新時(shí)期做好財(cái)政局檔案管理工作的若干意見分析

帥靜 山東省單縣財(cái)政局

近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，財(cái)政局在公共服務(wù)行業(yè)中占有重要位置，檔案管理工作能夠有效加強(qiáng)資源利用的效率。在財(cái)政局檔案管理工作中，要不斷的改進(jìn)工作方法、創(chuàng)新工作思路，加快提升員工個(gè)人素質(zhì)，優(yōu)化員工知識結(jié)構(gòu)。檔案管理工作人員在以往工作的基礎(chǔ)上，開展檔案管理工作時(shí)應(yīng)不斷的努力進(jìn)取，進(jìn)一步做好財(cái)政局檔案管理的保障工作。

一、財(cái)政局檔案管理工作中現(xiàn)存的問題

（一）沒有形成良好的檔案管理意識

檔案是財(cái)政局持久發(fā)展進(jìn)程中最重要的寶貴財(cái)富，詳細(xì)記錄著財(cái)政局的發(fā)展歷程，在管理中應(yīng)做到妥善保管，以便于后續(xù)利用。但在實(shí)際工作中，一部分領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對檔案管理工作不重視，缺乏足夠的認(rèn)識，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理工作只需要對財(cái)政局內(nèi)部的工作進(jìn)行記錄，忽視了對重要的時(shí)間節(jié)點(diǎn)信息材料的整理和歸檔，導(dǎo)致檔案缺失且無法彌補(bǔ)等問題的發(fā)生。同時(shí)，財(cái)政局內(nèi)部一部分檔案管理工作人員的綜合能力和業(yè)務(wù)水平不高，工作態(tài)度不認(rèn)真，將其視為普通材料的歸納和管理，導(dǎo)致檔案管理工作與實(shí)際工作嚴(yán)重脫節(jié)，沒有充分體現(xiàn)其綜合性價(jià)值，使財(cái)政局檔案管理工作流于形式，管理效率得不到提升，出現(xiàn)了檔案資料不完整、缺少準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性、調(diào)檔速度不及時(shí)等嚴(yán)重性問題。

（二）檔案管理體制有待完善

目前，財(cái)政局檔案管理體制中仍存在很多的漏洞，需要不斷完善。檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)在建設(shè)中缺乏創(chuàng)新、體制不夠完善，在整個(gè)考核體系各個(gè)方面都存在許多問題，并沒有實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，檔案的重要作用不能被充分發(fā)揮出來。隨著當(dāng)今社會不斷變化，財(cái)政局工作內(nèi)容有了翻天覆地的變化，如果財(cái)政局開展相關(guān)工作時(shí)依舊沿用過去較為傳統(tǒng)的檔案管理制度，就不能做到與時(shí)俱進(jìn)，跟不上新時(shí)代的發(fā)展要求，無法達(dá)到預(yù)期的執(zhí)行效果。

（三）缺乏專業(yè)性人才

財(cái)政局開展檔案管理工作時(shí)，由于涉及的各項(xiàng)環(huán)節(jié)比較多，因此，在實(shí)際工作中對檔案管理工作人員的專業(yè)性水平要求較高，也更嚴(yán)格。但是財(cái)政局在這方面的技術(shù)仍然處于不成熟的階段，對信息技術(shù)的專業(yè)性了解的不夠透徹，在實(shí)際工作中，檔案管理工作人員相關(guān)管理技能需要不斷被提升，在這種情況下，就會造成檔案管理工作出現(xiàn)隱藏的風(fēng)險(xiǎn)性，因此更需要不斷健全和完善事業(yè)單位管理工作，進(jìn)而確保檔案管理工作的正常進(jìn)行。

（四）缺乏硬件設(shè)施

隨著信息時(shí)代特別是網(wǎng)絡(luò)代的到來和進(jìn)一步發(fā)展，先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)已逐漸被廣泛應(yīng)用到人們的生活和工作中。檔案信息化建設(shè)也在積極推進(jìn)中，運(yùn)用信息技術(shù)能夠提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)，在一定程度上有效提高了檔案管理工作的時(shí)效性。但目前仍有一部分基層財(cái)政局還在沿用過去手工管理模式，由于缺少資金，在檔案管理工作中的資金投入力度不夠，新硬件設(shè)施不能及時(shí)更新，再加上檔案管理工作人員信息化程度不高，使得一部分檔案管理人員仍然習(xí)慣于用人工管理方式開展工作。這必然跟不上時(shí)代的發(fā)展，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)。

二、推進(jìn)財(cái)政局檔案管理工作的有效對策

（一）制定完善的檔案管理機(jī)制

改變傳統(tǒng)的管理模式，創(chuàng)建新的管理機(jī)制是當(dāng)下財(cái)政局檔案管理工作的工作重點(diǎn)，在制定完善的檔案管理機(jī)制時(shí)，一方面應(yīng)加強(qiáng)對電子文件歸檔和管理工作，確保針對電子檔案能夠做到安全保管和開發(fā)利用。另一方面結(jié)合紙質(zhì)檔案具有容易破損，無法再生等特點(diǎn)，對紙質(zhì)檔案有效的保護(hù)和修復(fù)。做好兩者的保管工作的同時(shí)，還要建立兩者并行的管理形式，進(jìn)而形成相互配合、相互制約關(guān)系，以保證檔案沒有殘缺或者損壞，做好保密工作，例如：將計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合到財(cái)政局檔案管理中，推行“雙套存檔制度”，通過文本等形式使紙質(zhì)文件和電子文件的資料保存在同一個(gè)儲存介質(zhì)上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫目錄，方便檔案管理人員查找電子資料。

（二）增強(qiáng)檔案管理意識，積極開展培訓(xùn)工作

檔案管理工作人員工作內(nèi)容是收集和整理檔案，并且將相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行儲存、統(tǒng)計(jì)、歸檔。在實(shí)際工作中，首先應(yīng)提高人員意識，使他們能夠認(rèn)真對待財(cái)政局檔案管理工作，同時(shí)做好安排工作、制訂貫徹落實(shí)措施，在工作中發(fā)揮總攬全局的作用。其次，加強(qiáng)培訓(xùn)活動(dòng)，強(qiáng)化管理能力，本著“自我提升，把工作做的更好”的目標(biāo)，認(rèn)真學(xué)習(xí)，要時(shí)刻保持高要求高標(biāo)準(zhǔn)的工作態(tài)度。對財(cái)政局檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)、技能等方面的培訓(xùn)活動(dòng)，嚴(yán)格執(zhí)行持證上崗制度，提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，進(jìn)而保障檔案管理工作的順利開展。財(cái)政局相關(guān)部門在檔案管理方面也可以運(yùn)用新思路，創(chuàng)新管理制度，例如：在日常工作中，各部門可以選用檔案入庫、歸類、查閱檔案信息、保管、銷毀等相關(guān)工作的兼職檔案管理人員，相關(guān)部門一同制定培訓(xùn)計(jì)劃，進(jìn)而使相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)能力得到顯著提高。

（三）營造良好的檔案保管環(huán)境，將資料集中歸納

財(cái)政局檔案管理工作要堅(jiān)持集中歸納的管理原則。在日常檔案管理工作過程中出現(xiàn)的大量的材料應(yīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)人指定財(cái)政局檔案人員進(jìn)行積累、整理后歸納。建立一人一檔、登記完整、動(dòng)態(tài)管理、科學(xué)實(shí)用的培訓(xùn)檔案，對不同的文件材料進(jìn)行歸檔的時(shí)候，應(yīng)做到一般一式一份，對于特別重要和使用頻率較多的文件材料，應(yīng)做到合理增添歸檔份數(shù)。旨在通過建檔立卡，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)派人參加各類學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提升財(cái)政局檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)。歸檔的文件材料必須做到次序界限清楚，能夠準(zhǔn)確地反映各項(xiàng)活動(dòng)的內(nèi)容。另外，其他部門工作人員由于工作需要被領(lǐng)導(dǎo)指派到本單位以外工作，或者為了更好地完成工作，自己到本單位以外從事與本職工作有關(guān)的工作時(shí)，通過學(xué)習(xí)、考察獲取的文件材料應(yīng)按相關(guān)規(guī)定，到檔案部門進(jìn)行歸檔。在引進(jìn)項(xiàng)目文件材料過程中，其他部門應(yīng)與檔案管理人員共同對材料進(jìn)行檢查驗(yàn)收，并第一時(shí)間進(jìn)行歸檔。

（四）增強(qiáng)檔案信息化管理力度，構(gòu)建專業(yè)的檔案信息網(wǎng)

財(cái)政局檔案管理信息化與檔案管理社會化兩者之間是互相促進(jìn)，共同發(fā)展的。檔案管理中存在的死檔現(xiàn)象，間接地反映了財(cái)政局管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會的進(jìn)步。為了有效解決此問題，財(cái)政局檔案管理工作應(yīng)以資源形態(tài)為起點(diǎn)，進(jìn)入現(xiàn)代信息技術(shù)領(lǐng)域，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，加快對檔案信息資源的開發(fā)和利用，進(jìn)而充分展現(xiàn)檔案的作用和價(jià)值。檔案管理數(shù)字化是當(dāng)下較為新型的信息形態(tài)，可以將在任何地區(qū)、任何單位、所有載體的檔案通過數(shù)字化手段進(jìn)行儲存，在網(wǎng)絡(luò)化形式下進(jìn)行連接，進(jìn)而提升檔案的利用率，這也是加快實(shí)現(xiàn)檔案管理社會共享的有效手段。除此之外，財(cái)政局還應(yīng)加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)程序，在內(nèi)部建立專業(yè)的檔案信息網(wǎng)，不斷健全與完善檔案管理溝通體系，擴(kuò)展檔案管理信息渠道，充分利用檔案信息網(wǎng)使檔案管理工作更加簡單化，增強(qiáng)信息傳遞的快捷性，構(gòu)建的檔案信息數(shù)據(jù)庫等管理模式，深入貫徹應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案管理理念，進(jìn)而提高檔案管理工作效率。

（五）建立有效的考核獎(jiǎng)懲機(jī)制

為了確保檔案管理在財(cái)政局工作中能夠有效開展，應(yīng)按相關(guān)執(zhí)行制度，建立考核獎(jiǎng)懲機(jī)制，以強(qiáng)勁的監(jiān)督和各種激勵(lì)制度推動(dòng)有效落實(shí)，可以建立以下幾種機(jī)制：（1）設(shè)立物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)制度激勵(lì)機(jī)制，運(yùn)用物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)的手段使財(cái)政局檔案管理人員得到物質(zhì)上的滿足，進(jìn)一步激發(fā)員工的積極性。對工作積極的員工獎(jiǎng)勵(lì)采用發(fā)放工資、獎(jiǎng)金、福利等形式，工作態(tài)度比較消極的員工進(jìn)行批評、罰款、淘汰下崗等。（2）建立組織氣氛激勵(lì)機(jī)制，通過組織形態(tài)特性及人際間的溝通理解，構(gòu)建輕松、愉快的工作氛圍，進(jìn)一步有效緩解員工的工作壓力，增強(qiáng)彼此合作，激勵(lì)員工在財(cái)政局檔案管理工作中能夠發(fā)揮最大作用。（3）建立員工參與管理體制。結(jié)合相關(guān)制度和措施，例如：合理化建議、員工評議等，充分發(fā)揮工作人員在財(cái)政局檔案管理中的重要作用。（4）建立精神獎(jiǎng)勵(lì)制度激勵(lì)機(jī)制。在精神方面進(jìn)行無形激勵(lì)，如：職務(wù)晉升、榮譽(yù)稱號授予、工作成績的肯定及對醫(yī)護(hù)人員的信任尊重等，年底將組織評選財(cái)政局檔案管理工作先進(jìn)個(gè)人獎(jiǎng)和優(yōu)秀組織獎(jiǎng)，鼓勵(lì)先進(jìn)典型，滿足員工的精神需要。

（六）重視人才資源，加大優(yōu)秀人才隊(duì)伍建設(shè)

人才是支撐創(chuàng)新發(fā)展的第一資源。加快推進(jìn)創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展，離不開堅(jiān)實(shí)的人才保障。在新時(shí)期財(cái)政局檔案管理工作中，專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的缺乏已經(jīng)成了財(cái)政局開展檔案管理工作中面臨的一大難題，為了有效加強(qiáng)財(cái)政局檔案管理工作人員的管理水平，可以參考以下幾點(diǎn)：1.重視財(cái)政局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)干部隊(duì)伍的建設(shè)工作，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)與管理提高整體，采用引進(jìn)高端人才等方法，培養(yǎng)一支熟悉并熟練掌握信息化建設(shè)和檔案管理的管理團(tuán)隊(duì)。我們正處于一個(gè)信息化快速發(fā)展的社會，各種新型儲存設(shè)備大量涌現(xiàn)，與以往傳統(tǒng)的存儲方式相比較具有巨大優(yōu)勢，加快促進(jìn)了財(cái)政局檔案管理體制的革新。新型儲存設(shè)備在分享信息和檔案整理中呈現(xiàn)出明顯的優(yōu)勢，被廣泛應(yīng)用在不同單位的日常檔案管理中。財(cái)政局檔案管理工作人員為了做好本職工作，必須充分了解各類新型存儲媒介的相關(guān)性能，發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢，對存儲媒介進(jìn)行仔細(xì)的檢查和拷貝。對不同檔案的用途做到全面。細(xì)致的歸類，根據(jù)檔案查詢結(jié)果對相關(guān)檔案內(nèi)容再次進(jìn)行分類和利用；2.引進(jìn)檔案管理系統(tǒng)優(yōu)秀專業(yè)人才和管理人才，財(cái)政局檔案管理系統(tǒng)是具有一定專業(yè)性的軟硬件系統(tǒng)，它除了要具備較強(qiáng)的統(tǒng)計(jì)和分析功能，還要有很強(qiáng)的保密功能，所以，財(cái)政局開展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)配備較為專業(yè)的系統(tǒng)管理者進(jìn)行相關(guān)的管理工作，對檔案信息化管理進(jìn)行創(chuàng)新研發(fā)，加強(qiáng)關(guān)鍵信息基礎(chǔ)設(shè)施網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全信息統(tǒng)籌機(jī)制、平臺建設(shè)等，實(shí)現(xiàn)安全管理。

三、結(jié)束語

在新時(shí)期，不斷加強(qiáng)財(cái)政局檔案管理工作，首先要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作方法，不斷應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)完善工作方式，加強(qiáng)對信息技術(shù)的應(yīng)用與學(xué)習(xí)，鼓勵(lì)財(cái)政局檔案管理工作人員的創(chuàng)新工作模式，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念，使其能夠積極的投入到檔案管理工作崗位上去，進(jìn)一步完善管理制度與規(guī)范，有秩序的開展工作，加強(qiáng)檔案管理辦法的實(shí)施，為財(cái)政局工作作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。