事業(yè)單位檔案管理工作探析

胡宇晶 吉林省松原市前郭縣醫(yī)療保障局醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦中心

事業(yè)單位檔案管理工作在實(shí)際構(gòu)建過(guò)程中會(huì)具備的機(jī)密性、復(fù)雜性、專業(yè)性，同時(shí)也會(huì)具備著相應(yīng)的綜合性的特征，其實(shí)際的工作職能在構(gòu)建過(guò)程中，能夠?qū)κ聵I(yè)單位的整體管理工作效率以及相應(yīng)的質(zhì)量產(chǎn)生一定程度的影響。同時(shí)，也能夠?qū)κ聵I(yè)單位的發(fā)展起到促進(jìn)作用，能夠使其容易得到維護(hù)。對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)而言，會(huì)有著較為突出的現(xiàn)實(shí)意義，以下對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際創(chuàng)新方式進(jìn)行詳細(xì)的分析，希望能夠幫助我國(guó)事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不斷的完善。

一、新時(shí)代背景下事業(yè)單位檔案管理改革的重要意義

在實(shí)際的事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，需要充分的使檔案現(xiàn)代化管理模式得到有效的實(shí)現(xiàn)，需要充分的做好事業(yè)單位的檔案管理改革工作，由此使得整體檔案管理的綜合效率得以大幅度的提升，進(jìn)一步通過(guò)管理改革形成系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，且具有高度完善的檔案管理模式，使得人為因素而對(duì)整體檔案管理工作產(chǎn)生的影響得以降低，形成更加規(guī)范有效的優(yōu)質(zhì)檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)體制，使得檔案管理工作能夠向現(xiàn)代化的方向進(jìn)行發(fā)展，使得整體管理工作能夠與當(dāng)前的時(shí)代管理要求相符，深入的對(duì)實(shí)際的檔案管理改革工作進(jìn)行有效的優(yōu)化，應(yīng)用現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，使得當(dāng)前事業(yè)單位的綜合檔管管理水平得到大幅度的提升。

二、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題分析

（一）制度完善度有待于提升

完善制度在一定程度上能夠使工作獲得更為順利的開(kāi)展，使得各項(xiàng)工作在開(kāi)展過(guò)程中能夠獲得相應(yīng)的參考標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)單位檔案管理工作在開(kāi)展過(guò)程中，同樣需要擁有更為優(yōu)質(zhì)的制度對(duì)其提供支持，由此能夠使其實(shí)際的檔案管理工作質(zhì)量以及相應(yīng)的管理效率能夠得到大幅度的提升，而依照實(shí)際的事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中檔案管理工作的實(shí)際情況進(jìn)行分析，在制度角度上仍然存在著較為顯著的不足之處，相應(yīng)的工作在實(shí)際開(kāi)展過(guò)程中無(wú)法參考具體的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，使得員工在工作過(guò)程中無(wú)法對(duì)其自身所具有的行為予以正視，此類制度的不足之處，容易致使相關(guān)人員及工作意識(shí)較為淡薄，無(wú)法充分地對(duì)相關(guān)的工作進(jìn)行有效地開(kāi)展，無(wú)法使工作質(zhì)量提升。同時(shí)對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展而言，也會(huì)產(chǎn)生較為突出的負(fù)面影響，具備一定程度的滯后性。事業(yè)單位保存檔案的傳統(tǒng)模式在構(gòu)建過(guò)程中，會(huì)將紙質(zhì)方案作為主要的模式，然而由于紙質(zhì)材料其壽命相對(duì)有限，諸多儲(chǔ)存時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng)的檔案在應(yīng)用過(guò)程中會(huì)存在著嚴(yán)重的圖像失真問(wèn)題，同時(shí)也會(huì)存在著字跡模糊等諸多角度的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，從而致使諸多珍貴的資料由此而導(dǎo)致?lián)p壞。此外，科技在發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，也使得事業(yè)單位的電子設(shè)備的更新步伐加快，由此導(dǎo)致早期視頻檔案在構(gòu)建過(guò)程中無(wú)法擁有能夠進(jìn)行播放的設(shè)備。

（二）檔案管理的專業(yè)性有待于進(jìn)一步的提升

事業(yè)檔案在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，無(wú)法擁有專業(yè)的技術(shù)人才參與，由此也使得事業(yè)單位的檔案管理工作受到一定程度的限制。在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，其主要的檔案管理工作會(huì)由兼職人員予以開(kāi)展，專職檔案管理工作人員其自身所具有的綜合素質(zhì)相對(duì)較低，而專職檔案管理員無(wú)法掌握相應(yīng)的信息化環(huán)境背景之下的較為高質(zhì)量的檔案管理模式，由于無(wú)法應(yīng)用較為合理的人才引進(jìn)機(jī)制，相應(yīng)的檔案崗位編制具備一定程度的有限性，在實(shí)際壓縮編制的趨勢(shì)之下，也使得檔案管理實(shí)際的人才引進(jìn)難度大幅度的提升，僅憑借其系統(tǒng)內(nèi)部所具有的人才流轉(zhuǎn)與一時(shí)的事業(yè)單位的公開(kāi)招聘，無(wú)法對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中，對(duì)于高級(jí)檔案人才的實(shí)際需求予以滿足，檔案管理人員參與實(shí)際專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)相對(duì)較少，僅能夠由上級(jí)部門進(jìn)行組織相關(guān)的培訓(xùn)，內(nèi)容較為單一，并且方式較為傳統(tǒng)，無(wú)法在短時(shí)間之內(nèi)對(duì)于檔案管理人員其自身所存在的技術(shù)問(wèn)題予以彌補(bǔ)，由于事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程當(dāng)中。檔案管理人員并非相應(yīng)的專業(yè)出身，且其年齡偏大，所存在的持續(xù)性的學(xué)習(xí)能力相對(duì)較低，無(wú)法充分的對(duì)實(shí)際的信息化環(huán)境之下相應(yīng)的檔案管理方式進(jìn)行有效的掌握。檔案管理人員無(wú)法擁有較為優(yōu)質(zhì)的檔案工作經(jīng)驗(yàn)，在一定程度上也使得檔案管理工作深入改革受到嚴(yán)重的影響，使得整體檔案事業(yè)存在著長(zhǎng)期的制約性。

三、新時(shí)期背景下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新方式

（一）構(gòu)建信息化檔案的優(yōu)質(zhì)管理理念

在目前社會(huì)發(fā)展的背景下，檔案管理模式需要進(jìn)行更加充分的發(fā)展，為了使當(dāng)前的檔案管理工作能夠更加適應(yīng)整體環(huán)境所存在的變化，需要充分的提升對(duì)于整體檔案管理工作所具有的重視程度?；趯?shí)際的檔案管理，合理性需要充分的進(jìn)行綜合性的改進(jìn)，積極對(duì)實(shí)際檔案管理工作制度體系進(jìn)行有效的構(gòu)建，使得檔案管理工作能夠?qū)ο鄳?yīng)的規(guī)范以及相應(yīng)的依據(jù)進(jìn)行綜合性的執(zhí)行，在存在差錯(cuò)時(shí)，能夠充分的做到責(zé)任落實(shí)到人，進(jìn)行有效的處罰。檔案管理工作及制度在構(gòu)建過(guò)程中，需要從責(zé)任制度的角度出發(fā)，使得工作方式得到有效的細(xì)化，并且將責(zé)任在每一崗位內(nèi)予以落實(shí)。整體制度體系的實(shí)際運(yùn)行，需要充分對(duì)檔案的查閱、傳遞、收納等諸多內(nèi)容予以含括，防止檔案在具體管理及相應(yīng)的使用過(guò)程中存在混亂或者存在信息泄露等諸多風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。此外，同樣需要定期對(duì)人員的培訓(xùn)工作進(jìn)行有效的細(xì)化，進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)人員進(jìn)行綜合性的培訓(xùn)，使得人員管理的綜合素質(zhì)水平大幅度的提升。對(duì)于實(shí)際的檔案工作的管理人員而言，相應(yīng)的管理人員培訓(xùn)在實(shí)際的檔案事業(yè)發(fā)展過(guò)程中屬于關(guān)鍵性的內(nèi)容，對(duì)于實(shí)際的檔案管理人員的相關(guān)培訓(xùn)，需要進(jìn)一步的信息化黨員管理的技術(shù)以及相應(yīng)的服務(wù)理念作為主要的內(nèi)容，進(jìn)一步使整體答案管理的綜合工作水平得以大幅度的提升。

（二）對(duì)事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)進(jìn)行完善

在當(dāng)前市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)不斷激烈的背景下，整體互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用重要性大幅度的提升，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)作為支撐，能夠充分的構(gòu)建較為理想的事業(yè)單位檔案管理綜合體系，并且使管理人員能夠獲得更加便捷的檔案管理支撐。相應(yīng)的事業(yè)單位檔案檔案管理工作在開(kāi)展過(guò)程中，其信息化所具有的落實(shí)重點(diǎn)在于對(duì)各類基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行綜合性的完善，特別在實(shí)際的事業(yè)單位信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作的優(yōu)化過(guò)程中，需要以網(wǎng)絡(luò)工作作為實(shí)際發(fā)展的基礎(chǔ)，進(jìn)一步使事業(yè)單位及檔案管理的實(shí)際流程化特征得以有效地強(qiáng)化。由此在日后的發(fā)展過(guò)程中，需要相應(yīng)的管理人員充分強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施以及實(shí)際條件方面的綜合建設(shè)，相應(yīng)部門需要對(duì)設(shè)備引進(jìn)及人才重視工作予以有效的開(kāi)展，及時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備系統(tǒng)進(jìn)行完善，強(qiáng)化整體系統(tǒng)所具有維護(hù)管理力度，防止內(nèi)部信息存在丟失與泄漏等諸多問(wèn)題，進(jìn)一步使檔案信息化管理的實(shí)際水平大幅度的提升，確保大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，事業(yè)單位檔案工作能夠獲得更加循環(huán)優(yōu)化的發(fā)展。在信息時(shí)代的背景下，檔案資料管理工作在開(kāi)展過(guò)程中，會(huì)向著實(shí)際信息化的方向進(jìn)行綜合性的優(yōu)化，由此會(huì)衍生諸多信息化檔案資料。一方面而言，需要進(jìn)一步的強(qiáng)化檔案管理的實(shí)際資源投入，使得整體技術(shù)及設(shè)備的投入大幅度的提升，保持與社會(huì)環(huán)境進(jìn)行綜合同步的發(fā)展，每一年在發(fā)展過(guò)程中，均需要使得資金方面的投入得到有效的開(kāi)展，對(duì)實(shí)際的設(shè)備及系統(tǒng)進(jìn)行綜合性的維護(hù)，就另一方而言，需要進(jìn)一步使整體信息化管理工作的資源投入得以增加，借助各個(gè)部門之間所存在的相互作用與優(yōu)質(zhì)配合，使檔案管理所存在的信息化水平得到有效的提升，檔案管理工作在開(kāi)展過(guò)程中，不僅能夠使信息化的管理及儲(chǔ)存得到有效的優(yōu)化，同時(shí)能夠在實(shí)際的信息加工及價(jià)值挖掘過(guò)程中得到綜合性的完善，使得實(shí)際的服務(wù)終端的信息化建設(shè)水平得到有效的優(yōu)化，使檔案資料及信息化的匯總及分析能力得到大幅度的提升。

（三）細(xì)化檔案管理措施，使管理效率得以提升

在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，需要進(jìn)一步的確保工作質(zhì)量得到有效的提高。在具體工作開(kāi)展過(guò)程中，首先需要保障細(xì)化的歸檔工作，在實(shí)際工作過(guò)程中需要及時(shí)對(duì)較為完善的檔案歸檔范圍進(jìn)行確定，相應(yīng)的范圍在實(shí)際構(gòu)建過(guò)程中需要具備高度的明確性與細(xì)致性。在工作職能調(diào)整以及相應(yīng)的業(yè)務(wù)優(yōu)化完善期間，需要保持其可持續(xù)發(fā)展的特征，在構(gòu)建實(shí)際范圍過(guò)程中，需要對(duì)檔案儲(chǔ)存的完整性以及整體資料所存在的全面性進(jìn)行綜合性的考量，需要進(jìn)一步的保證其內(nèi)部控制體系在構(gòu)建過(guò)程中所存在的綜合水平，同時(shí)需要對(duì)實(shí)際問(wèn)題工作進(jìn)行細(xì)化。不僅需要更為及時(shí)的對(duì)檔案管理機(jī)制進(jìn)行有效的優(yōu)化，同時(shí)需要對(duì)相應(yīng)的歸檔計(jì)劃進(jìn)行完善，對(duì)于歸檔工作存在的各類問(wèn)題，需要在年末對(duì)實(shí)際的重點(diǎn)排查工作進(jìn)行有效的落實(shí)，及時(shí)對(duì)集中化、全面化的歸檔管理工作進(jìn)行有效的完善。確保整體歸檔工作在構(gòu)建過(guò)程中能夠具備全面與細(xì)致性。對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展而言，需要將實(shí)際的檔案資料交接作為實(shí)際發(fā)展過(guò)程中所存在的第一任務(wù)，以實(shí)際的規(guī)范化措施作為相應(yīng)的基礎(chǔ)，進(jìn)一步的確保資料信息所具有的清晰性。此外，需要進(jìn)一步的持續(xù)強(qiáng)化人員方面所存在的培訓(xùn)教育工作，借助所存在的現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)以及視頻教育等諸多方式，使人員的專業(yè)技能水平得到提升。

四、結(jié)語(yǔ)

在時(shí)代的發(fā)展過(guò)程中，事業(yè)單位檔案管理工作的重要性大幅度的提升，在社會(huì)的優(yōu)化完善中，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等諸多新型的服務(wù)模式不斷的成熟，由此也在檔案管理工作中得到充分的普及優(yōu)化。檔案管理工作在開(kāi)展過(guò)程中，需要進(jìn)行有效的創(chuàng)新，同時(shí)在實(shí)際管理工作過(guò)程中，需要對(duì)各類信息化元素予以凸顯。在新時(shí)代的新形勢(shì)背景下，需要充分的創(chuàng)建更為完善且優(yōu)質(zhì)的管理工作理念，持續(xù)的探索并且在傳統(tǒng)的檔案管理模式之下進(jìn)行綜合性的改革，由此確保檔案管理工作能夠獲得持續(xù)性的完善，使我國(guó)事業(yè)單位在檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中能夠得到不斷的創(chuàng)新。