降低了出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的可能性，在檢索以及分析方面顯得更加便捷。

2.2 提高文件信息的安全性

考慮到紙質(zhì)本身的缺陷以及人力工作的疏忽，都有可能會(huì)讓重要的數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。而借助信息化方法來對數(shù)據(jù)進(jìn)行保存與分類不僅能夠生動(dòng)準(zhǔn)確地對數(shù)據(jù)進(jìn)行保存與記錄，而且可以提升數(shù)據(jù)保存的安全性，突破了以往紙質(zhì)文件會(huì)因紙張被破壞而出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況，因此會(huì)被越來越多的單位所青睞。近年來，信息化技術(shù)得到普及之后，檔案收集與管理數(shù)據(jù)主要會(huì)存放在移動(dòng)硬盤或者是光盤中，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔來說，該類技術(shù)的穩(wěn)定性較強(qiáng)，且不太容易被外界環(huán)境所影響，能夠在很長時(shí)間內(nèi)對數(shù)據(jù)進(jìn)行完整的保存，確保檔案的管理更加安全穩(wěn)定。

2.3 有助于進(jìn)行信息交流

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔記載信息方式較為繁雜，如果要進(jìn)行單位之間的信息交流，就必須要對大量的紙質(zhì)文檔進(jìn)行攜帶與分類，這不僅會(huì)耗費(fèi)大量的人力物力，而且會(huì)降低整個(gè)交流過程的效率。而借助信息化技術(shù)對檔案進(jìn)行管理之后，信息的所有分享與交流工作就可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行遠(yuǎn)程操控。與此同時(shí)，信息在交流之前已經(jīng)做好了分類，在進(jìn)行調(diào)解時(shí)也會(huì)節(jié)省很多時(shí)間。因此，數(shù)字化管理會(huì)讓信息交流變得暢通無阻，交流雙方只需要攜帶U 盤或者是移動(dòng)硬盤就可以將一些數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)便攜。需要注意的是，相互交流的單位距離相對比較遠(yuǎn)。在沒有信息化建設(shè)之前，信息的交流以及共享都必須要通過專人來進(jìn)行會(huì)面，在路上會(huì)耗費(fèi)掉大量的時(shí)間。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及與升級(jí)，基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作就可以借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)完成，在保證交流時(shí)效性的同時(shí)提升了交流的安全性。

3 如何推動(dòng)基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理的信息化

3.1 增強(qiáng)檔案管理信息化意識(shí)

從本質(zhì)上講，管理觀念的現(xiàn)代化是進(jìn)行紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理信息化的靈魂所在之處，要想進(jìn)行監(jiān)察檔案管理信息化，首先就要轉(zhuǎn)變管理人員與技術(shù)人員的觀念，一旦紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理人員沒有意識(shí)到信息化技術(shù)的優(yōu)勢，就會(huì)給基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理信息化進(jìn)程帶來一定的阻力。沒有較強(qiáng)的信息化意識(shí)，即便是擁有優(yōu)質(zhì)的檔案保護(hù)措施，也不能稱其為信息化與現(xiàn)代化的檔案管理模式。相關(guān)單位在推動(dòng)紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理信息化的過程中，工作人員必須要牢固樹立科學(xué)管理與思想進(jìn)步的觀念，切實(shí)轉(zhuǎn)變上世紀(jì)對紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理的意識(shí)，使紀(jì)檢監(jiān)察的工作更好地滿足當(dāng)前社會(huì)的需求。

3.2 加大對軟硬件設(shè)施的建設(shè)力度

對于基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理信息化建設(shè)來說，計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)以及掃描儀等現(xiàn)代化的辦公設(shè)備是必需品。相關(guān)單位要將現(xiàn)代科技與先進(jìn)理念的優(yōu)勢發(fā)揮到極致，加大對通用軟件以及智能硬件的研發(fā)力度，加快紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理信息化的處理步伐。對此，相關(guān)部門必須要投入大量資金來保證軟件研發(fā)與硬件設(shè)施建設(shè)的順利進(jìn)行。與此同時(shí)，檔案管理部門要充分發(fā)揮手頭有大量資源的優(yōu)勢，對于潛在的檔案信息進(jìn)行充分挖掘，以滿足反腐倡廉工作的各項(xiàng)需求。需要注意的是，現(xiàn)代化信息手段應(yīng)用在紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理部門的日常工作中，不僅可以為檔案管理工作注入全新的生機(jī)與活力，而且可以在很大程度上改善檔案管理的水平，為紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作的信息化建設(shè)提供有力保證。

3.3 構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理機(jī)制

要想在基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理信息化建設(shè)過程中明確責(zé)任，確保網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的穩(wěn)定運(yùn)行，就必須要從實(shí)際出發(fā)來構(gòu)建嚴(yán)格的檔案管理機(jī)制。首先，管理人員要對已有的檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新與改進(jìn)，并制定適合當(dāng)前形勢發(fā)展的檔案管理制度。一方面要建立健全檔案管理的技術(shù)規(guī)范以及業(yè)務(wù)流程，對于電子檔案工作的環(huán)節(jié)與步驟進(jìn)行多次細(xì)化。另一方面，需要制定科學(xué)的保護(hù)措施，保證紀(jì)檢監(jiān)察電子檔案的完整性與安全性。其次，基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理信息化需要注重規(guī)范化，一旦各級(jí)紀(jì)檢監(jiān)察部門的檔案整理不夠標(biāo)準(zhǔn)，就會(huì)使基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案信息變成信息孤島，也就無法實(shí)現(xiàn)資源共享。

3.4 組建綜合性的檔案管理隊(duì)伍

作為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化成功的根本之處，基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定著整個(gè)信息化建設(shè)的質(zhì)量與發(fā)展速度。要想增強(qiáng)檔案管理人員的信息化意識(shí)，相關(guān)部門必須要加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，要求檔案管理人員不僅僅要對電子檔案的全程整理進(jìn)行熟知，而且必須要掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，為檔案信息的安全性與穩(wěn)定性提供技術(shù)保證。除此以外，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)立足本職工作，逐步增強(qiáng)自身的綜合素質(zhì)，主動(dòng)參加信息化教育培訓(xùn)，提升自身的信息化技能水平，為基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理模式的轉(zhuǎn)變做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。與此同時(shí)，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)定期組織管理人員去其他單位進(jìn)行學(xué)習(xí)與交流，并將先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)融入到日常工作中，不斷改善他們的工作技能水平。