基于計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用研究

周曉曙 江蘇省鹽城市市場監(jiān)督管理局

引言

隨著計算機、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機及其配套設(shè)備在社會生產(chǎn)各行各業(yè)中的應(yīng)用越來越廣泛，企業(yè)生產(chǎn)、人們生活產(chǎn)生的各種信息數(shù)據(jù)被大量匯集在網(wǎng)絡(luò)上，這些信息成為企業(yè)發(fā)現(xiàn)商機、提高經(jīng)濟價值的關(guān)鍵。為了處理這些信息，計算機信息處理技術(shù)成為提升辦公效率實現(xiàn)辦公自動化的關(guān)鍵技術(shù)，成為企業(yè)辦公室工作人員必須掌握的基礎(chǔ)技能之一。

1 常見的計算機信息處理技術(shù)

1.1 文字處理技術(shù)

文字是辦公工作中最常見的也是最基本的工作之一，因此，針對文字進行處理的也是最常見的、基礎(chǔ)的計算機信息處理技術(shù)。目前，市場上最常見的文字處理軟件就是微軟的Word、金山的WPS、openoffice等，主要作用是對文字進行排版、格式化、模板化等處理，有效提高辦公人員的工作質(zhì)量和效率，使企業(yè)辦公進入電子化階段。

1.2 數(shù)據(jù)處理技術(shù)

海量數(shù)據(jù)的有效處理是辦公工作自動化最大的訴求，因此，數(shù)據(jù)處理技術(shù)也就成為計算機信息處理技術(shù)中的關(guān)鍵。大數(shù)據(jù)時代，無論是企業(yè)自身創(chuàng)造的海量數(shù)據(jù)，還是市場、客戶活動產(chǎn)生的海量數(shù)據(jù)，其中都蘊含著對企業(yè)而言意義重大的信息，是企業(yè)在市場中生存、發(fā)展的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，及時進行挖掘、及時進行利用能夠有效提升企業(yè)的核心競爭力，幫助企業(yè)規(guī)避掉不必要的風險，推動企業(yè)更加健康地發(fā)展。目前，市面上最常見的數(shù)據(jù)處理軟件就是微軟的Excel，具備數(shù)據(jù)采集、存儲、計算、分類、歸并等多種功能，在企業(yè)辦公工作中發(fā)揮了重要的作用。市場上的DPS、origin等數(shù)據(jù)處理軟件通常應(yīng)用于具體的專業(yè)領(lǐng)域，比如專業(yè)函數(shù)繪圖等，專業(yè)性較強，這足以說明在各行各業(yè)中都已經(jīng)離不開數(shù)據(jù)處理技術(shù)及其相關(guān)軟件。

1.3 圖文處理技術(shù)

圖文處理需求是近幾年才出現(xiàn)的，最初辦公工作人員對圖文處理的需求是將零散的信息以圖片的形式展示，或?qū)⒈砀駜?nèi)的數(shù)據(jù)以圖像的形式展示，或?qū)⒈砀?、圖像、文字組合展示，或根據(jù)需求插入音頻、視頻，實現(xiàn)圖文展示效果的最大化。隨著PowerPoint應(yīng)用的興起，辦公工作人員提交總結(jié)報告、上級領(lǐng)導(dǎo)開分析會議、產(chǎn)品部門講解產(chǎn)品等活動中都開始應(yīng)用PPT，對PPT的畫面也開始有了美觀度、整潔度方面的要求，大幅度提升了辦公工作人員的創(chuàng)造能力和審美能力。

1.4 圖片處理技術(shù)

隨著市場競爭的日趨激烈，企業(yè)開始在各種宣傳渠道中投入大量的資金和精力，大型企業(yè)有財力將設(shè)計、宣傳工作交給聘請的專業(yè)設(shè)計團隊，中小微型企業(yè)往往沒有這樣的財力，一些小型活動的宣傳物料需要企業(yè)辦公工作人員自己進行設(shè)計和處理，因此，海報、易拉寶、投屏等宣傳活動的大量開展也使得對圖片處理技術(shù)及軟件的需求開始上升。目前，圖片處理領(lǐng)域中既有專業(yè)的Photoshop、Picasa等軟件，也有大眾化、操作更加簡單的美圖秀秀等軟件，能夠充分滿足辦公工作人員的需求。

2 計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的具體應(yīng)用策略

2.1 提高辦公工作人員的綜合素養(yǎng)

信息化時代背景下，計算機信息處理技術(shù)應(yīng)用在辦公工作中已經(jīng)成為必然，是辦公實現(xiàn)自動化的核心技術(shù)，這就對辦公工作人員提出了更高的要求，要求工作人員必須熟練掌握文字處理、數(shù)據(jù)處理、圖文處理或圖片處理技術(shù)中的一種或幾種，能夠熟練應(yīng)用相應(yīng)的技術(shù)軟件處理企業(yè)運行過程中遇到的日常工作和特殊問題。因此，企業(yè)要想方設(shè)法提高辦公工作人員在這方面的綜合素養(yǎng)，外部招聘和內(nèi)部培養(yǎng)工作缺一不可，信息處理技術(shù)上的培訓和工作意識上的提升要雙管齊下，要引導(dǎo)辦公工作人員主動學習先進的計算機信息處理技術(shù)，提高他們的專業(yè)水平，提高企業(yè)辦公的質(zhì)量和效率。以人力資源管理條線上薪酬模塊工作人員為例，為了高效處理每個月的企業(yè)薪酬計算工作，工作人員必須熟練掌握Excel電子表格軟件的公式功能，保證薪酬計算的質(zhì)量和效率，不耽誤企業(yè)員工薪資的正常發(fā)放。

2.2 提高企業(yè)辦公信息網(wǎng)絡(luò)安全水平

計算機信息處理技術(shù)的應(yīng)用推動了企業(yè)辦公的自動化，提高了企業(yè)辦公工作人員的工作效率，也為企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)安全帶來了一定的隱患。在企業(yè)計算機與互聯(lián)網(wǎng)連接的狀態(tài)下，企業(yè)保存在計算機和局域網(wǎng)上的信息始終處于暴露的威脅之下，一旦防火墻被木馬、病毒、黑客攻克，企業(yè)的信息會成為他人非法牟利的工具，嚴重損傷企業(yè)的自身利益。因此，企業(yè)在推動辦公自動化的同時，要積極提高辦公信息網(wǎng)絡(luò)的安全水平，從硬件、軟件兩個方面入手提高企業(yè)的信息安全等級。在硬件上企業(yè)需要升級辦公計算機、數(shù)據(jù)交換機、辦公室網(wǎng)絡(luò)等部分，保證企業(yè)辦公的順暢和安全；在軟件上企業(yè)要運用身份認證、密鑰加密技術(shù)等信息安全技術(shù)，提高企業(yè)信息的防護等級，為相關(guān)人員設(shè)置不同信息查閱、使用、修改的權(quán)限，保證管理人員的優(yōu)先權(quán)，提高企業(yè)信息的安全性，最大程度上避免信息外泄。除此外，企業(yè)還要做好工作人員的安全意識培養(yǎng)工作，要求工作人員遵循安全管理制度，不用辦公計算機登錄來源不明的鏈接或網(wǎng)站，不用辦公計算機看影視劇、玩游戲，不在辦公計算機上使用不明來源U盤，保護計算機及企業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全。

2.3 構(gòu)建更加完善的辦公自動化框架

企業(yè)辦公自動化程度的提高離不開完善的辦公自動化框架，企業(yè)要加大對自動化框架的構(gòu)建投入，為辦公工作人員提供操作更加簡單、效率更高、流暢度更佳的工作平臺，輔助辦公工作人員的日常工作。以企業(yè)銷售部門的業(yè)務(wù)統(tǒng)計工作為例，業(yè)務(wù)統(tǒng)計工作人員需要每天將銷售部門的實際銷售數(shù)據(jù)進行分析和匯總，提交管理領(lǐng)導(dǎo)處備用，在沒有與銷售后臺數(shù)據(jù)庫連接的辦公框架時，銷售數(shù)據(jù)的匯總工作就要占據(jù)工作人員的大量時間，數(shù)據(jù)的有效性和準確性還不能得到有效保證；當銷售后臺數(shù)據(jù)可以實時導(dǎo)出時，工作人員能夠?qū)⒏嗟木蜁r間放在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析環(huán)節(jié)，為后續(xù)銷售任務(wù)提供更有效的數(shù)據(jù)支持。

2.4 升級企業(yè)網(wǎng)絡(luò)帶寬開展視頻會議

企業(yè)在發(fā)展過程中總是離不開各種會議，總結(jié)會議、分析會議、規(guī)劃會議等。這些會議往往會消耗大量的時間，導(dǎo)致參會人員身心俱疲，分公司分布多地區(qū)的情況，參會人員往來、住宿、餐飲還是一筆額外的開支，增加了企業(yè)內(nèi)部運行的成本。因此，企業(yè)要積極升級網(wǎng)絡(luò)帶寬，打造適合企業(yè)使用的視頻會議渠道，這樣既提高了會議的效率，也能夠降低參會人員的疲勞程度，節(jié)省一筆企業(yè)運行成本。

3 結(jié)束語

在信息化時代的背景下，計算機信息處理技術(shù)在企業(yè)辦公自動化中的應(yīng)用已經(jīng)成為必然，能夠有效提升企業(yè)辦公質(zhì)量和效率，節(jié)約企業(yè)內(nèi)部運行的耗時和資金消耗，減輕辦公工作人員在重復(fù)工作上的壓力，促使工作人員將更多的精力和時間花費在更有益于企業(yè)發(fā)展的環(huán)節(jié)，提高企業(yè)的核心競爭力。因此，企業(yè)要積極加強對工作人員的培訓培養(yǎng)，提高企業(yè)辦公網(wǎng)絡(luò)信息安全水平，構(gòu)建貼合企業(yè)辦公需求的自動化框架，使辦公自動化真正得以實現(xiàn)。