淺談工程設(shè)計(jì)型企業(yè)信息化項(xiàng)目管理問(wèn)題和應(yīng)對(duì)策略

李波 中海油石化工程有限公司

引言

除了企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理所需的ERP 系統(tǒng)外，工程設(shè)計(jì)型企業(yè)還需要建設(shè)專(zhuān)業(yè)的生產(chǎn)管理系統(tǒng)和采購(gòu)大量的專(zhuān)業(yè)軟件，這些系統(tǒng)和軟件是企業(yè)生產(chǎn)的基礎(chǔ)。系統(tǒng)建設(shè)和專(zhuān)業(yè)軟件二次開(kāi)發(fā)，是通過(guò)信息化項(xiàng)目立項(xiàng)實(shí)施來(lái)實(shí)現(xiàn)。很多企業(yè)每年都提出信息化項(xiàng)目立項(xiàng)，但最終建設(shè)結(jié)果總是不理想，出現(xiàn)進(jìn)度拖期、成果質(zhì)量不高、甚至不能完成的情況。信息化項(xiàng)目建設(shè)機(jī)制不健全，缺乏相應(yīng)的制度保障，造成信息化項(xiàng)目管控不到位，每年投入大量資金卻得不到應(yīng)有的效果。企業(yè)通過(guò)分析信息化項(xiàng)目管理的各類(lèi)問(wèn)題，尋找問(wèn)題原因和解決辦法，并形成有效的管控制度，可以規(guī)范項(xiàng)目建設(shè)管理過(guò)程，促使目標(biāo)達(dá)成。

一、信息化項(xiàng)目管理存在的問(wèn)題

1.項(xiàng)目規(guī)劃不適合企業(yè)發(fā)展要求

很多企業(yè)輕視信息化規(guī)劃工作，認(rèn)為信息化規(guī)劃是信息部門(mén)主要承擔(dān)的工作，僅依靠企業(yè)信息部門(mén)人員編寫(xiě)，為節(jié)省投資而不去使用經(jīng)驗(yàn)豐富的咨詢(xún)企業(yè)和專(zhuān)家進(jìn)行規(guī)劃。企業(yè)內(nèi)部人員編制規(guī)劃，往往通過(guò)網(wǎng)絡(luò)搜索等方式獲取內(nèi)容，不能有效獲取咨詢(xún)企業(yè)和專(zhuān)家詳細(xì)成功經(jīng)驗(yàn)，形成的信息化規(guī)劃往往目標(biāo)愿景高大上，規(guī)劃細(xì)節(jié)無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容，建設(shè)內(nèi)容和實(shí)施方案不適合企業(yè)發(fā)展水平和要求，不能很好的指導(dǎo)信息化項(xiàng)目的建設(shè)。

2.項(xiàng)目不能按規(guī)劃落地

企業(yè)雖然制定了適合的信息化規(guī)劃，明確了信息系統(tǒng)建設(shè)的建設(shè)步驟和建設(shè)投資，但一些信息化項(xiàng)目仍然不能順利實(shí)施落地。信息化建設(shè)未上升到企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃中，企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化項(xiàng)目建設(shè)重視程度不夠，存在信息系統(tǒng)建設(shè)只是在需要時(shí)實(shí)施的想法。因?yàn)槎鄶?shù)信息化項(xiàng)目不能直接給企業(yè)帶來(lái)利潤(rùn)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者很容易認(rèn)為信息化項(xiàng)目投入高，效益低，項(xiàng)目投資審批時(shí)盲目的控制投資，導(dǎo)致項(xiàng)目實(shí)施無(wú)足夠資金。各種原因?qū)е滦畔⒒?guī)劃的內(nèi)容不能按計(jì)劃實(shí)施，不能循序漸進(jìn)的推進(jìn)，規(guī)劃不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

3.項(xiàng)目建設(shè)機(jī)制不健全，缺乏制度保障

多數(shù)信息化項(xiàng)目建設(shè)原因是企業(yè)內(nèi)部管理發(fā)展的要求，因?yàn)闊o(wú)外部業(yè)主交付標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范的強(qiáng)制標(biāo)準(zhǔn)要求，企業(yè)在制度建設(shè)時(shí)往往輕視相關(guān)制度和體系建設(shè)。多數(shù)企業(yè)制度過(guò)于粗礦，項(xiàng)目投資、立項(xiàng)、實(shí)施到最終驗(yàn)收、交付，都不能達(dá)到管控的要求，無(wú)制度的約束會(huì)造成項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程隨意、質(zhì)量低下，最終造成項(xiàng)目目標(biāo)不能較好的達(dá)成。

4.項(xiàng)目實(shí)施組織人員不到位，推動(dòng)難度大

項(xiàng)目從立項(xiàng)開(kāi)始到組織實(shí)施被認(rèn)為是信息部門(mén)負(fù)主要職責(zé)，專(zhuān)業(yè)部門(mén)僅配合執(zhí)行。許多企業(yè)管理者認(rèn)為信息系統(tǒng)建設(shè)完成后直接可以使用，項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程參與僅是次要工作，并未把項(xiàng)目實(shí)施當(dāng)做改變業(yè)務(wù)現(xiàn)狀的核心推動(dòng)力，在人員安排上部門(mén)負(fù)責(zé)人和關(guān)鍵崗位參與度極低，組織人員不能按項(xiàng)目要求到位。這經(jīng)常造成項(xiàng)目推動(dòng)難度大，進(jìn)度不斷拖期。

5.企業(yè)缺乏專(zhuān)職的信息化管理人才

信息化管理人員配備不能滿足企業(yè)信息化建設(shè)的需要。企業(yè)缺乏復(fù)合型信息化項(xiàng)目管理人才，任命的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人多數(shù)對(duì)項(xiàng)目管理體系知識(shí)了解不多，不會(huì)使用項(xiàng)目管理知識(shí)和工具有效的管理項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)常依據(jù)個(gè)人的思路實(shí)施，存在較多風(fēng)險(xiǎn)；信息化管理人員對(duì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)了解不足，會(huì)對(duì)項(xiàng)目任務(wù)目標(biāo)理解不到位，造成最終實(shí)現(xiàn)內(nèi)容不滿足需求。

二、信息化項(xiàng)目管理問(wèn)題的應(yīng)對(duì)策略

為應(yīng)對(duì)信息化項(xiàng)目管理存在的各項(xiàng)問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)制定合適的制度保障，健全項(xiàng)目建設(shè)機(jī)制，培養(yǎng)信息化管理人才，在項(xiàng)目管控的各個(gè)階段，都有相關(guān)的制度和政策保障，能有效的規(guī)范項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程，促進(jìn)目標(biāo)達(dá)成，保證企業(yè)信息化投資獲得真正的效益。

1.信息化建設(shè)規(guī)劃上升到企業(yè)戰(zhàn)略層

信息化規(guī)劃應(yīng)在研究全局的基礎(chǔ)上明確企業(yè)在未來(lái)一定時(shí)期內(nèi)的信息技術(shù)能力，需要放到組織發(fā)展戰(zhàn)略高度加以認(rèn)識(shí)。企業(yè)為了取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，基于組織發(fā)展策略、現(xiàn)有信息化水平與行業(yè)標(biāo)桿差距，以及可投入的資源等因素，確定最有必要改進(jìn)的內(nèi)容，保證規(guī)劃的有效可行。同時(shí)企業(yè)在規(guī)劃環(huán)節(jié)要避免口號(hào)化、流于形式，要對(duì)目標(biāo)加以量化，避免紙上談兵。信息化規(guī)劃編制要有充足的資金，保障規(guī)劃工作做細(xì)、做到位，引入有能力有經(jīng)驗(yàn)的咨詢(xún)公司和專(zhuān)家，避免內(nèi)部人員認(rèn)識(shí)的局限性。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)在資金、技術(shù)、人員、精力等各方面的投入都相對(duì)較大，并且短期收益不明顯。

2.明確職責(zé)、組織監(jiān)控考核，做到真正的“一把手”工程

“一把手”工程，指企業(yè)各級(jí)組織第一領(lǐng)導(dǎo)者參與項(xiàng)目。信息化實(shí)施避免隨意性，各級(jí)組織一定要按照規(guī)劃內(nèi)容進(jìn)行逐項(xiàng)落實(shí)。規(guī)劃制定后，應(yīng)建立實(shí)施監(jiān)控機(jī)制，明確各項(xiàng)任務(wù)的職責(zé)和權(quán)限、配備人員、明確監(jiān)控方式和頻次、根據(jù)結(jié)果考核，定期向領(lǐng)導(dǎo)層匯報(bào)。企業(yè)每年對(duì)規(guī)劃年度內(nèi)容進(jìn)行分解落實(shí)，列為相關(guān)部門(mén)和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)工作任務(wù)，提高考核指標(biāo)分值和權(quán)重，利用績(jī)效考核的手段促使規(guī)劃落地。

3.完善制度保障，項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)有“法”可依

信息化項(xiàng)目管理體系是企業(yè)管控最重要的依據(jù)，信息化規(guī)劃應(yīng)包含信息化管理體系和技術(shù)體系建設(shè)內(nèi)容。工程設(shè)計(jì)型企業(yè)信息化項(xiàng)目管控過(guò)粗過(guò)細(xì)，都不一定起到應(yīng)有的管理效果，制度過(guò)寬松，項(xiàng)目容易失控；制度過(guò)于繁瑣，實(shí)施起來(lái)管理成本過(guò)高，也會(huì)造成執(zhí)行的不方便。企業(yè)可以在投資規(guī)劃、立項(xiàng)審查、實(shí)施方案、上線檢查和驗(yàn)收關(guān)閉等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，詳細(xì)明確管理流程和管理要求，既不會(huì)給項(xiàng)目實(shí)施帶來(lái)過(guò)多管理耗費(fèi)，也能達(dá)到較好的控制效果。

4.加強(qiáng)信息化組織體系和隊(duì)伍建設(shè)

企業(yè)要充分發(fā)揮信息化機(jī)構(gòu)，如發(fā)揮信息化委員會(huì)決策指揮作用和信息化工作組排頭兵作用，保證信息化建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)。企業(yè)要理順人才發(fā)展渠道，建立有效的激勵(lì)機(jī)制，吸引懂專(zhuān)業(yè)的復(fù)合型人才進(jìn)入信息化隊(duì)伍，通過(guò)加強(qiáng)信息技術(shù)交流和培訓(xùn)，充分利用外部資源，提高人員管理和技術(shù)水平。

三、結(jié)束語(yǔ)

信息化已成企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)的重要工具，企業(yè)越來(lái)越重視信息化建設(shè)帶來(lái)的效益，有的企業(yè)甚至將信息化項(xiàng)目作為公司生產(chǎn)項(xiàng)目進(jìn)行管理。企業(yè)將信息化建設(shè)納入企業(yè)戰(zhàn)略層進(jìn)行設(shè)計(jì)，通過(guò)制定合理的信息化管理制度，規(guī)范企業(yè)信息化項(xiàng)目建設(shè)管理行為，可有效防范風(fēng)險(xiǎn)，確保項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，通過(guò)有力的獎(jiǎng)懲措施，激勵(lì)復(fù)合型信息化人才，為企業(yè)信息化長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供支持，確保信息化成果持續(xù)不斷給企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)帶來(lái)強(qiáng)勁動(dòng)力。