社保檔案管理中的數(shù)字化技術(shù)探究

胡文惠 平和縣機(jī)關(guān)事業(yè)單位社會(huì)保險(xiǎn)中心

社保檔案直接關(guān)乎到國(guó)家人民的利益，也是保障我國(guó)公民正常生活的重要方法，以便于我國(guó)公民能夠在生活中享有屬于自己的相應(yīng)利益。但是，就從當(dāng)前的社保檔案中能夠看出，很多社保檔案在管理過(guò)程中都存在很多的問(wèn)題，那么為了能夠更好的保證社保檔案的完整，進(jìn)而為人民提供更加完善的服務(wù)，就需要積極引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)，更加全面的管理社保檔案，為國(guó)家發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

一、社保檔案管理工作的作用

（一）具有重要的使用價(jià)值

社保檔案中詳細(xì)的記錄參保人員相應(yīng)的信息和繳費(fèi)記錄，而通過(guò)對(duì)其有效的管理，就能夠及時(shí)的反映出個(gè)體的參保情況。這樣也就能夠從側(cè)面看出社保檔案具有一定的專業(yè)性和真實(shí)性，可以作為基礎(chǔ)信息供相應(yīng)單位或者是個(gè)人使用，同時(shí)也是公民享有利益的基礎(chǔ)憑證，具有較高的使用價(jià)值，所以社保檔案管理工作在社會(huì)發(fā)展中非常重要，是公民參與各種事情的重要憑證。

（二）社會(huì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)

在我國(guó)社保事業(yè)發(fā)展越來(lái)越快的今天，社保事業(yè)也就越來(lái)越受到人民的關(guān)注，為了能夠保證滿足人民的利益，就需要對(duì)社保檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化管理。在當(dāng)前的社保檔案管理工作中，不僅有著明確的法律規(guī)定，而且對(duì)于社保檔案的管理年限也有著詳細(xì)的規(guī)定，相應(yīng)配套服務(wù)在不斷完善，這些都為我國(guó)社保事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展做出較大的貢獻(xiàn)。

二、數(shù)字化技術(shù)在社保檔案管理中的優(yōu)點(diǎn)

（一）征管信息預(yù)測(cè)

因?yàn)樯绫n案主要是基層人民，那么需要接觸到的信息就非常多，內(nèi)容涉及方面較廣，不僅僅需要收集公民的基本信息，而且還有著公民相應(yīng)的各種資料。而征管信息預(yù)測(cè)就能夠幫助社保檔案管理更好的完成這些工作，通過(guò)利用數(shù)字化技術(shù)來(lái)建立管理系統(tǒng)，就能夠明確每一位公民的基本信息，在這其中包括姓名、年齡、家庭住址等等，都能夠在數(shù)據(jù)后臺(tái)搜索到，這樣也更加有利于公民根據(jù)自身情況進(jìn)行投保，讓社保檔案管理更加方便，更好的保護(hù)公民的基礎(chǔ)信息。

（二）機(jī)構(gòu)內(nèi)控管理

將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于社保檔案管理中，就能夠?qū)⒔?jīng)辦機(jī)構(gòu)的信息有效的錄入其中，并且更加明確的讓管理人員看到公民每一筆業(yè)務(wù)的流向和內(nèi)容。這樣在對(duì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行審計(jì)時(shí)，就能夠更加及時(shí)的查找出該項(xiàng)業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容，更加明確的了解到業(yè)務(wù)的實(shí)際信息，在社保檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，為社保檔案管理體系的完善提供非常大的幫助，利用數(shù)字化技術(shù)不僅僅為其提供有力的技術(shù)支持，還能夠有效的提高管理水平和質(zhì)量。

（三）經(jīng)辦業(yè)務(wù)事后監(jiān)督

對(duì)于社保檔案來(lái)說(shuō)，不管是使用哪種技術(shù)來(lái)進(jìn)行管理，都需要進(jìn)行事后監(jiān)督，這是進(jìn)一步保證管理質(zhì)量的重要手段，而且在事后監(jiān)督過(guò)程中還需要設(shè)立相應(yīng)的部門，這樣才能夠讓工作有秩序的進(jìn)行。在數(shù)字化技術(shù)沒(méi)有完全的投入到社保檔案管理工作中時(shí)，在這其中所存在的問(wèn)題并沒(méi)有及時(shí)的被發(fā)現(xiàn)。而通過(guò)建立經(jīng)辦業(yè)務(wù)事后監(jiān)督部門，就能夠第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于社保管理中所存在的問(wèn)題，更好的保證社保管理工作能夠順利開展，并且經(jīng)辦業(yè)務(wù)事后監(jiān)督部門也作為一種警示，提醒工作人員要認(rèn)真工作。

三、社保檔案管理工作中所存在的問(wèn)題

（一）基礎(chǔ)管理不夠全面

在進(jìn)行社保檔案管理過(guò)程中，想要讓檔案工作能夠順利完成，就應(yīng)該保證相應(yīng)設(shè)施的完善，以及管理體系的標(biāo)準(zhǔn)化。特別是當(dāng)前對(duì)于社保檔案管理工作要求越來(lái)越高的前提下，就更加要保證基礎(chǔ)工作的順利完成，這樣才能夠有效的進(jìn)行下一步工作。目前社保管理工作內(nèi)容較為簡(jiǎn)單，涉及內(nèi)容不夠全面，所能夠使用的應(yīng)用軟件較少，并且并沒(méi)有合理化的管理，這些問(wèn)題都嚴(yán)重的影響到社保檔案數(shù)字化效果。

（二）社保檔案工作缺少專業(yè)策劃

因?yàn)樯绫n案管理如果想要真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，所涉及到的部門不僅包括管理部門，還有信息技術(shù)、業(yè)務(wù)利用等等多個(gè)部門，在工作過(guò)程中需要保證各部門之間的統(tǒng)籌規(guī)劃，從建立數(shù)字化平臺(tái)，到應(yīng)用、維護(hù)等等，需要各部門的及時(shí)參與，保證考慮全面。但是，當(dāng)前一些社保檔案管理在開展工作時(shí)，如果只是將數(shù)字化技術(shù)作為一項(xiàng)簡(jiǎn)單技術(shù)，只注重于眼前的工作，沒(méi)有根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行長(zhǎng)遠(yuǎn)技術(shù)，就可能無(wú)法保證數(shù)字化技術(shù)的準(zhǔn)確應(yīng)用，還會(huì)導(dǎo)致雖然投入大量人力，但是卻沒(méi)有取得良好效果的情況。

（三）缺少專業(yè)安全技術(shù)

在將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于社保檔案管理中時(shí)，安全是非常重要的一點(diǎn)，但是當(dāng)前的檔案數(shù)字化工作并不能夠完善的保證安全性，因?yàn)橄胍ＷC檔案信息的安全，需要從設(shè)備、人員和技術(shù)等多方面來(lái)進(jìn)行考慮，只有配備合格的硬件、高素質(zhì)的專業(yè)人員，這樣才能夠保證檔案信息不會(huì)外泄。而在信息技術(shù)水平不斷提升的今天，一些不法人員也在想法設(shè)法謀取私利，所以如何保證社保檔案數(shù)據(jù)的安全，就成為數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用社保檔案管理的一大阻礙。

（四）社保檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

在應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)時(shí)，對(duì)于社保檔案管理人員提出更高的要求。而當(dāng)前的社保檔案管理人員大多并沒(méi)有接受專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，并且在管理上也都是手工管理，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理的重要性。這樣的情況就使得社保檔案管理人員很難滿足當(dāng)前的工作需求。而且社保檔案內(nèi)容也越來(lái)越繁瑣，一些檔案管理人員的自身專業(yè)素質(zhì)不高，對(duì)于檔案管理本身缺少正確認(rèn)識(shí)，這些情況都會(huì)直接影響到社保檔案管理的工作效率。

四、社保檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用策略

（一）建立完善的社保檔案管理制度

我國(guó)的社保檔案管理制度是根據(jù)各省和市的具體內(nèi)容所制定，所以各省市的社保檔案管理也就存在一定的差異性，并沒(méi)有完全統(tǒng)一，這樣的情況也就導(dǎo)致在一定程度上嚴(yán)重的阻礙各地區(qū)之間的及時(shí)交流，并且限制各地區(qū)的人才來(lái)往。因此，我們就應(yīng)該真正從我國(guó)社保的實(shí)際情況進(jìn)行考慮，由我國(guó)相關(guān)部門來(lái)統(tǒng)一制定社保檔案管理制度內(nèi)容，利用這樣的方法來(lái)統(tǒng)一社保檔案管理工作，保證社保檔案管理工作能夠順利進(jìn)行，相關(guān)機(jī)構(gòu)能夠在第一時(shí)間里了解到自己想要的信息內(nèi)容。

（二）引用信息技術(shù)管理方法

信息技術(shù)是推動(dòng)社會(huì)向前發(fā)展不可或缺的內(nèi)容，利用信息技術(shù)也能夠第一時(shí)間有效的完成社保檔案管理工作。因?yàn)槲覈?guó)社保內(nèi)容越來(lái)越多，所以通過(guò)引用信息技術(shù)管理方法，能夠更好的統(tǒng)一部署，利用這種方法也能夠改變傳統(tǒng)檔案管理模式，減少人力、物力的投入，更好的保證社保檔案管理工作效率。與此同時(shí)，利用信息技術(shù)管理方法，能夠保證社保檔案管理及時(shí)的跟上社會(huì)發(fā)展，更好的為人民服務(wù)。

（三）建立資源共享

在將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于社保檔案管理工作中時(shí)，就應(yīng)該及時(shí)的建立信息資料庫(kù)，并且能夠提供搜索引擎，這樣人們能夠利用搜索引擎查找到自己想要的內(nèi)容，更好的實(shí)現(xiàn)社保檔案的資源共享。對(duì)社保檔案信息系統(tǒng)的各個(gè)數(shù)據(jù)接口進(jìn)行管理，及時(shí)更新舊文件，有效的減少社保檔案中的重復(fù)內(nèi)容，更好的減少人力的投入，并且為相應(yīng)機(jī)構(gòu)的進(jìn)一步工作提供有力幫助。

（四）提高檔案人員的信息化管理水平

在社保檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，就必須要讓檔案人員也提高自身的專業(yè)水平，及時(shí)的學(xué)習(xí)相應(yīng)知識(shí)，完善社保檔案管理的相關(guān)架構(gòu)。檔案管理人員在這過(guò)程中應(yīng)該及時(shí)的了解社保檔案事業(yè)的發(fā)展內(nèi)容，并且及時(shí)更新自身的知識(shí)內(nèi)容，要在學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上及時(shí)消化，學(xué)會(huì)利用計(jì)算機(jī)來(lái)提高工作效率，對(duì)計(jì)算機(jī)要更好的利用。相關(guān)部門也需要加大對(duì)社保檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過(guò)多方法、多途徑來(lái)培養(yǎng)管理人員，只有這樣才能夠保證滿足社保檔案管理人員的需求，讓社保檔案信息化管理更加有序的開展。

（五）加強(qiáng)電子數(shù)字文件的收集

社保檔案機(jī)構(gòu)也應(yīng)該積極的將紙質(zhì)文件向數(shù)字化信息轉(zhuǎn)化，利用照片、錄像等等方法，更加合理的使用社保檔案信息，而且這也是對(duì)檔案信息管理最大化利用的一種重要方法，對(duì)紙質(zhì)文檔內(nèi)容進(jìn)行掃描采集是未來(lái)檔案信息管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。改變傳統(tǒng)檔案管理工作內(nèi)容，將紙質(zhì)文檔儲(chǔ)存移交，轉(zhuǎn)化為網(wǎng)上錄用、提取，真正實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)和數(shù)字的雙向儲(chǔ)存。這樣不僅能夠保證檔案信息不受到外界因素的影響，還能夠減少檔案管理工作量，推動(dòng)數(shù)字化建設(shè)速度。在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)該保證在掃描紙質(zhì)文檔時(shí)不能夠馬虎，要保證行為規(guī)范。其次，要確定社保檔案的索引信息，這樣在查找時(shí)能夠更加準(zhǔn)確。最后，要保證掃描的各個(gè)環(huán)節(jié)不出現(xiàn)紕漏，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)加看管，保證掃描的順利完成。

五、結(jié)語(yǔ)

總而言之，社保檔案關(guān)乎到每一位公民的實(shí)際利益，我們只有迎合時(shí)代發(fā)展，不斷更新管理技術(shù)，才能夠保證在社會(huì)發(fā)展中更加穩(wěn)定。而我國(guó)在不斷引進(jìn)信息技術(shù)的今天，也只有將數(shù)字化技術(shù)有效的應(yīng)用于社保檔案管理工作中，才能夠更好的保證社保檔案管理工作效率。相關(guān)技術(shù)研發(fā)人員應(yīng)該積極的建立數(shù)字化建設(shè)部門，根據(jù)社保檔案發(fā)展情況來(lái)構(gòu)建相應(yīng)技術(shù)，也需要努力的提高管理人員對(duì)于數(shù)字化技術(shù)知識(shí)的重要人士，這樣才能夠保證數(shù)字化社保管理工作更加快速的完成。