新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新探討

苑晶

德州市公路事業(yè)發(fā)展中心德城分中心 山東德州 253000

現(xiàn)如今，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速進(jìn)步，以往的事業(yè)單位檔案管理模式已經(jīng)無法滿足廣大人民群眾的需求，為確保我國(guó)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，必須緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，積極開展資源檔案信息化管理工作，同時(shí)事業(yè)單位是否能夠長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，直接影響到我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的建設(shè)及國(guó)民民生保障的方方面面[1]。

1 我國(guó)事業(yè)單位檔案管理存在的不足

1.1 檔案管理方式滯后

目前，我國(guó)大部分檔案管理方式十分落后，仍然停留在以往的管理方式上，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化管理信息的需求。同時(shí)，檔案管理信息機(jī)制單一，無法對(duì)檔案進(jìn)行有效的分類和整理，導(dǎo)致大量的檔案信息資料被丟失和破壞，直接降低了檔案管理工作的效率。上文所述，領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對(duì)檔案管理工作不重視的問題，也間接導(dǎo)致事業(yè)單位管理工作過于形式化。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息的處理和儲(chǔ)存都慢慢取代了傳統(tǒng)的檔案管理方式，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，檔案管理工作變得更加方便和快捷。

1.2 專業(yè)的管理人員配備不到位

部分從事檔案管理工作的人員，自身并不具備良好的業(yè)務(wù)技能以及專業(yè)的管理能力，導(dǎo)致在行政事業(yè)單位檔案管理過程中不能達(dá)成檔案管理的基礎(chǔ)工作需求，工作效率低下。大部分檔案管理人員并非專業(yè)的檔案管理人員，多數(shù)是由其他的部門轉(zhuǎn)來的，這就導(dǎo)致整個(gè)檔案管理工作不夠?qū)I(yè)，人員精力沒有集中到檔案管理工作中，其檔案管理水平得不到提升，整體的檔案資料就達(dá)不到高的利用率。即使現(xiàn)階段的檔案管理人員綜合素養(yǎng)已經(jīng)得到提升，但是由于沒有得到有效的培訓(xùn)，導(dǎo)致自我業(yè)務(wù)水平以及文化素養(yǎng)不高，即使已經(jīng)非常用心地做好檔案管理工作，其檔案管理工作質(zhì)量還是非常的低。

2 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化對(duì)策

2.1 加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，優(yōu)化管理方式

為了有效提升事業(yè)單位的檔案管理效率和質(zhì)量，應(yīng)該對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作方式進(jìn)行優(yōu)化和改革。首先，在檔案管理信息化建設(shè)方面，領(lǐng)導(dǎo)要看到檔案管理對(duì)單位發(fā)展的重要價(jià)值，積極轉(zhuǎn)化自己的觀念，樹立正確的態(tài)度和認(rèn)識(shí)，把檔案管理信息化建設(shè)提上工作日程。同時(shí)，在檔案管理信息化建設(shè)過程中，為了確保員工個(gè)人檔案的保密工作到位，為員工的個(gè)人檔案管理提供專門的保管空間，沒有經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，員工不得隨意進(jìn)入，并對(duì)空間門窗進(jìn)行加固處理。其次，聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行管理和歸檔，并與其簽訂保密協(xié)議。此外，事業(yè)單位應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，大力提倡檔案管理信息化建設(shè)，優(yōu)化檔案管理方式，通過計(jì)算機(jī)設(shè)備將紙質(zhì)的文字、圖片檔案等信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息，進(jìn)行信息化保存。最后，引入先進(jìn)的信息化設(shè)備和系統(tǒng)，不僅可以有效減輕人工檔案管理的負(fù)擔(dān)，還可以提升檔案材料的利用率，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化管理，提升事業(yè)單位的檔案管理水平[2]。

2.2 培養(yǎng)專業(yè)的管理人員

行政事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案人員專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)參與力度，貫徹信息化時(shí)代的培訓(xùn)理念，從具體的檔案管理技術(shù)中進(jìn)行培養(yǎng)，融合科學(xué)合理的管理方案進(jìn)行有效的檔案管理，整個(gè)檔案管理工作中，不要忘記對(duì)檔案管理人員專業(yè)化管理思想的建設(shè)，讓管理人員強(qiáng)化自己的職業(yè)責(zé)任感，對(duì)檔案管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。針對(duì)檔案管理工作性能較強(qiáng)的特點(diǎn)，相關(guān)的檔案管理人員不僅要具備強(qiáng)大的責(zé)任感以及使命感，同時(shí)還需要具備良好的管理能力，多項(xiàng)現(xiàn)代化技能也要掌握，比如對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息化技術(shù)等。

2.3 與時(shí)俱進(jìn)，提高檔案管理的服務(wù)水平

全面提升檔案管理的服務(wù)能力。第一，進(jìn)一步培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)。第二，檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)要實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型，在信息化的指導(dǎo)下，檔案管理工作是由內(nèi)部資源向共享型體制發(fā)展，整體提升與社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)的水平，不斷優(yōu)化、堅(jiān)持用更好的服務(wù)理念，為事業(yè)單位發(fā)展提供健全的服務(wù)，突出信息服務(wù)的質(zhì)量及在檔案管理時(shí)的工作水平。第三，檔案管理服務(wù)流程的優(yōu)化。切實(shí)體現(xiàn)檔案管理的服務(wù)，需要明確服務(wù)流程，這樣能夠提升檔案管理質(zhì)量，還能使服務(wù)按照規(guī)定去嚴(yán)格執(zhí)行。

2.4 完備設(shè)施，提升效能

一是事業(yè)單位應(yīng)按照相關(guān)規(guī)章制度來對(duì)相應(yīng)的信息技術(shù)進(jìn)行有效應(yīng)用，對(duì)科學(xué)合理的檔案管理操作系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)與開發(fā)，且配備規(guī)范化管理設(shè)備，搭建起一個(gè)切實(shí)有效的檔案信息運(yùn)營(yíng)網(wǎng)站，開展信息化操作與管理，借助多樣性的網(wǎng)頁(yè)形式來開展對(duì)應(yīng)的檔案信息服務(wù)，方便社會(huì)大眾通過事業(yè)單位檔案信息運(yùn)營(yíng)網(wǎng)絡(luò)來獲取所需信息；二是事業(yè)單位需具備更高的檔案信息資源管理數(shù)字化程度，利用數(shù)字化與信息化管理進(jìn)程來確保每一個(gè)部門之間的信息共享與共建，也有利于每一個(gè)部門在第一時(shí)間內(nèi)整合對(duì)應(yīng)的檔案信息資源，結(jié)合相關(guān)規(guī)章制度搭建起有機(jī)的資源整體，并利用檔案管理操作系統(tǒng)來更加高效地來自信息化管理；三是事業(yè)單位需具備更強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平與工作平臺(tái)建設(shè)能力，積極應(yīng)用各種有意義的圖像、文本、視頻等檔案資料，以此來不斷充實(shí)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，從而真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化與智能化[3]。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，新時(shí)期背景下，事業(yè)單位檔案管理手段的優(yōu)化和創(chuàng)新對(duì)事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展有著重要的作用。同時(shí)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)必須意識(shí)到檔案管理工作對(duì)單位未來發(fā)展的重要價(jià)值，認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)是改變事業(yè)單位檔案管理所現(xiàn)狀的關(guān)鍵。現(xiàn)如今，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化檔案管理需求。因此，事業(yè)單位應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理方法，結(jié)合單位的實(shí)際情況，完善檔案管理制度和基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，為事業(yè)單位的發(fā)展提供基礎(chǔ)保障服務(wù)。