試談企業(yè)行政后勤管理保障工作的發(fā)展

文/王曉暢

企業(yè)行政后勤管理保障工作是企業(yè)工作的一部分，行政后勤管理保障工作人員主要負(fù)責(zé)人事檔案管理、宿舍房間管理、辦公用品管理以及檔案、印信、資產(chǎn)、車輛等的管理，有的會(huì)涉及辦公秩序及行為、計(jì)算機(jī)以及各類會(huì)議室的管理，還有的會(huì)涉及員工出差管理以及訪客記錄等，內(nèi)容十分駁雜，工作也比較繁重。由此可以看出，企業(yè)的行政后勤管理保障工作涉及了企業(yè)工作中的方方面面，無(wú)論是技術(shù)部還是業(yè)務(wù)部，都會(huì)與行政后勤管理部門(mén)存在一定的聯(lián)系，因而說(shuō)行政后勤管理部門(mén)是連接企業(yè)各個(gè)部門(mén)的血管和通道，可想而知其重要作用。本文從企業(yè)行政后勤管理保障工作的現(xiàn)狀開(kāi)始論述，并提出了一些提高企業(yè)行政后勤管理保障工作的措施，以期能夠?yàn)槠髽I(yè)行政后勤管理保障工作提供良好的建議。

一、我國(guó)企業(yè)行政后勤管理保障工作的現(xiàn)狀

企業(yè)的行政后勤管理部門(mén)負(fù)責(zé)的是企業(yè)的大后方，工作職能基本都是圍繞著企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)展開(kāi)。行政后勤管理保障工作在企業(yè)中扮演著“配合”的角色，正是因?yàn)檫@種“被動(dòng)”的地位讓企業(yè)行政后勤管理保障工作開(kāi)展過(guò)程中出現(xiàn)了一些問(wèn)題。而且，隨著時(shí)代的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度越來(lái)越快，企業(yè)對(duì)行政后勤管理保障工作提出的要求不斷更新，這也導(dǎo)致了企業(yè)行政后勤管理保障工作實(shí)際上并不能滿足企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展的需要。因此，對(duì)我國(guó)企業(yè)行政后勤管理保障工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析有利于我們看到其中的問(wèn)題并加以解決。

（一）資金消耗量大

行政后勤管理保障工作的主要職責(zé)之一是負(fù)責(zé)企業(yè)員工的行政事務(wù)，例如辦公用品的購(gòu)買和節(jié)假日員工福利關(guān)懷等事宜。這些工作需要耗費(fèi)資金，但實(shí)際上許多資金的出賬是不必要的。例如辦公用品的采購(gòu)，看似每個(gè)企業(yè)都是不得不花費(fèi)的，但是辦公用品的浪費(fèi)和重復(fù)申請(qǐng)等都是對(duì)企業(yè)資金的一種浪費(fèi)，因而會(huì)造成資金消耗量大的問(wèn)題。

（二）工作形式被動(dòng)

縱觀國(guó)內(nèi)企業(yè)的行政后勤管理保障工作，大多數(shù)都是“配合型”，很少有“主動(dòng)預(yù)見(jiàn)型”，這種沒(méi)有計(jì)劃性和前瞻性的工作方式就很容易導(dǎo)致“時(shí)忙時(shí)閑，忙時(shí)亂，閑時(shí)空”的情況。在企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)計(jì)劃改變的時(shí)候，行政后勤部門(mén)的工作內(nèi)容也要做出相應(yīng)的調(diào)整，因?yàn)闆](méi)有前瞻性，在這個(gè)時(shí)候行政后勤部門(mén)就會(huì)顯得十分被動(dòng)，而且有可能因?yàn)楣ぷ髁亢鋈辉龆喽鲥e(cuò)。

（三）工作沒(méi)有主動(dòng)性

行政后勤管理部門(mén)的許多工作其實(shí)都是由公司決定的，例如員工福利的發(fā)放，以及企業(yè)年會(huì)的籌辦等等，工作人員通常只是“聽(tīng)命行事”，因此并不會(huì)有很強(qiáng)的積極性與主動(dòng)性，這與行政后勤人員通常不受公司重視有關(guān)。因?yàn)槠髽I(yè)會(huì)覺(jué)得行政后勤工作沒(méi)有技術(shù)含量，而且不能為企業(yè)創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)效益，因此認(rèn)為這項(xiàng)工作可有可無(wú)。作為行政后勤管理部門(mén)的員工也就很容易對(duì)自我工作價(jià)值進(jìn)行過(guò)低評(píng)價(jià)，最終喪失工作的主動(dòng)性。同時(shí)，很少有企業(yè)對(duì)行政后勤管理保障工作進(jìn)行績(jī)效考核和結(jié)果評(píng)判，這自然而然讓行政后勤管理保障工作成為了一項(xiàng)“無(wú)效可考”的工作，員工的主動(dòng)性必然有所削弱。

二、企業(yè)行政后勤管理保障工作的提升措施

上述分析讓我們看到了目前國(guó)內(nèi)企業(yè)行政后勤管理部門(mén)存在的一些問(wèn)題。需要指出的是，就我國(guó)企業(yè)的行政后勤管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，近幾年來(lái)已經(jīng)成長(zhǎng)得非常迅速，在支援企業(yè)發(fā)展方面提出問(wèn)題只是希望行政管理部門(mén)能夠優(yōu)化自身的職能，提高對(duì)后勤管理保障工作的認(rèn)同感與自豪感，通過(guò)提高部門(mén)的整體素質(zhì)來(lái)為企業(yè)發(fā)展做出更多的貢獻(xiàn)。

（一）控制成本，提高行政資金利用率

其實(shí)，每一個(gè)企業(yè)都在謀求成本上的控制，因?yàn)楹玫某杀究刂撇粌H能夠給企業(yè)帶來(lái)更多的盈利，也能讓企業(yè)把盈余資金投入到科學(xué)技術(shù)和管理方式的更新上，因此對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)成本控制十分必要。對(duì)于行政管理工作來(lái)說(shuō)，控制成本并不是要求行政后勤管理部門(mén)壓縮用度，因?yàn)樾姓笄诠芾肀Ｕ瞎ぷ鞯某杀局饕菫榱司S持基本辦公活動(dòng)的正常運(yùn)行。這里說(shuō)到的控制成本，其實(shí)指的是需要行政后勤管理部門(mén)能夠嚴(yán)格對(duì)企業(yè)的固定資產(chǎn)和辦公用品等項(xiàng)目進(jìn)行清查，嚴(yán)格規(guī)范使用規(guī)則和申請(qǐng)條件，這樣才能避免資源浪費(fèi)，達(dá)到控制成本的目的。例如，企業(yè)的許多辦公設(shè)施都有使用壽命，拿打印機(jī)來(lái)說(shuō)，行政后勤管理部門(mén)應(yīng)該定時(shí)維修和保養(yǎng)，否則等到打印機(jī)徹底壞掉的時(shí)候，就只能購(gòu)置新機(jī)，這個(gè)時(shí)候成本就擴(kuò)大了，造成企業(yè)支出上升，利潤(rùn)下降。所以，控制成本是指讓行政后勤管理部門(mén)把資金花到該花的地方去，而不是浪費(fèi)資金或者重復(fù)使用資金。

（二）職能轉(zhuǎn)變，變工作“被動(dòng)”為“主動(dòng)”

正如前文所說(shuō)，企業(yè)的行政后勤管理部門(mén)總是“被動(dòng)”地為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)打“配合戰(zhàn)”，實(shí)際上即便是“配合戰(zhàn)”也不一定只能“被動(dòng)”地打。行政后勤管理部門(mén)的工作看似簡(jiǎn)單，實(shí)際上紛繁復(fù)雜，而且工作比較繁重。作為行政后勤管理部門(mén)的工作人員，必須要學(xué)會(huì)“主動(dòng)”工作。例如在年初進(jìn)行年度行政后勤管理計(jì)劃制定時(shí)，在計(jì)劃中就要做出財(cái)務(wù)支出的預(yù)算，并且對(duì)企業(yè)的年度發(fā)展有一定的前瞻性，這樣可以在企業(yè)需要做活動(dòng)的時(shí)候就已經(jīng)提前把需要的材料準(zhǔn)備好，提升工作效率。這種工作職能的轉(zhuǎn)變不僅有助于提高行政后勤管理保障工作在企業(yè)中的地位，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展也能起到一定的作用。例如，行政后勤管理部門(mén)在進(jìn)行季度或者年度工作計(jì)劃制定時(shí)一定要考慮到企業(yè)本年度的活動(dòng)及規(guī)模，這樣就在客觀上進(jìn)行了二次核算，如果企業(yè)的決策不科學(xué)或者有疏漏，行政后勤管理部門(mén)就能發(fā)現(xiàn)。從這個(gè)角度來(lái)看，行政后勤管理部門(mén)在某種程度上也起到了監(jiān)督的作用。另外就是行政后勤管理部門(mén)不能總是等著上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)分配任務(wù)，而是應(yīng)該主動(dòng)想到企業(yè)高層之前，例如對(duì)企業(yè)員工的關(guān)懷工作，不能只是聽(tīng)領(lǐng)導(dǎo)的吩咐，而是應(yīng)該發(fā)揮“主人翁”精神，主動(dòng)提出一些良好的方案。例如，可以定期組織一些員工之間的團(tuán)建和娛樂(lè)活動(dòng)，這樣不僅能很好地豐富企業(yè)員工的業(yè)余生活，也可以幫助大家建立一個(gè)和諧的關(guān)系，有助于維持企業(yè)員工之間的良好關(guān)系。

（三）調(diào)動(dòng)行政后勤管理保障人員的積極性

行政人員往往有一種怠惰，存在著“我不重要”的錯(cuò)誤觀念。所以，從企業(yè)的角度來(lái)說(shuō)，必須要給行政后勤人員應(yīng)有的“重視感”。例如在開(kāi)會(huì)的時(shí)候，不應(yīng)該忽視行政后勤管理部門(mén)的意見(jiàn)，應(yīng)該讓他們參與其中。除此之外，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)意識(shí)到，現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展已經(jīng)不是某一個(gè)部門(mén)的優(yōu)勢(shì)發(fā)展就能帶動(dòng)整個(gè)企業(yè)的發(fā)展了，真正的發(fā)展應(yīng)該是各個(gè)部門(mén)的同步發(fā)展。如果對(duì)行政后勤管理部門(mén)忽視，那么它就會(huì)成為企業(yè)發(fā)展的一個(gè)短板，在“木桶原理”的影響之下，企業(yè)的總體發(fā)展就會(huì)受阻。調(diào)動(dòng)行政后勤管理保障人員積極性的方式有很多，例如通過(guò)物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)來(lái)表彰行政后勤人員的工作，通過(guò)精神上的表?yè)P(yáng)來(lái)激勵(lì)行政后勤人員，根據(jù)行政后勤管理部門(mén)的特點(diǎn)為相關(guān)的工作人員進(jìn)行特殊的團(tuán)建項(xiàng)目，等等。但是需要注意的是，公司也不能忽視對(duì)行政后勤管理保障人員的制度約束。制度的存在是為了讓行政后勤管理保障人員能夠更好地了解自己的工作內(nèi)容和工作意義。建立必要的獎(jiǎng)罰機(jī)制很重要，因?yàn)橹挥歇?jiǎng)罰機(jī)制的明確，行政后勤管理人員才會(huì)注重自己的工作結(jié)果，同時(shí)，這也是給企業(yè)提供了一個(gè)良好的方式去監(jiān)督和激勵(lì)行政后勤管理部門(mén)的工作。

（四）嚴(yán)格行政后勤管理保障人員的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)

很多企業(yè)覺(jué)得行政后勤管理保障是人人皆可做的工作，因而在招聘人員的時(shí)候不會(huì)去嚴(yán)格把控。實(shí)際上，并不是人人都能做好行政后勤管理保障工作，那是因?yàn)樾姓笄诠芾肀Ｕ瞎ぷ魍婕胺?wù)的配合和綜合協(xié)調(diào)工作。如果是一個(gè)沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)或者素質(zhì)不達(dá)標(biāo)的人來(lái)做這項(xiàng)工作，很有可能會(huì)把企業(yè)的行政事務(wù)變得更加復(fù)雜，同事也會(huì)怨聲載道。因此，企業(yè)需要對(duì)行政后勤管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的篩查，不僅在學(xué)歷上做出明確的要求，在個(gè)人能力上也要嚴(yán)格把關(guān)。除此之外，定期進(jìn)行培訓(xùn)也是非常重要的，因?yàn)樾姓藛T要做到職能的“主動(dòng)”轉(zhuǎn)變，就需要對(duì)企業(yè)的發(fā)展和計(jì)劃進(jìn)行充分的了解，這些都需要企業(yè)的幫助和組織培訓(xùn)。

三、結(jié)語(yǔ)

行政后勤管理部門(mén)是一個(gè)工作內(nèi)容龐雜、工作需求較多的部門(mén)，也是集服務(wù)性、綜合性和協(xié)調(diào)性為一體的部門(mén)。這個(gè)部門(mén)與企業(yè)其他部門(mén)之間存在密切聯(lián)系，它的工作不僅僅只是連通器，更多的是企業(yè)的潤(rùn)滑劑。如果不重視企業(yè)的行政后勤管理保障工作，企業(yè)員工之間就沒(méi)有辦法互相配合，完成企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃，也就不用談企業(yè)的發(fā)展。行政后勤管理部門(mén)是企業(yè)發(fā)展的大后方，也是企業(yè)發(fā)展的根據(jù)地，保證行政后勤管理保障工作的順利進(jìn)行，能夠促進(jìn)企業(yè)的高速穩(wěn)定發(fā)展。