街道辦事處檔案管理現(xiàn)存問題與合理應(yīng)對方式

摘 要：街道辦事處作為我國社區(qū)服務(wù)的基本團(tuán)隊(duì)，擔(dān)任著管理街道辦事處涉及社區(qū)全部居民的生活、工作等責(zé)任，相對于其他行業(yè)的檔案管理工作，街道辦事處的檔案管理工作更具有普遍性和技術(shù)性。這些檔案資料是政府管理部門掌控信息的重要組成部分，所以檔案管理工作有沒有充分的展示其功能，直接決定了街道辦事處工作的效率與質(zhì)量。隨著科學(xué)技術(shù)與信息技術(shù)的普及，傳統(tǒng)的街道辦事處檔案管理模式已經(jīng)難以滿足用戶的需求，在此本文專門針對街道辦事處檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行基本的調(diào)查研究，找出其中存在的主要問題，并提出相應(yīng)有效的解決方案。

關(guān)鍵詞：街道辦事處，檔案管理，現(xiàn)狀；問題；信息化

隨著我國科技的進(jìn)步與經(jīng)濟(jì)的增長，信息技術(shù)已經(jīng)深入我國各行各業(yè)中，大大提高了社會(huì)的前進(jìn)速度，尤其針對在人類發(fā)展上扮演重要角色的檔案管理工作，也離不開先進(jìn)信息技術(shù)的支持。街道辦事處作為保證我國社區(qū)百姓優(yōu)質(zhì)生活的管理部門之一，檔案管理工作十分重要。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來導(dǎo)致街道辦事處的檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)與威脅，要想跟上時(shí)代的腳步，街道辦事處針對自身的檔案管理工作必須舍棄傳統(tǒng)的檔案管理模式，找出檔案管理工作中存在的主要問題，并結(jié)合現(xiàn)實(shí)狀況，妥善解決這些問題。

1 目前我國街道辦事處檔案管理存在的主要問題

1.1 基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的建設(shè)難以滿足街道辦事處的需求

科技的發(fā)展日新月異，也給我們的日常生活與工作帶來了巨大的改變，尤其針對檔案管理這一項(xiàng)關(guān)鍵工作，街道辦事處檔案管理者必須從理念層面進(jìn)行思維的轉(zhuǎn)變，重視檔案管理模式的更新。可是由于目前很多街道辦事處管理人員的教育程度不高，年齡較大，難以跟上時(shí)代的潮流，思維被傳統(tǒng)模式束縛，很難在真正意義上領(lǐng)悟到先進(jìn)技術(shù)對于檔案管理工作的深刻影響，因此直接導(dǎo)致街道辦事處檔案管理工作內(nèi)部的資金投入不足，甚至很多管理者選擇將這有限的資金投入到其他工作領(lǐng)域中，完全忽略了實(shí)時(shí)革新給街道辦事處檔案管理工作帶來的優(yōu)勢。如今很多街道辦事處的檔案管理室以及內(nèi)部的設(shè)施設(shè)備尚未達(dá)到相關(guān)要求，使用的極其年代久遠(yuǎn)，客觀上不能滿足街道辦事處整體機(jī)構(gòu)對于信息的需求。另外，很多街道辦事處沒有實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化，仍然將許多重要的紙質(zhì)文件資料安放在雜貨間中，這樣雜亂且沒有規(guī)律的儲(chǔ)存模式很容易造成重要資料的安全問題。同時(shí)，由于缺乏妥善的檔案管理制度，街道辦事處沒有完善的檔案儲(chǔ)存箱或者是檔案裝具，這樣不科學(xué)的安排給街道辦事處的檔案管理工作帶來了很多潛在隱患。

1.2 街道辦事處檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)不足且流動(dòng)性高

由于街道辦事處所要接觸管理的事物相當(dāng)雜亂且繁瑣，大多數(shù)工作項(xiàng)目也具有強(qiáng)烈的時(shí)效性，因此很多時(shí)候辦事處會(huì)出現(xiàn)工作量太大，員工數(shù)量不夠的現(xiàn)象。為了臨時(shí)解決這些問題，街道辦事處管理者往往選擇招聘一些兼職人員來填補(bǔ)空缺。再加上街道辦事處工作人員的流動(dòng)性高，直接導(dǎo)致街道辦事處工作人員的專業(yè)素質(zhì)難以提升，高頻率的人員變動(dòng)直接影響其他人員的工作效率，同時(shí)也會(huì)擾亂檔案管理專業(yè)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)工作，從而導(dǎo)致街道辦事處檔案管理工作人員的培訓(xùn)課程達(dá)不到理想的效果。如果這些問題得不到足夠的重視與解決，那么長久下去就會(huì)造成檔案管理工作內(nèi)部員工的工作積極性差，專業(yè)技能跟不上辦事處的運(yùn)轉(zhuǎn)速度，進(jìn)而導(dǎo)致整個(gè)辦事處的工作效率下降。

1.3 街道辦事處檔案的收集整理工作不全面

目前，很多街道辦事處檔案管理工作的源頭即檔案資料的收集整理不全面。就現(xiàn)在的工作模式來說，街道辦事處都是采用各個(gè)部門負(fù)責(zé)整理自己部門的材料，相互之間并不進(jìn)行實(shí)時(shí)交流與溝通，因而會(huì)存在很多重復(fù)整理的文件。并且，當(dāng)其他部門的工作人員前來所索要相關(guān)文件時(shí)，本部門的人因害怕重要文件泄密，往往選擇放棄文件信息的共享。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的主要原因還是因?yàn)榻值擂k事處管理者的管理理念尚未改變，管理模式依然停留在過去，再加上檔案管理工作人員流動(dòng)性高，工作經(jīng)驗(yàn)不足，不能深刻意識(shí)到檔案科學(xué)有效管理的現(xiàn)實(shí)意義，只是單純地進(jìn)行傳統(tǒng)的機(jī)械化的資料收集與整理。

2 街道辦事處檔案管理相關(guān)問題的合理應(yīng)對方式

2.1 加強(qiáng)街道辦事處管理者對于檔案管理工作的重視度

提高街道辦事處檔案管理工作效率與質(zhì)量的首要條件就是得到相關(guān)管理者的重視和支持。經(jīng)過實(shí)地調(diào)研我們發(fā)現(xiàn)，街道辦事處管理者對檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度直接影響街道辦事處檔案管理工作的效果。越高的領(lǐng)導(dǎo)重視度最終獲取的工作成果就越多，反之相反?？墒?，因?yàn)榻值擂k事處所要處理的事務(wù)太過繁瑣，大多數(shù)管理者都難以投入過多的精力與心思放在檔案管理工作中，所以這就需要依賴檔案管理工作人員可以沉靜下來，通過整體團(tuán)隊(duì)的積極努力獲得上級領(lǐng)導(dǎo)的支持，按照要求實(shí)時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)度與相關(guān)安排，包括在工作中出現(xiàn)的各類問題，不可以放過任何細(xì)節(jié)。在基層員工與上級領(lǐng)導(dǎo)的充分溝通和交流下，讓上級領(lǐng)導(dǎo)可以充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作在街道辦事處中所處的重要地位，只有管理者意識(shí)到檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值，才有可能解決這些現(xiàn)實(shí)問題。

2.2 提高資金投入量，引入先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備

提高街道辦事處檔案管理的效率與質(zhì)量，所需的基本條件就是優(yōu)化檔案管理設(shè)施設(shè)備。街道辦事處在實(shí)施檔案管理的過程中，在加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)者對其重視度的同時(shí)，還要努力提高上級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理相關(guān)設(shè)備的資金投入，優(yōu)化老舊的檔案管理設(shè)備，在能夠保證街道辦事處其他相關(guān)工作順利盡心的基礎(chǔ)下，針對檔案管理合理配置一定的急救設(shè)施如防火、防濕等。唯有妥善提高這些硬件設(shè)備的資金投入水平，才能全面改善街道辦事處的檔案管理環(huán)境，確保檔案資料的安全性，逐步向科學(xué)合理有效的檔案管理工作邁進(jìn)。

2.3 采用專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理人才，建立科學(xué)有效的管理體制

街道辦事處處理的相關(guān)事務(wù)雖然從整體上來說流程較為簡單，但是信息量大，種類雜多，這就對檔案管理工作人員有著較為嚴(yán)苛的要求，在街道辦事處檔案管理部門工作的人員，必須可以迅速適應(yīng)多變的工作環(huán)境，具有較大的開發(fā)潛力，在工作崗位上能夠充分展現(xiàn)自己的優(yōu)勢，不斷提高自身的價(jià)值。因此，街道辦事處應(yīng)該針對這些人員安排實(shí)時(shí)培訓(xùn)，提高這些檔案管理員的工作素養(yǎng)的同時(shí)，保證檔案管理工作的服務(wù)性能。唯有較強(qiáng)工作能力和專業(yè)技能的員工基礎(chǔ)下，建設(shè)科學(xué)有效的檔案管理體制，從整體局面評價(jià)員工工作績效，才能實(shí)現(xiàn)員工之間相互團(tuán)結(jié)，相互信任，共同進(jìn)步。

3 結(jié)語

綜合所述，隨著社會(huì)的進(jìn)步與經(jīng)濟(jì)的增長，提高街道辦事處檔案工作效率與質(zhì)量已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)前行的必然路線。利用強(qiáng)大的專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)，提高檔案管理質(zhì)量，加強(qiáng)街道辦事處整體工作效率，對實(shí)現(xiàn)我國檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展有著巨大的作用。因此，街道辦事處應(yīng)該理清目前社會(huì)發(fā)展局勢，充分利用高新信息技術(shù)和其他相關(guān)技術(shù)，完善街道辦事處檔案管理的客觀工作條件，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

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作者簡介

趙明麗（1987-），云南昆明，昆明市盤龍區(qū)人民政府青云街道辦事處。