淺析事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

閆海生 河北省平泉市委宣傳部

隨著我國互聯(lián)網(wǎng)以及信息技術(shù)的廣泛應用，將事業(yè)單位檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，實現(xiàn)檔案信息電子化，有利于事業(yè)單位檔案有效的管理。將傳統(tǒng)的以紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，方便了事業(yè)單位檔案儲存與轉(zhuǎn)換，提高了電子檔案儲存的效率。同時，將傳統(tǒng)的電子檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，有利于加強管理，同樣也面臨著風險，事業(yè)單位在檔案管理過程當中，應當對電子檔案起到保障作用，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與電子檔案有效的融合，提高事業(yè)單位電子檔案管理效率，優(yōu)化信息管理網(wǎng)絡，從而提高事業(yè)單位檔案管理效率。

一、電子檔案管理工作優(yōu)勢

提高電子檔案管理工作，有利于提高事業(yè)單位行政運轉(zhuǎn)的效率。事業(yè)單位在開拓電子檔案管理系統(tǒng)過程當中，應當完善電子檔案的管理體系，從而有效的提高行政效率，事業(yè)單位在開展電子檔案管理工作時，應當打破傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的局限，開拓新型的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)的價值。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)型，有利于提高事業(yè)單位的工作效率，降低其工作成本，降低人力與物力成本，有效的借助網(wǎng)絡資源以及信息資源，實現(xiàn)更加快捷、高效的辦公，處理各類信息資源，將檔案進行有效的篩選、分類、處理，有效的提高了工作效率，降低工作成本，解決了由于人工問題導致的檔案管理的遺漏，提高了檔案管理的準確性，為行政事業(yè)單位的檔案管理高效運轉(zhuǎn)提供了有效的保障，節(jié)約了人力和物力資源。

解決了信息共享和傳輸?shù)恼系K。由于電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)遠程運輸，極大地降低了傳統(tǒng)紙質(zhì)運輸?shù)某杀竞驼系K，電子檔案能夠借助網(wǎng)絡技術(shù)和信息技術(shù)實現(xiàn)信息傳播，極大程度實現(xiàn)信息共享，有效的解決了檔案管理的傳輸和共享水平。一方面，由于電子檔案可以實現(xiàn)多次傳輸和共享，方便同事之間相互使用和借鑒，同時也可以在信息化平臺進行信息共享；另一方面，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，方便電子信息進行合并與儲存，最大可能的將電子檔案進行存儲和共享，豐富了檔案內(nèi)容，降低了檔案存儲的成本。

由于電子檔案具有易儲存性，其電子檔案信息能夠擺脫傳統(tǒng)的人工檔案管理低效的問題，借助計算機將檔案處理成電子化，利于檔案的存儲，實現(xiàn)廣泛信息的全面存儲，進一步提高了行政事業(yè)單位電子檔案管理工作效率，提高了行政事業(yè)單位檔案的存儲量，豐富了傳統(tǒng)的檔案管理體系。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)了檔案的文字化、數(shù)據(jù)化和直觀化，可以借助計算機將電子檔案當中的文字數(shù)據(jù)以及圖片、視頻等信息進行存儲，保障了電子檔案的穩(wěn)定性和客觀性。

二、事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理策略

（一）革新管理理念，奠定電子檔案管理思想基礎(chǔ)

由于電子檔案的傳播需要借助互聯(lián)網(wǎng)以及電子信息設備，因此，合理存儲與加密電子檔案，保障檔案信息安全尤為重要。因此，檔案管理人員應當樹立正確的行政事業(yè)單位電子檔案管理理念，保證電子檔案的安全。行政事業(yè)單位應當加強對相關(guān)管理人員的技術(shù)培訓，定期開展學習培訓活動，使每一名電子檔案管理人員樹立正確的檔案管理理念。此外，相關(guān)負責人還應當加強對管理人員開展定期的基礎(chǔ)文化知識的培訓活動，使每一名檔案管理人員都具有良好的道德品質(zhì)，行政事業(yè)單位應當加強對檔案管理理念的宣傳活動，使正確的管理理念深入人心，提高行政事業(yè)單位文化核心，打造精神支柱，使“軟文化”和“硬實力”灌輸給檔案管理人員，加快人才隊伍的建設。行政事業(yè)單位應當將大量資金撥入到人才隊伍建設過程當中，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)型為電子檔案。為了保證每一名電子檔案管理人員都能樹立正確檔案管理理念，行政事業(yè)單位應當加強績效考核的范圍，行政事業(yè)單位應當將檔案管理人員的道德品質(zhì)納入績效考核目標當中，使每一名檔案管理人員都能將正確的道德管理理念深入人心，創(chuàng)建完善的電子檔案行政管理人員的薪酬獎勵制度，多措并舉實施，保障每一名具有良好道德品質(zhì)的管理人才得到其應有的薪酬和獎勵，促使每一位檔案管理人員都能在其崗位盡職盡責。

（二）提高專業(yè)水平，建設電子檔案管理人才隊伍

由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)型為電子檔案，需要更多專業(yè)的電子檔案管理人員。因此，行政事業(yè)單位就應當加快專業(yè)人員的建設，組建新型的師資隊伍，加大資金的投入，廣納人才，提高相關(guān)管理人員的工資薪酬制度的改革，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。同時，相關(guān)管理人員要加強電子檔案專業(yè)管理人員的整體水平，根據(jù)工作內(nèi)容的需要來建設人才隊伍，提高專業(yè)人才的技術(shù)工作水平。行政事業(yè)單位還應當注重員工的培訓，此外，事業(yè)單位應該定期對管理人員進行技術(shù)培訓，加快管理人才的更新與專業(yè)素質(zhì)的提高，及時的處理工作上的問題，保證電子檔案管理人員能夠自覺處理好電子檔案信息，擁有專業(yè)的檔案管理技術(shù)。同時，行政事業(yè)單位還應當廣納人才，推進人才引進計劃，將專業(yè)的管理人才引入到檔案管理部門，提高檔案存儲、共享以及提取的效率，從而提高檔案管理人員的管理能力。同時，事業(yè)單位還應當針對檔案管理人員的檔案管理水平和檔案管理的專業(yè)能力進行績效考核，采用創(chuàng)新性的工資薪酬戰(zhàn)略來加快鼓勵管理人員技術(shù)改革，提高其自主學習能力，以人才激勵的方式留住更多的人才和招納人才，加快行政單位的人才建設，保證電子檔案數(shù)據(jù)的安全，降低行政事業(yè)單位遭受到網(wǎng)絡攻擊或者突然停電等意外的情況的發(fā)生，由此導致電子檔案信息無法被正確、詳細的儲存在計算機之中，出現(xiàn)計算機當中的數(shù)據(jù)丟失、漏泄等安全風險，對于信息檔案管理人員造成很大的負面影響，因此行政事業(yè)單位應當加快對人才隊伍的建設，將數(shù)據(jù)的安全性得以保證。

（三）提高設備建設，加強電子檔案管理物力保障

行政事業(yè)單位在現(xiàn)有的基礎(chǔ)設備情況下，還應當加大資金的投入，引進先進的信息化基礎(chǔ)設備，從而為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理改革提供物質(zhì)保障。行政事業(yè)單位應當加快信息化基礎(chǔ)設施的建設，將傳統(tǒng)的檔案進行革新，創(chuàng)新電子檔案。同時，公司事業(yè)單位還應當保證信息存儲安全的前提下，來增設信息設備。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)型節(jié)省的費用轉(zhuǎn)化為投資建設信息設備，有效的解決了物力資源的浪費。此外，將傳統(tǒng)的電子檔案管理進行信息化改革，將節(jié)省更多的人力資源，將其投入到信息化管理當中，有利于檔案的合理分配和共享。行政事業(yè)單位應當合理播放入金資金，將資金合理利用到信息化設備建設當中，提高資金的使用效率，避免由于行政事業(yè)單位高資產(chǎn)、高負債導致經(jīng)營下降將更多的閑置資產(chǎn)浪費影響行政事業(yè)單位其他部門的其他業(yè)務不能周轉(zhuǎn)。行政事業(yè)單位在擁有技術(shù)保障的同時，還應當加大對物質(zhì)的投入，工欲善其事，必先利其器，加強對人才以及物力的建設，將傳統(tǒng)的檔案進行改革，加快檔案存儲的效率，保障電子檔案存儲更加穩(wěn)定，將傳統(tǒng)的檔案存放在存儲柜當中，由于存儲室的環(huán)境潮濕，紙質(zhì)檔案不能很好的保存，導致紙質(zhì)檔案被破壞。將傳統(tǒng)的檔案進行轉(zhuǎn)型，降低了儲存的空間，還避免了存儲條件差，導致檔案保管不佳等問題，總而言之，加快紙質(zhì)檔案的改革有利于降低管理費用。

（四）完善管理制度，規(guī)范電子檔案管理操作實踐

行政事業(yè)單位應當根據(jù)電子檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)以及行政事業(yè)單位自身的發(fā)展情況來完善電子檔案管理制度。事業(yè)單位應當結(jié)合電子檔案管理工作的特點來制定符合公司發(fā)展的檔案管理制度，對檔案管理人員進行工資薪酬制度的獎懲，選拔專業(yè)的管理工作人員對檔案管理工作進行一系列的督促和指導。此外，規(guī)范檔案管理人員的工作規(guī)范以及檔案管理人員的道德品質(zhì)等一系列的檔案管理制度進行合理的制定，行政單位應當將制度進行嚴格的制定和規(guī)范，保障每名管理人員都能恪盡職守，在其位，謀其政。除此之外，對于檔案管理過程當中的檔案信息進行安全的整理，制定檔案整理的一系列重點的環(huán)節(jié)，應當制定一套符合公司發(fā)展的、規(guī)范化的方案，從而將檔案管理科學化、有序化、規(guī)范化。行政事業(yè)單位應當采取多種措施來建立符合公司發(fā)展的制度，定期開展績效考核，提高電子檔案的質(zhì)量，降低由于系統(tǒng)性問題和個人操作不規(guī)范等問題造成的失誤，行政事業(yè)單位應當對相關(guān)管理人員進行明確的任務劃分，使其能夠盡職盡守并投入到電子檔案管理當中。

三、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位在電子檔案管理工作當中存在一系列的問題。因此，行政事業(yè)單位應當考慮到自身的管理制度、人才以及物力等方面的不足，加大資金的投入，提高電子檔案管理人員的工資薪酬，使其在工作崗位上盡職盡責。行政事業(yè)單位應當加大對人力和物力資源的投入，建設一批具有專業(yè)的能力的人才隊伍，加快傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)型為電子檔案，充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢，從而有效地開展行政事業(yè)單位一系列的工作，保證電子檔案的安全高效，加大對物力的投入，加大對電子信息設備的投入，從而保證基礎(chǔ)設施完整，實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)型為電子檔案的目標，促進行政事業(yè)單位電子檔案管理的可持續(xù)發(fā)展的目標。