市政工程檔案采集與管理中存在的問題及路徑

李林翰

天津開發(fā)區(qū)永道市政工程有限公司 天津 300457

對于市政工程檔案方面的管理工作來講，專業(yè)性較強，需管理人員具有良好的專業(yè)知識，并且管理中運用新的管理技能。檔案豐富的資源特征決定了市政工程在管理時的工作比較繁瑣，需加強對信息技術(shù)的運用，提升管理人員綜合素質(zhì)等，進而促進管理質(zhì)量和效率的不斷提高。

1 市政工程檔案中存在的問題

1.1 工程檔案管理意識淡薄

在現(xiàn)代市政工程建設(shè)中，由于建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)層、工程技術(shù)人員缺乏對檔案管理工作認識的重要性，管理意識淡薄。片面重視工程建設(shè)、忽略檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)跑項目、資金，監(jiān)理人抓質(zhì)量，工程技術(shù)人員只是側(cè)重工程設(shè)計、施工進度問題，忽視了檔案管理工作的重要性。由于市政工程檔案管理涉及面廣、工作量大、專業(yè)性強、工作繁多復(fù)雜等特點，如果在建設(shè)過程中沒有做好資料的收集、記錄以及整理，等工程竣工再去收集資料十分困難，直接給市政檔案管理工作帶來嚴重損失，所以，必須要重視檔案管理工作[1]。

1.2 檔案管理制度不夠健全

目前，雖然很多單位明確并建立了檔案管理制度，但是大部分只是拘泥于形式，并沒有真正去實施執(zhí)行，沒有形成有效的管理監(jiān)督機制。同時，很多單位并沒有根據(jù)要求建設(shè)相應(yīng)的管理制度，加上相關(guān)工作人員對檔案管理法律法規(guī)認識不夠深入，工作態(tài)度比較隨意，缺乏責任感；臨時組件的工程指揮部缺乏嚴格的管理制度，造成市政工程資料不能及時有效地收集，或者造成資料缺失等，直接影響到檔案管理工作信息化建設(shè)的發(fā)展。

1.3 信息化技術(shù)以及人才隊伍落后

由于現(xiàn)在市政工程項目檔案管理人員很大一部分是臨時抽調(diào)組成的，對于檔案管理工作認識程度參差不齊，缺乏檔案管理工作專業(yè)素質(zhì)與專業(yè)知識的了解。對于各種不同規(guī)模的市政工程建設(shè)信息難以找到合適的收集歸檔方法，只是簡單地將紙質(zhì)文件通過掃描或者文件轉(zhuǎn)換成為電子版的文檔，并沒有從根本上對于檔案進行有效的分析研究，然后分類歸檔。

2 市政工程檔案采集與管理優(yōu)化措施

2.1 采集的優(yōu)化

一是健全備案管理制度，科學的管理制度能夠有效約束檔案信息采集人員的行為，以實現(xiàn)檔案采集工作的規(guī)范化發(fā)展，在市政工程竣工驗收備案管理制度完善的過程中，首先應(yīng)當嚴格審核制度，引導(dǎo)行政管理部門積極配合辦理工程竣工驗收備案工作，并對檔案采集的各個環(huán)節(jié)進行嚴格的把控，規(guī)范檔案信息采集人員的工作行為，用以提高檔案采集效率的同時，還能促進檔案信息準確性的提高[2]。其次規(guī)范檔案采集程序，以市政工程建設(shè)的規(guī)律為依據(jù)，對采集的流程與程序進行逐步的完善，對于大型城市建設(shè)工程的檔案采集，應(yīng)當引導(dǎo)實行階段性、全方位的資料采集，并對驗收后所產(chǎn)生的資料與數(shù)據(jù)中具有較高利用價值的文件進行悉心整理歸檔。

二是協(xié)調(diào)溝通、健全法規(guī)，首先政府與建設(shè)行政部門應(yīng)當加強對檔案采集工作的重視，積極引導(dǎo)各部門進行協(xié)作與溝通，特別是規(guī)劃、建管等相關(guān)部分應(yīng)當積極參與到市政工程檔案收集與移交工作之中，只有引導(dǎo)各職能部門進行協(xié)調(diào)合作，才能開拓檔案采集的渠道，促進檔案采集完整性的提高。其次完善法規(guī)制度，通過建立明確的追責制度，用以約束采集人員的工作行為，保證市政工程檔案采集規(guī)范性的提高。

2.2 大數(shù)據(jù)存儲技術(shù)在檔案信息管理工作上的應(yīng)用

進入大數(shù)據(jù)時代，和其他大數(shù)據(jù)一樣，檔案大數(shù)據(jù)整逐年呈冪級數(shù)增長，傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)儲存設(shè)備已經(jīng)完全無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的需求，檔案管理界與社會其他行業(yè)一樣，亟需一種安全穩(wěn)定高效的大總量數(shù)據(jù)的長期保存和實時遷移途徑。目前數(shù)據(jù)存儲環(huán)境虛擬化已經(jīng)成為現(xiàn)實。所謂數(shù)據(jù)存儲虛擬化，就是將原有的存儲服務(wù)器進行軟件虛擬化，然后將其劃分為若干個獨立存儲服務(wù)空間，這樣在同一臺服務(wù)器上的不同的存儲服務(wù)空間可以同時為不同對象提供不同類型數(shù)據(jù)存儲服務(wù)，它對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是最佳存儲方式。檔案管理機構(gòu)在為檔案數(shù)據(jù)存儲在選擇存儲方式時，要根據(jù)服務(wù)器類型數(shù)量和要處理的數(shù)據(jù)對象兩個重要因素，選擇適合的開放系統(tǒng)存儲方式[3]。

2.3 保證檔案質(zhì)量

為了使檔案質(zhì)量得以保證，需注重監(jiān)理部門作用的發(fā)揮，國家針對工程方面頒布了相關(guān)條例，在條例中對必須開展監(jiān)理工作的幾類工程作出了規(guī)定，在此情況下，不僅能夠?qū)⒈O(jiān)理工作的重點內(nèi)容體現(xiàn)出來，也能明確市政工程在竣工時需收集的檔案重點。工程在進行過程中，不僅需監(jiān)理監(jiān)控工程質(zhì)量，也需對檔案積累、形成、歸檔、整理等進行相應(yīng)監(jiān)督。在實際施工時，監(jiān)理工作人員需到現(xiàn)場中進行檢查和監(jiān)督，控制工程質(zhì)量和工程進度。工程結(jié)束之后，需發(fā)揮自身協(xié)調(diào)組織作用，開展對工程的驗收工作，并且對竣工驗收時的文件材料進行審查，其中包括試驗報告、質(zhì)量檢查、竣工圖紙、技術(shù)文件等。及時發(fā)展和工程實際以及技術(shù)規(guī)范不符之處，然后要求施工單位對其進行補充，這樣能夠使檔案材料在積累時的全過程得到有效監(jiān)督，完整性、準確性得到保證。

3 結(jié)語

綜上所述，隨著時代的發(fā)展，信息化的檔案管理成為現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢，特別是在市政工程檔案采集與管理繁復(fù)性逐漸提高的背景下，檔案采集與管理的優(yōu)化成為必然趨勢。在實際的優(yōu)化過程中，相關(guān)部門應(yīng)當立足于當?shù)貙嶋H發(fā)展情況，以信息化市政工程檔案為方向，對檔案采集與管理的制度、人才培養(yǎng)等進行調(diào)整，促進市政工程檔案采集與管理水平的提高。