辦公室文件規(guī)范化管理淺析

文/中共東山縣委機關綜合事務保障中心 林惜順

正是由于社會的飛速發(fā)展和不斷進步，使得各個事業(yè)單位也變得越來越強大。由于現(xiàn)如今各個政府部門職能的細分，導致了事業(yè)單位相關文件的增多。事業(yè)單位文件的增多就要求事業(yè)單位的辦公室對文件的整理歸納能力要進一步提升和加強。文件變得繁多對于一個事業(yè)單位的辦公室來說是一個不小的挑戰(zhàn)。需要對事業(yè)單位辦公室管理文件的方法進行整改，這樣一來，可以使得整個事業(yè)單位的機密文件得到有效保護，也方便后續(xù)工作的開展。

一、事業(yè)單位辦公室文件規(guī)范化管理的意義所在

事業(yè)單位內部辦公室的權力往往是大的，并且在事業(yè)單位當中的地位也非常高，因為事業(yè)單位辦公室掌握了整個事業(yè)單位最機密和最關鍵的文件。它能夠如實地反映這個事業(yè)單位的一切相關信息，比如這個事業(yè)單位的招標情況，整個事業(yè)單位近期的采購情況，還有事業(yè)單位各項數(shù)據(jù)和人員的管理。

所以說，辦公室的文件管理對于一個事業(yè)單位來說是相當重要的。文件的歸檔工作一定要做好，如果文件沒有得到有效的分類整理，那么這個事業(yè)單位內部的重要機密都將變得混亂不堪。因此，做好事業(yè)單位內部文件的管理工作對于整個事業(yè)單位來說都是具有不可忽視的意義。但是，事業(yè)單位文件的管理也并不是一件很輕松的事情。因為文件的收集工作并不容易，要根據(jù)事業(yè)單位每天的發(fā)展情況來具體問題具體分析；并且文件的歸納和整理工作對于專業(yè)性有一定的要求。

所以，不光是要在事業(yè)單位內部強調事業(yè)單位辦公室文件管理的重要性，還要對事業(yè)單位辦公室的工作人員進行技能上的培訓，要盡可能地提升事業(yè)單位辦公室文件管理者的工作水平和綜合素質以及綜合能力。

二、在事業(yè)單位中的文件管理現(xiàn)狀

當今時代是信息化的時代，很多行業(yè)都受到了網(wǎng)絡、計算機技術的沖擊和影響。傳統(tǒng)的紙質文件管理在新時代的背景下同樣受到了沖擊。在一個事業(yè)單位的發(fā)展過程當中，必定存在著文件發(fā)放和接收。由于互聯(lián)網(wǎng)和電腦的普及，現(xiàn)在很多事業(yè)單位都是在網(wǎng)上辦公，文件的發(fā)放也不僅僅局限于紙質文件。網(wǎng)絡文件有一個很大的優(yōu)勢就是可以在線隨時修改、進行編輯。這一點在傳統(tǒng)的紙質文件上是無法得到充分體現(xiàn)的，手工文件的處理方式也相對來說效率比較低下，并不能滿足時代的需要了。

紙質文件和電子文件都各有優(yōu)點和缺點。紙質文件和電子文件在各自的領域當中都發(fā)揮著不可替代的作用，但是任何事物都是具有兩面性的，有好的一面就必然有不好的一面。紙質文件的管理存在著不少的問題，其中最為明顯的有三個問題：第一個缺點，紙質文件所占據(jù)的空間比較大。眾所周知，有很多事業(yè)單位的辦公室內會擺放許多的柜子來收集紙質的文件，這就使得事業(yè)單位在進行文件管理的時候增加了管理的成本和經(jīng)費，并且還會消耗人力無形之中會降低事業(yè)單位文件管理的效率。紙質文件的第二個缺點就是，紙質文件需要依靠大量的紙張，并且很多文件是時效性很強的文件，沒有長期保存的意義，這就容易造成浪費紙張的情況，這與我國的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略相違背，同時也起不到保護環(huán)境的作用。紙質文件的最后一個缺點就是，當需要去辦公室查找相關的文件時，不太方便，如果歸納整理不得當?shù)脑?，將要耗費大量的時間對紙質文件進行查找，這樣會耽誤很多時間。

以上就是紙質文件所存在的一些問題。而電子文件同樣也存在一些缺點：第一個缺點，電子文件的發(fā)放時間、發(fā)送人、最終發(fā)送的是什么文件并不是很清楚。這些問題的出現(xiàn)很容易導致員工收到文件的時候一頭霧水，導致工作效率低下。第二個缺點，電子文件極度依賴電腦和手機，一旦脫離這些設備電子文件將無法存在，而且一旦電腦或者手機出現(xiàn)了故障，又或者是版本的不同，都會讓電子文件沒有辦法開啟。這種問題的出現(xiàn)同樣也會導致事業(yè)單位上層與員工之間無法取得良好的溝通，造成溝通的不方便，加大了事業(yè)單位上層和員工之間溝通的障礙，使很多工作無法得到順利有效的開展。最后一點關于電子文件的缺點就是，當很多員工一起同時操作時，電子文件沒有紙質文件方便。當多數(shù)員工一起操作的時候，電子文件就顯得比較困難。紙質文件上的便利性在電子文件上得不到充分的體現(xiàn)。

上述問題的出現(xiàn)，都表示紙質文件和電子文件的差距很大，兩者相同之處比較少。

紙質文件相對于電子文件來說，比較穩(wěn)定，而且紙質文件一旦發(fā)出，就不容易受到外界因素的干擾，穩(wěn)定性比較強，并且有些情況之下，只有通過紙質文件才能夠傳達想要傳達的意思。紙質文件進行復印的操作，可以方便很多人一起同時地操作。以上這些都是紙質文件所展現(xiàn)出來的優(yōu)點。

而電子文件同樣具備很多紙質文件所不具備的優(yōu)點，也有它獨特的優(yōu)勢所在。比如說，電子文件的發(fā)放并不存在浪費紙張的問題，這就符合我們國家的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略，可以有效地保護環(huán)境。電子文件還可以有效地為事業(yè)單位節(jié)約成本，這些都是電子文件相比紙質文件所存在的優(yōu)勢。

三、事業(yè)單位辦公室文件規(guī)范化管理的策略

（一）事業(yè)單位管理層要高度重視辦公室文件管理，并且規(guī)范化管理。上文已經(jīng)陳述了事業(yè)單位辦公室文件中紙質文件和電子文件各自的優(yōu)點和缺點，并且也闡述了事業(yè)單位辦公室文件規(guī)范化管理的重要意義。為了提升事業(yè)單位辦公室文件管理的水平，整個事業(yè)單位的管理人員都應該對單位辦公室文件管理這件事情高度重視。并且，事業(yè)單位辦公室文件管理并不只是一個人或者兩個人的事情，管理的規(guī)范化程度是與整個事業(yè)單位的發(fā)展息息相關的，這關系到每一個在職員工。

整個事業(yè)單位的各個部門都要高度重視辦公室文件規(guī)范化管理，整個事業(yè)單位的管理人員還要隨著時代的發(fā)展而不斷提升自身的素質和自身水平及能力。管理的方法并不是一成不變的，管理事業(yè)單位辦公室文件的方法也要隨著時代的進步而進步。在事業(yè)單位內部創(chuàng)造良好的單位文化，這樣一來，可以幫助事業(yè)單位形成正確的管理理念。

還可以對事業(yè)單位辦公室文件管理人員進行技能上的培訓，因為文件管理工作是一件專業(yè)性很強的工作，事業(yè)單位辦公室文件管理人員只有提升自己的專業(yè)技能和水平，才能夠在社會和事業(yè)單位的飛速發(fā)展之中適應，才能更好地履行自己的職責，遵從事業(yè)單位的規(guī)范化管理。

（二）完善事業(yè)單位辦公室文件管理制度。事業(yè)單位辦公室的文件管理模式不夠規(guī)范，或事業(yè)單位辦公室內部文件管理的更新還不夠及時，這些都是事業(yè)單位辦公室文件管理中所存在的問題。而針對這些問題，充分完善事業(yè)單位辦公室文件管理的制度就可以很好地解決。并且解決這些問題的方法也有很多，但是就目前信息化時代大背景的趨勢來看，將傳統(tǒng)的紙質文件和現(xiàn)如今計算機技術下的電子文件結合起來會是一個很好的辦法。實際上，可以建立一個專門的信息化事業(yè)單位辦公系統(tǒng)，用電子文件去替代一部分傳統(tǒng)的紙質文件。把重要的機密文件用紙質文件來進行保存，而常用的文件可以把它們載入到電腦當中。這樣一來，充分利用了電子文件的便利性來對某些文件進行隨時查找。

事業(yè)單位辦公室文件管理制度的完善不僅僅體現(xiàn)在將電子文件和紙質文件結合到一起，還包括建立完整的規(guī)章制度。這些規(guī)章制度不僅僅是針對事業(yè)單位辦公室文件管理人員，也是針對文件進行管理分類這一工作的。這種制度的建立，可以讓事業(yè)單位辦公室文件管理人員的工作更加規(guī)范化和標準化，大大提高他們的工作效率，加強各個部門之間的協(xié)調配合，能夠為整個事業(yè)單位帶來更好的經(jīng)濟效益。

（三）提高事業(yè)單位辦公室文件管理人員的素質。首先，事業(yè)單位辦公室文件管理不是一個簡單的工作，并且專業(yè)性很強，所以要安排足夠的工作人員來一起合作。事業(yè)單位辦公室文件管理是一項涉及內容眾多、花費時間較大、內容比較繁瑣的工作，所以要安排足夠的人員并且明確每一個工作人員的職責。

其次，提高事業(yè)單位辦公室文件管理人員的個人素質和工作能力。事業(yè)單位辦公室文件既有紙質文件也有電子文件，可以將這兩方面分工明確，把任務交給不同的工作人員，并且一般來說，紙質文件的保存更應當妥善一些，避免損壞。這就要求工作人員的自身素質不斷提高，適應事業(yè)單位辦公室文件管理的工作要求。

最后，還要增強事業(yè)單位辦公室文件管理人員的工作責任心。如果事業(yè)單位辦公室文件管理人員的責任心不強，沒有做好本職的工作，那么就會對后續(xù)的工作產(chǎn)生影響，并且還會牽連到其他的部門，產(chǎn)生連環(huán)反應。所以一定要定期對事業(yè)單位辦公室文件管理人員開展相關的教育知識培訓，加強其責任心和工作意識。

四、結論

綜上所述，加強事業(yè)單位辦公室文件管理工作的規(guī)范化具有十分重要的意義。一個優(yōu)秀的事業(yè)單位必然是注重所有細節(jié)的，傳統(tǒng)的事業(yè)單位應該快速轉變自己的管理理念和管理模式，將更多的精力和資金投入到事業(yè)單位辦公室文件管理工作中，以此來帶動整個事業(yè)單位的發(fā)展和員工個人素質的提升。