信息化技術在基層醫(yī)療單位檔案管理中的應用

張林霞

（鹽城市鹽都區(qū)鹽龍街道社區(qū)衛(wèi)生服務中心，江蘇 鹽城 224056）

就醫(yī)院而言，醫(yī)院檔案更是有著獨特的重要性，它不僅是醫(yī)院領導決策支持和患者診療工作的重要參考，也是醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量、管理水平的體現(xiàn)，更是為病人健康提供法律效應的有效司法依據(jù)。當前，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化時代的發(fā)展，利用信息化手段加強醫(yī)院檔案建設，已經(jīng)成為適應社會信息化和全面提高檔案管理工作的必然趨勢，但基層醫(yī)療單位在信息化建設方面相對比較薄弱，顯得尤為必要，也是目前基層醫(yī)療單位所要面對的新課題。就此，文章就信息化在基層醫(yī)療單位檔案管理中的應用進行簡要分析。

1 檔案信息化管理的特點

基層醫(yī)療單位保管的檔案內(nèi)容比較多，有管理文件、會議記錄、各類報表、病歷檔案、化驗單據(jù)、各種影像資料和財務票據(jù)等。其中，醫(yī)療文書更是反映醫(yī)院醫(yī)療管理質(zhì)量和水平的有效司法依據(jù)，具有原始記錄、價值保留、隨時查詢、增值效用等功能。檔案信息化管理是指通過檔案工作的現(xiàn)代化管理及利用服務水平，逐步擺脫傳統(tǒng)的手工處理方式，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。內(nèi)容包括兩個方面：（1）為了提高醫(yī)院的管理效率，應用現(xiàn)代化信息技術對檔案信息有序分類、鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進行有效的管理。（2）運用計算機化和信息化實現(xiàn)“無紙化”管理，促進檔案管理創(chuàng)新，使檔案信息資源實現(xiàn)社會共享，這也是目前檔案工作現(xiàn)代化建設的必然選擇。

2 信息化在醫(yī)院檔案管理的必要性

（1）存在保存難的現(xiàn)象。目前醫(yī)院檔案傳統(tǒng)的做法仍然是以紙質(zhì)為主要的存儲介質(zhì)，存在很多缺陷，很容易出現(xiàn)發(fā)黃、霉變、破損、受潮等問題，不便于永久保存。有些單位因為辦公用房緊張，很難單獨設置檔案室，有些單位甚至將檔案堆放在角落里，比較零散無序。而且隨著年限的推進、量的增加，需要更多的存儲空間，必然會增加醫(yī)院維護和管理成本。解決原始信息的長期保存問題運用現(xiàn)代化管理手段具有任重而道遠的意義。

（2）存在管理、查詢難的問題?，F(xiàn)在大多數(shù)醫(yī)院仍是使用傳統(tǒng)的以人工為主的檔案管理模式。傳統(tǒng)查詢的流程：通過查卷宗目錄，再查到文件目錄，根據(jù)記錄的檔案號到庫房調(diào)卷，辦理查閱手續(xù)，既耗時又耗力。尤其經(jīng)過反復查閱后，容易破損，甚至遺失，還需要及時跟蹤追回，不便于管理。

（3）存在利用率低的問題。易損壞、低效率、不便于統(tǒng)計和查詢是紙質(zhì)檔案普遍存在的共性問題。在基層醫(yī)院，檔案信息較多，為非專業(yè)人員代管，專業(yè)技術不強，差錯率較高，一般都是用人工先查閱，然后統(tǒng)計，工作量較大，工作效率低下，利用率和利用價值低。

由此可見，醫(yī)院檔案信息化建設能夠加快醫(yī)療服務模式的創(chuàng)新，為臨床護里、行政管理等各種工作提供全面的管理服務平臺，有助于提升醫(yī)院整體工作效率，改善患者就醫(yī)體驗，同時，也能及時準確反映存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)，為醫(yī)院管理層決策提供有力支撐，全面改善醫(yī)療衛(wèi)生的服務水平和能力。

3 做好檔案管理信息化的方法

（1）提高認識。醫(yī)院檔案管理信息化建設事關醫(yī)院長遠發(fā)展，應充分認識到檔案信息化建設的重要性和必要性，充分爭取政府和上級部門的支持，把這項工作作為重點納入醫(yī)院管理體系，成立專門機構(gòu)，明確專門人員，強化責任分工，制定信息化建設的中長期規(guī)劃和短期目標，各部門各科室加快推動檔案信息化建設，進一步營造良好氛圍。另外，在保障所需的軟硬件設施信息化建設方面需要給予適度資金投入。

（2）注重檔案管理中的信息化應用。雖然目前大多醫(yī)院已經(jīng)在病人就診過程中實行信息化管理模式，但是在醫(yī)院檔案管理方面，還沒有建立相應的檔案信息管理數(shù)據(jù)庫。醫(yī)療單位往往考慮自身利益，沒有將信息共享，檔案工作大多還只局限于簡單的錄入等傳統(tǒng)模式。繼續(xù)使用傳統(tǒng)的管理模式和方法，必定造成信息滯后，同時不利于檔案管理工作的提升。檔案管理信息化是時代發(fā)展的必然趨勢，為此必須與時俱進，順應社會發(fā)展趨勢，不斷創(chuàng)新，努力提升檔案管理的科學化水平。

（3）重視培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才。實現(xiàn)檔案管理信息化，關鍵在人，組建高素質(zhì)的檔案人才隊伍十分必要。一方面，要“優(yōu)化存量”，將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，定期組織醫(yī)院檔案管理人員參加培訓學習，切實提升專業(yè)能力。另一方面，要“提升增量”，多途徑多層次吸引既懂檔案信息網(wǎng)絡技術、又懂管理的復合型人才，切實強化人才儲備，建立適應檔案信息化發(fā)展的技術人員和管理人員隊伍。同時，要根據(jù)醫(yī)院實際，不斷完善檔案管理績效考核制度，采取定性、定量考核“雙管齊下”，將考核結(jié)果與評優(yōu)、評先、職稱評定、選拔任用等掛鉤，有效激發(fā)檔案管理人員的積極性。

（4）加強信息化在檔案管理中應用的技能培訓。檔案管理人員除了必須掌握一定的檔案管理知識，還要熟悉計算機和網(wǎng)絡操作技術。由于基層醫(yī)療單位不夠重視檔案工作，從業(yè)人員大多是兼職，檔案管理知識不足，計算機操作不熟悉，這些狀況都不利于檔案信息化管理的發(fā)展。必須重視培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才，對年輕人員，要多途徑、多形式地培訓計算機應用、信息技術等課程，多元化培養(yǎng)基層醫(yī)院檔案管理人才，提高醫(yī)院檔案管理水平。要滿足電子檔案信息化管理的需求，需要培養(yǎng)出熟悉計算機技術和信息、網(wǎng)絡技術，專業(yè)的檔案事業(yè)人才。

（5）在檔案管理中加強信息化應用的安全風險防范。主要體現(xiàn)在網(wǎng)絡病毒及黑客攻擊、檔案管理人員缺乏保密意識、保密制度不落實、保密范圍和級別模糊不清、資料借閱的隨意性等。根據(jù)檔案管理的特殊性需要，加強安全思想認識、強化落實督查、科學劃分保密范圍和級別、嚴格檔案資料借閱手續(xù)、加強技術防范消除泄密隱患。由于檔案人員的身份比較特殊，現(xiàn)代化檔案管理人才是實現(xiàn)檔案信息化管理的保證。因此，不同資料的管理方式也不盡相同，管理人員在工作時還要做到絕對細心和耐心。在做檔案管理工作時，還必須做好保密工作，確保信息安全不被泄露，這就需要工作人員不但要具有很強的責任心，而且還必須具有高度的保密意識，才能夠保證管理資料的安全性。只有認真地去做了、改善了，檔案安全工作才能落到實處。

4 結(jié)語

信息化技術正改變著人們的生活方式，深入影響社會的方方面面，加快醫(yī)院檔案信息化建設迫在眉睫，也是適應時代發(fā)展的要求。文章對信息化在基層醫(yī)療單位檔案管理中應用的重要性和必要性進行了闡述，也對推進過程中可能遇到的問題予以了探索，并提出了相應的對應策略。在當前醫(yī)療事業(yè)加快發(fā)展的背景下，加快醫(yī)院檔案管理信息化建設是非常必要的，只有認真把重要性、規(guī)范性專業(yè)性提升到位，將信息化在檔案管理中應用價值最大限度地發(fā)揮出來，才能不斷推動基層醫(yī)療單位檔案管理整體現(xiàn)代化“大步向前”，有效促進全面健康發(fā)展。