集團(tuán)公司集中采購(gòu)模式研究

袁云鵬

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)集團(tuán)公司多選擇以集中采購(gòu)的方式進(jìn)行集團(tuán)采買(mǎi)。但是隨著時(shí)間的推移，這種采購(gòu)模式也出現(xiàn)了一些新問(wèn)題，直接影響集團(tuán)公司的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和資金的使用效能?；谀壳暗男蝿?shì)，并結(jié)合集團(tuán)公司的實(shí)際情況，有必要對(duì)集中采購(gòu)模式進(jìn)行研究，分析其出現(xiàn)的問(wèn)題，并且提出可行性的改善措施，最終確保集團(tuán)公司的集中采購(gòu)工作更加高效合理，提升集團(tuán)公司的整體資金使用效能。

一、集中采購(gòu)的重要性

集團(tuán)公司的發(fā)展過(guò)程中，必然會(huì)運(yùn)用大量的物資，因此，集中采購(gòu)工作就顯得尤為重要。集中采購(gòu)能避免分散式采購(gòu)的弊端，不僅可以節(jié)省物資的運(yùn)輸成本，還能夠有效地降低采購(gòu)的資金花費(fèi)，減少采購(gòu)所造成的資金損失，是目前許多集團(tuán)公司會(huì)選擇的采購(gòu)模式。

二、集團(tuán)公司集中采購(gòu)現(xiàn)狀及問(wèn)題

集中采購(gòu)有諸多優(yōu)勢(shì)，但是在發(fā)展的過(guò)程中也出現(xiàn)了一些問(wèn)題。目前，集中采購(gòu)暴露的問(wèn)題主要有：

（一）忽視集中采購(gòu)工作的重要性

許多集團(tuán)公司已經(jīng)組建了獨(dú)立的采購(gòu)部門(mén)以及管理部門(mén)，也制定了集中采購(gòu)計(jì)劃和規(guī)定，但是因?yàn)楦鞣N原因，比如有的工作人員對(duì)自身工作不負(fù)責(zé)任，集中采購(gòu)制度不能有效落實(shí)，集中采買(mǎi)的價(jià)格比散買(mǎi)還要高;有的工作就是為了應(yīng)付，集中采購(gòu)中遇到問(wèn)題，也不會(huì)提出建設(shè)性的意見(jiàn)，讓集中采購(gòu)不能高效地執(zhí)行制度。

（二）采購(gòu)管理缺乏創(chuàng)新

一些集團(tuán)公司雖然有集中采購(gòu)制度，但是采用的卻是傳統(tǒng)的采購(gòu)模式，生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)自身對(duì)物資的需求制定采購(gòu)計(jì)劃書(shū)，然后由采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)籌，接著再在統(tǒng)一的時(shí)間里上交到主管領(lǐng)導(dǎo)手中，最后再進(jìn)行采購(gòu)工作。這種模式很容易出現(xiàn)庫(kù)存積壓的情況，不僅占用了大量的資金，也使得企業(yè)的有限庫(kù)存空間被不合理占用，對(duì)公司的經(jīng)濟(jì)發(fā)展造成較大的影響。因此，采購(gòu)模式要根據(jù)公司需求的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，不能一味地生搬硬套，要為企業(yè)利潤(rùn)最大化作出貢獻(xiàn)。

（三）監(jiān)管責(zé)任落實(shí)不到位

集中采購(gòu)涉及大量的資金，而對(duì)一些不安好心的人來(lái)說(shuō)就是一塊大肥肉，因此需要嚴(yán)格的監(jiān)督和制衡。但是有的集團(tuán)公司，因?yàn)椴少?gòu)制度有漏洞，加上采購(gòu)監(jiān)管部門(mén)不負(fù)責(zé)任，未實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)的全程、實(shí)時(shí)監(jiān)控，尤其是針對(duì)合同的審查、貨物的驗(yàn)收等關(guān)鍵內(nèi)容，敷衍了事，或者是怕得罪人，遇到問(wèn)題裝作沒(méi)看見(jiàn)，導(dǎo)致監(jiān)管形同虛設(shè)，讓公司的資金落到了個(gè)人的腰包里。不僅導(dǎo)致集團(tuán)公司的管理水平下降，影響企業(yè)整體的管理，也對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成不利影響。

三、改善集中采購(gòu)模式問(wèn)題的具體措施

為了有效提升集團(tuán)公司的整體效益，需要對(duì)公司的管理進(jìn)行完善，盡可能解決集中采購(gòu)出現(xiàn)的問(wèn)題，促使集團(tuán)公司能夠較為快速地發(fā)展，為公司今后的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（一）充分利用信息化技術(shù)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)得到快速發(fā)展，獲得廣泛應(yīng)用，因此在集中采購(gòu)管理過(guò)程中也應(yīng)當(dāng)合理運(yùn)用信息化技術(shù)。結(jié)合目前情況，網(wǎng)上采購(gòu)成為集團(tuán)公司集中采購(gòu)的主要渠道。網(wǎng)上采購(gòu)的便利較多，無(wú)須過(guò)多的人手，甚至商品的價(jià)格比線下實(shí)體店更加優(yōu)惠，不僅可以為集團(tuán)公司的集中采購(gòu)節(jié)約時(shí)間和成本，還可以為集中采購(gòu)的監(jiān)管工作提供條件。在管理過(guò)程中，必須要求全過(guò)程審核，確保每個(gè)環(huán)節(jié)的透明化，運(yùn)用完善的制度進(jìn)行網(wǎng)上采購(gòu)，杜絕出現(xiàn)個(gè)別負(fù)責(zé)人暗箱操作的情況。

（二）建立健全采購(gòu)制度

集中采購(gòu)出現(xiàn)問(wèn)題的主要原因就是采購(gòu)制度的不成熟、不健全，有缺陷和漏洞，給人以可乘之機(jī)。為了確保采購(gòu)的順利進(jìn)行，需要完善集中采購(gòu)管理制度，對(duì)采購(gòu)的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，在符合相關(guān)規(guī)定的前提下，制定嚴(yán)格的管理程序，使得集中采購(gòu)的過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)較大的問(wèn)題。

首先，明確每個(gè)涉及部門(mén)的崗位職責(zé)，確保各個(gè)部門(mén)都能堅(jiān)守自己的職責(zé)。其次，要建立績(jī)效考核制度，將采購(gòu)過(guò)程中涉及的部門(mén)和物資都納入審核范圍內(nèi)，通過(guò)績(jī)效考核，使之能為集團(tuán)公司的采購(gòu)工作盡心盡力。最后，各個(gè)部門(mén)在使用公司資料時(shí)，需要進(jìn)行詳細(xì)的記錄，并且定期對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行嚴(yán)密的審查，確保公司的采購(gòu)信息更加安全，避免物資數(shù)據(jù)出現(xiàn)差錯(cuò)的情況。

（三）加強(qiáng)和供應(yīng)商的聯(lián)系

采購(gòu)過(guò)程中需要接觸較多的供應(yīng)商，并且還會(huì)和某些供應(yīng)商有長(zhǎng)期的合作，因此，需要營(yíng)造出公平、公正的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，嚴(yán)格選擇適合集團(tuán)公司的供應(yīng)商。嚴(yán)格保管與供應(yīng)商之間的合同，收集各種重要信息，定期審查各項(xiàng)合同內(nèi)容，對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題的地方要及時(shí)更正。如果有糾紛，雙方的相關(guān)負(fù)責(zé)人要多溝通，了解合同內(nèi)容和實(shí)際履行情況，從自身的實(shí)際出發(fā)，爭(zhēng)取將可能出現(xiàn)的損失降到最低，確保集團(tuán)公司的經(jīng)濟(jì)效益。

（四）強(qiáng)化流程的管理

采購(gòu)流程對(duì)集中采購(gòu)管理具有重要的作用。這需要在采購(gòu)前期制定合理的計(jì)劃，依據(jù)集團(tuán)公司對(duì)物資的需求量，安排符合實(shí)際情況的采購(gòu)流程，合理地利用資源。明確采購(gòu)的程序，針對(duì)物資的運(yùn)輸成本、人工成本等，對(duì)公司的可儲(chǔ)藏量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，使得采購(gòu)的物資擁有空間儲(chǔ)藏。采購(gòu)部門(mén)還要明確招標(biāo)機(jī)制，嚴(yán)格按照規(guī)定和實(shí)際情況，務(wù)必做到公平、公正，對(duì)相關(guān)憑證做好保管工作，以便于出現(xiàn)問(wèn)題能夠及時(shí)地查詢(xún)。仔細(xì)審核項(xiàng)目?jī)?nèi)容，其中包括采購(gòu)成本和采購(gòu)量，盡全力確保審核結(jié)構(gòu)的準(zhǔn)確性。采購(gòu)后期的庫(kù)存存放問(wèn)題也是強(qiáng)化管理的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，如果不能處理好，不僅會(huì)造成庫(kù)存壓力，也會(huì)導(dǎo)致因物資存放時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，造成損失不說(shuō)，再處理時(shí)耗時(shí)耗力，得不償失。關(guān)于此可以采取以下措施來(lái)降低庫(kù)存：一是推行集中倉(cāng)儲(chǔ)的管理模式，有效地減少供應(yīng)鏈的長(zhǎng)度，使物資需求計(jì)劃能更真實(shí)地反映需求量，從源頭有效地避免物資的積壓;二是代儲(chǔ)代銷(xiāo)管理模式的應(yīng)用，企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)零庫(kù)存資金占用，大幅度降低產(chǎn)品的倉(cāng)儲(chǔ)成本，有利于保證原材料的及時(shí)供應(yīng)，在提高工作效率的同時(shí)節(jié)約采購(gòu)成本。

（五）提高物資采購(gòu)人員的專(zhuān)業(yè)水平

采購(gòu)工作是一個(gè)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要有專(zhuān)業(yè)的采購(gòu)與招標(biāo)管理人員。目前，物資采購(gòu)從業(yè)人員的素質(zhì)距離企業(yè)發(fā)展的要求還有一定的差距，必須以戰(zhàn)略思維和前瞻眼光，培養(yǎng)和造就高素質(zhì)新型采購(gòu)人才。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，首先要轉(zhuǎn)變觀念，促使采購(gòu)人員參加各種培訓(xùn)和學(xué)習(xí);其次是完善機(jī)制，對(duì)能將學(xué)習(xí)成果運(yùn)用到實(shí)際工作中并取得較好效果的崗位人員，給予一定的肯定和獎(jiǎng)勵(lì)，以增強(qiáng)他們工作的積極性。

（六）加大審計(jì)監(jiān)察管理力度

審計(jì)監(jiān)察部門(mén)必須履行職能，充分發(fā)揮應(yīng)有的作用，監(jiān)督與協(xié)助崗位人員完成采購(gòu)任務(wù)。審計(jì)監(jiān)察部門(mén)要監(jiān)督集團(tuán)采購(gòu)的完整性，監(jiān)控采購(gòu)目錄的編制和執(zhí)行情況;監(jiān)督開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)過(guò)程以及后續(xù)工作流程，及時(shí)糾正采購(gòu)過(guò)程中一切對(duì)公司不利的行為;加強(qiáng)供應(yīng)商、評(píng)審專(zhuān)家等的監(jiān)督，為物資采購(gòu)活動(dòng)提供良好的采購(gòu)環(huán)境;加強(qiáng)承付貨款的監(jiān)督，加強(qiáng)資金管理;對(duì)違法參與事件的人員及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。審計(jì)監(jiān)察部門(mén)要明確審計(jì)監(jiān)督重點(diǎn)，不斷完善采購(gòu)審計(jì)監(jiān)督制度，改進(jìn)審計(jì)方法，提高物資采購(gòu)審計(jì)監(jiān)管水平。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，集中采購(gòu)模式的應(yīng)用能夠有效地改善集團(tuán)公司的資金使用效能，因此，集團(tuán)公司應(yīng)重視集中采購(gòu)工作，完善集中采購(gòu)制度，對(duì)集中采購(gòu)要做到全過(guò)程監(jiān)控，確保集中采購(gòu)模式較為順利地進(jìn)行，真正地為公司節(jié)約成本。

（作者單位：貴州盤(pán)江煤電集團(tuán)有限責(zé)任公司）

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