高校圖書(shū)館檔案管理模式優(yōu)化策略探究

文/南陽(yáng)理工學(xué)院圖書(shū)館 李麗麗

隨著高校建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，很多高校都投資建設(shè)了功能齊全、布局合理、無(wú)線(xiàn)網(wǎng)絡(luò)全覆蓋的集大開(kāi)放大流通、樓宇智能化管理、資源共享服務(wù)為一體的現(xiàn)代化圖書(shū)館。大部分高校圖書(shū)館擁有RFID智能管理系統(tǒng)、電子書(shū)借閱機(jī)、電子閱報(bào)機(jī)、自助文印機(jī)、移動(dòng)圖書(shū)館、24小時(shí)還書(shū)分揀線(xiàn)等現(xiàn)代化服務(wù)手段，且圖書(shū)館服務(wù)功能完備，提供座位預(yù)約、研討間預(yù)約、多媒體閱覽、電子資源檢索、參考咨詢(xún)、文獻(xiàn)傳遞、科技查新、3D打印體驗(yàn)等服務(wù)。由此可見(jiàn)，當(dāng)前的高校圖書(shū)館已經(jīng)具備了很高的現(xiàn)代化程度。與之相反的是，高校圖書(shū)館的檔案管理方面卻設(shè)備落后，基礎(chǔ)設(shè)施不足，技術(shù)管理手段缺乏。一些高校圖書(shū)館甚至沒(méi)有設(shè)檔案管理物理空間，更沒(méi)有專(zhuān)職檔案管理人員。檔案管理工作止步不前，與現(xiàn)代化圖書(shū)館管理不相匹配，這種情況已經(jīng)制約了高校圖書(shū)館整體建設(shè)發(fā)展。圖書(shū)館應(yīng)當(dāng)急需從設(shè)備、軟件、技術(shù)管理手段方面加大投入，將現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于高校圖書(shū)館檔案管理工作中，共建共享檔案資源，充分發(fā)揮檔案管理信息功能，推動(dòng)高校圖書(shū)館事業(yè)更好發(fā)展。在當(dāng)今大數(shù)據(jù)云計(jì)算時(shí)代下轉(zhuǎn)變高校圖書(shū)館傳統(tǒng)檔案管理模式，提升檔案管理質(zhì)量已刻不容緩。

一、高校圖書(shū)館檔案管理的重要性和現(xiàn)實(shí)意義

（一）為領(lǐng)導(dǎo)決策和圖書(shū)館建設(shè)發(fā)展提供充分依據(jù)。圖書(shū)館檔案按照內(nèi)容可分為兩大類(lèi)，日常管理檔案和業(yè)務(wù)檔案。詳盡的檔案管理工作真實(shí)地記錄著圖書(shū)館長(zhǎng)久發(fā)展歷程，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和本館領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供客觀(guān)數(shù)據(jù)和真實(shí)信息，具有重要參考價(jià)值，對(duì)圖書(shū)館建設(shè)發(fā)展有著重要現(xiàn)實(shí)意義。1.日常管理檔案。高校圖書(shū)館辦公室日常管理檔案大致分為六種：①黨政管理檔案，包括學(xué)校黨政辦公室下發(fā)的紅頭文件（需各單位遵照?qǐng)?zhí)行）、圖書(shū)館起草的文件、高校圖工委文件或其他校內(nèi)、校外和圖書(shū)館相關(guān)的文件。②圖書(shū)館內(nèi)各種資料檔案。包括重要會(huì)議記錄、工作總結(jié)、工作計(jì)劃、大事記、各種請(qǐng)示、報(bào)告、考勤等。③人事檔案。包括圖書(shū)館人員結(jié)構(gòu)情況、數(shù)量、職稱(chēng)、科研、進(jìn)修、新增調(diào)動(dòng)退休、業(yè)績(jī)績(jī)效工資分配等。④圖書(shū)館固定資產(chǎn)檔案。包括專(zhuān)用設(shè)備和電子設(shè)備、紙質(zhì)圖書(shū)清單檔案材料等，包含資產(chǎn)名稱(chēng)、新增數(shù)量、存放地點(diǎn)、固定資產(chǎn)驗(yàn)收單、報(bào)廢情況等。⑤工會(huì)檔案。包括工會(huì)開(kāi)展的各項(xiàng)活動(dòng)，方案、總結(jié)、照片、新聞稿等。⑥專(zhuān)題檔案。包括特定歷史時(shí)期的重要工作開(kāi)展情況檔案，比如“兩學(xué)一做”“不忘初心、牢記使命”主題教育等。2.業(yè)務(wù)管理檔案。高校圖書(shū)館業(yè)務(wù)管理檔案主要分為七種：①合同類(lèi)檔案。包括紙質(zhì)文獻(xiàn)資源合同、電子資源合同、專(zhuān)用設(shè)備類(lèi)合同等檔案。②館藏文獻(xiàn)檔案。包括文獻(xiàn)名稱(chēng)、數(shù)量、存放地址、采購(gòu)量、經(jīng)費(fèi)情況。③文獻(xiàn)流通檔案。包括圖書(shū)借閱量和電子資源訪(fǎng)問(wèn)量等。④讀者檔案。包括姓名、所在院部、年齡、借閱記錄、閱讀喜好等。⑤閱讀推廣活動(dòng)檔案。包括活動(dòng)開(kāi)展的計(jì)劃、方案、活動(dòng)成效、調(diào)研報(bào)告、活動(dòng)簡(jiǎn)報(bào)和照片等。⑥參考咨詢(xún)服務(wù)檔案。包括專(zhuān)題咨詢(xún)、科技查新、網(wǎng)絡(luò)咨詢(xún)、定點(diǎn)跟蹤、學(xué)科館員學(xué)科分析報(bào)告等。⑦文檢課教學(xué)檔案。包括教學(xué)資料、課件、學(xué)生的姓名、班級(jí)和考試成績(jī)等。

（二）作為業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估和考核依據(jù)，不斷提升圖書(shū)館管理水平。圖書(shū)館檔案管理做得好，歸檔完整、立卷及時(shí)、標(biāo)引清晰、排列有序，真實(shí)有效保管各項(xiàng)工作開(kāi)展留存的所有原始資料。這樣就能輕松應(yīng)對(duì)年度結(jié)束時(shí)學(xué)校目標(biāo)管理考核工作等其他業(yè)務(wù)考評(píng)任務(wù)，而且是真真切切的工作實(shí)績(jī)。保存完整的檔案材料就是最好的支撐材料，不至于再重新加班加點(diǎn)突擊整理，短暫時(shí)間內(nèi)整理以往工作開(kāi)展情況的所有資料，也勢(shì)必會(huì)造成疏漏情況發(fā)生，從而影響到績(jī)效考核，不能真實(shí)體現(xiàn)工作業(yè)績(jī)。

（三）為教學(xué)和科研提供相關(guān)參考依據(jù)。圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案管理工作不斷充實(shí)完善，通過(guò)查詢(xún)文獻(xiàn)資源和學(xué)生讀者借閱檔案資料情況能夠真實(shí)有效地幫助教師開(kāi)展教學(xué)。通過(guò)文獻(xiàn)資源、科技查新、學(xué)科服務(wù)檔案等在一定程度上能為高校科研工作開(kāi)展提供實(shí)質(zhì)性幫助和參考。

（四）促進(jìn)同行交流和推動(dòng)圖書(shū)館事業(yè)發(fā)展。檔案管理工作做得好，可以促進(jìn)圖書(shū)館界同行之間相互學(xué)習(xí)和借鑒，為館際之間相互業(yè)務(wù)提升及合作創(chuàng)造條件，為高校圖書(shū)館事業(yè)發(fā)展提供強(qiáng)大推動(dòng)力。

（五）為高等教育事業(yè)質(zhì)量監(jiān)測(cè)提供真實(shí)數(shù)據(jù)。通過(guò)查詢(xún)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜粘n案記錄，為高校示范校建設(shè)、本科教育水平合格評(píng)估、本科教育水平審核評(píng)估、學(xué)科認(rèn)證專(zhuān)業(yè)水平評(píng)估提供真實(shí)數(shù)據(jù)。

二、高校圖書(shū)館檔案管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

（一）傳統(tǒng)圖書(shū)館檔案管理模式。目前大多數(shù)高校圖書(shū)館采取的檔案管理模式大概分為以下三種情況：1.集中和分散相結(jié)合的管理模式。高校圖書(shū)館檔案管理工作基本都是由圖書(shū)館辦公室負(fù)責(zé)搜集整理，對(duì)于日常檔案管理工作如文件檔案、人事檔案、工會(huì)檔案、專(zhuān)題檔案等是辦公室負(fù)責(zé)收集和整理。對(duì)于業(yè)務(wù)檔案管理工作還是由各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)來(lái)負(fù)責(zé)整理上報(bào)給圖書(shū)館辦公室，如閱讀推廣部的閱讀推廣檔案、參考咨詢(xún)部的參考咨詢(xún)檔案等其他業(yè)務(wù)工作檔案。長(zhǎng)期以來(lái)就形成了這種集中和分散相結(jié)合的檔案管理模式。2.紙質(zhì)檔案和電子檔案并存管理模式。信息化時(shí)代，目前所有高校圖書(shū)館都在使用文獻(xiàn)資源管理軟件進(jìn)行圖書(shū)流通管理。關(guān)于業(yè)務(wù)管理工作中借閱檔案和讀者檔案，熟悉計(jì)算機(jī)的工作人員可以很容易調(diào)取需要查詢(xún)的檔案資料，這類(lèi)檔案就長(zhǎng)期保存于服務(wù)器中，屬于電子檔案。圖書(shū)館工作中日常管理檔案多數(shù)因需要給學(xué)校各職能部門(mén)上交電子文檔和紙質(zhì)文檔，比如交材料到黨委組織部、宣傳部、校工會(huì)等資料，所以這類(lèi)日常管理檔案既有紙質(zhì)類(lèi)也有電子類(lèi)。有些高校圖書(shū)館沒(méi)有對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，對(duì)于歷史沿革留存下來(lái)的文字材料、照片等就屬于紙質(zhì)檔案。由于歷史的原因就形成了現(xiàn)在紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的管理模式。3.計(jì)算機(jī)輔助檔案管理模式。傳統(tǒng)手工立卷檔案管理模式，伴隨著計(jì)算機(jī)滲入社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，已經(jīng)成為歷史，計(jì)算機(jī)輔助檔案管理模式自然而然應(yīng)運(yùn)而生。

（二）圖書(shū)館檔案管理工作存在的問(wèn)題。做好高校圖書(shū)館檔案管理工作必須正視在管理工作中存在的不足和缺陷，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，不斷地完善和提升檔案管理工作。1.檔案管理意識(shí)淡薄，重視不足。很多高校圖書(shū)館辦公室對(duì)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不夠,缺乏檔案管理意識(shí)，片面認(rèn)為圖書(shū)館作為二級(jí)單位，檔案管理工作隸屬于學(xué)校檔案館。檔案管理工作也通常由辦公室工作人員兼任，對(duì)檔案資料搜集整理缺乏積極主動(dòng)性。缺乏開(kāi)拓進(jìn)取精神，僅僅是為了完成工作任務(wù)，每年上交學(xué)校檔案圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)年終總結(jié)、工作計(jì)劃、數(shù)據(jù)報(bào)表等簡(jiǎn)單基礎(chǔ)資料。沒(méi)有全方位整理、收集和圖書(shū)館息息相關(guān)的文件、政策、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、文獻(xiàn)資源建設(shè)、館史文化等檔案。部分高校圖書(shū)館甚至沒(méi)有專(zhuān)門(mén)檔案管理的物理空間，更沒(méi)有專(zhuān)職檔案管理人員。2.檔案管理不規(guī)范，制度不夠健全。大多數(shù)高校圖書(shū)館對(duì)檔案管理比較隨意，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，即使掛了檔案室牌子，也是形同虛設(shè)，沒(méi)有實(shí)質(zhì)性工作開(kāi)展，并沒(méi)有做到針對(duì)圖書(shū)館各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，進(jìn)行全面及時(shí)收集、整理、歸檔、立卷，只是在年終時(shí)候?yàn)橥瓿蓪W(xué)校目標(biāo)考核任務(wù)整理一些檔案資料進(jìn)行保存，斷檔和缺檔情況很?chē)?yán)重。歸根結(jié)底，造成這一切的原因就是因?yàn)闆](méi)有健全的檔案管理制度。3.缺乏檔案管理專(zhuān)職人員。檔案管理工作多由辦公室人員進(jìn)行兼職，這些人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的檔案管理學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，缺乏系統(tǒng)的檔案管理技能，僅憑個(gè)人經(jīng)驗(yàn)開(kāi)展工作，比如歸檔不明確，標(biāo)記不嚴(yán)謹(jǐn)，沒(méi)有嚴(yán)格的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，只是簡(jiǎn)單地收集整理，由于種種原因，斷檔現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，這些情況都不利于檔案管理的信息化建設(shè)。4.現(xiàn)代化管理手段不足。由于高校圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，導(dǎo)致圖書(shū)館的檔案管理工作無(wú)論是手段還是機(jī)制方面都存在較多問(wèn)題，歸檔不明確、不嚴(yán)謹(jǐn)、不規(guī)范，管理不系統(tǒng)。大多數(shù)高校圖書(shū)館尚未建立檔案管理系統(tǒng)，缺乏檔案開(kāi)放利用意識(shí)，長(zhǎng)此以往，將阻礙圖書(shū)館發(fā)展。

三、高校圖書(shū)館檔案管理模式優(yōu)化策略

（一）加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，健全檔案管理制度。從分管圖書(shū)館的校領(lǐng)導(dǎo)，到圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)，再到圖書(shū)館各部門(mén)工作人員都要從思想上高度重視檔案管理工作的重要性，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，健全檔案管理組織機(jī)構(gòu)，完備基礎(chǔ)設(shè)施，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)手段，加快現(xiàn)代化進(jìn)程。針對(duì)各類(lèi)檔案制定從收集、整理、保管、鑒定、編研、設(shè)計(jì)、檢索、利用等相關(guān)環(huán)節(jié)的可行性規(guī)章制度。對(duì)歷史留存的珍貴紙質(zhì)檔案和近年來(lái)現(xiàn)有檔案進(jìn)行重新標(biāo)引、分類(lèi)、排序、編目，并進(jìn)行數(shù)字化處理。

（二）從方便檢索利用的角度細(xì)分檔案管理工作編目。結(jié)合高校圖書(shū)館自身業(yè)務(wù)部門(mén)開(kāi)展工作，細(xì)致劃分檔案管理材料編目，應(yīng)對(duì)不同學(xué)科專(zhuān)業(yè)需求查詢(xún)服務(wù)，提供全面、快捷、真實(shí)有效的信息。如高校各院部專(zhuān)業(yè)認(rèn)證和評(píng)估中為該院（部）提供相關(guān)文獻(xiàn)種類(lèi)和數(shù)量，這就需要圖書(shū)館文獻(xiàn)資源部工作人員依照本高校所設(shè)專(zhuān)業(yè)來(lái)確定此類(lèi)檔案材料編目，再將信息材料進(jìn)行打印，將數(shù)據(jù)寫(xiě)入RFID標(biāo)簽導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)，方便信息檢索及調(diào)用。每年及時(shí)更新新增文獻(xiàn)資源檔案材料，在相關(guān)院部需要時(shí)及時(shí)為其提供服務(wù)。

（三）設(shè)立專(zhuān)職檔案管理人員，增強(qiáng)業(yè)務(wù)管理水平。根據(jù)本館實(shí)際情況，設(shè)立分級(jí)管理體系。首先，領(lǐng)導(dǎo)主抓檔案管理建設(shè)，在財(cái)力和物力上給予優(yōu)先支持。其次，選派專(zhuān)職檔案管理員，對(duì)全館檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理，并為其提供進(jìn)修、培訓(xùn)、調(diào)研及參加相關(guān)會(huì)議的機(jī)會(huì)。再次，進(jìn)行全館工作人員檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和再教育學(xué)習(xí)，在各業(yè)務(wù)部門(mén)分設(shè)獨(dú)立、兼職檔案管理工作人員，負(fù)責(zé)及時(shí)提交本部門(mén)歸檔材料。通過(guò)這三級(jí)管理體系來(lái)保證檔案管理工作順利開(kāi)展。

（四）注重檔案管理二次開(kāi)發(fā)利用建設(shè)。完善圖書(shū)館數(shù)字檔案目錄，使檢索功能具有規(guī)范性、條理性和層次性。具體詳細(xì)的目錄制定更利于用戶(hù)檢索使用。結(jié)合高校和本館實(shí)際狀況建設(shè)周密的檢索框架，把所有檔案信息整合到強(qiáng)大的存儲(chǔ)介質(zhì)里，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)途徑傳播。圖書(shū)館檔案管理在內(nèi)部實(shí)行多級(jí)管理模式下，加之?dāng)?shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案二次開(kāi)發(fā)利用，彰顯高校圖書(shū)館檔案管理價(jià)值。

（五）建立檔案管理共享機(jī)制。設(shè)立檔案動(dòng)態(tài)查詢(xún)、借閱歸還、統(tǒng)計(jì)分析等功能模塊，并且做到系統(tǒng)后臺(tái)存儲(chǔ)格式和接口，能夠同數(shù)字化校園系統(tǒng)對(duì)接和數(shù)據(jù)集成，便于檔案材料中公共資源部分，如各類(lèi)館藏文獻(xiàn)資源數(shù)量、讀者數(shù)據(jù)、閱讀推廣活動(dòng)資料、參考咨詢(xún)服務(wù)資料、學(xué)科分析報(bào)告等能夠方便查詢(xún)，實(shí)現(xiàn)資源共享，為全校師生提供服務(wù)。

（六）加強(qiáng)檔案管理安全防范機(jī)制措施。高校圖書(shū)館檔案管理載體從傳統(tǒng)紙質(zhì)管理到電子化管理再到數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變，需有效規(guī)避信息安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下安全防范措施不容忽視。檔案管理安全防范機(jī)制建立可從兩個(gè)方面著手：一是建立檢索查詢(xún)等級(jí)機(jī)制保證服務(wù)器安全措施，如在檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)中，利用云存儲(chǔ)技術(shù)把具有保密性強(qiáng)的檔案用單獨(dú)服務(wù)器存放于檔案室，其他業(yè)務(wù)性檔案則可托管在圖書(shū)館中心機(jī)房。二是為確保檔案數(shù)據(jù)真實(shí)性，制定檔案保密時(shí)效機(jī)制措施，有些保密性強(qiáng)的檔案如黨政文件、人事類(lèi)文件等其他行政類(lèi)具有保密性質(zhì)的文檔，在進(jìn)行數(shù)字化處理時(shí)設(shè)置為自動(dòng)按日志歸檔，停止使用修改和刪除功能，避免人為因素造成毀損，確保做到檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中不被人為篡改、泄露、毀損。

四、結(jié)語(yǔ)

高校圖書(shū)館辦公室檔案管理工作真實(shí)保存圖書(shū)館長(zhǎng)久以來(lái)的發(fā)展歷程，為后人參考和研究提供寶貴資料。通過(guò)結(jié)合本館檔案資源實(shí)際情況，不斷優(yōu)化檔案管理模式，不僅能推動(dòng)圖書(shū)館事業(yè)發(fā)展，更能高效發(fā)揮高校圖書(shū)館合力育人功能。