新時期優(yōu)化發(fā)改局檔案管理的方法探討

張友來 平泉市發(fā)展和改革局

事業(yè)單位檔案工作就是將工作產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)進行管理和保存，對于事業(yè)單位發(fā)展和改革有著重要的地位。現(xiàn)如今，經(jīng)濟社會的迅速發(fā)展，市場經(jīng)濟體制逐漸成熟，檔案管理在發(fā)改部門逐漸成為重要工作，但因為發(fā)改部門專注于民生的建設(shè)乃至整個社會的建設(shè)，導(dǎo)致發(fā)改委的文件錯綜繁雜。對此，發(fā)改單位要想進行有條理的規(guī)劃，不但要加強檔案的規(guī)范化管理，而且要完善好檔案管理制度，只有將檔案管理規(guī)范化，發(fā)改單位才能更好地進行檔案管理工作，從而為建設(shè)社會主義現(xiàn)代化的社會奠定堅實基礎(chǔ)。

一、發(fā)改局檔案管理

從始至今，檔案管理一直是信息部門的一項重要工作。總結(jié)前人記錄下來的經(jīng)驗，參悟其中的規(guī)律，讓歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)才能得以發(fā)展。此外，發(fā)改局作為肩負(fù)宏觀調(diào)控職能的重要部門，負(fù)責(zé)實施全市經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略，進行制定中長期的建設(shè)規(guī)劃綜合經(jīng)濟政策提出合理化的建議，促進城鄉(xiāng)的協(xié)調(diào)發(fā)展，縮小城鄉(xiāng)在發(fā)展中的差距。其次，檔案管理體制和運行機制作為發(fā)改部門行政管理體制的重要部分，負(fù)責(zé)預(yù)測、預(yù)警宏觀經(jīng)濟分析現(xiàn)代經(jīng)濟體制和現(xiàn)代社會管理中存在的問題，從而有效地提出宏觀發(fā)展建議，推進檔案治理能力建設(shè)，完善檔案法規(guī)體系，為建設(shè)新時代的檔案管理制度提供以有力的保障。

二、發(fā)改局檔案管理的特點

近年來，我國的經(jīng)濟實力與科學(xué)技術(shù)得到了極大的提升，出現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)庫等形式的儲存方式。此外，由于發(fā)改部門在檔案管理過程中沒有過于重視，一些工作人員也在進行檔案管理過程中沒有履行好對應(yīng)的崗位職責(zé)，最終造成了發(fā)改部門在檔案管理工作中的一定疏忽，妨礙了發(fā)改部門檔案管理的工作效率提升。此外，發(fā)改部門的檔案管理在信息管理方面的技術(shù)能力不強，部分檔案在管理中存在網(wǎng)絡(luò)安全問題，并且一些檔案在儲存的過程中沒有進行信息的規(guī)范化管理。從而極有可能導(dǎo)致檔案管理過程中出現(xiàn)一些較為復(fù)雜的問題，對此，發(fā)改局要在未來的發(fā)展中重視以下幾點問題。

首先，發(fā)改部門由于缺乏對檔案管理工作的正確認(rèn)識，導(dǎo)致了檔案管理工作效率低下。在檔案管理流程進行時，工作人員過于重視業(yè)務(wù)的發(fā)展，將提升業(yè)務(wù)的能力作為核心工作，忽視了檔案工作對事業(yè)單位的作用，進而業(yè)務(wù)水平發(fā)展時并沒有提升工作質(zhì)量，最終導(dǎo)致工作質(zhì)量無法滿足社會需求，抑制了檔案管理的發(fā)展。其次，檔案管理越來越趨向信息化，但發(fā)改部門在檔案信息開發(fā)上較為薄弱，信息管理效率不高，管理方法不夠科學(xué)，沒有最大程度上發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，導(dǎo)致了檔案管理在信息整合方面上進步緩慢。再者，在檔案管理中，信息安全問題備受關(guān)注，作為掌握重要信息的發(fā)改部門，保障信息安全更為重要。目前，由于檔案管理人員在信息技術(shù)方面較為薄弱，沒有意識到信息化管理帶來的風(fēng)險，最后極大可能導(dǎo)致檔案的管理遭受安全問題，導(dǎo)致影響檔案管理信息化進程的速度。最后，由于檔案管理體制復(fù)雜，極有可能在檔案管理工作中產(chǎn)生矛盾。此列矛盾主要體現(xiàn)在，當(dāng)管理工作信息化發(fā)展與落后的思想觀念之間的矛盾，以及事業(yè)部門發(fā)展不均衡和物資分配不全面，這些問題造成檔案管理工作與其他部門在進行溝通時容易產(chǎn)生矛盾，因為創(chuàng)新方面動力不足，未實現(xiàn)自我革新發(fā)展，最終導(dǎo)致了管理工作質(zhì)量難以提升，檔案管理過程難以進行。

三、新時期發(fā)改局檔案管理優(yōu)化方法

（一）明確發(fā)展目標(biāo)，正視檔案管理

發(fā)改局應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實際發(fā)展?fàn)顩r，加強對檔案管理的服務(wù)體系，結(jié)合信息檔案的管理系統(tǒng)提高檔案管理的質(zhì)量，根據(jù)檔案管理的服務(wù)水平和發(fā)展目標(biāo)，創(chuàng)建良好的檔案管理服務(wù)體系，加強對檔案安全和檔案資料的個人問題的解決措施的改革。發(fā)改局應(yīng)當(dāng)重視傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的創(chuàng)新，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)型建立數(shù)字信息化的數(shù)據(jù)管理庫，嚴(yán)格管理檔案，實現(xiàn)檔案管理信息化。發(fā)改局通過檔案信息化改革，將檔案資料進行共享，有效提高檔案管理效率，同時發(fā)改局應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的發(fā)展目標(biāo)和發(fā)展戰(zhàn)略調(diào)整檔案管理策略重視檔案管理，應(yīng)當(dāng)對人才進行資金投入，定期開展培訓(xùn)活動，從而優(yōu)化檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)水平。為了提高檔案管理人員的培訓(xùn)效果，發(fā)改局管理人員應(yīng)當(dāng)將檔案管理人員的工資薪酬與培訓(xùn)項目相掛鉤，提高檔案管理人員的培訓(xùn)效果，提高檔案管理人員的檔案管理質(zhì)量，優(yōu)化檔案管理的效率。此外，要深入開發(fā)利用檔案信息資源，強化檔案服務(wù)意識，深化服務(wù)方式，以更良好的態(tài)度進行檔案管理。同時，發(fā)改部門應(yīng)切實制定實施檔案工作，優(yōu)化計劃管理方式和管理規(guī)定，制定合理的監(jiān)督檢查保障檔案管理工作的進行。

（二）創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展，融入信息管理

發(fā)改部門應(yīng)加強信息部門的建設(shè)，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)推動性紙質(zhì)檔案管理信息化改革。隨著網(wǎng)絡(luò)和信息的現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展與成熟，信息管理技術(shù)也逐漸替代了傳統(tǒng)的管理方式，信息化的管理相較于現(xiàn)代化管理已趨勢普遍。此外，發(fā)改部門實現(xiàn)和推動檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化和信息化是當(dāng)今檔案管理發(fā)展的必然，建立靈活便捷的電子檔案，可以充分實現(xiàn)檔案信息的實時完善共享，這也是完善檔案管理、進行檔案管理工作的重要策略之一?，F(xiàn)如今，在進行信息化檔案管理普及中，當(dāng)管理硬件設(shè)施的新舊更迭也是十分重要，因為檔案管理人員配備計算機、打印機、數(shù)碼相機等硬件設(shè)施作為物質(zhì)保障，以此來提升檔案管理在信息收集、信息查詢、信息編輯等方面的效率。其次，鼓勵人員接觸學(xué)習(xí)和運用先進的技術(shù)和設(shè)備，督促檔案管理人員學(xué)習(xí)先進的管理知識，必要時應(yīng)派遣專業(yè)的檔案管理人員給予相應(yīng)的知識培訓(xùn)，結(jié)合發(fā)改部門檔案管理工作的實際需求，開放和構(gòu)建檔案資料的信息管理系統(tǒng)，如模塊化系統(tǒng)體系、信息檔案整理系統(tǒng)等，這不僅可以為發(fā)改部門節(jié)省檔案信息儲存，也可以延長檔案的保存時間，并且可以提高檔案的管理效率，方便信息的收納和調(diào)用，為發(fā)改局未來的信息化檔案管理建設(shè)提供堅實的保障。

（三）積極宣傳政策，傳遞管理知識

對于現(xiàn)代化的檔案管理中，檔案管理隊伍的素質(zhì)和服務(wù)水平非常重要。發(fā)改部門應(yīng)加強對檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)，端正其工作態(tài)度，讓其正視自己的工作職能，明確自身的缺點，給予改正。在對檔案管理人員進行培訓(xùn)的過程中，要積極的組織檔案管理人員學(xué)習(xí)與檔案相關(guān)的政策，認(rèn)真落實科學(xué)發(fā)展觀，以改革創(chuàng)新為動力，深入學(xué)習(xí)黨的方針政策，學(xué)習(xí)專業(yè)的檔案知識，熟悉運用系統(tǒng)技能，不斷的進行檔案工作的制度化、規(guī)范化、信息化的建設(shè)。此外，有定期的舉行檔案管理交流會，拓展思路，著力的培養(yǎng)檔案隊伍的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)檔案管理人員的高度責(zé)任感，良好的職業(yè)道德以及前沿的檔案管理專業(yè)知識和檔案管理。其次，檔案管理人員應(yīng)熟悉現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)專業(yè)水平，樹立與時俱進的思想應(yīng)用，要將大數(shù)據(jù)、數(shù)字化模塊模型，網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)及多媒體技術(shù)融入檔案管理工作之中。最后，優(yōu)化檔案管理人員的結(jié)構(gòu)，制定出相應(yīng)的考核制度和考核標(biāo)準(zhǔn)，提出符合當(dāng)?shù)貙嶋H的目標(biāo)要求，從檔案管理人員的思想觀念入手，科學(xué)地培養(yǎng)員工的專業(yè)知識技能，強化發(fā)改部門管理工作的規(guī)范性，吸收高質(zhì)量的檔案管理工作人員，保障檔案信息的安全穩(wěn)定有序發(fā)展。

（四）積極應(yīng)對挑戰(zhàn)，完善信息安全

隨著現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，事業(yè)單位的檔案工作已經(jīng)著手融入了一些現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，進行順應(yīng)當(dāng)前時代發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)背景建設(shè)。此外，各地網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員可以基于當(dāng)前優(yōu)化過程中的實際問題，并且，結(jié)合未來企業(yè)發(fā)展特點進行對應(yīng)的設(shè)施預(yù)設(shè)，從而改善當(dāng)前容易出現(xiàn)實際網(wǎng)絡(luò)安全問題的現(xiàn)象。在新型的信息化管理中，要針對網(wǎng)絡(luò)安全問題進行以下防治：首先，當(dāng)管理人員應(yīng)結(jié)合相應(yīng)的信息網(wǎng)絡(luò)安全知識，對當(dāng)前繁雜的網(wǎng)絡(luò)體系進行細(xì)致化的對比，針對網(wǎng)絡(luò)安全問題進行實時化的分析，提出相應(yīng)的方針，以此來對有可能產(chǎn)生的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險進行防御。其次，發(fā)改部門應(yīng)建立檔案管理信息安全部門負(fù)責(zé)應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)體系上的實際威脅，必要情況下聘請專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全工程師對其安全系統(tǒng)進行全面的升級維護，實現(xiàn)檔案的安全控制。最后，發(fā)改部門要針對信息化的檔案管理，也要進行紙質(zhì)檔案的備份，避免因網(wǎng)絡(luò)安全問題損失網(wǎng)絡(luò)信息檔案，造成不必要的損失。因此，發(fā)改部門要充分認(rèn)識到信息化管理帶來的安全風(fēng)險，才能給檔案工作帶來安全有序的發(fā)展過程，為現(xiàn)代化的信息管理提供堅實后盾。

四、結(jié)語

檔案管理是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必要內(nèi)容，改革和創(chuàng)新固然艱難。發(fā)改局的檔案管理體制和運行機制要明確好出發(fā)點和目標(biāo)，指導(dǎo)精確地把握黨管理工作方向，才能有效的開展檔案管理的學(xué)習(xí)與治理。首先要強化檔案管理部門的科學(xué)規(guī)范管理，提高檔案管理的工作效率以及工作質(zhì)量，針對發(fā)改局自身的實際要求，提出新型的檔案管理制度。其次，創(chuàng)新檔案管理的新思路，在新時期，要對檔案進行整理和歸檔，才能激發(fā)檔案管理的良性作用，為現(xiàn)代化的奠定管理奠定堅實的基礎(chǔ)。最后，發(fā)改部門要結(jié)合自身的情況，主動的探尋新的發(fā)展方式，加強重視程度，結(jié)合信息技術(shù)為人們提供高效安全的檔案管理系統(tǒng)，為之后的檔案管理提供有力的保障。