大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理與利用服務(wù)研究

張紅妍

（河南省安陽市道路綠化管理站，河南 安陽 455000）

0 引 言

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，充分利用大數(shù)據(jù)資源已成為發(fā)展的必然趨勢(shì)，這對(duì)人們的日常生活與工作產(chǎn)生了重大影響，大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理與利用服務(wù)也出現(xiàn)相應(yīng)變革。本文研究了利用大數(shù)據(jù)來幫助提高檔案管理的合理性與管理水平，幫助檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展和創(chuàng)新。

1 大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理與利用服務(wù)現(xiàn)狀

1.1 存在的問題

第一，欠缺有用人才。從當(dāng)今的發(fā)展趨勢(shì)來看，未來的檔案管理和利用工作都需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、篩選、處理和分析。因此，利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)收集工作和統(tǒng)計(jì)分析等需要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)有較高操作水平的工作人員，幫助檔案管理工作優(yōu)化升級(jí)。由于現(xiàn)在信息化的飛速發(fā)展，在相關(guān)專業(yè)方面的人才缺陷問題逐漸嚴(yán)重，所以需要重視對(duì)相關(guān)人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，對(duì)已有的員工來講，應(yīng)加大培訓(xùn)力度，幫助員工扎實(shí)基礎(chǔ)，不斷提高技能。第二，檔案數(shù)據(jù)管理的安全方面存在漏洞。數(shù)據(jù)資料等一般儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，如果計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)安全問題，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)病毒感染，很容易影響檔案數(shù)據(jù)的貯存工作，甚至丟失。第三，我國(guó)目前使用的檔案信息化建設(shè)管理較為傳統(tǒng)。在大范圍進(jìn)行流程改變和管理改變過程中容易引起管理混亂，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)安全性造成很大威脅。

1.2 面臨的挑戰(zhàn)

第一，需要通過錄入、更新、搜索、檢索等讀取大數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)狀態(tài)。當(dāng)前數(shù)據(jù)信息越來越多，要在海量的數(shù)據(jù)中迅速、準(zhǔn)確地找到需要的數(shù)據(jù)成為當(dāng)前的重要問題。第二，隨著信息數(shù)據(jù)的不斷增多，很多數(shù)據(jù)間出現(xiàn)了緊密聯(lián)系，這不但使檔案管理和利用服務(wù)的工作難以開展，還讓人們對(duì)數(shù)據(jù)管理信息工作的優(yōu)化升級(jí)有了更高需求。所以，檔案管理工作者需在原本基礎(chǔ)上不斷探討研究檔案數(shù)據(jù)的管理升級(jí)工作，從而提高管理效率，讓用戶能從海量的數(shù)據(jù)中迅速、準(zhǔn)確地搜索出有用的數(shù)據(jù)信息。目前，大數(shù)據(jù)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)非常激烈，獲取大數(shù)據(jù)中的有用信息，可能會(huì)遭受很多垃圾信息的干擾，這類垃圾信息會(huì)誤導(dǎo)使用者的正確決斷。因此，數(shù)據(jù)信息管理者應(yīng)對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)收集、整理和分析，從而得到更加有效的信息。另外，大數(shù)據(jù)所帶來的發(fā)展?jié)摿κ菬o限的，檔案數(shù)據(jù)的要求不斷提高，從而挖掘大數(shù)據(jù)背后的巨大潛力。因此，檔案管理部門的工作應(yīng)及時(shí)與世界接軌，摒棄傳統(tǒng)的檔案信息管理服務(wù)方式，幫助檔案管理利用服務(wù)工作面向未來，及時(shí)更新發(fā)展信息。

2 大數(shù)據(jù)給檔案利用服務(wù)工作帶來的機(jī)遇

2.1 有利于信息化時(shí)代社會(huì)檔案館的普及

在檔案工作中融入大數(shù)據(jù)信息可以幫助檔案工作進(jìn)一步挖掘自身價(jià)值。首先，對(duì)某一類檔案信息的利用一般都是恒定不變的，使用者在利用檔案信息時(shí)一般只關(guān)注自己需求的部分，而對(duì)其他相關(guān)的信息并不重視，這就導(dǎo)致部分信息價(jià)值難以被發(fā)現(xiàn)利用。大數(shù)據(jù)背景下進(jìn)行檔案信息管理工作，讓檔案管理與利用更加高效和直接。通過大數(shù)據(jù)分析，幫助檔案工作挖掘深層次數(shù)據(jù)信息，為用戶提供更加豐富、全面的信息數(shù)據(jù)，從而幫助大眾了解大數(shù)據(jù)帶來的實(shí)際功效，發(fā)掘檔案中潛在的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步。

2.2 有利于處理多種載體類型的檔案

利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案信息和利用，讓以往的檔案工作有了質(zhì)的飛躍，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)建立電子檔案來取代傳統(tǒng)的檔案信息管理，不但讓繁雜的檔案信息完成了統(tǒng)一化處理，還讓檔案信息的保管工作更加安全有效，實(shí)現(xiàn)了技術(shù)性的變革與突破。

2.3 有利于檔案的管理

將傳統(tǒng)檔案信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，讓使用者在查詢信息時(shí)更加準(zhǔn)確高效。數(shù)字化的傳輸速度讓服務(wù)器處理系統(tǒng)功能更加完善，讓數(shù)據(jù)整理分析功能更加便捷、快速，這是在傳統(tǒng)檔案的管理工作中無法做到的。大數(shù)據(jù)信息實(shí)現(xiàn)高效的傳輸與管理，發(fā)揮檔案管理工作的時(shí)效性。此外，大數(shù)據(jù)技術(shù)能幫助檔案管理工作實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)的有效分析與處理，提高檔案信息的使用效率。同時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)在目前檔案信息管理結(jié)構(gòu)中能實(shí)現(xiàn)多數(shù)據(jù)的兼容模式，從而實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)信息的高效傳輸與管理。

3 大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理與利用服務(wù)策略

首先，為了有效保障檔案管理與利用效率的穩(wěn)定性，相關(guān)管理部門必須進(jìn)行技術(shù)優(yōu)化與創(chuàng)新。大數(shù)據(jù)這一概念不僅是針對(duì)海量的數(shù)據(jù)，還說明了大數(shù)據(jù)所需要使用的操作技術(shù)。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)大數(shù)據(jù)信息的深入挖掘與高效利用，必須使用當(dāng)前先進(jìn)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)對(duì)大數(shù)據(jù)中的信息進(jìn)行深入挖掘、整理、存儲(chǔ)和分析，并利用當(dāng)前先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將傳統(tǒng)的檔案信息管理模式與大數(shù)據(jù)背景下的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)模式相結(jié)合，讓大數(shù)據(jù)管理的工作更加高效、便捷，實(shí)現(xiàn)智能化，讓用戶通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行遠(yuǎn)程檢索和使用，進(jìn)而幫助使用者獲得有效信息，為檔案使用者提供諸多便利，也讓我國(guó)檔案管理利用服務(wù)工作進(jìn)一步優(yōu)化與發(fā)展。其次，為了進(jìn)一步提高檔案管理與利用服務(wù)的水平，可強(qiáng)化檔案信息資源建設(shè)與共享工作。檔案部門的信息資源是其部門存在的意義，所以，檔案信息部門的工作重點(diǎn)應(yīng)該在強(qiáng)化資源建設(shè)工作上。由于大數(shù)據(jù)技術(shù)的影響，當(dāng)前檔案管理工作中的數(shù)據(jù)資源不斷增加，電子檔案信息與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息應(yīng)有效結(jié)合，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，幫助檔案信息完成現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源信息化，再保存到電子檔案中，從而確保檔案信息的數(shù)據(jù)安全性和可利用性。另外，大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展需要檔案管理部門給予幫助和支持，只有大數(shù)據(jù)信息技術(shù)與檔案管理部門之間實(shí)現(xiàn)合作，才能促進(jìn)大數(shù)據(jù)的發(fā)展以及檔案管理部門工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。同時(shí)，各個(gè)檔案管理部門之間應(yīng)建立統(tǒng)一的資源共享平臺(tái)，讓檔案數(shù)據(jù)的經(jīng)濟(jì)效益和規(guī)模效益得到同步提高。再次，為了確保檔案管理與利用服務(wù)運(yùn)作的合理進(jìn)行，必須建立健全嚴(yán)格的管理體制和管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)所帶來的信息資源價(jià)值無法估量。因此，在檔案管理工作中使用全新的信息技術(shù)，幫助建立合理科學(xué)的管理方式，讓各個(gè)部門之間的檔案管理信息在交流平臺(tái)實(shí)現(xiàn)共享，幫助各部門之間完善檔案管理體制，增加數(shù)據(jù)資源的有效利用價(jià)值。在統(tǒng)一的管理體制和管理規(guī)范下，強(qiáng)化各部門之間檔案信息的溝通與協(xié)調(diào)，大幅提升信息資源的利用效率。由于在大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，檔案的信息量偏大，類型也復(fù)雜多變。所以，需要利用統(tǒng)一的管理規(guī)范條例來確保信息資源管理平臺(tái)的正常運(yùn)行，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)結(jié)構(gòu)復(fù)雜多變的檔案管理信息的有效管理和規(guī)范化操作。最后，為有效完善檔案管理與利用服務(wù)的基礎(chǔ)性功能，需強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施與服務(wù)建設(shè)。大數(shù)據(jù)技術(shù)下，檔案數(shù)據(jù)的管理方式和使用方式都與傳統(tǒng)方式存在差異，將大數(shù)據(jù)信息儲(chǔ)存在電子文檔中需要現(xiàn)代化的存儲(chǔ)設(shè)施才能實(shí)現(xiàn)其操作。由于當(dāng)前大數(shù)據(jù)的信息量逐漸增多，加強(qiáng)基礎(chǔ)檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)和服務(wù)的工作勢(shì)在必行。

4 未來檔案管理與利用服務(wù)展望

4.1 全面實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息管理部門建立了統(tǒng)一的信息交流分享平臺(tái)。為實(shí)現(xiàn)全面檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理，應(yīng)在計(jì)算機(jī)管理的基礎(chǔ)上，利用網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)韧晟菩滦蜋n案管理系統(tǒng)，達(dá)到檔案網(wǎng)絡(luò)的自動(dòng)化管理，實(shí)現(xiàn)自助查詢和自動(dòng)化信息傳遞。另外，檔案部門還可根據(jù)部門需求創(chuàng)立各自的檔案信息管理網(wǎng)頁、館藏珍貴檔案的平臺(tái)展示、檔案宣傳相關(guān)業(yè)務(wù)、動(dòng)態(tài)更新等，幫助使用者實(shí)現(xiàn)自主瀏覽和下載數(shù)據(jù)庫的資料。

4.2 主動(dòng)做好檔案信息資源預(yù)測(cè)和深度挖掘

檔案信息資源在行業(yè)內(nèi)的價(jià)值十分可觀，檔案信息實(shí)現(xiàn)共享讓更多的資源派上用場(chǎng)。所以，檔案管理部門需要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深入挖掘，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理和決策提供參考資料。所以，檔案部門要挖掘出檔案信息中的潛在價(jià)值，根據(jù)企業(yè)工作情況為核心目標(biāo)，將檔案中的信息資源作為參考資料和意見，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)更快更好發(fā)展。

5 結(jié) 語

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的背景下，整個(gè)社會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)資源的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，需要充分認(rèn)識(shí)到數(shù)據(jù)信息為社會(huì)發(fā)展帶來的重要推進(jìn)作用。在檔案管理工作中，也應(yīng)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)深入挖掘檔案數(shù)據(jù)信息中的資源，讓大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息資源發(fā)揮重要作用，推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步與發(fā)展。