基于檔案管理的電子信息化管理模式建設(shè)及應(yīng)用研究

曹太剛

（濟(jì)南市人民醫(yī)院，濟(jì)南 271199）

0 引 言

在企業(yè)或者單位生產(chǎn)運(yùn)行過(guò)程中都會(huì)產(chǎn)生各種各樣的原始信息資料，其中具備價(jià)值的原始信息資料就被稱(chēng)之為檔案，因此無(wú)論是企業(yè)或者機(jī)關(guān)單位都非常重視檔案的管理和保存。但是檔案資料的數(shù)量會(huì)隨著時(shí)間的增長(zhǎng)而不斷增多，所以檔案管理工作的難度和復(fù)雜性會(huì)日益增加。在以往的檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案保管不當(dāng)、人員素質(zhì)和檔案利用率較低等問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，因此在現(xiàn)階段需要進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)。管理信息化建設(shè)指將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，以此來(lái)代替以往人工管理檔案的模式，信息化檔案管理模式能夠有效促進(jìn)工作效率和檔案利用率的提高。

1 企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

通過(guò)對(duì)我國(guó)各行各業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行調(diào)查研究可以發(fā)現(xiàn)，在行業(yè)內(nèi)部普遍都存在檔案管理人員綜合素質(zhì)較低的情況，而導(dǎo)致這一情況出現(xiàn)的原因有多個(gè)方面，其中最重要的就是在當(dāng)下企業(yè)或者機(jī)關(guān)單位缺乏對(duì)這一方面工作的重視，沒(méi)有為檔案管理人員提供相應(yīng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)。同時(shí)在當(dāng)下，有相當(dāng)一部分企業(yè)或者單位的檔案管理人員都缺乏專(zhuān)業(yè)性，存在一崗多職的問(wèn)題。這就會(huì)降低檔案管理人員以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視度，在工作中缺乏責(zé)任意識(shí)和崗位意識(shí)，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。同時(shí)有部分領(lǐng)導(dǎo)層缺乏對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，只重視對(duì)檔案的保管，而沒(méi)有重視對(duì)檔案的利用，這也是阻礙檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的因素之一。以上問(wèn)題都說(shuō)明了在當(dāng)下有相當(dāng)一部分企業(yè)在檔案管理方面都存在較多的問(wèn)題和不足，檔案管理的電子信息化建設(shè)步伐相對(duì)較慢，無(wú)法充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)中的作用。

2 基于檔案管理的電子信息化管理模式應(yīng)用的作用

2.1 強(qiáng)化管理流程體系的規(guī)范性

在以往檔案管理工作中，會(huì)耗費(fèi)大量的人力物力，且因?yàn)槿藶橐蛩厮斐傻臋n案管理問(wèn)題也時(shí)有出現(xiàn)，給檔案管理工作提升帶來(lái)了阻礙。而通過(guò)電子信息化管理，可以有效簡(jiǎn)化檔案管理工作流程，促進(jìn)管理效率提高，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有效規(guī)范，降低了人為因素的影響。

2.2 共享檔案信息資源

在當(dāng)今時(shí)代，信息共享是社會(huì)發(fā)展的主要趨勢(shì)，各行各業(yè)都在進(jìn)行信息化資源共享平臺(tái)的構(gòu)建。在檔案管理中進(jìn)行電子信息化管理建設(shè)，能夠更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的共享利用。比如在當(dāng)下通過(guò)建設(shè)信息化的人力資源檔案管理平臺(tái)，就可以便于企業(yè)查詢(xún)所聘員工的詳細(xì)信息，有效掌握員工以往的經(jīng)歷和表現(xiàn)，為企業(yè)選拔高素質(zhì)高質(zhì)量人才提供便利。同時(shí)通過(guò)信息化的檔案管理平臺(tái)，也可以使企業(yè)內(nèi)部各單位之間的溝通交流更加便利，將信息資源的價(jià)值最大化。

2.3 為決策者提供可靠信息

通過(guò)分析檔案能夠更好地掌握企業(yè)或者單位在一定時(shí)期內(nèi)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展以及人力資源配置情況。通過(guò)電子信息化管理，可以使檔案管理工作的質(zhì)量得到進(jìn)一步保證，確保檔案資料的全面和真實(shí)，這樣就可以在企業(yè)制定決策或者預(yù)測(cè)發(fā)展趨勢(shì)時(shí)有所依據(jù)和有所參考，為企業(yè)正確決策提供有力支持。

2.4 提高工作效率

無(wú)論哪種工作都有著既定的工作流程，都離不開(kāi)相關(guān)人員和部門(mén)的協(xié)作配合。通過(guò)構(gòu)建電子信息化的檔案管理平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)信息資源的有效共享，為相關(guān)人員和部門(mén)間的溝通交流提供便利，縮減工作環(huán)節(jié)，使工作效率得到提升。通過(guò)調(diào)查研究可以發(fā)現(xiàn)，在電子信息化檔案管理平臺(tái)構(gòu)建后，企業(yè)對(duì)檔案管理工作的利用率和工作效率會(huì)大大提高，既節(jié)約了時(shí)間，也節(jié)約了成本。

2.5 保證檔案管理工作的時(shí)效性

時(shí)效性是電子信息化檔案管理的突出優(yōu)點(diǎn)，在以往的檔案管理工作中，對(duì)人力和物力的需求量非常高，且會(huì)耗費(fèi)大量時(shí)間，經(jīng)常會(huì)造成工作延誤問(wèn)題。但是在應(yīng)用電子信息化管理后，相關(guān)檔案信息和數(shù)據(jù)就可以迅速通過(guò)電子信息化平臺(tái)傳遞到檔案庫(kù)中，大大提高了檔案管理工作的實(shí)效性。

3 基于檔案管理的電子信息化管理模式的建設(shè)措施

3.1 加強(qiáng)硬件和軟件建設(shè)，建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)

電子信息化檔案管理模式的構(gòu)建必須建立在相應(yīng)硬件設(shè)備和軟件設(shè)施的基礎(chǔ)上，因此在現(xiàn)階段必須加強(qiáng)硬件和軟件方面的建設(shè)，為檔案管理的電子信息化建設(shè)提供必要的條件和支撐。同時(shí)網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)是電子信息檔案管理模式運(yùn)行的基礎(chǔ)，因此當(dāng)下也需要做好對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)的構(gòu)建，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和系統(tǒng)。首先，需要在檔案錄入過(guò)程的數(shù)據(jù)化建設(shè)中對(duì)檔案錄入和歸檔進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定。其次，切實(shí)保證檔案管理的安全性，對(duì)檔案資料進(jìn)行分級(jí)，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限和檔案管理規(guī)范。所有用戶(hù)在進(jìn)行檔案管理和使用的過(guò)程中，都必須完全遵循既定的規(guī)范和要求，保證檔案管理和使用的規(guī)范性和科學(xué)性，加快檔案管理信息化建設(shè)的速度。此外，為了更好地促進(jìn)檔案管理電子信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，還需要從構(gòu)建服務(wù)網(wǎng)方面入手，通過(guò)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的共享利用，充分發(fā)揮檔案管理電子信息化系統(tǒng)的價(jià)值和作用。

3.2 加強(qiáng)電子文件的管理，為檔案信息化奠定基礎(chǔ)

電子文件受自身載體性質(zhì)的影響，容易出現(xiàn)損壞問(wèn)題。將電子文件輸入計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)前，都會(huì)按照相應(yīng)的要求轉(zhuǎn)換文件，保證格式的統(tǒng)一性，這就給數(shù)字的利用和保存提供了便利。然后對(duì)那些沒(méi)有被要求輸入計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)中的電子文件，需要從中選擇有價(jià)值的電子文檔，并對(duì)其進(jìn)行整理和編輯目錄，然后借助網(wǎng)絡(luò)將其傳輸給檔案管理部門(mén)，并在信息管理網(wǎng)中設(shè)置專(zhuān)門(mén)用于歸檔的網(wǎng)絡(luò)專(zhuān)線，以此來(lái)構(gòu)建用于歸檔的專(zhuān)用系統(tǒng)。所有電子文件都可以借助該系統(tǒng)進(jìn)行電子文件傳輸，從而大大方便了檔案管理部門(mén)的工作。同時(shí)，檔案管理部門(mén)還需要與其他相關(guān)部門(mén)進(jìn)行協(xié)商，統(tǒng)一歸檔文件的格式和要求，制定相應(yīng)的規(guī)范和要求，在歸檔過(guò)程中，為了更好地保證數(shù)據(jù)真實(shí)有效，相關(guān)文件必須由業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行傳輸，檔案部門(mén)不能自行下載。此外，檔案部門(mén)在完成電子文件的接收后，必須存入光盤(pán)或者其他穩(wěn)定儲(chǔ)存載體中。電子文件歸檔工作并不僅僅是管理部門(mén)的責(zé)任，同時(shí)與其他相關(guān)部門(mén)都有密切的聯(lián)系，所以在當(dāng)下需要協(xié)調(diào)好檔案部門(mén)、計(jì)算機(jī)管理部門(mén)和文件提供部門(mén)之間的關(guān)系，保證三者的有效協(xié)作。文件提供部門(mén)對(duì)各相關(guān)管理業(yè)務(wù)的了解都非常全面，所以在歸檔工作中占據(jù)著重要地位，肩負(fù)著鑒定工作價(jià)值的重要責(zé)任；檔案部門(mén)需要熟練掌握與歸檔相關(guān)的要求和標(biāo)準(zhǔn)，充分履行統(tǒng)籌管理的責(zé)任；計(jì)算機(jī)管理部門(mén)為電子文件歸檔工作提供了有效的技術(shù)支撐和條件支撐，所以在電子文件歸檔工作中也占據(jù)著極其關(guān)鍵的地位。以上3個(gè)部門(mén)彼此之間都存在職能交叉聯(lián)系，在具體工作中，必須充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，履行各自的責(zé)任，保證檔案管理編制信息化模式建設(shè)目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)。

3.3 強(qiáng)化技術(shù)處理，做好電子檔案的有效管理

檔案的電子信息化管理是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，所以檔案管理人員需要全面深入研究當(dāng)下電子檔案管理工作，做好當(dāng)下電子文檔的接收、處理和保存工作，做好對(duì)原始電子檔案的保存以及新組合文件信息的分析和掌握工作。即在電子檔案歸檔后通過(guò)相關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)操作來(lái)改變電子文件的屬性，使電子文件變?yōu)椴豢筛牡闹蛔x性文件，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)原始電子文件的有效保護(hù)，切實(shí)保證電子檔案真實(shí)有效。

3.4 對(duì)電子文件檔案進(jìn)行有效保存

雖然電子文件可以通過(guò)光盤(pán)或者U盤(pán)等進(jìn)行保存，這些磁性材料的穩(wěn)定性非常好，且在進(jìn)行信息讀寫(xiě)時(shí)是無(wú)接觸的，對(duì)信息的保存效果非常好。電子文件刻錄到相關(guān)介質(zhì)上，信息在經(jīng)過(guò)密封保存后，能夠有效杜絕磁場(chǎng)、灰塵、水分等影響。然而電子文件的形成期相對(duì)較短，所以在儲(chǔ)存方面還有待驗(yàn)證。因此在當(dāng)下電子文件檔案保存中，必須定期對(duì)電子文件檔案進(jìn)行備份，以提高電子檔案保存的有效性。

4 結(jié) 語(yǔ)

檔案管理的電子信息化管理模式建設(shè)勢(shì)在必行，這不僅僅是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是各行各業(yè)發(fā)展對(duì)檔案管理工作的要求。只有做好檔案管理的電子信息化建設(shè)和應(yīng)用，才能更好地提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的充分利用，為各行各業(yè)的發(fā)展提供有效的幫助。