A農(nóng)藥集團人力資源信息化管理探究

孫 朕

（江蘇功成生物科技有限公司，南京 210000）

0 引 言

人力資源信息化管理，是通過互聯(lián)網(wǎng)、人力資源管理軟件等信息化工具和方法，處理傳統(tǒng)人力資源工作，加上制度保障以提高人力資源工作效率的手段。A農(nóng)藥集團是江蘇一家從事農(nóng)藥制劑研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、技術服務于一體的集團化公司，集團在北京、南京、南通、廣州、濟南等地均有工廠和職能公司。目前，A農(nóng)藥集團規(guī)模突破500人，各屬地公司人力資源工作逐漸成熟，但由于工作模式傳統(tǒng)，出現(xiàn)了響應速度慢、重復勞動多、人力資源工作進展慢的問題，這些問題需要通過人力資源信息化管理逐步解決。研究A農(nóng)藥集團人力資源信息化管理問題，不僅能為該企業(yè)解決人力資源管理問題提供思路，也能為類似企業(yè)提供可參考依據(jù)。

1 企業(yè)信息化管理的意義

1.1 緩解人力資源管理問題

A集團人力資源管理工作盡管流程規(guī)范、表單齊全、有據(jù)可查，但仍然有很多問題亟待通過信息化管理來解決。第一，紙質(zhì)文件太多導致保管查詢困難。無論是員工檔案、異動管理、培訓記錄，還是定薪調(diào)薪、考核結果，均通過紙質(zhì)表單備案。僅一次年終360 °考核就要花費半個月時間，匯總到集團人力資源部的紙張有三四百份，工廠某位10年工齡的老員工，職業(yè)病體檢報告加起來有50多頁。紙質(zhì)文件多增加了保管、查詢負擔，這些工作可以通過信息化軟件在電腦上備案，從而提高工作效率。第二，人力資源工作繁雜導致人員配置冗余。由于管理流程多、審批手續(xù)復雜，有的銷售子公司只有20人卻要配置一位專職的人力資源工作者，因為缺少信息化管理，這位專職人員每個月需要花兩天時間統(tǒng)計考勤。如果使用信息化管理系統(tǒng)，考勤通過軟件完成，只要下月初通過數(shù)據(jù)導出即可輕松實現(xiàn)，完全沒有必要在規(guī)模小的子公司設置專職人力資源人員。第三，信息無法及時共享導致重復勞動增多。以招聘工作為例，在南京的兩家子公司，都需要招募銷售人員，在某招聘網(wǎng)站上，兩家子公司看中了同一位候選人，各自公司的招聘主管會分別打電話邀約這位候選人，導致候選人對公司產(chǎn)生不必要的疑問，兩家子公司的招聘主管之間還需要協(xié)調(diào)面試事宜。如果采用信息化管理，某一家公司下載了該候選人的簡歷并加入公司人才庫，就會減少兩家子公司出現(xiàn)獲取信息不對稱的情況。

1.2 滿足集團化管理的需求

集團在5個城市布局了7家分子公司，有3家子公司的人數(shù)超過100人，人力資源的檔案、信息都相對完善，這對集團化管理提出了更高的要求。第一，人力資源信息化管理有助于實現(xiàn)信息共享。各個屬地之間的人員信息上傳到信息化管理服務器上，可以實現(xiàn)人力資源部內(nèi)部的信息共享。目前，集團人力資源總監(jiān)想查閱某屬地公司人員的合同簽署記錄、歷史調(diào)薪記錄等，只能通過聯(lián)系屬地公司人力資源主管進行，或者出差到屬地公司現(xiàn)場調(diào)閱，這樣不僅耽誤時間，也有可能提前泄露集團人力資源工作動向。第二，人力資源信息化管理有助于實現(xiàn)跨部門信息交換。人力資源信息化管理和其他部門的信息系統(tǒng)聯(lián)動，這是必然趨勢。農(nóng)藥企業(yè)人力資源管理需要與公司安全環(huán)保部門等農(nóng)藥企業(yè)特有的部門聯(lián)系，包括獲取資料、提供資質(zhì)等工作，借助信息化管理系統(tǒng)，可以很容易在網(wǎng)上實現(xiàn)，將此流程標準化之后，能夠減少跨部門之間的無效溝通，降低錯誤發(fā)生率。第三，人力資源信息化管理有助于集團管理思維轉變。公司規(guī)模的擴大，分子公司增多，不可能所有的工作依靠紙質(zhì)檔案、聊天軟件或者簡單的辦公軟件實現(xiàn)，必須有一套適合集團業(yè)務模式的信息化管理系統(tǒng)來整合資源、降低內(nèi)耗。如果沒有信息化管理系統(tǒng)，管理者、員工的工作都要通過頻繁地溝通、交流、查閱實現(xiàn)，必然消耗大量時間，也容易在這些過程中增大錯誤發(fā)生概率。將人力資源工作信息化，讓員工看到信息化工作后帶來的效率提升，有助于推進集團信息化建設進程。

2 企業(yè)信息化管理的可行性

2.1 公司高層支持

從集團董事長到高層管理人員再到部門經(jīng)理，都認可信息化管理在集團信息溝通、資源共享、無障礙審批中可能發(fā)揮的作用，也認為加入信息化管理后，集團工作效率將大大提升。人力資源部應順應形勢，經(jīng)過需求調(diào)研和現(xiàn)狀分析，向董事會提交人力資源部信息化建設預案，并很快得到公司高層認可、籌備實施。公司高層的支持使集團人力資源信息化管理建設能夠順利推進。

2.2 集團人力資源工作有序

信息化管理不是每個企業(yè)的人力資源部都可以建立，如果該企業(yè)人力資源工作流程尚未厘清，缺乏制度保障，授權和分工不明，即使啟用信息化管理，也會造成管理混亂。目前，A農(nóng)藥集團人力資源專職人員配備齊全，工作遵循流程、員工信息和歷史工作數(shù)據(jù)均可以查詢，在此基礎上建立信息化系統(tǒng)，只需要對相關人員開展信息化管理培訓即可，集團人力資源工作有序為信息化建設打下牢固的基礎。

2.3 屬地公司規(guī)模不斷壯大

A農(nóng)藥集團實行運營管控模式，集團人力資源部統(tǒng)籌、指導分子公司人力資源工作。在公司規(guī)模不斷擴張的形勢下，各屬地公司的人力資源基礎工作量不斷增加，伴隨而來的是紙質(zhì)文件、表單的增厚，每家分子公司人力資源主管的管理幅度變寬，而公司不可能不斷增加人力資源崗位的編制，這必然需要提升現(xiàn)有人力資源主管的工作效率。在現(xiàn)實情況下，為了使人力資源管理實現(xiàn)信息化，企業(yè)必須盡早提上日程。屬地公司規(guī)模不斷壯大，是集團人力資源信息化建設的內(nèi)在訴求。

3 實現(xiàn)信息化管理的方法

3.1 調(diào)研需求

信息化建設是企業(yè)的一項系統(tǒng)工程，需要信息系統(tǒng)使用部門調(diào)研本部門使用需求，兼顧工作對接的內(nèi)外部門情況，考慮整個集團的信息化運作。A農(nóng)藥集團人力資源部的需求調(diào)研，應梳理本部門集團公司和各個分子公司的工作流程、可能使用的數(shù)據(jù)，積極聽取分子公司人力資源基礎工作人員的意見，必要的時候多進行全部門的視頻電話會議，充分溝通需求。同時，應特別注意和安全環(huán)保部的信息對接，包括新員工崗前職業(yè)病體檢、年度體檢等申請、報告共享，均需要人力資源部和安全環(huán)保部交換意見。

3.2 建立制度

制度是規(guī)范管理行為的保障。A農(nóng)藥集團推行人力資源信息化管理必須制定針對性的制度。該制度可以由集團公司發(fā)布總則，各屬地分子公司依據(jù)實際業(yè)務情況制定細則。制度內(nèi)容應包括權責劃分、基礎管理模塊、授權管理、日常管理規(guī)范、維護措施等。在制度制定的同時，應考慮與現(xiàn)有人力資源管理制度的匹配程度，不應出現(xiàn)較大沖突，或者根據(jù)信息化推進的情況，適時修改舊制度。

3.3 合理選擇

合理選擇主要是讓集團明確究竟是從外部采購管理系統(tǒng)，還是由內(nèi)部人員開發(fā)。這兩種方式各有優(yōu)缺點。如果從外部采購信息化管理系統(tǒng)，優(yōu)勢主要在于節(jié)約開發(fā)時間、不需要太多人力成本去維護、專業(yè)性得到保證，劣勢也比較明顯，如采購費用可能比較昂貴、數(shù)據(jù)信息有對外泄露的風險、服務商自身實力不強等。如果集團內(nèi)部自己開發(fā)信息化管理系統(tǒng)，也是一把雙刃劍，內(nèi)部員工需要熟悉企業(yè)情況，設計出更貼近用戶的界面和功能，但企業(yè)需要專門設立一個信息化管理部門，對整個集團的信息化系統(tǒng)進行維護、升級。兩種選擇方式各有利弊，對A農(nóng)藥集團這樣規(guī)模并不是很大的企業(yè)，初期可以考慮外部采購的形式。

3.4 明確功能

功能模塊是人力資源信息化管理最主要的部分，利用信息化就是為了提升人力資源日常工作的效率。A農(nóng)藥集團可以重點關注以下幾個模塊的建設。第一，招聘管理模塊。該模塊主要對簡歷庫進行信息化共享升級。各分子公司可以將不同渠道下載的候選人簡歷放入共享簡歷池，并進行分類，對簡歷池設置的搜索、篩選功能也應具體，可以參考獵頭公司的做法。除了共享簡歷外，集團也應考慮整合外部招聘崗位，對不同招聘網(wǎng)站發(fā)布的招聘信息，整合到集團信息化系統(tǒng)中，減少重復對外投放崗位的數(shù)量，提升候選人對公司的信任度，如果候選人看到公司在外招聘的崗位很多，必然會感覺公司人員流動性很大，從而影響他們的判斷。第二，檔案管理模塊。該模塊屬于員工關系管理部分，由于A集團員工資料信息龐大，除了員工個人基本信息之外，包括職業(yè)病體檢報告、勞動合同續(xù)簽、定薪調(diào)薪表、考核表等，這一系列表格不僅耗費大量紙張，有些還需要煩瑣的審批流程。人力資源信息化系統(tǒng)應支持儲存電子化檔案，將一些不需要紙質(zhì)操作的流程全部信息化處理，比如調(diào)薪手續(xù)，只需要在系統(tǒng)里按照流程審批即可，集團年終360 °考核只要在網(wǎng)上打分統(tǒng)計即可。第三，智能分析模塊。智能分析要求信息化系統(tǒng)能夠?qū)θ肆Y源數(shù)據(jù)進行快速統(tǒng)計。除了員工花名冊能夠反映的數(shù)據(jù)之外，還要能統(tǒng)計薪酬情況、勞動合同續(xù)簽歷史、各部門人員分布，這些數(shù)據(jù)的呈現(xiàn)應有助于人力資源總監(jiān)甚至公司高管做出決策。

3.5 加強培訓

信息化管理需要互聯(lián)網(wǎng)科技、辦公軟件等介入，打破了傳統(tǒng)辦公模式，勢必會造成有的員工不適應這樣的工作環(huán)境。這就需要集團對員工進行培訓，無論是外部采購系統(tǒng)還是內(nèi)部開發(fā)系統(tǒng)，都需要專業(yè)人員對人力資源部所有成員進行培訓，特別是實操技能的講解。除培訓之外，還應有相關的培訓支持工作，并不是每位員工接受培訓后都能掌握信息化系統(tǒng)的使用方法，這需要系統(tǒng)開發(fā)部門做好長期服務的準備。

3.6 持續(xù)維護

集團信息化管理主要依靠軟件系統(tǒng)作為載體實現(xiàn)，對軟件系統(tǒng)的持續(xù)維護必不可少。作為使用部門，人力資源部應及時反饋操作過程中的問題，特別是使用界面是否友好等；作為開發(fā)者，專業(yè)技術人員應持續(xù)跟進了解系統(tǒng)使用情況。只有持續(xù)對系統(tǒng)進行維護，才能保證工作效率。