企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)的思考

張雅麗

(山西省市場(chǎng)監(jiān)督管理局信息中心，山西 太原 030000)

0 引言

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代科技的發(fā)展、“多證合一、一照一碼”登記制度的推廣，進(jìn)一步完善企業(yè)登記電子檔案管理，滿足不斷發(fā)展變化的檔案管理需要，加快企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)已經(jīng)顯現(xiàn)出重要作用。

1 企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)的必要性

1.1 滿足新形勢(shì)下全程電子化的檔案管理要求

為構(gòu)建開放和服務(wù)型政府，《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于加快改革的登記制度“多證合一、一照一碼”的意見》提出通過(guò)大力促進(jìn)電子化注冊(cè)的管理模式，滿足新形勢(shì)下企業(yè)檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的要求。如采用網(wǎng)上申請(qǐng)、網(wǎng)上受理、網(wǎng)上審核、網(wǎng)上公示、電子執(zhí)照等電子化登記方式[1]。

1.2 適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的要求

電子檔案可以進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔，文件只需要以正確的形式發(fā)送給檔案管理人員，節(jié)省了時(shí)間和精力，而且保證了信息的準(zhǔn)確性，提高了工作效率。此外，采取電子檔案可以進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔技術(shù)，還可以極大地提高企業(yè)登記業(yè)務(wù)的受理效率和社會(huì)公共查詢服務(wù)效能。

2 企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

2.1 減少成本、提高效率

電子檔案可以進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔，文件只需要以正確的形式發(fā)送給檔案管理人員，節(jié)省了時(shí)間和精力，而且保證了信息的準(zhǔn)確性，提高了工作效率。此外，采取電子檔案可以進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔技術(shù)，還可以極大地提高企業(yè)登記業(yè)務(wù)的受理效率和社會(huì)公共查詢服務(wù)效能。

2.2 數(shù)據(jù)安全，存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)

電子文檔在管理的過(guò)程中，只需確保按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)特定要求進(jìn)行存儲(chǔ)、保證設(shè)備的安全，便可以一直進(jìn)行使用。避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易存在的損毀、丟失或是出現(xiàn)時(shí)間過(guò)久而無(wú)法查看的現(xiàn)象，確保信息數(shù)據(jù)的安全性及可靠性。

2.3 實(shí)現(xiàn)快速查詢、檢索、補(bǔ)充標(biāo)記

電子檔案不僅能夠全面、完整、準(zhǔn)確地將企業(yè)檔案信息保存下來(lái)，還可以滿足大數(shù)據(jù)檔案管理的需要。通過(guò)采用云計(jì)算的方式對(duì)電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，快速檢索可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地地在相關(guān)設(shè)備中進(jìn)行查詢，只須進(jìn)行一次信息錄入，便可以隨時(shí)隨地地為人們提供檔案查詢服務(wù)[2]。

3 企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)管理中存在的問(wèn)題

3.1 電子檔案的法律效力及真實(shí)性驗(yàn)證

電子檔案的真實(shí)性一直是檔案管理部門關(guān)注的核心問(wèn)題之一。電子載體易于修改、復(fù)制、傳播的特性，對(duì)于注重保持“原始狀態(tài)”的檔案部門而言，無(wú)疑帶來(lái)了新的管理挑戰(zhàn)。在實(shí)際工作中，檔案室擔(dān)負(fù)著接收和整理檔案的重要職責(zé)。在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為電子檔案的過(guò)程中，檔案室在如何保障紙質(zhì)檔案和電子檔案的法律效率及真實(shí)性是企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)管理的難點(diǎn)與重點(diǎn)[3]。

3.2 電子檔案管理的安全性

3.2.1 不易保證電子檔案數(shù)據(jù)的安全性

信息化時(shí)代海量的企業(yè)檔案信息資源庫(kù)建立之后，客觀上電子檔案存在被復(fù)制、竊取、篡改破壞等安全隱患。因而必須采取切實(shí)有效的安全防護(hù)技術(shù)和措施，對(duì)電子檔案全程實(shí)現(xiàn)“不間斷”的防護(hù)，否則無(wú)法確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性。

3.2.2 電子檔案信息安全保障技術(shù)及設(shè)備不足

一方面我國(guó)信息化產(chǎn)業(yè)核心技術(shù)發(fā)展尚未成熟，自主研究不足，全面的電子信息化管理容易導(dǎo)致檔案信息被敵對(duì)勢(shì)力竊取，為我國(guó)電子檔案的信息安全帶來(lái)隱患；另一方面，保密安全技術(shù)的落后，使得電子檔案系統(tǒng)易遭遇不法分子入侵、病毒入侵等，進(jìn)而使得電子檔案無(wú)法讀取、內(nèi)容篡改，更甚至于出現(xiàn)保密信息泄露的情況。

除電子檔案信息安全保障技術(shù)的落后外，保障電子檔案信息化的設(shè)備也存在供應(yīng)不足、設(shè)備老舊、無(wú)法達(dá)到保密級(jí)別等問(wèn)題，安全防護(hù)存儲(chǔ)設(shè)備的過(guò)時(shí)，將會(huì)產(chǎn)生一些不可彌補(bǔ)的錯(cuò)誤，不利于電子檔案的安全保障工作。

3.2.3 檔案人員安全防范意識(shí)薄弱

檔案管理人員對(duì)電子檔案信息安全的專業(yè)性知識(shí)不足，檔案法制觀念淡薄，尚未建立起良好的電子檔案安全意識(shí)，解決突發(fā)事件的能力較差，缺乏信息備份、保留和保存機(jī)制。這種潛在的隱患可能會(huì)造成我國(guó)數(shù)字檔案資源的嚴(yán)重流失，無(wú)法保證信息化電子檔案的安全。

3.3 缺乏對(duì)電子文檔及其歸檔重要性的認(rèn)識(shí)

檔案的歸集整理是十分重要的工作，然而目前很多機(jī)構(gòu)對(duì)于自身的檔案管理沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，更遑論對(duì)檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，使得檔案管理處于混亂的狀態(tài)。在企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)中應(yīng)該有專業(yè)的管理人員負(fù)責(zé)，檔案管理人員需要有較強(qiáng)的檔案法制意識(shí)，而且需要具有相應(yīng)專業(yè)的技能及知識(shí)支持，否則容易使得電子檔案損壞、損毀、丟失，造成不可挽回的損失[4]。

4 企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)管理中存在問(wèn)題的解決對(duì)策

4.1 樹立法律、法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

目前，相關(guān)法律、法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的制定賦予了電子文件和電子簽名具有法律效力，為企業(yè)檔案信息化提供了法律依據(jù)。如《電子簽名法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等。在山西省市場(chǎng)監(jiān)督管理局推進(jìn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)的過(guò)程中需要從政策方面對(duì)電子檔案的效力及真實(shí)性核驗(yàn)問(wèn)題進(jìn)行支持。如可以根據(jù)國(guó)家相關(guān)政策法規(guī)對(duì)采用電子報(bào)送方式報(bào)送的工商檔案資料規(guī)范相關(guān)措施，在電子檔案形成后，檔案管理部門要肩負(fù)起對(duì)電子文件初始狀態(tài)的維護(hù)、保障和延續(xù)工作，同時(shí)還需要防止電子檔案被篡改、誤用，確保其真實(shí)性[5]。

4.2 保證電子檔案管理安全性問(wèn)題

4.2.1 制度保障

從電子檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)體系著手，建立制度保障機(jī)制。電子檔案在內(nèi)容、載體上的關(guān)系不如紙質(zhì)資料緊密，按照《中華人民共和國(guó)電子簽名》的要求，對(duì)網(wǎng)絡(luò)電子文件采用可靠的技術(shù)手段，標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)處理規(guī)則，確保相應(yīng)規(guī)章制度的執(zhí)行，即可滿足法律的要求保證電子檔案的安全性、真實(shí)性、完整性。

因此，在山西省市場(chǎng)監(jiān)督管理局推進(jìn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)的過(guò)程中，可以采用數(shù)字證書和PKI技術(shù)，確保電子檔案簽字的真實(shí)性，充分發(fā)揮電子檔案作用，優(yōu)化電子檔案管理。

4.2.2 基礎(chǔ)保障

推動(dòng)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)需要加強(qiáng)技術(shù)及設(shè)備等基礎(chǔ)保障的支持。電子化辦公時(shí)代的推行使得電子文件成為文件的載體，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)需要的技術(shù)可以從以下幾個(gè)方面展開加強(qiáng)：電子檔案元數(shù)據(jù)維護(hù)，保障電子檔案的真實(shí)性；提高數(shù)字檔案輸出技術(shù)；進(jìn)一步開發(fā)電子檔案信息保密技術(shù)等。

程序的良好運(yùn)行是建立在設(shè)備正常運(yùn)作的基礎(chǔ)之上的，因此在檔案信息化管理中除上述技術(shù)需要加強(qiáng)外，電子信息存儲(chǔ)設(shè)備也需要進(jìn)行提升，以提供基礎(chǔ)設(shè)備保障。

4.2.3 加強(qiáng)檔案管理人員保障

加強(qiáng)檔案管理人員保障。首先，可以在招聘人才的過(guò)程中，選擇高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)的人才；其次，提高檔案人員的思想素質(zhì)，使其樹立正確的檔案管理意識(shí)，重視檔案管理工作；最后，開展培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)電子檔案管理信息技術(shù)的學(xué)習(xí)。

4.3 加強(qiáng)對(duì)電子文檔及其歸檔重要性的認(rèn)識(shí)

企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)中核心工作是對(duì)電子檔案的歸檔與整理。在規(guī)范電子檔案管理、建立電子文檔工作管理制度上，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：一是嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)電子文件歸檔管理規(guī)范的規(guī)定;二是建立平臺(tái)軟硬件測(cè)試、維護(hù)和管理系統(tǒng);三是建立電子檔案管理合作機(jī)制;第四，建立電子檔案信息安全管理應(yīng)急預(yù)案做好檔案?jìng)浞菖c預(yù)留保存。

5 企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)應(yīng)用

建立集中的山西省大數(shù)據(jù)中心，以促進(jìn)全省企業(yè)檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，拓展數(shù)據(jù)共享業(yè)務(wù)的需求下，推動(dòng)各市縣局之間的數(shù)據(jù)共享與業(yè)務(wù)協(xié)同，積極發(fā)揮企業(yè)檔案在經(jīng)濟(jì)社會(huì)活動(dòng)中的服務(wù)作用，促進(jìn)社會(huì)和諧建設(shè)。

5.1 建設(shè)企業(yè)檔案信息化資源庫(kù)

以計(jì)算機(jī)數(shù)字化技術(shù)來(lái)處理原始的文件、資料，形成數(shù)字化的電子文件數(shù)據(jù)，以便存儲(chǔ)、管理和利用。在建設(shè)企業(yè)檔案數(shù)字化信息資源庫(kù)后，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱企業(yè)登記檔案，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案“零距離”調(diào)閱，高效服務(wù)社會(huì)公眾[6]。

5.2 實(shí)現(xiàn)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)化共享應(yīng)用

在建設(shè)集中式的企業(yè)檔案信息資源庫(kù)的基礎(chǔ)上，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)內(nèi)向機(jī)關(guān)管理人員提供查詢、管理服務(wù)；對(duì)外向廣大社會(huì)公眾提供查詢、辦理服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高度共享和充分應(yīng)用。