鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理的信息化建設(shè)分析

李順柏 承德市平泉市小寺溝中心衛(wèi)生院

作為基層性質(zhì)的衛(wèi)生醫(yī)療服務(wù)中心，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院不僅肩負(fù)著治療鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民生理疾病等問題的重?fù)?dān)，還負(fù)擔(dān)著諸如衛(wèi)生防疫知識(shí)科普、疫苗接種等疾病預(yù)防工作，可以說鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在醫(yī)療系統(tǒng)中承擔(dān)著重要的支撐作用。當(dāng)前我國(guó)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作面臨一系列問題導(dǎo)致信息化建設(shè)無法有效落實(shí)，隨著信息化建設(shè)的大力推進(jìn)，醫(yī)療系統(tǒng)對(duì)信息化建設(shè)的重視程度大大加深，特別是針對(duì)基層醫(yī)療系統(tǒng)，如何大力發(fā)展推行信息化建設(shè)，將是解決復(fù)雜冗余工作的關(guān)鍵點(diǎn)與突破口。

一、檔案管理信息化的主要特征

檔案管理信息化的目的是利用現(xiàn)代化工具實(shí)現(xiàn)科技賦能，發(fā)展高效管理模式，開發(fā)新型管理方法。針對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)主要有以下特征：（1）高效快捷。使用信息化手段使檔案的管理便捷高效，將檔案進(jìn)行諸如照片掃描等方式的數(shù)字化保存，并建立索引查找，使檔案管理在兼顧高效的同時(shí)具有較高的準(zhǔn)確率。（2）萬物互聯(lián)。將檔案管理對(duì)接互聯(lián)網(wǎng)是檔案管理數(shù)字化的一個(gè)重要特征，當(dāng)檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)相結(jié)合可以在保證沒有多余的人員浪費(fèi)、節(jié)約資源的前提下，維持檔案管理系統(tǒng)的高效、便捷、有序的運(yùn)轉(zhuǎn)，在實(shí)踐的過程中，確保檔案管理工作更加安全、高效，使管理質(zhì)量、管理效率進(jìn)一步提升，同時(shí)也可以使檔案管理工作更加精準(zhǔn)，有效確保檔案管理各項(xiàng)工作內(nèi)容和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行充分的融合，進(jìn)而體現(xiàn)出兩者融合的綜合成效，與此同時(shí)，在萬物互聯(lián)的背景之下更充分的體現(xiàn)出各項(xiàng)運(yùn)作模式的優(yōu)點(diǎn)和綜合成效，進(jìn)而在實(shí)踐的過程中可以取得綜合性的優(yōu)勢(shì)，這對(duì)于管理工作的有序推進(jìn)和管理效率的提升有著巨大的作用。在保證檔案管理的準(zhǔn)確率方面，將檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合的運(yùn)作模式也具備相應(yīng)的優(yōu)點(diǎn)，可以發(fā)揮其獨(dú)到的優(yōu)勢(shì)。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理的信息化建設(shè)

（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理信息化建設(shè)的基本意義

在錯(cuò)綜復(fù)雜的基層醫(yī)療系統(tǒng)工作中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作尤為困難。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案是維系基層醫(yī)療體系的重要一環(huán)，基層工作的開展與登記，基層群眾的疾病治療與防疫工作等都離不開檔案，為優(yōu)化冗余的鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)療體系、保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)療衛(wèi)生工作穩(wěn)步有效的進(jìn)行，應(yīng)大力推行數(shù)字信息化建設(shè)，將紙質(zhì)檔案重新電子化保存。檔案管理的信息化建設(shè)不同于傳統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)，但仍具有著重要意義，具體體現(xiàn)在：

（1）保證存檔的安全性。對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院而言，檔案存儲(chǔ)的安全性能否得到保障始終是檔案管理的首要議題，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院擁有大量的文本資料和醫(yī)學(xué)影響，這些檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)民眾就診的重要憑證與依據(jù)，確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)療衛(wèi)生檔案得到更有效的收集和整理，使相關(guān)數(shù)據(jù)資源更加全面細(xì)致，與此同時(shí)為鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)療衛(wèi)生水平的有效提升和安全防護(hù)事業(yè)的連續(xù)發(fā)展提供必要的保障，同時(shí)對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)療水平提升起到至關(guān)重要的保障作用，特別是在數(shù)字化信息化技術(shù)進(jìn)一步廣泛應(yīng)用和普及的背景之下，針對(duì)檔案進(jìn)行安全防護(hù)和保存工作顯得更為重要，同時(shí)也更充分地體現(xiàn)出良好的優(yōu)勢(shì)和應(yīng)用效能，在相關(guān)技術(shù)的融合作用之下，保證數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，對(duì)于檔案的保存不再是個(gè)難題，通過影印、掃描等技術(shù)把檔案上傳至電腦即使檔案反復(fù)調(diào)用的情況下仍然可以保證檔案的安全性。

（2）保證查詢的高效性。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在管理中存在著一系列漏洞，針對(duì)不同體系的管理人員來說，在管理人員的分工方面進(jìn)一步明確和完善，這樣才能體現(xiàn)出良好的優(yōu)勢(shì)和效能，但是針對(duì)不同的管理人員來說，在實(shí)際的操作過程中，往往存在不同程度的溝通不暢或者分工不明確等相關(guān)方面的問題，因此導(dǎo)致很多醫(yī)學(xué)檔案或者相關(guān)資料不能得到充分的融合和優(yōu)勢(shì)共享，在信息資源利用方面也不能得到顯著提升，因此在具體操作過程中進(jìn)一步充分融入信息化技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)等等，這樣可以更充分的解決不同體系的管理人員分工不明確等相關(guān)方面的問題，進(jìn)而為整體工作的順利推進(jìn)和滿足多元化的需求提供必要的支持。通過實(shí)際調(diào)研可以看到因?yàn)橄嚓P(guān)崗位職責(zé)沒有得到充分的明確，使得大量醫(yī)學(xué)資料和病歷檔案查詢起來相當(dāng)困難，往往查詢一個(gè)檔案需要不同部門協(xié)調(diào)處理，高耗時(shí)低效能問題顯著。而信息系統(tǒng)的建立可以有效的改善這一情況，操作者只需要在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理系統(tǒng)中對(duì)檔案查找調(diào)用即可對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行操作，滿足多方需求。

（3）保證管理的便捷性。在實(shí)施鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理信息化前，檔案往往以紙質(zhì)形式存放于檔案柜中，相較于信息化，管理工作人員的工作會(huì)增加許多，諸如檔案的防蟲蛀打藥處理、保持干燥的存放條件等。且隨著基層設(shè)施建立時(shí)間的增加，所需管理的檔案與日俱增費(fèi)時(shí)費(fèi)力，在具體的操作過程中，通過信息化管理作用和管理效能的體現(xiàn)，可以充分解決相關(guān)問題，在充分確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院安全穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)之上，體現(xiàn)出管理的便捷性和優(yōu)化性，與此同時(shí)也有效防范答案被損傷或者丟失等相關(guān)問題，通過信息化管理模式的有序推進(jìn)，融入相關(guān)設(shè)備設(shè)施和數(shù)據(jù)化技術(shù)，這樣可以使檔案管理工作體現(xiàn)出更加良好的效能。采用信息化管理可以有效解決此問題，保障鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院有序發(fā)展，這對(duì)于我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的良性發(fā)展和檔案管理工作的順利推進(jìn)，也有著十分重要的推動(dòng)作用。

（二）鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理信息化建設(shè)的基本問題

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院信息化建設(shè)信過程中存在著以下問題：

（1）缺少正確認(rèn)識(shí)。科學(xué)技術(shù)的實(shí)施需要科學(xué)的頭腦作為支撐，很多基層地區(qū)的領(lǐng)導(dǎo)班子缺乏對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理的重視，面對(duì)基層的困境，相關(guān)人員往往沒有高度重視信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容，對(duì)于信息化技術(shù)和信息化管理工作的重要性和必要性都缺乏足夠的認(rèn)知和重視程度，因此在具體的操作過程中，往往存在思想麻痹或者態(tài)度散漫等相關(guān)方面的問題，這對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的綜合成效和管理水平的提升，都會(huì)造成十分嚴(yán)重的影響。他們因?qū)π畔⒒睦斫獠粔虺浞侄鴮?duì)將大量資源投入信息化建設(shè)的行為產(chǎn)生抵制心理，他們更愿意選擇傳統(tǒng)的管理模式，這樣的現(xiàn)象往往在急需信息化建設(shè)的偏遠(yuǎn)地區(qū)頻頻出現(xiàn)。

（2）缺少技術(shù)人才。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院工作的往往是醫(yī)務(wù)工作者、行政文字工作者或管理人員，在具體的操作過程中，往往針對(duì)信息化技術(shù)和相關(guān)設(shè)施設(shè)備的應(yīng)用要點(diǎn)和操作方法，不能充分掌握在實(shí)際的操作過程中，無法體現(xiàn)出信息化管理優(yōu)勢(shì)和效能，因此這對(duì)于各項(xiàng)工作的推進(jìn)都會(huì)造成嚴(yán)重影響，無法為各項(xiàng)工作和管理水平的有效提升提供必要的人才保障。除此之外，某些人員年齡結(jié)構(gòu)比較大，缺乏足夠的創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力，對(duì)于各類信息化技術(shù)不能有效明確技術(shù)要點(diǎn)，不能在實(shí)踐的過程中充分落實(shí)，他們往往并不具備信息化技術(shù)，在這樣的環(huán)境下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理信息化建設(shè)往往并不理想，無法成功推行。

（3）缺少規(guī)章制度。不同于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的其它崗位，檔案管理工作沒有明確的規(guī)章制度。失去了制度的指導(dǎo)，檔案管理就失去了科學(xué)性，很多重要的檔案資料的信息化進(jìn)程因缺乏處理依據(jù)而被擱置，相關(guān)制度內(nèi)容和實(shí)際的操作事項(xiàng)不能充分融合，存在不同程度的分離或者割裂等相關(guān)方面的問題，這對(duì)于檔案管理質(zhì)量管理水平的有效提升會(huì)造成十分嚴(yán)重的影響。同時(shí)缺乏足夠的規(guī)章制度和防護(hù)機(jī)制，因此導(dǎo)致相關(guān)工作無法順利進(jìn)行，在檔案信息化建設(shè)方面也不能體現(xiàn)出應(yīng)有的效能和價(jià)值，因此導(dǎo)致相關(guān)檔案管理工作不能充分做到與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)而限制了檔案管理工作的綜合成效。與此同時(shí)，因?yàn)橄嚓P(guān)規(guī)章制度不夠健全完善，在實(shí)踐的過程中不能得到有效落實(shí)，缺乏規(guī)范性和完善性，這就導(dǎo)致了檔案的信息化程度始終達(dá)不到要求，信息化建設(shè)淪為了一紙空談。

（三）鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理信息化建設(shè)的基本對(duì)策

面對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理信息化建設(shè)過程中的各種問題，本文提出以下對(duì)策：

（1）重視對(duì)基層領(lǐng)導(dǎo)者的科學(xué)思想的培養(yǎng)。基層領(lǐng)導(dǎo)者作為基層的直接管理者，只有具備了先進(jìn)的思想才能對(duì)技術(shù)改革予以重視，才能在建設(shè)中認(rèn)真負(fù)責(zé)的處理各項(xiàng)事務(wù)。為培養(yǎng)基層領(lǐng)導(dǎo)者的科學(xué)思想，可以組織開展培訓(xùn)工作或增加宣傳力度，讓他們意識(shí)到信息化建設(shè)的各項(xiàng)優(yōu)點(diǎn)，從而保證信息化建設(shè)的穩(wěn)步進(jìn)行。

（2）培養(yǎng)基層工作人員的工作能力，增加人才儲(chǔ)備。面對(duì)基層缺乏信息化人才儲(chǔ)備的問題，可以從兩方面出發(fā)，一方面可以在社會(huì)上招聘具備相關(guān)工作能力的新型人才，另一方面可以對(duì)在職的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)工作。面對(duì)數(shù)字化浪潮，只有擁有信息化技術(shù)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理人員才能應(yīng)對(duì)愈發(fā)龐大工作壓力，才能讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案信息化建設(shè)具備實(shí)際意義。

（3）完善檔案管理制度。缺乏科學(xué)性的制度保障，檔案管理工作的展開受阻的重要原因，檔案管理工作不同于其他工作對(duì)工作的細(xì)節(jié)要求極高，只有明確的規(guī)章制度才能對(duì)工作的細(xì)節(jié)做出明確指導(dǎo)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應(yīng)根據(jù)國(guó)家法規(guī)和地方法規(guī)建立科學(xué)有效的規(guī)章制度，使工作人員明確工作方法，社保檔案管理工作更科學(xué)穩(wěn)定的進(jìn)行，在檔案管理制度的優(yōu)化和規(guī)范作用之下，使各項(xiàng)工作行之有效的進(jìn)行，更加規(guī)范有序，以此體現(xiàn)出應(yīng)有的價(jià)值，真正做到科學(xué)有效的管理。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，伴隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理的信息化建設(shè)已成為科學(xué)發(fā)展的重中之重，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院作為基層醫(yī)療體系重要的組成部分，應(yīng)清楚意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要意義和發(fā)展前景，應(yīng)遵循科學(xué)的指導(dǎo)結(jié)合地方特色，因地制宜科學(xué)創(chuàng)新，建立行之有效的工作模式和管理體系，大力推進(jìn)信息化發(fā)展，引領(lǐng)信息化在基層的發(fā)展，服務(wù)基層群眾。