會展信息管理人才培養(yǎng)探析
——以本科獨(dú)立院校為例

近年來，隨著我國改革開放的不斷深入，會展行業(yè)得到了有效發(fā)展，會展行業(yè)對于周邊產(chǎn)業(yè)帶動效應(yīng)，也被各地政府所認(rèn)同。由此，會展教育在近10年得到大力發(fā)展。根據(jù)教育部網(wǎng)站顯示，截至2018年，我國開辦會展經(jīng)濟(jì)與管理專業(yè)的本科院校達(dá)到114所，且還在不斷增加。2020年3月上海大學(xué)會展專業(yè)成功獲批目錄外新增首個(gè)特設(shè)交叉本科專業(yè)，會展專業(yè)納入文學(xué)門類新聞傳播學(xué)專業(yè)類下，標(biāo)志著會展教育進(jìn)入了一個(gè)新的階段。

2018年，中國成功舉辦第一屆進(jìn)口博覽會，使會展企業(yè)走出去的步伐不斷加快，并成為推動全球跨境商品展示的服務(wù)主力軍。會展行業(yè)大步發(fā)展，需要將會展信息管理系統(tǒng)有效地運(yùn)用到日常運(yùn)營管理中，改善管理中存在的高投入、低產(chǎn)出等問題，為企業(yè)乃至行業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展添磚加瓦。結(jié)合行業(yè)發(fā)展，會展信息管理課程在會展經(jīng)濟(jì)與管理專業(yè)培養(yǎng)方案中尤為重要。

1 概念

1.1 會展

17世紀(jì)英國工業(yè)革命以及其他歐美國家的產(chǎn)業(yè)革命，推動了世界科技迅猛發(fā)展，會展行業(yè)也隨之從貿(mào)易集市發(fā)展到國際展覽或博覽會。由此，產(chǎn)生了狹義的會展定義，即會議、展覽等大型活動的簡稱。如今，隨著會展企業(yè)服務(wù)內(nèi)容及業(yè)務(wù)輻射范圍不斷擴(kuò)大，會展的定義也在發(fā)生變化，廣義的會展定義，即展覽、會議、獎勵(lì)旅游、節(jié)慶賽事、學(xué)術(shù)會議、政府會議、企業(yè)會議等活動的統(tǒng)稱。國內(nèi)學(xué)者王春雷等(2016)認(rèn)為從項(xiàng)目管理的角度來看，涵蓋了節(jié)慶、會議、展覽會、體育賽事和商務(wù)活動的“大會展”在本質(zhì)上和“活動”是一樣的。

1.2 信息管理

信息來源于事物在活動過程中，內(nèi)部和外部所產(chǎn)生的一種表現(xiàn)形式，信息管理是人們?yōu)榱俗R別信息的有效性、價(jià)值性等，以技術(shù)為手段，對信息進(jìn)行組織、實(shí)施和控制的一種活動，以期得到所需要的知識反饋。

1.3 會展信息管理

我國的會展行業(yè)起步較晚，目前對于會展信息管理重點(diǎn)主要放在業(yè)務(wù)層，會展項(xiàng)目是多源信息集聚的一場活動，從策劃、論證、審批、宣傳、招展、招商、現(xiàn)場服務(wù)與管理到最后評估，具有周期長、涉及面廣等特點(diǎn)，其中產(chǎn)生的大量信息，需要及時(shí)、準(zhǔn)確處理。同時(shí)，會展行業(yè)是一個(gè)勞動密集型產(chǎn)業(yè)，參與會展項(xiàng)目的人員結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，加之會展行業(yè)涉及業(yè)務(wù)類型繁多，會展公司組織結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，給管理帶來了一定難度。當(dāng)今現(xiàn)代企業(yè)管理，運(yùn)用管理系統(tǒng)將企業(yè)運(yùn)營中涉及的人、財(cái)、物有效進(jìn)行綜合管理。綜上所述，本文將會展信息管理定義為：綜合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，將會展企業(yè)涉及的運(yùn)營管理和項(xiàng)目管理等，通過綜合系統(tǒng)平臺，進(jìn)行計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制，為企業(yè)的有效運(yùn)營，做技術(shù)保障及決策輔助，如圖1所示。

2 學(xué)術(shù)研究現(xiàn)狀

會展業(yè)務(wù)類型繁多，對于會展信息管理研究存在一定難度，較少有學(xué)者涉足。國內(nèi)學(xué)者戴聚嶺(2007)認(rèn)為采用項(xiàng)目管理的研究方法，以面向項(xiàng)目管理的模式對其各個(gè)發(fā)生階段進(jìn)行局部控制，以項(xiàng)目的策劃、落實(shí)、監(jiān)督、檢查和確認(rèn)的工作環(huán)節(jié)的形式實(shí)現(xiàn)局部上的反饋控制，從而達(dá)到對整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行控制的目的。國內(nèi)學(xué)者倪慶萍和蔣琦(2008)認(rèn)為會展企業(yè)利用信息化技術(shù)管理展覽會的各個(gè)環(huán)節(jié)，為展覽實(shí)施的主辦方、參展商和專業(yè)觀眾提供信息交換和互動的平臺，其信息管理系統(tǒng)包括：辦公室信息化、現(xiàn)場管理信息化和網(wǎng)上信息化。國內(nèi)學(xué)者蔡梅良(2009)認(rèn)為會展企業(yè)需建立起能使各會展部門共享的客戶數(shù)據(jù)庫及交流平臺的客戶關(guān)系管理系統(tǒng)，建立起有助于集中管理辦公數(shù)據(jù)、擴(kuò)大辦公范圍、提高企業(yè)辦公效率的協(xié)作辦公自動化系統(tǒng)以及企業(yè)資源計(jì)劃管理、服務(wù)供應(yīng)鏈管理、工作流程管理等子系統(tǒng)。進(jìn)一步說明唯有多系統(tǒng)、多端口的平臺化管理，才能滿足會展行業(yè)的發(fā)展需要。

多系統(tǒng)融合發(fā)展是服務(wù)會展企業(yè)多樣性的有效手段，國內(nèi)學(xué)者陳婷婷和彭佳嶸(2016)認(rèn)為要構(gòu)建基于SaaS(Software as a Service)模式構(gòu)建的會展信息管理系統(tǒng)，并開發(fā)和完善網(wǎng)絡(luò)會展，著力打造智能化展館。以上研究內(nèi)容也給會展信息管理教學(xué)帶來一定行業(yè)借鑒意義。

3 教材建設(shè)情況

目前，涉及會展信息管理的高職、本科類教材較多。

3.1 《會展管理信息系統(tǒng)》—重慶大學(xué)出版社

2014年1月第一版。該教材從理論出發(fā)，詳細(xì)解釋信息系統(tǒng)的特點(diǎn)、功能和結(jié)構(gòu)，并就系統(tǒng)開發(fā)提出相關(guān)要求、流程與方法，在系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)上以展覽項(xiàng)目參與方為基礎(chǔ)，提出建立滿足場館、主辦方和協(xié)辦方等各方需求的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。

3.2 《會展管理信息系統(tǒng)》—中國商務(wù)出版社

2015年1月第三版。該教材從理論出發(fā)，結(jié)合展覽會信息類型多樣的特點(diǎn)，提出滿足主辦方和場館管理需求的系統(tǒng)建設(shè)要求，并著重在客戶關(guān)系管理系統(tǒng)和項(xiàng)目管理系統(tǒng)上做分析說明。

3.3 《會展智能信息化》—中國水利水電出版社

2010年8月第一版。該教材內(nèi)容從兩個(gè)方面出發(fā)，一是會展服務(wù)與管理智能信息化，二是展館智能信息化，并著重物業(yè)管理智能化，以期讓讀者更好地了解智能信息化在會展各場景中的應(yīng)用。

3.4 《會展信息管理》—高等教育出版社

2015年3月第一版。該教材從理論出發(fā)，并以相關(guān)企業(yè)原有展覽項(xiàng)目管理軟件為依托，基于該系統(tǒng)的功能與結(jié)構(gòu)，做系統(tǒng)性解釋與分析。

3.5 《會展信息管理》—清華大學(xué)出版社

2017年8月第二版。該教材圍繞會展項(xiàng)目管理過程的主要環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化管理設(shè)計(jì)，面向高職高專會展專業(yè)，讓讀者對會展管理信息化建設(shè)和應(yīng)用有一個(gè)較全面的了解。

4 行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀

圖1 會展信息管理系統(tǒng)架構(gòu)

隨著我國改革開放的不斷深入，各類展覽、會議相繼舉辦，規(guī)模越來越大，要求不斷提高，信息量不斷增加，由此需要系統(tǒng)來支持與配合的環(huán)節(jié)越來越多，涉及營銷推廣、現(xiàn)場服務(wù)與管理及客戶關(guān)系管理等方面。目前，市面上的會展軟件類型多樣。

4.1 學(xué)術(shù)會議服務(wù)平臺

我國各項(xiàng)學(xué)術(shù)研究水平不斷提高，各行業(yè)協(xié)會、高等院校作為承辦方，組織管理學(xué)術(shù)會議，卻帶來繁重的工作壓力，如會議通知、會議推廣、論文管理、參會人員注冊、商旅管理及收費(fèi)等瑣碎復(fù)雜的事務(wù)往往出現(xiàn)管理的無序。北京美迪康信息咨詢有限公司根據(jù)學(xué)術(shù)會議需求特點(diǎn)，設(shè)計(jì)出“會務(wù)通學(xué)術(shù)會議服務(wù)平臺”，結(jié)合“會場幻燈片傳輸轉(zhuǎn)播系統(tǒng)”“學(xué)術(shù)會議網(wǎng)絡(luò)直播系統(tǒng)”等系統(tǒng)，為學(xué)術(shù)會議活動主辦方或組織者提供一站式SaaS(Software as a Service)云平臺會務(wù)管理信息化解決方案。

4.2 全流程會展管理系統(tǒng)

結(jié)合主辦方對于“會+展”需求的特點(diǎn)，31會議研發(fā)出“大會易”(一站式全流程復(fù)雜會議活動管理系統(tǒng))，滿足主辦方乃至參會人員，從會前到會中，再到會后的各項(xiàng)需求，特別是在注冊管理、論文收集、學(xué)分管理、會中互動、展覽空間管理等方面進(jìn)一步細(xì)化，滿足不同類型人員的特殊需求。

4.3 辦公自動化系統(tǒng)

會展行業(yè)中，各企業(yè)存在人員、組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜等特點(diǎn)，管理難度不斷加大，困擾企業(yè)整體發(fā)展。辦公自動化系統(tǒng)，越來越多地被一些會展企業(yè)所使用，幫助企業(yè)在人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、行政管理、合同管理等方面，提升企業(yè)效率，通過事務(wù)審批流程設(shè)計(jì)，為企業(yè)員工創(chuàng)造高效的辦公環(huán)境，并為業(yè)務(wù)提供多維度管理，特別是幫助企業(yè)在客戶關(guān)系管理、售后管理、業(yè)務(wù)管理上提升管理能力。

由于會展行業(yè)進(jìn)入門檻不高，我國會展業(yè)市場存在目的地城市之間、會展企業(yè)之間、項(xiàng)目之間等多方面競爭。如何提升項(xiàng)目能級、企業(yè)實(shí)力，從而提升會展行業(yè)整體實(shí)力，會展信息管理有其必要性和現(xiàn)實(shí)意義。然而，現(xiàn)有的管理系統(tǒng)中，還未真正出現(xiàn)一個(gè)包含企業(yè)管理和項(xiàng)目管理的融合信息系統(tǒng)平臺。

4.4 互聯(lián)網(wǎng)巨頭相繼進(jìn)入

由于會展項(xiàng)目涉及跨境、跨省人員流動，2020年新冠疫情對會展行業(yè)影響巨大。然而，阿里巴巴、騰訊、京東等互聯(lián)網(wǎng)巨頭紛紛在這一時(shí)期進(jìn)入會展行業(yè)。2020年5月，阿里巴巴與上海市國際貿(mào)易促進(jìn)委員會在上海共同合作成立云上會展有限公司，率先探索線上線下融合的云上會展新業(yè)態(tài)。2020年6月，京東作為技術(shù)服務(wù)商，為2020年中國國際服務(wù)貿(mào)易交易會提供數(shù)字平臺線上服務(wù)。2020年8月，騰訊云會展發(fā)布業(yè)務(wù)戰(zhàn)略、解決方案、產(chǎn)品體系和生態(tài)策略，與行業(yè)共同探討如何用云端科技為會展實(shí)現(xiàn)更多價(jià)值。

打造數(shù)字化時(shí)代的“云會展”，從傳統(tǒng)軟件技術(shù)公司，到互聯(lián)網(wǎng)巨頭紛紛進(jìn)入會展行業(yè)，這是對該行業(yè)前景充滿期待的表現(xiàn)。

5 問題與改革實(shí)踐

5.1 教材版本老舊，亟待更新

目前，市面上涉及會展信息管理的教材種類較多，但本科類絕大部分教材內(nèi)容較為陳舊，出版日期集中在2015年之前，部分教材未曾更新，部分教材內(nèi)容圍繞某一套系統(tǒng)的設(shè)計(jì)框架而編撰，缺乏廣泛性，且內(nèi)容單一，多為理論，缺乏實(shí)際操作部分。

會展行業(yè)涉及展覽、會議、節(jié)慶賽事以及獎勵(lì)旅游等業(yè)務(wù)類型，各業(yè)務(wù)類型的服務(wù)重點(diǎn)有所不同，所產(chǎn)生的信息種類也有不同，所涉及的信息系統(tǒng)需求略有不同，這給行業(yè)中的系統(tǒng)平臺搭建帶來了一定的難度。鑒于此，會展信息管理的教材編寫難度較大，對作者的要求較高。

因此，要將企業(yè)運(yùn)營管理、會展項(xiàng)目管理以及信息系統(tǒng)等多方面知識融入教材中，從日常運(yùn)營管理出發(fā)，再到各業(yè)務(wù)類型的全流程管理，形成符合“大會展”的結(jié)構(gòu)體系。教材內(nèi)容需充分符合會展行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化操作，教學(xué)內(nèi)容要結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)，滿足未來學(xué)生職業(yè)發(fā)展需要。

5.2 教學(xué)軟件老舊，亟待升級

會展教育需要場景化及體驗(yàn)式教學(xué)，特別是會展信息管理課程。目前，部分教材選用的軟件基本偏重在展覽業(yè)務(wù)上，如西安遠(yuǎn)華軟件的3wProject和3wShow、北京昆侖億發(fā)科技的客戶關(guān)系管理系統(tǒng)和主辦管理系統(tǒng)、上海優(yōu)品計(jì)算機(jī)科技的“在線一站式集成服務(wù)平臺”等相關(guān)教學(xué)軟件。部分軟件的更新速度緩慢，已無法順應(yīng)會展行業(yè)的發(fā)展需要。

因此，要發(fā)揮校企合作優(yōu)勢，聯(lián)合會展企業(yè)和軟件公司，研發(fā)符合教學(xué)管理、產(chǎn)業(yè)需要的會展信息管理教學(xué)軟件，涵蓋運(yùn)營管理和業(yè)務(wù)管理。另外，引導(dǎo)部分會展類軟件公司，適時(shí)開放自有系統(tǒng)平臺供高校教學(xué)使用或研發(fā)單機(jī)版軟件。受眾擴(kuò)大了，對未來的軟件營銷也會有一定的幫助。

5.3 融入思政教育，符合時(shí)代特點(diǎn)

2019年11月，中共中央總書記、國家主席習(xí)近平，在出席第二屆進(jìn)博會期間，視察上海建設(shè)，并在上海楊浦濱江段提出“人民城市人民建，人民城市為人民”的重要理念。目前上海正抓緊落實(shí)習(xí)總書記要求，重點(diǎn)建設(shè)好兩張“網(wǎng)”：一網(wǎng)通辦、一網(wǎng)統(tǒng)管，這是提高城市治理現(xiàn)代化水平的有力牽引。會展業(yè)擁有巨大的經(jīng)濟(jì)帶動能力，并有其特有的生態(tài)圈，涵蓋運(yùn)輸、旅游、交通、餐飲、酒店、娛樂等行業(yè)，故需要一個(gè)融合平臺加以管理。

因此，會展信息管理課程在教學(xué)過程中，內(nèi)容需要符合時(shí)代特點(diǎn)，符合區(qū)域乃至全國發(fā)展需要。將思政教育融入課程內(nèi)容之中，有利于學(xué)生更好的理解時(shí)代趨勢。

5.4 融入行業(yè)實(shí)踐，提升課程含金量

會展信息管理的課程內(nèi)容交叉性強(qiáng)，涉及面廣，對于授課老師的要求很高，但由于教學(xué)人才培養(yǎng)的相對滯后，給課程教學(xué)建設(shè)帶來了一些阻礙。

因此，要通過校企合作、聯(lián)合培訓(xùn)等模式，培養(yǎng)出一批符合時(shí)代潮流，了解行業(yè)發(fā)展特點(diǎn)，了解會展信息系統(tǒng)發(fā)展趨勢的授課老師。授課模式不斷創(chuàng)新，形成學(xué)校、企業(yè)聯(lián)合授課模式，在提升學(xué)生知識面的同時(shí)，讓學(xué)生更多地接觸行業(yè)案例。

5.5 教學(xué)互動適當(dāng)，提升課程活躍度

隨著高校的擴(kuò)招，更多的學(xué)生能夠進(jìn)入本科院校，特別是應(yīng)用型本科院校。如何開展有別于研究型本科院校教學(xué)，如何提升學(xué)生的課堂興趣度，并在有限的教學(xué)時(shí)間內(nèi)增加學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性，提升他們對于會展行業(yè)的興趣度，當(dāng)下融合式教學(xué)給了我們一些參考。

因此，運(yùn)用線上融合教學(xué)平臺，增加學(xué)生在課堂上的互動，特別是增加小組討論、搶答等環(huán)節(jié)，引導(dǎo)學(xué)生發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，提升綜合能力。

6 結(jié)語

會展項(xiàng)目有類型多、服務(wù)周期長等特點(diǎn)。近年來，會展行業(yè)發(fā)展迅速，加之信息技術(shù)迭代更新，給會展信息管理建設(shè)帶來一定難度，也給相關(guān)教學(xué)帶來了一定困難，但會展專業(yè)的發(fā)展需要打造精品課程，符合時(shí)代特點(diǎn)，最終培養(yǎng)出符合行業(yè)發(fā)展需要的人才。為此，會展信息管理課程教學(xué)需要迎難而上，不斷改革創(chuàng)新。

會展行業(yè)擁有一個(gè)龐大的生態(tài)圈，會展教育也有一個(gè)龐大的生態(tài)圈，涉及高校、會展企業(yè)、人才等，應(yīng)利用好這個(gè)生態(tài)圈，滿足各方在人才方面的各階段需求，打造一個(gè)融合教育、實(shí)踐的信息系統(tǒng)平臺，打造會展教育的可持續(xù)發(fā)展。