大數(shù)據(jù)技術(shù)在國(guó)企單位檔案管理中的應(yīng)用

高勇 承德清澤水務(wù)有限公司

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，社會(huì)的各行各業(yè)都面對(duì)著龐大、繁雜的信息，這需要我們接受這些大量的信息和大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來(lái)的各種各樣的變化。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作也面臨著模式的轉(zhuǎn)變。檔案是記載著企業(yè)發(fā)展歷程、人員背景、信息資源的重要媒介，對(duì)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理和未來(lái)的發(fā)展方向有著較大的價(jià)值。大數(shù)據(jù)技術(shù)的日漸成熟也為現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理提供了一定的技術(shù)支撐，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用也提高了國(guó)有企業(yè)在檔案管理工作上的效率，也為之后的經(jīng)營(yíng)管理提供了更加科學(xué)的依據(jù)。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)

大數(shù)據(jù)是計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合的產(chǎn)物，進(jìn)行對(duì)海量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理與分析。大數(shù)據(jù)具有海量的數(shù)據(jù)規(guī)模、多樣的數(shù)據(jù)類型、快速的數(shù)據(jù)留轉(zhuǎn)、巨大的數(shù)據(jù)價(jià)值等特點(diǎn)，種類也是多種多樣?？焖俚臄?shù)據(jù)轉(zhuǎn)換能夠滿足我們的數(shù)據(jù)需求，能快速收獲我們需要的信息或服務(wù)，是一種強(qiáng)大的變革之力。大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)于我們?nèi)粘Ｉ钪械恼?、?jīng)濟(jì)、思想、文化和教育等方面都產(chǎn)生加大的影響，促進(jìn)了互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在相關(guān)行業(yè)中進(jìn)行有效應(yīng)用。

二、國(guó)企單位檔案管理工作

國(guó)有企業(yè)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的中堅(jiān)力量，同時(shí)國(guó)有企業(yè)的發(fā)展對(duì)于國(guó)家和社會(huì)都有很深遠(yuǎn)的影響。檔案對(duì)于一個(gè)企業(yè)有著很重要的意義，關(guān)乎企業(yè)的未來(lái)發(fā)展規(guī)劃，是一個(gè)企業(yè)的精神財(cái)富與物質(zhì)財(cái)富。在社會(huì)的不斷發(fā)展中，出現(xiàn)了非常多的企業(yè)，導(dǎo)致市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)非常激烈。很多企業(yè)在架構(gòu)上逐漸往現(xiàn)代化發(fā)展，但在檔案管理的工作上還十分的封閉，就出現(xiàn)了很多企業(yè)被淘汰的現(xiàn)象。因此，國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作顯得尤為重要。國(guó)有企業(yè)想要在時(shí)代發(fā)展的大潮中實(shí)現(xiàn)大進(jìn)步，就要走專業(yè)化，科學(xué)化的道路。在檔案管理工作上專門化，科學(xué)化的道路就是完善檔案管理制度、流程、環(huán)節(jié)等一系列硬件，軟件設(shè)施，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造源源的動(dòng)力。國(guó)有企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期系統(tǒng)的管理工作，其專業(yè)化、科學(xué)化的建設(shè)需要從多方面共同進(jìn)步。國(guó)有企業(yè)的檔案管理，需要接受大數(shù)據(jù)技術(shù)的支撐來(lái)完成專門化、科學(xué)化的目標(biāo)。要加大科技和人才的投入力度，引入現(xiàn)代化手段，創(chuàng)新檔案工作的管理。在促進(jìn)國(guó)有企業(yè)檔案管理專業(yè)化建設(shè)的道路上，國(guó)有企業(yè)單位要不停的學(xué)習(xí)借鑒行業(yè)內(nèi)其他企業(yè)的做法，多角度、多層次、多渠道提升檔案管理專業(yè)化、科學(xué)化水平，促進(jìn)企業(yè)更好更快發(fā)展。

三、大數(shù)據(jù)技術(shù)在國(guó)企檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，大部分的國(guó)企檔案管理工作沒有順應(yīng)時(shí)代的潮流而做出相應(yīng)的調(diào)整，還繼續(xù)沿用較為老舊的紙質(zhì)檔案時(shí)期的管理理念，導(dǎo)致檔案管理工作的開展較為困難，工作效率低質(zhì)量差等問(wèn)題涌現(xiàn)出來(lái)。那么如何應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)去改變當(dāng)前現(xiàn)狀呢？大數(shù)據(jù)技術(shù)在國(guó)企檔案管理領(lǐng)域中的應(yīng)用價(jià)值有哪些呢？一方面隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的推進(jìn)，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)在國(guó)企單位進(jìn)行檔案管理要比之前紙質(zhì)檔案的模式更加便利快捷，不易丟失損壞。紙質(zhì)檔案比較容易受到外界環(huán)境的影響，例如紙張受潮、欲火燃燒這些不可控的因素的發(fā)生，一旦發(fā)生就會(huì)產(chǎn)生不可逆的影響。在翻閱的過(guò)程中，次數(shù)的增加也會(huì)對(duì)紙張檔案有磨損，大大增加了保存難度。在檔案管理工作中大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入會(huì)大幅度優(yōu)化這些問(wèn)題，提升了檔案的保存品質(zhì)。另一方面，在檔案管理工作中引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)，大大提高了國(guó)企單位檔案管理工作的效率。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作，更加便于取閱查找，擺脫了紙張?jiān)诓殚啓n案中的難度。將檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)后，在搜索引擎中輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞，可以在海量的數(shù)據(jù)庫(kù)中快速查找，節(jié)省了紙質(zhì)檔案翻找的時(shí)間和查閱的難度，解放了工作人員的勞動(dòng)力，大大提高了工作效率。大數(shù)據(jù)的應(yīng)用可以更快速的獲得有效的信息，在解放大量勞動(dòng)力后，更多的時(shí)間可以用在數(shù)據(jù)的分析和研究上，拓寬了國(guó)有企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)范圍，也提高了國(guó)有企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。能夠促進(jìn)檔案管理行業(yè)的未來(lái)發(fā)展，滿足時(shí)代發(fā)展的需求。

四、大數(shù)據(jù)技術(shù)在國(guó)企檔案管理中的應(yīng)用策略

（一）完善管理制度，健全工作體系

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，完善國(guó)有企業(yè)單位的檔案管理工作制度，健全管理工作體系是當(dāng)前檔案管理工作需要關(guān)注的首要前提，面對(duì)多樣類別、部門的檔案管理工作，對(duì)于工作人員來(lái)說(shuō)應(yīng)該明確對(duì)于不同的數(shù)據(jù)和信息的不同處理方式與存儲(chǔ)形式，對(duì)檔案錄入與編輯都要建立在個(gè)人專業(yè)能力之上。在實(shí)際的日常工作中，工作人員要做到能夠充分了解檔案中不同類別不同部門的信息，增進(jìn)自身能夠迅速檢索信息的能力，使自身的思維邏輯能力更加縝密、專業(yè)能力更加精進(jìn)，直至能夠從容面對(duì)各類復(fù)雜突發(fā)問(wèn)題并完美解決。構(gòu)建完備的檔案管理制度對(duì)于國(guó)企單位是檔案管理工作是一個(gè)有力保障。在實(shí)際管理檔案的過(guò)程中兼顧質(zhì)量和效果，讓檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)制度化和規(guī)范化。對(duì)于國(guó)有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層來(lái)說(shuō)，加強(qiáng)檔案管理的效率和相關(guān)人員的工作質(zhì)量，通過(guò)人員日常培訓(xùn)提升檔案管理工作人員的專業(yè)能力，做好監(jiān)督管理工作，落實(shí)責(zé)任到人的管理模式，全面做好國(guó)有企業(yè)單位的檔案管理工作。

（二）加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全，優(yōu)化管理理念

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)海量數(shù)據(jù)的同時(shí)也給數(shù)據(jù)的運(yùn)行性能、完整性、系統(tǒng)性等方面帶來(lái)不小的挑戰(zhàn)，嚴(yán)格保障檔案信息的安全是落實(shí)國(guó)有企業(yè)單位檔案管理工作的重中之重，在加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全方面有幾個(gè)應(yīng)用策略：1.對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中海量的檔案信息進(jìn)行加密保護(hù)，比如設(shè)置工作人員的登錄密碼、錄入人臉、指紋信息；加強(qiáng)電腦的防火墻，抵御病毒、黑客入侵導(dǎo)致的信息丟失泄露問(wèn)題。2.減少因工作人員的失誤，網(wǎng)絡(luò)或設(shè)備故障帶來(lái)的不必要的損失，維修人員定期檢查設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)設(shè)施，工作人員加強(qiáng)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平和專業(yè)能力。從這些可能會(huì)威脅到數(shù)據(jù)安全的危險(xiǎn)因素入手，能夠規(guī)避我們?cè)诓僮鬟^(guò)程中承擔(dān)的不必要的風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全也意味著國(guó)有企業(yè)單位的檔案管理部門要與大數(shù)據(jù)公司或機(jī)構(gòu)開展相關(guān)合作，利用大數(shù)據(jù)公司或機(jī)構(gòu)的專業(yè)技術(shù)，結(jié)合上國(guó)有企業(yè)單位檔案管理部門的實(shí)際情況，開發(fā)并設(shè)計(jì)出適合國(guó)有企業(yè)單位檔案管理部門的操作的系統(tǒng)，從而進(jìn)行檔案管理部門管理理念的優(yōu)化，借助外界專業(yè)公司的力量來(lái)滿足檔案管理部門的操作需求。

（三）創(chuàng)新管理方法，優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)

在國(guó)有企業(yè)單位的檔案管理工作當(dāng)中，創(chuàng)新管理方法，優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)就是優(yōu)化管理工作的關(guān)鍵。管理人員不能用以往在紙質(zhì)檔案時(shí)代的管理觀念來(lái)管理國(guó)有企業(yè)單位的檔案信息。紙質(zhì)檔案時(shí)代的管理模式較為封閉，跟不上當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的速度?，F(xiàn)階段的檔案數(shù)據(jù)種類繁多數(shù)量龐大，傳統(tǒng)的管理方法會(huì)導(dǎo)致管理工作效率過(guò)低。所以，在企業(yè)進(jìn)行管理工作的時(shí)候，創(chuàng)新管理方法就顯得尤為重要。既能滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的變化，又能合理的使用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)進(jìn)行管理工作，從而有效地提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。對(duì)管理方法的創(chuàng)新，也是應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理國(guó)有企業(yè)單位檔案的一個(gè)策略。將以往存在問(wèn)題的檔案管理方法做出改變，加快互聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)技術(shù)和國(guó)有企業(yè)單位檔案管理方法的結(jié)合，建立并完善新的檔案管理方法。此外，國(guó)有企業(yè)單位也建立獎(jiǎng)懲的制度，對(duì)檔案管理工作中表現(xiàn)突出的管理人員進(jìn)行表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，反之，表現(xiàn)不夠優(yōu)秀的工作人員也要進(jìn)行相應(yīng)的批評(píng)并督促他們改進(jìn)。通過(guò)這樣的方法，可以有效地激發(fā)管理人員工作的積極性，形成一個(gè)良性循環(huán)，提高管理部門的工作質(zhì)量，更好的促進(jìn)國(guó)有企業(yè)單位檔案管理部門的發(fā)展以及企業(yè)的發(fā)展。

（四）提高人員素質(zhì)，提升管理技巧

加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)單位檔案管理工作人員的培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。樹立管理工作人員的大數(shù)據(jù)意識(shí)，隨著時(shí)代的發(fā)展逐步更新，適應(yīng)檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代的新要求。能夠充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作上的優(yōu)勢(shì)，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展下，檔案管理的工作人員需要具備豐富的管理知識(shí)、與時(shí)俱進(jìn)的管理理念、巧妙的管理技巧，以及專業(yè)的管理能力。在提高工作人員綜合素質(zhì)方面，可以采用以下幾個(gè)策略：1.對(duì)外招聘專業(yè)人才，對(duì)外招聘與檔案管理工作所應(yīng)用的大數(shù)據(jù)技術(shù)相關(guān)的人才，為團(tuán)隊(duì)儲(chǔ)備一定量的專業(yè)人才。在招聘時(shí)稍微提高人才需求的標(biāo)準(zhǔn)，盡量的選擇專業(yè)能力強(qiáng)、知識(shí)儲(chǔ)備豐富、有一定該方向工作經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)質(zhì)人才。2.對(duì)內(nèi)進(jìn)行人員培訓(xùn)，提高企業(yè)內(nèi)部工作人員的管理技巧、知識(shí)儲(chǔ)備和專業(yè)能力，使得原有的企業(yè)內(nèi)部工作人員能夠較為快速的接受大數(shù)據(jù)技術(shù)介入后檔案管理工作的改變，能適應(yīng)改變之后的工作模式與思維方法，能夠快速捕獲大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來(lái)的有用信息，盡快適應(yīng)國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作。3.國(guó)有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層也要定期開展培訓(xùn)，提升管理技巧，熟悉每一位員工的特長(zhǎng)，充分發(fā)揮個(gè)人才能，有助于企業(yè)工作效率的最大化和工作質(zhì)量的最大化。

五、結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代為國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作帶來(lái)的不僅僅是諸多的挑戰(zhàn)，還是機(jī)遇。因此，完善管理模式，健全工作體系；加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全，優(yōu)化管理理念；創(chuàng)新管理方法，優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)；提高人員素質(zhì)，提升管理技巧是抓住機(jī)遇克服挑戰(zhàn)的一大行動(dòng)，這樣才能更好的促進(jìn)檔案管理理念和技術(shù)的轉(zhuǎn)型升級(jí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)在為企業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)信息與服務(wù)的同時(shí)，提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，擴(kuò)大企業(yè)未來(lái)的發(fā)展空間，更好的服務(wù)于企業(yè)、服務(wù)于國(guó)家、服務(wù)于社會(huì)。